劲牌茅台镇酒业档案管理制度

1、编号：ZD-ZH-010劲牌茅台镇酒业档案管理制度编制：综合管理部版本/修改码：A/0审核：巴 琳颁布日期：2016-5-25批准：黄小平发放范围：全公司第一章 总则第一条 为了规范公司档案管理，保证公司档案的有效性和完整性，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司所有部门。第二章 细则第三条 管理职责（一）综合管理部是公司档案的统筹管理部门，主要职责为：1、负责公司档案的收集、归档、借阅、销毁及日常保管；2、负责公司档案数据库的建立和维护；3、负责对各部门档案管理情况进行指导与检核；4、负责公司档案室的日常维护与管理。（二）各部门是所辖业务档案的直接管理部门，主要职责为：1、负责所辖业务档案的

2、收集、阶段性保管、移交，确保档案的完整性；2、负责建立所辖类别档案数据库。第四条 档案分类 （一）公司档案管理实行分类管理。结合档案内容及特点，将公司档案分为11类。其中，纸质档案及实物档案共分为10类，电子档案1类。（二）纸质档案及实物档案按照类别确定每类档案的对应管理部门、兼职管理岗位以及保管期限。具体见附件公司纸质档案及实物档案分类管理表。第五条 档案的收集和移交（一）电子档案的收集与移交要求1、各部门在日常工作中形成的需要归档的电子文件，由管理责任人及时提交至综合管理部对口负责人。2、提交归档申请的电子文件必须是最终定稿文件，其中，请示、报告类文件须附上领导批示意见。（二）纸质档案的收

3、集与移交要求1、各部门日常工作中形成的需要归档的纸质文件，由各部门管理责任人统一管理、归档。 2、归档的纸质文件须完整齐全，保持其原始性（原件）。每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件均应收齐一并归档。（三）实物档案的收集要求。实物档案是指具有存档价值的以物质实体为载体的物品档案：1、声像档案、企业奖牌、证书、纪念品以及具有收藏价值的实物档案，由接收部门将原件移交至综合管理部，任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。2、公司上市销售的产品均须提供样品至工艺技术部归档。3、归档的实物要保持整洁、完整、无破损，且附上相关说明文件。4、由于特殊原因，应归档的实物确

4、需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交综合管理部拍照或登记，再办理借用手续。（四）须归档的纸质档案和实物档案，各部门须及时送交至综合管理部，并附上移交档案的目录清单。（五）综合管理部不定期组织相关部门对所辖档案信息进行收集、补充、更新与挖掘。第六条 档案保管（一）公司所有档案按照档案类别分专区管理，所有档案的摆放须整齐、有序、便于查找，并合理利用空间。（二）对于短期内需要使用的档案，可由使用部门进行阶段性保管。阶段性保管的资料须保证账物一致、清洁整齐。短期内不使用的档案，须按要求提交到综合管理部归档。第七条 档案借阅（一）档案借阅方法1、公司员工工作需要需借阅相关文件的，可到档案管理部门申

5、请借阅。2、审批同意借阅的纸质或实物档案，由申请人本人到综合管理部查阅。3、涉密档案的借阅流程，参照相关制度执行。（二）档案借阅相关要求、公司涉密档案的借阅，由申请人本人到综合管理部查阅，并予以登记，不得提供任何形式的电子版档案在网上传阅。2、重要的照片、产品样品及其他珍贵的实物档案原件一律不予外借，确因工作需要利用时，以电子版形式外借。3、借阅者需在审批期内归还借阅的档案，且不准在档案中留下任何的标注、印迹等，须保持档案原状。4、外单位借阅、摘抄档案资料，必须持部门介绍信，经对口部门分管领导批准后，在综合管理部登记后方可借阅摘抄。档案资料不得带出，摘抄内容经有关部门审查，签字盖章并经分管领导

6、批准方可带出。5、借阅档案的人员须保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、折叠、摘抄、翻印、复印、复制、摄影、转借、遗失或损坏，不得泄露档案内的任何内容，否则将予以处罚，对造成重大损失者追究其责任乃至法律责任。第八条 档案销毁（一）综合管理部每年对公司档案进行清理，超过保存期限且没有使用价值的档案可销毁。（二）公司档案的销毁由综合管理部统一进行，任何部门不得随意销毁。（三）档案销毁前由综合管理部编造销毁清册，报总经理审批后销毁，销毁的档案清单永久保存。（四）所有销毁和待销毁档案不得另作它用。第九条 相关规定（一）各部门知识管理员在立足本职工作的同时，须做好本部门内部的有保存价值的档案资料的收集、管理工作，并根据要求定期将档案资料传递给档案室。（二）综合管理部不定期对各部门资料归档情况进行检核、指导。（三）公司档案编号规则由综合管理部统一制定。（四）对归档不及时、档案提交不全、档案借阅逾期未还者，第一次对责任人进行提醒；年度内第二次及以上的，每次对责任人罚款100元；档案遗失者，按劲牌茅台镇酒业员工工作准则及管理制度进行处理。（六）公司员工在查阅档案时，须遵循保密规定，不得泄漏档案内容。对于违反的，将按照相关制