Excel 2010的基本操作制作公司员工人事信息表

1、Excel 2010的基本操作制作公司员工人事信息表背景知识 员工人事信息表一般是对公司员工的根本情况进展了解后所制作的表格，一般包括员工的姓名、性别、入职时间、所属部门和职务、身份证号码和联系方式等局部，制作时应对照相关资料进展填写。设计思路 在制作人事信息表的过程中，首先要创立工作簿并在工作表中输入数据，最后保存工作簿，制作员工人事信息表的根本步骤可分解为： 1创立工作簿 2输入数据 3保存与关闭工作簿工程任务1-1 创立工作簿 单击“开场按钮，翻开“开场菜单，在“开场菜单中执行“Microsoft Office “Microsoft Office Excel 2021命令，可启动Exce

2、l 2021。启动Excel 2021以后，系统将自动翻开一个默认名为“工作簿1的新工作簿，除了Excel自动创立的工作簿以外，还可以在任何时候新建工作簿。假设创立了多个工作簿，新建的工作簿依次被暂时命名为“工作簿2、工作簿3、工作簿4。 启动Excel 2021后的工作界面，如下图。工作界面主要由快速访问工具栏、标题栏、动态命令选项卡、功能区、编辑栏、工作表和状态栏等组成。 工程任务1-2 在工作表中输入数据 在表格中输入数据是编辑表格的根底，Excel 2021提供了多种数据类型，不同的数据类型在表格中的显示方式是不同的。动手做1 定位插入点 用户可以利用鼠标定位输入数据位置，用户只需将鼠

3、标移到Excel 2021的工作表区域，当鼠标变成白色的十字形状 时，单击所需的单元格，那么此单元格将成为当前活动单元格，用户可以在当前单元格中输入数据。动手做2 输入字符型数据 如果要输入中文文本，首先将要输入内容的单元格选中，然后选择一种熟悉的中文输入法直接输入即可。 动手做3 输入字符型数据 如要在单元格中输入正数可以直接在单元格中输入。 如果要在单元格中输入负数，在数字前加一个负号，或者将数字括在括号内，例如输入“-50和“50都可以在单元格中得到-50。 输入分数比较麻烦一些，如果要在单元格中输入1/5，首先选取单元格，然后输入一个数字0，再输入一个空格，最后输入“1/5，这样说明输

4、入了分数1/5。如果不先输入0而直接输入1/5，系统将默认这是日期型数据。工程任务1-2 在工作表中输入数据动手做4 输入日期和时间 输入日期，应使用“YY / MM / DD格式，即先输入年份，再输入月份，最后输入日期。如2021/7/5。如果在输入时省略了年份，那么以当前年份作为默认值。 如果要在单元格中输入时间，需要使用冒号将小时、分、秒隔开。如“15：51：51。如果在输入时间后不输入“AM或“PM，Excel 2021会认为使用的是24小时制。即在输入下午的3：51分时应输入“3：51 PM或“15：51：00。必须要记住在时间和“AM或PM标注之间输入一个空格。动手做5 输入特殊的

5、文本 我们在输入例如员工编号、 、 号码、身份证号码学号等这些纯数字文本时默认情况下Excel会把这些数字认定为数字格式，例如我们要输入001，那么输入后Excel会显示为1。在这种情况下，我们可以把这些数字以文本的形式输入，首先选中单元格，单击“开场选项卡“数字组中单击“数字格式右侧的箭头，翻开“数字格式下拉列表，在列表中选择“文本，此时再输入数字，那么显示文本效果。 如果用户想让输入的纯数字转换为文本，也可以在输入时先输入“，然后再输入数字，这样Excel 2021就会把它看作是文本型数据。工程任务1-2 在工作表中输入数据动手做6 自动填充数据 在Excel中输入数据时，有时需要输入一些

6、一样或有规律的数据，如公司名称或序号等，这时就可以使用Excel中提供的快速填充功能来提高工作效率。 例如用快速填充功能快速输入员工的序号，具体操作步骤如下： 1首先选中A6单元格，先输入“，然后输入001，那么此时001以文本的形式显示。 2选定A6单元格，将鼠标移至单元格的右下角，此时鼠标指针为 形状。 3按住鼠标左键不放，拖动填充柄到目的区域，那么拖过的单元格区域的外围边框显示为虚线，并显示出填充的数据。 4松开鼠标，那么被拖过的单元格区域内均填充了一个序列数据， 5选定F6单元格，将鼠标移至单元格的右下角，此时鼠标指针为 形状。 6按住鼠标左键不放，拖动填充柄到目的区域，松开鼠标，那么

7、被拖过的单元格区域内均填充了一样的文本，工程任务1-3 关闭与保存工作簿 工作簿中输入的数据、编辑的表格均存储在计算机的内存中，当数据输入后必须保存到磁盘上，以便在以后载入修改、打印等。动手做1 保存工作簿 员工档案表表完成后，需要保存该工作簿，具体步骤如下： 1单击快速访问栏上的“保存按钮，或者按“Ctrl+S组合键，或者在“文件选项卡下选择“保存选项，翻开“另存为对话框。 2选择适宜的文件保存位置，这里选择“案例与素材模块01源文件。 3在“文件名文本框中输入所要保存文件的文件名。这里输入“公司员工人事信息表。 4设置完毕后，单击“保存按钮，即可将文件保存到所选的目录下。 工程任务1-3

8、输入文本动手做2 关闭工作簿 在使用多个工作簿进展工作时，可以将使用完毕的工作簿关闭，这样不但可以节约内存空间，还可以防止翻开的文件太多引起混乱。单击标题栏上的“关闭按钮，或者在“文件选项卡下选择“关闭即可将工作簿关闭。如果没有对修改后的工作簿进展保存就执行了关闭命令，系统将翻开如下图的对话框。信息框中提示用户是否对修改后的文件进展保存，单击是按钮，保存文件的修改并关闭工作簿；单击“否那么关闭文件而不保存工作簿的修改。当员工档案表制作完成后，不再需要修改，即可单击标题栏上的“关闭按钮，关闭工作簿即可。 工程拓展 制作档案卷内目录 在办公室的职员在整理档案时需要在每一卷档案中制作一份目录，这样可

9、以方便在档案内寻找文件。如下图就是利用Excel 2021制作的一份档案卷内目录。设计思路 在制作档案卷内目录表的过程中，首先应翻开卷内目录表格，然后利用编辑数据的功能对卷内目录中的数据进展编辑，制作档案卷内目录表的根本步骤可分解为： 1翻开工作簿 2修改数据 3插入行列 4删除行列 5移动或复制数据 工程拓展 制作档案卷内目录动手做1 翻开工作簿 翻开工作簿最常规的方法就是在资源管理器或计算机中找到要翻开的工作簿所在的位置双击该工作簿即可翻开。不过这对于正在编辑的用户来说比较麻烦，用户可以直接在工作簿中翻开已有的工作簿。在Excel 2021中如果要翻开一个已经存在的工作簿可以利用“翻开对话

10、框将其翻开，Excel 2021可以翻开不同位置的文档，如本地硬盘、移动硬盘或与本机相连的网络驱动器上的文档。 例如，我们要编辑的档案卷内目录存放在C盘的文件夹“案例与素材模块01素材文件夹中，文件名称为“档案卷内目录初始，现在我们翻开他并对其进展编辑，具体步骤如下： 1单击“文件选项卡，然后单击“翻开选项，或者在“快速访问工具栏上单击“翻开按钮 都可以翻开“翻开对话框。 2在“翻开对话框中选择文件所在的文件夹“案例与素材模块01素材，在文件名列表中选择所需的文件“档案卷内目录初始 3单击“翻开按钮，或者在文件列表中双击要翻开的文件，即可将“档案卷内目录初始工作簿翻开。 工程拓展 制作档案卷内

11、目录动手做2 翻开工作簿 单元格中的内容输入有误或是不完整时就需要对单元格内容进展修改，当单元格中的一些数据内容不再需要时，用户可以将其删除。 如果单元格中的数据出现错误，用户可以输入新数据覆盖旧数据，单击要被替代的单元格，然后直接输入新的数据即可。假设用户并不想用新数据代替旧数据，而只是修改旧数据的内容，那么可以使用编辑栏或双击单元格，然后进展修改。 例如在卷内目录表中，因文字错误需将“天龙浴池改为“沙河南岸白云浴池，具体步骤如下： 1单击要修改内容的单元格，这里选中“C4，此时在编辑栏中显示该单元格中的内容“天龙浴池锅炉噪音扰民 。 2单击编辑栏，此时在编辑栏中出现闪烁的光标，将鼠标定位在

12、“天龙的前面，按Delete键删除“天龙，然后输入文本“沙河南岸白云。 3输入完毕，单击编辑栏中的“按钮确认输入。 4双击“C5单元格，此时在单元格中出现闪烁的光标，将鼠标定位在“天龙的后面，按Back Space键删除“天龙，然后输入文本“沙河南岸白云。 5输入完毕，单击编辑栏中的“按钮确认输入。 工程拓展 制作档案卷内目录动手做3 插入行列 用户在编辑工作表时可以在数据区与插入行或列进展数据的插入，例如，在对档案卷内目录表格进展编辑时突然发现在“责任者的前面少输入了一个“案件来源，此时用户可以在工作表中插入一列然后填入新的数据，具体操作步骤如下： 1选中“责任者一列中任意的一个单元格。 2

13、在“开场选项卡下的“单元格组中单击“插入按钮右侧的下三角箭头，翻开“插入列表。 3在“插入列表中选择“插入工作表列命令，此时将在选中区域位置插入与原数目一样的空白列，被选定的列自动向右移。 4在新插入的列中输入“案件来源。动手做4 删除行列 在对档案卷内目录表格进展编辑时发现最后一行的案卷放到了其他卷宗中，此时用户可以将最后一行目录删除，具体操作步骤如下： 1选中最后一行中任意的一个单元格。 2在“开场选项卡下的“单元格组中单击“删除按钮右侧的下三角箭头，翻开“删除列表。 3在“删除列表中选择“删除工作表行命令，此时最后一行被删除。 工程拓展 制作档案卷内目录动手做5 移动或复制数据 移动或者

14、复制的源单元格和目标单元格相距较近时，可以使用操作方法简单快捷的鼠标拖动实现移动和复制数据的操作。 如果移动或者复制的源单元格和目标单元格相距较远，可以利用“开场选项卡下“剪切板组中的“复制、“剪切和“粘贴按钮来复制或移动单元格中的数据。 例如，在卷内目录表中，将“备注一列移到最后面，将“受理日期一列移到“备注一列的位置，具体操作步骤如下： 1单击E2单元格，然后按住鼠标左键不放向下拖动鼠标选定“备注一列数据区域 2单击“开场选项卡下“剪切板组中的“剪切按钮，此时在选中的单元格区域周围出现闪烁的边框。 3选中H2单元格，单击“开场选项卡下“剪切板组中的“粘贴按钮，那么“备注一列的数据被移到了新

15、的位置。 4利用鼠标拖动选定“受理日期一列数据区域，单击“开场选项卡下“剪切板组中的“复制按钮，此时在选中的单元格区域周围出现闪烁的边框。 5选中E2单元格，单击“开场选项卡下“剪切板组中的“粘贴按钮，那么“受理日期区域的数据被复制到了新的位置。 6选中移动后的“备注一列数据区域，将鼠标移到选定区域的边框线上，当鼠标变为 状时按住左键拖动鼠标到“页号后面的“受理日期数据区域。 7当到达目的位置后松开鼠标此时会翻开“警告对话框。 8单击“确定按钮，那么目标单元格区域中的数据将被替换，单击“取消按钮，那么取消移动操作。 知识拓展动手做1 选择性粘贴 在进展单元格或单元格区域复制操作时，有时只需要复

16、制其中的特定内容而不是所有内容时，可以使用“选择性粘贴命令来完成，具体步骤如下： 1选中需要复制数据的单元格区域。 2单击“开场选项卡下“剪贴板组中的“复制按钮，或者单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择复制按钮，在选中的单元格区域周围出现闪烁的边框。 3选择要复制目标区域中的左上角的单元格，单击“开场选项卡下的“剪贴板组的“粘贴按钮下侧的下三角按钮，翻开一下拉列表。 4在下拉列表中选择“选择性粘贴选项，翻开“选择性粘贴对话框。 5在“选择性粘贴对话框中根据需要选中粘贴方式。 6单击“确定按钮。 从“选择性粘贴对话框中用户可以看到，使用选择性粘贴进展复制可以实现加、减、乘、除运算，或者只复制公式、数

17、值、格式等。 知识拓展动手做2 去除单元格内容 如果仅仅想将单元格中的数据去除掉，但还要保存单元格，可以先选中该单元格然后直接按“Delete键删除单元格中的内容。此外还可以利用去除命令，对单元格中的不同内容进展去除。 首先选中要去除内容的单元格或单元格区域，单击“开场选项卡下“编辑组中的“去除按钮，翻开一个下拉列表。可以根据需要选择相应的选项来完成操作，下拉列表中各选项的功能说明如下：全部去除：选择该命令将去除单元格中的所有内容，包括格式、内容、批注等。去除格式：选择该命令只去除单元格的格式，单元格中其他的内容不被去除。去除内容：选择该命令可以只去除单元格的内容，单元格中的格式、批注等不被去

18、除。去除批注：选择该命令只去除单元格的批注。 知识拓展动手做3 插入符号 在输入数据内容时，有时还需要输入一些标点符号、特殊字符等。在输入常用的标点符号时，用户可以利用键盘上相应的标点符号按钮进展输入，但在输入一些特殊符号时如、时，利用键盘上的常用符号键就不可能进展输入了。此时用户可以利用Excel 2021 提供的插入功能来插入一些系统自带的符号，具体操作步骤如下： 1选中要插入符号的单元格，单击“插入选项卡下“符号组中的“符号按钮，翻开“符号对话框。 2单击“符号选项卡，在对话框中选择“字体列表框中的一种字体类型，根据需要用户还可以在“子集列表框中选择一种子集类型。 3在符号列表中选中要出

19、插入的符号单击“插入按钮，或直接双击要出插入的符号。 4如果需要一些特殊的符号，可单击“特殊字符选项卡，在对话框中选择所需的特殊字符，然后单击“插入按钮。 知识拓展动手做4 插入单元格 在工作表中不但可以插入行或列，还可以插入单元格，利用插入单元格的方法同样可以在适当位置填入新的内容。 在工作表中插入单元格的具体操作步骤如下： 1选中要插入单元格位置的单元格。 2在“开场选项卡下的“单元格组中单击“插入按钮右侧的下三角箭头，翻开“插入列表。 3在“插入列表中选择“插入单元格选项，翻开“插入对话框， 4“插入对话框中各选项的意义如下：活动单元格右移：在活动单元格位置插入单元格，活动单元格向右移动。活动单元格下移：在活动单元格位置插入单元格，活动单元格向下移动。整行：在活动单元格的位置插入与所选单元格区域行数一样的行，原区域所在行自动下移。整列：在活动单元格的位置插入与所选单元格区域列数一样的列，原区域所在列自动右移。 知识拓展动手做5 删除单元格 用户还可以利用删除单元格或单元格区域的方法来实现数据的修改，具体操作方法如下： 1选中要删除的单元格。 2在“开场选项卡下的“单元格组中单击