四办公自动化软件应用

1、 可修改 欢送下载 精品 Word 可修改 欢送下载 精品 Word 可修改 欢送下载 精品 Word第四章 办公自动化软件应用由美国微软公司开发(kif)的Microsoft Office XP 是办公(bn gng)人员最常用的通用软件，Office XP由文字(wnz)处理软件Word XP、电子表格Excel XP、电子(dinz)演示文稿PowerPoint XP、电子邮件(din z yu jin)Outlook版、表格图表数据处理、幻灯片制作播放、网络邮件传输、网站建立及网页设计、数据库管理等功能、是理想的办公自动化软件。本章主要介绍文字处理软件Word XP、电子表格Excel

2、 XP和电子演示文稿PowerPoint XP的根本功能和应用。4.1文字处理软件Word XPWord XP是Microsoft公司开发的办公软件Office XP的一个重要组件。它的主要功能是进行文字处理和排版编辑,它具有简单易学、界面友好、智能程度高等特点，是一个使用广泛、深受用户欢送的文字处理软件。4.1.1 Word XP的介绍1. Word XP的特点Word XP作为最优秀的字处理软件，主要具有以下几个特点：(1) “所见即所得功能:这一功能还应用到Microsoft Office XP的其他应用程序中。“所见即所得是指在计算机屏幕上所见到的文章、图表、表格等的效果与将来打印出来

3、的效果是一样的。这里的“效果，包括字体、字号和表格等。(2) 文字编辑：文字编辑是任何一种字处理软件的根本功能之一。Word XP在文字编辑方面也有其独特之处，除了常见的选定、移动、复制、删除等传统操作以外，Word XP还提供了自动更正及自动图文集功能。前者用于及时更正常见的输入、拼写及语法错误；后者那么允许在自动图文集里定义、存储经常用到的文本或图形，并在需要的时候将它们插入到文档中去。(3) 格式编辑：在Word XP中，格式编排涉及字符、段落及页面格式设置。也就是说，用户可以灵活地根据需要对文档中的字符、段落或页面进行单独设置，以活泼整个版面。(4) 模板、向导及样式：模板、向导及样式

4、是最能表达Word XP特色的三个常用功能。模板是一种包含特定格式说明的专用文档，当以模板为根底生成新文档时，其所包含的格式就将自动有效，这样就使操作简化到只须填入相应的内容就可以了。向导能够帮助用户选择适宜的模板，并将按次序填写模板上的具体内容，直到生成整个文档。样式那么是具有名字的特定编排格式的组合，可以认为样式是用户自己设计的能够重复使用的格式编排命令。(5) 图文混排：Word XP中最值得标榜的特色功能之一就是图文混排，它不仅具有绘制简单图形的功能，而且还可以在文档中插入其他精美的图片，通过文字与图形的混合编排，制作出赏心悦目的高级文档来。(6) 表格(biog)处理：在Word X

5、P中，创立(chungl)、修改一个表格或把一个文本转换(zhunhun)为表格等操作是一件轻而易举的事。如果需要在表格中插入图片或公式，对表格进行各种修饰，Word XP也能很好的满足用户的要求(yoqi)。(7) 、电子邮件(din z yu jin)与Web ：Word XP最突出的特点就是网络功能得到了加强，其中包括 、电子邮件、Web及主页制作等。尤其值得一提的是Word中的上网功能，使用户在Word 环境下就能够直接进入因特网。它的最大好处是可以将网上的Word 文档或其他类型的文档直接下载到Word XP中，也能够将自己的文档发布到网上去。2. Word XP的新特征(1) 即点

6、即输：可以将文字、图形或表格等放置在页面上的任何位置。只需将鼠标指针移动到要输入的位置，然后单击，便可以开始输入。(2) 打印缩放：可以设置文档的打印比例或每页打印的版数，以便适应不同尺寸的纸张或在一页纸上打印多页文档。(3)收集与粘贴：最多可以在剪贴板上保存24次复制或剪切的内容，并允许粘贴全部或局部内容。(4浮动表格：可以将表格放置在页面上的任何位置，就像图片一样。(5) 图片工程符号：可以在工程符号列表的各项前插入小图片，使列表更富有特色。4.1.2 认识工作窗口1. Word XP的安装Word XP是Microsoft Office XP的一个重要组件,要安装Word XP就需要安装

7、Office XP。安装Office XP的过程与安装较低版本的Office大致相同,只要按照Office XP安装向导的提示进行操作就可轻松安装。也可以任选需要的组件进行安装,在以后的使用过程中遇到尚未安装的程序或命令时,Office XP会自动弹出对话框,询问是否立即进行安装,此时只需把Office XP的安装光盘放入CD-ROM中,单击对话框中的【安装】按钮,安装过程即可自动完成。2. Word XP的启动在安装了Office XP以后,就可以启动Word XP了。启动的方法为:单击“开始|“所有程序|“Microsoft Office |“Microsoft Office Word X

8、P命令,即可翻开Word的工作窗口。另外，如果桌面上有指向“Word XP的快捷方式图标，也可直接双击翻开。3. Word XP的退出退出Word的操作非常简单,用户可以采用以下几种方法之一退出Word。(1) 单击“文件|“退出命令。(2) 单击窗口右上角的【关闭】按钮。(3) 双击窗口左上角的控制菜单图标。(4) 在任务栏的当前窗口的按钮上右击，在弹出的快捷菜单中选择“关闭命令。(5) 在当前编辑窗口为工作窗口的情况下，直接按下Alt+F4.4. Word XP窗口组成启动(qdng)Word之后(zhhu),将翻开Word的窗口(chungku)。如图4-1所示。窗口(chungku)由

9、标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等局部(jb)组成。下面将对窗口中的各个主要组成局部进行简要的介绍。图4-1 Word XP窗口界面(1) 标题栏:标题栏位于窗口的最顶端,显示当前文档的名称。其右侧的【最小化】按钮、【最大化】按钮/【复原】按钮和【关闭】按钮,分别用于窗口的最小化、最大化/复原和关闭操作。(2) 菜单栏:菜单栏分别由“文件(F)、“编辑(E)、“视图(V)、“插入(I)、“格式(O)、“工具(T)、“表格(A)、“窗口(W)和“帮助(H)等9个菜单项组成,每个菜单项都有一组命令或下级菜单。单击菜单标题,翻开相应的下拉菜单, 用键盘同样可以翻开相应的菜单，用Alt键与菜单名

10、称后边“内的字母组合键可以选择相应的菜单。单击其中的命令或子菜单的命令,Word就会执行该命令所代表的操作。(3) 工具栏:每个工具栏都是由一些工具按钮组成的,每个工具按钮代表一个常用命令。使用工具按钮时,只要用鼠标单击或双击按钮即可。默认情况下Word会显示“常用和“格式工具栏。Word有很多工具栏,当要使用其他工具栏时,用户可以选择需要使用的工具栏,方法是:单击“视图|“工具栏子菜单,然后单击选择需要的工具栏命令。在子菜单中,假设工具栏前面有“标记那么表示这个工具栏正显示在窗口中,没有“标记表示此工具栏在窗口中未显示。 如图4-2所示。工具栏既可以显示和隐藏,还可以移动和重新排列。移动和重

11、新排列工具栏的方法是:移动鼠标指针到工具栏左侧虚线位置,当鼠标指针变成实心的黑色十字形状时,按下鼠标左键并拖动到窗口工作区中,此时就会变成浮动的工具栏,如果要复原其位置,只要双击工具栏的标题栏即可。(4) 标尺:标尺分为水平标尺和垂直标尺,标尺主要用来查看正文、表格、图片等的高度和宽度。也可以使用标尺对正文进行排版,如进行段落缩进,首行缩进，设置制表位等操作。可以在“视图菜单中进行设置。图4-2 工具栏选择(xunz)情况界面(5) 工作(gngzu)区:也称为文档窗口。用户可以在工作区内输入(shr)文本,或者对文档进行(jnxng)编辑、修改和格式化操作(cozu)。是Word 的主要工作

12、区域。(6) 滚动条:滚动条分垂直滚动条和水平滚动条两种,用来滚动文档的内容。使用垂直滚动条可以使文档上下滚动,使用水平滚动条可以左右滚动文档,以便查看文档的内容。(7) 【视图切换】按钮:位于状态栏之上，用于切换文档的不同视图方式。(8) 状态栏:显示出当前文档的页数、当前页码、插入点所在的位置、插入/改写状态等文档相关信息。(9) 任务窗格:任务窗格是Word中一项很有用的功能。它可以通过单击“视图|“任务窗格命令来翻开或者关闭。在Word中,共有“新建文档、“剪贴板、“搜索结果、“剪贴画、“样式和格式、“显示格式、“邮件合并等几类任务窗格。各种任务窗格都有不同的用途。5. 文档视图Wor

13、d提供了多种文档的显示方式,称为视图。包括普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、文档结构图视图和阅读版式视图。这些视图可以满足用户在不同情况下编辑、查看文档效果的需要。(1) 普通视图普通视图方式非常适合于文字的录入工作。用户可在该视图方式下进行文字的录入及编辑工作,并对文字格式进行编排。普通视图可以显示文本格式,简化了页面的布局,所以可以方便快捷地进行一般的文字编辑。在普通视图中,不显示页边距、页眉、页脚、背景、图形等对象,所以不能在普通视图方式下编辑页眉、页脚、背景、图形等对象。切换到普通视图的方法是:单击“视图|“普通命令或在工作区的左下角单击【视图切换】按钮均可切换到普通视图方

14、式。(2) Web版式视图Word有较强的Web页编辑功能,网页的编辑与普通文档的编辑存在一些不同,Word的Web版式视图方式就是用来编辑简单网页的。在Web版式视图中,可以完整地显示所编辑的文件的网页效果。切换(qi hun)到Web版式视图(sht)的方法是:单击“视图(sht)|“Web版式(bnsh)命令或在工作(gngzu)区的左下角单击【视图切换】按钮。(3) 页面视图页面视图是Word的默认视图,页面视图是按照用户设置的页面大小进行显示的视图方式,它的显示效果与打印效果完全一致。在页面视图中可以编辑各种对象,比方页边距、文本、图片、页眉、页脚和页码等，可以很方便地看到所编辑的对

15、象在整个页面中的具体位置。切换到页面视图的方法是:单击“视图|“页面命令或单击工作区左下角的【视图切换】按钮。(4) 大纲视图大纲视图特别适合于较多层次的文档,比方具有多重标题的文档。大纲视图将所有的标题分级显示出来,层次清楚。在大纲视图方式下,可以通过标题的操作,改变文档的层次结构,即可以将正文或标题“提升到更高的级别或“降低到更低的级别,方法是:使用“大纲工具栏上的【提升】按钮和【降低】按钮。还可以在“显示级别下拉列表框中选择在大纲中显示文档的各个大纲级别的内容,如图4-3所示。图4-3 大纲视图切换到大纲视图的方法是:单击“视图|“大纲命令或单击工作区左下角的【视图切换】按钮。(5) 文

16、档结构图视图文档结构图视图是用来显示文档结构的,它在窗口中显示为一个独立的窗格。文档结构图是以文档标题列表的形式来显示文档结构的。窗口被分为两列，当在左侧窗口中单击某个标题名称时,即可直接将光标定位到该标题对应的页面,从而实现对整个文档的快速浏览。切换到文档结构图视图的方法是:单击“视图|“文档结构图命令,即可翻开文档结构图。文档结构图窗口，如图4-4所示。图4-4 文档结构图6. Word XP的帮助(bngzh)功能Word XP的帮助(bngzh)系统包括Microsoft Office Word 帮助(bngzh)目录、Office 助手(zhshu)、Microsoft Office

17、 Online 等，用户可以(ky)通过帮助系统随时获取有关的帮助。(1) 显示特定主题的帮助信息在菜单栏右侧的下拉列表中直接输入需要帮助的主题如“新建并按Enter键，系统把相关内容罗列在“搜索结果任务窗格中。在菜单栏上选择“帮助|“Microsoft Office Word帮助选项，或按F1键，翻开“Word帮助任务窗格，在“搜索文本框中输入要帮助的主题，单击文本框右边的“开始搜索按钮。(2) Office助手Office助手可以帮助用户查找帮助主题、显示提示信息并针对正在使用的程序的各种特有功能提供帮助。(3) 使用帮助目录查看帮助信息单击“Word帮助任务窗格中的“目录，将显示Word

18、 XP帮助系统全部内容的目录，用户可以在帮助目录中选择自己所需要阅读的主题。4.1.3 文档的根本操作1. 创立新文档通常情况下,当启动Word时,系统会自动翻开一个名为“文档1的空白文档,标题栏上显示“文档1-Microsoft Word。Word文档的扩展名为.doc。在Word中允许用户同时编辑多个文档,而不必关闭当前的文档。新建文档可以采用以下两种方法。(1) 利用菜单命令新建文档单击“文件|“新建命令,翻开“新建文档任务窗格。单击“空白文档按钮,此时Word将创立一个新的空白文档,系统将自动为新创立的文档取一个名称(如“文档2,以后可以根据需要用新名称保存文档)。(2) 利用工具栏中

19、的按钮创立文档单击“常用工具栏中的【新建空白文档】按钮,也可以创立一个新的文档。2. 文档的翻开(1) 用以下三种方法之一弹出 “翻开文档对话框，如图4-5所示。 单击“常用工具栏中的【翻开】按钮 单击“文件(wnjin)|“翻开命令(mng lng)，在弹出的对话框中设置翻开文件(wnjin)的信息 按快捷键Ctrl+O图4-5 “翻开文档对话框(2) 在“翻开对话框的“查找(ch zho)范围列表框中选择(xunz)驱动器、路径、文件类型和文件名。Word文档的扩展名是.doc，确定后单击“翻开按钮。此时被指定的文档被翻开，文档的内容显示在文档编辑区内。3. 翻开并转换非Word文档 Wo

20、rd可以将传统的标准文件如txt文件、wps文件等转变成Word文档，并在Word环境下编辑。翻开和转换的方法如下：(1) 用翻开Word文档的方法弹出“翻开文件对话框，指定文件所在的盘符和路径； (2) 在“文件类型下拉列表框中选择非Word文件的类型或选“所有文档*.*选项；相应类型的文件名等文件信息显示在窗口中间；非Word文档的主要文件类型有纯文本文件(*.txt)、Windows位图文件(*.bmp)、Word模板文件(*.dot)、WPS文书文件(*.wps)； (3) 在文件名清单中翻开非Word文档的文件； (4) 在“文件菜单中选“另存为翻开“另存为对话框，如图4-6所示；图

21、4-6 “另存为对话框(5) 在另存为的“保存类型中选取所有Word文档；(6) 单击“确定按钮，被转换的文件显示在Word XP的编辑区内。4. 输入文本Word的文本输入十分方便,可以输入文字和各种符号。(1)使用输入法输入文字启动Word后,即出现一个空白文档,在新文档窗口中,有一个不断闪烁的光标,它所在的位置就是文本输入的插入点。可以用以下方法切换不同的输入法: 用Ctrl+Shift组合键可以在英文和各种中文输入法之间切换，用Ctrl+Space(空格)组合键可以切换中英文输入法。在输入文档的过程中,可通过鼠标的单击或双击,将光标定位到文档中的任意位置来进行输入操作。另外在输入文档时

22、还应注意下面两点。输入文档时有两种工作(gngzu)状态,即“改写(gixi)和“插入(ch r)。在“改写(gixi)状态(zhungti)下,输入的文本将覆盖光标右侧的原有内容,而在“插入状态下,将直接在光标处插入新输入的文本,原有内容依次右移。按Insert键或用鼠标双击状态栏右侧的“改写标记,可切换“改写与“插入状态。输入文本时,如输入的文本到达右边界后,下面输入的文本会随光标的移动而自动转至下一行。在文本输入一个段落结束时,需按回车键换行。(2)插入特殊字符在Word文档中经常要插入字符,例如插入运算符号、单位符号和数字序号等。具体插入方法是:在Word文档中确定插入点的位置,单击“

23、插入|“符号 命令,如图4-7所示，或右击插入点,在快捷菜单中单击“符号命令,翻开“符号对话框,从中选取符号插入。也可以通过中文输入法提供的软键盘输入一些特殊符号。Word中还专门总结了一些常用的特殊符号，可以通过单击“插入|“特殊符号命令直接插入。图4-7 “符号菜单(3)输入当前日期和时间 在Word文档中可以用不同的格式插入当前的日期和时间，操作方法如下：单击“插入|“日期与时间命令，弹出“日期与时间对话框，如图4-8所示； 在“日期与时间对话框中，单击所需的日期和时间后，再单击“确定按钮，当前的日期和时间以所选的形式插入到文档的插入点位置上。(4)插入其它文件的内容如果所需文档已经输入

24、完成，Word允许把其它文件的内容插入到当前编辑的文档中。利用这种功能可以将几个文档组合成一个文档。图4-8 插入“日期(rq)和时间对话框5. 编辑文档(1)文本(wnbn)的选定利用鼠标选择(xunz)文本用鼠标选定(xun dn)文本的最根本(gnbn)操作是“拖动, “拖动可以选定任意数量的文字，但在实际使用中，中选定较大范围的文本时，用这种方法并不方便，以下介绍多种用鼠标选定文本的方法：将鼠标光标移到被选择内容的开始位置，按下鼠标左键，将鼠标光标拖到被选择文本的结束位置，再松开鼠标左键。开始位置与结束位置之间的文本将被“选择；选择一个句子:按住Ctrl键，同时将鼠标光标移到待选句子上

25、，单击鼠标左键，那么鼠标所在的句子被“选择，出现一个句号，为一个句子结束；选择一行:将鼠标移到一行的左边空白处，这时鼠标指针形状为指向右上角的空心箭头，单击鼠标左键，便选定了该行的全部内容；选择几行：将鼠标移到一行的左边空白处，这时鼠标指针形状为指向右上角的空心箭头，按下鼠标左键不放，沿垂直方向拖动鼠标；选择一个段落:将鼠标移到段落的左侧空白处，双击鼠标左键，那么整个段落被选择；或者将鼠标移到要选择的段落上任意字符处连续三次单击左键，那么光标所在的段落被选择；选择几个段落：将鼠标移到段落的左侧空白处，按下鼠标左键沿垂直方向拖动，那么经过的假设干个段落被选择；选择一大片连续区域：单击被选内容的开

26、始位置，利用滚动条找到被选内容的结束位置，按住Shift 键并单击此处。那么以该两点为对角线的矩形被选择。选定全部文档: 将鼠标光标移到段落的左侧空白处连续单击鼠标左键三下。选定矩形文本:将鼠标指针移动要选定文本的起始位置处,按住【Alt】键,再拖动鼠标到终止位置处即可。使用键盘选定文本Shift+:选定光标所在位置向前的一行文本。Shift+:选定光标所在位置向后的一行文本。Shift+ :选定当前行右侧文本。Shift+ :选定当前行左侧文本。Ctrl+A:选定整个文档。(2插入文本如果要插入的文本是已存在的独立文档,在插入状态下,直接在插入点插入文件即可。如果要插入的文本是非独立文档，在

27、输入点直接输入即可。(3) 复制与粘贴(zhnti)文本复制(fzh)与粘贴是一个互相(h xing)关联的操作,一般来说,复制(fzh)的目的是为了粘贴,而粘贴的前提(qint)是要先复制。当要复制的原文本距离粘贴位置较近时,可以通过拖动鼠标的方法来复制文本,具体操作步骤如下： = 1 * GB3 选定要复制的文本。 = 2 * GB3 按住【Ctrl】键,同时用鼠标将选定的文本拖动到要复制的位置,然后释放鼠标左键即可实现复制。当要复制的文本距离粘贴位置较远时,需要使用“复制命令,具体操作步骤如下： = 1 * GB3 选定需要复制的文本。 = 2 * GB3 单击“常用工具栏上的【复制】按

28、钮,或单击“编辑|“复制命令,也可以按【Ctrl+C】组合键。 = 3 * GB3 把光标移动到要插入文本的位置,然后单击“常用工具栏上的【粘贴】按钮,或单击“编辑|“粘贴命令,也可以按【Ctrl+V】组合键。“复制命令是把要复制的文本复制到剪贴板中,因此在“复制一次之后可以屡次地粘贴。(4) 移动文本当要移动的文本距离新位置较近时,可以拖动鼠标的方法来移动文本,操作步骤如下： = 1 * GB3 选定要移动的文本； = 2 * GB3 把鼠标指针移到所选文本上,当鼠标变为空心指针时拖动文本到要新的位置,释放鼠标左键即可实现移动。当要移动的文本距离粘贴位置较远时,需要使用“剪切命令或【F2】功

29、能键,操作如下： = 1 * GB3 选定需要移动的文本。 = 2 * GB3 单击“常用工具栏上的【剪切】按钮,或单击“编辑|“剪切命令,也可以按【Ctrl+X】组合键。 = 3 * GB3 把光标移动到要插入文本的新位置,然后单击“常用工具栏上的【粘贴】按钮,或单击“编辑|“粘贴命令,也可以按【Ctrl+V】组合键。“剪切命令也是把要移动的文本剪切到剪贴板中,因此,在 “剪切一次之后也可以屡次地粘贴。另外还可以通过使用【F2】功能键移动文本。在选好要移动的文本以后,按【F2】功能键,此时,在状态栏的最左边将会显示“移至何处的文字,如图4-9所示。然后再到要移入的目标位置处单击鼠标左键,这时

30、光标变为一条垂直的虚线,按【Enter】键即可完成所选文本的移动。 图4-9 利用(lyng)【F2】功能键移动(ydng)文本(5) 删除(shnch)文本 一般在输入(shr)文本时,可以(ky)用【BackSpace】键来删除光标左侧的文本,用【Delete】键来删除光标右侧的文本。要删除大段文字或多个段落时,那么需要先选定要删除的文本,然后单击“编辑|“去除命令(也可按【Delete】键或【BackSpace】键)进行删除。(6) 撤销操作方法是:单击“编辑|“撤销命令或单击“常用工具栏中的【撤销】按钮,即可恢复上一次的操作，也可以按下快捷键【Ctrl+Z】,如果单击【撤销】按钮右侧的

31、下拉按钮,可以从弹出的下拉列表中选择要撤销的屡次操作。(7) 恢复操作当使用“撤销命令撤销了本应保存的操作时,可以使用“恢复命令恢复刚做的撤销操作。恢复操作的方法是:单击“编辑|“恢复命令或单击“常用工具栏中的【恢复】按钮,就可以恢复上一次的撤销操作。如果撤销操作执行过屡次,也可单击【恢复】按钮右侧的下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择恢复撤销过的屡次操作。(8) 查找文本单击“编辑|“查找命令,或按【Ctrl+F】组合键,翻开“查找和替换对话框的“查找选项卡,如图4-10所示。图4-10 “查找窗口在“查找内容下拉列表框内输入要查找的文本。单击【查找下一处】按钮,Word即开始查找文本。当Wor

32、d找到第一处要查找的文本时,就会停下来,并把找到的文本反白显示,再次单击【查找下一处】按钮可继续查找。按【Esc】键或单击【取消】按钮,可取消正在进行的查找操作并关闭此对话框。注意:Word的查找总是从光标当前所在的位置开始查找，如果想要查找所有文档，在执行此操作之前要先将光标定位于文件头。(9) 替换文本替换文本功能是用新文本替换文档中的指定文本。例如用“Word替换“Word XP,具体操作步骤如下。单击“编辑|“替换命令,或者按【Ctrl+H】组合键,翻开“查找和替换对话框的“替换选项卡。在“查找内容下拉列表框中输入要查找的文本,例如:“Word。在“替换为下拉列表框中输入替换文字文本,

33、例如:“Word XP。如果需要设置(shzh)高级选项,可单击【高级(goj)】按钮,然后(rnhu)设置所需的选项,如图4-11所示。图4-11 “查找(ch zho)与替换对话框(10) 保存文档保存(bocn)新文档单击常用工具栏上的“保存文件按钮或单击“文件菜单中的“保存命令，翻开“另存为对话框，如图4-12所示；在“另存为对话框中指定驱动器、目录和文件名；单击“确定按钮，存盘后并不关闭文档窗口，继续处在编辑状态。图4-12 “另存为对话框保存已有文档按CtrlS组合键或单击工具条中的“保存文件按钮或单击“文件|“保存命令后，即按照原来的驱动器，目录和文件名存盘。存盘后并不关闭文档窗

34、口，继续处在编辑状态。以其它新文件名存盘如果当前编辑的文档是已有文档，文件名是W1.DOC，现在希望既保存原来的W1.DOC文档，又将修改后的文档以W2.DOC存盘，那么操作步骤如下： 单击“文件|“另存为命令，弹出“另存为对话框； 在“另存为对话框内指定存储修改后的新文件W2.DOC的驱动器、目录和文件名； 单击“另存为对话框中的“确定按钮，那么当前编辑的文档内容以新的文件名存盘，而原文件仍保存。自动(zdng)保存文档Word有自动(zdng)保存文档的功能,即每隔一定时间(shjin)就会自动地保存一次文档。系统默认时间是10分钟,用户可以自己(zj)修改间隔时间,方法(fngf)是:单

35、击“工具|“选项命令,翻开“选项对话框,再翻开“保存选项卡,选中“保存选项选项组中的“自动保存时间间隔复选框,并在右边的微调框中输入时间,单击【确定】按钮即可，如图4-13所示。图 4-13 设置“自动保存文件对话框(11) 文档的保护对于某些重要的文件，可以为其设定为以只读方式翻开，或设置翻开或修改的密码，以实现对文件的保护，翻开方式不同，对文件使用的权限也不同。以只读方式翻开文件 以只读方式翻开的文档，用户只能查看而不能修改。为文件添加保护密码添加密码后如果不能提供正确密码，那么打不开文件，为文件设置密码的操作方法如下： 单击“工具|“选项命令按钮，翻开“选项对话框； 翻开“平安性选项卡；

36、 在“翻开文件时的密码后添加翻开密码，在“修改文件时的密码后添加修改文件密码，单击“确定按钮；如图4-14所示。 在弹出的“确认密码对话框中，将输入的密码重新输入一次，以进行密码确实认。图4-14 设置(shzh)“文件翻开密码(m m)对话框(12) 关闭(gunb)Word文档编辑(binj)窗口 当完成文档编辑(binj)之后，可以用以下任何一种方法关闭文档窗口。 双击文档窗口左上角的控制框 ，相应的文档窗口被关闭； 单击文档窗口右上角的关闭按钮，相应的文档窗口被关闭； 单击“文件菜单，弹出下拉菜单后单击“关闭文件命令； 使用快捷键 Alt+F4键，可将当前活动窗口关闭。如果要关闭的文档

37、尚未保存，屏幕将显示保存文件对话框，以提醒用户是否需要保存当前文档。(13) 多窗口的排列和切换要在窗口中同时显示多个文档,可以单击“窗口|“全部重排命令,这样就会将所有翻开了的未被最小化的文档显示在屏幕上,每个文档存在于一个小窗口中。多个文档的窗口切换种方法是:在任务栏上单击相应的最小化图标；翻开“窗口菜单,在其下面列出的文件列表中单击所需的文档名称,按【Ctrl+Shift+F6】组合键可将当前激活窗口切换到“窗口菜单文件名列表上的下一个文档,并且可按窗口文档标号顺序切换。4.1.4 格式化文档1. 设置字符格式字符格式主要包括字体、字号、字形、上标、下标、字间距、边框和底纹等设置。(1)

38、 利用“格式工具栏进行设置在Word窗口的“格式工具栏中有设置字符格式的工具按钮,如图4-15所示。工具栏中的工具按钮有时不完全显示出来,可以单击该工具栏右侧的【工具栏选项】按钮,在菜单中选择“添加或删除按钮,找到所需的按钮并单击，被选中的按钮会自动显示到该工具栏中。图4-15 “格式工具栏利用(lyng)“格式工具栏来设置字符(z f)格式的方法是:首先选择(xunz)需要设置格式的文本,然后(rnhu)单击“格式工具栏上的相应(xingyng)按钮,就可以对所选文本进行相应的设置。“格式工具栏中常用的一些字符格式设置按钮如下： = 1 * GB3 :设置所选文本样式。 = 2 * GB3

39、:设置所选文本字体。 = 3 * GB3 :设置所选文本字号。 = 4 * GB3 :设置/取消所选文本加粗。 = 5 * GB3 : 设置/取消所选文本斜体。 = 6 * GB3 :对所选文字设置下划线或取消下划线，可以在下拉列表中选择线型。 = 7 * GB3 :：设置/取消所选文本的边框、设置/取消所选文本的底纹、对所选文本进行字符缩放。 = 8 * GB3 ：设置所选段落“两端对齐、“居中对齐、“右对齐、“分散对齐。 = 9 * GB3 ：对所选段落添加编号、工程符号。 = 10 * GB3 ：设置所选文字的颜色，可通过下拉列表进行选择。(2) 利用“字体对话框进行设置在设置字符格式时

40、,还可以利用“字体对话框进行字符格式的统一设置,操作步骤如下： = 1 * GB3 首先选定需要设置的文本。 = 2 * GB3 单击“格式|“字体命令,翻开“字体对话框,如图4-16所示。 = 3 * GB3 在该对话框的“字体选项卡中可以对选中文本的字体、字号、颜色、上下标、下划线、着重号、阴文、阳文、字母大小写等进行设置。 = 4 * GB3 在该对话框的“字符间距选项卡中可以对选中文本的字符间距、字符缩放比例和字符位置进行设置。 = 5 * GB3 在该对话框的“文字效果选项卡中可以为选中文本设置动态效果,但是,这些效果只能在屏幕上显示,而不能打印出来。设置完毕后单击【确定】按钮,就可

41、以改变所选文本的格式。 图4-16 “字体(zt)对话框 = 2 * GB3 单击“常用(chn yn)工具栏中的【格式(g shi)刷】按钮,此时鼠标指针(zhzhn)变为刷子形状。 = 3 * GB3 将鼠标指针指向要设置格式的文本开始(kish)位置,按下鼠标左键,拖动到该文本结束位置,此时目标文本呈反相显示,然后释放鼠标,完成文本格式的复制操作。如果要复制格式到多个目标文本上,那么需双击【格式刷】按钮,锁定“格式刷状态，然后逐个拖动复制,全部复制完毕后,再次单击【格式刷】按钮或按Esc键,结束格式复制。2. 设置段落格式构成一个段落的内容可以是一个字、一句话、一个表格，也可以是一个图形

42、。段落可以作为一个独立的排版单位,设置相应的格式。段落格式主要包括对齐方式、缩进、行间距和段间距等设置。在设置段落格式时,首先把光标定位在要设置的段落中的任意位置上,再进行设置操作。(1) 段落水平对齐设置段落水平对齐一般包括:两端对齐、居中对齐、左对齐、右对齐、分散对齐。简便的设置方法是:根据实际需要单击“格式工具栏中的、按钮,也可以翻开“格式|“段落命令,翻开“段落对话框,如图4-17所示。在翻开的对话框中翻开“缩进和图4-17 “段落对话框间距选项卡,在“常规选项组内的“对齐方式下拉列表框中选择所需要的对齐方式。(2) 段落缩进Word XP默认整个文档以页边距为边界。用户可以修改整个文

43、档的左右边界值，也可以分别为各段落设定不同的左右边界。段落的左边界可以大于页面的左边距。此时，两个边距之间的空白处称为“左缩进。同样，段落的右边界也可以小于页面的右边距，段落的右边界与页面的右边距的空白称为“右缩进。段落缩进有4种形式,分别是首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进。设置段落缩进可以使用标尺和“段落对话框两种方法。 = 1 * GB3 使用标尺(bioch)设置段落缩进可以(ky)单击“视图|“标尺(bioch)命令来显示(xinsh)或隐藏标尺。在水平标尺上有几个和段落缩进有关的游标,分别(fnbi)为:左缩进、悬挂缩进、首行缩进、右缩进,如图4-18所示。左缩进悬挂缩进首行缩进右

44、缩进图4-18 水平标尺首行缩进游标可以设置每个段落的第一行第一个字的起始位置；悬挂缩进游标可以设置每个段落中除首行以外的其他行的起始位置；左缩进游标可以设置段落左边界缩进位置；右缩进游标可以设置段落右边界缩进位置。操作方法是:根据需要用鼠标在标尺上移动相应的游标即可。 = 2 * GB3 使用“段落对话框设置段落缩进在图4-19所示的“段落对话框中翻开“缩进和间距选项卡,在“缩进选项组中,“左微调框用于设置左端的缩进:“右微调框用于设置右端缩进,在“特殊格式下拉列表框中有“无、“首行缩进、“悬挂缩进3个选项,“首行缩进选项用于设置首行缩进,“悬挂缩进选项用于设置悬挂缩进,“无选项用于取消缩进

45、设置；“度量值微调框用于精确设置缩进量。图4-19 “工程符号和编号对话框(3) 设置行间距与段间距行间距是指段落中行与行之间的距离；段间距是指段落与段落之间的距离。行间距和段间距的设置方法是:翻开“段落对话框,翻开“缩进和间距选项卡,在“间距选项组中,“段前和“段后两个微调框用于设置段前间距和段后间距。“行距下拉列表框和“设置值微调框,用来设置各种行间距。(4) 为原有段落添加工程符号和编号Word XP可以使用“格式工具栏中的按钮或快速地为选定的文本行添加工程符号或编号,也可以使用“工程符号和编号对话框来设置工程符号或编号。 = 1 * GB3 使用工具按钮设置工程符号和编号使用“格式工具

46、栏中的按钮添加工程符号或编号的具体操作步骤如下：选定需要添加工程符号的文本。单击“格式工具栏中的【工程符号】按钮或【工程编号】按钮。 = 2 * GB3 使用(shyng)对话框设置工程(gngchng)符号(fho)和编号如果(rgu)想要设置特殊格式的工程(gngchng)符号或编号，可以使用“工程符号和编号对话框来设置。具体操作步骤如下：选定需要添加工程符号的文本。单击“格式|“工程符号和编号命令,翻开“工程符号和编号对话框,翻开“工程符号选项卡,如图4-20所示。 图4-20 “工程符号和编号对话框 图4-21 “自定义工程符号列表对话框在“工程符号选项卡中选择所需的工程符号类型,如果

47、在该对话框中找不到用户所需的工程符号,那么可单击【自定义】按钮,翻开如图4-21所示的“自定义工程符号列表对话框，可以自己设置字符或图片作为工程编号。完成设置后,单击【确定】按钮。使用“工程符号和编号对话框设置编号的操作步骤与设置工程符号相类似,只是在“编号选项卡中选择所需的编号类型,如果用户对该对话框中的编号方式不满意,可以自定义编号。 = 3 * GB3 删除工程符号及编号 如果文档中的工程符号及段落编号是自动添加的，而用户不需要此项设置。可以按以下操作方法删除工程符号或编号。选择需要删除工程符号或段落编号的段落。选择以下删除工程符号或段落编号方法之一：当工程(gngchng)符号是小圆点

48、或段落(dunlu)编号是1、2、3等根本(gnbn)形式(xngsh)时，单击“格式(g shi)工具栏中“编号或“工程符号按钮，使该按钮取消被选状态，编号或符号即被删除；工程符号或段落编号是其它形式时，选择 “格式|“工程符号和编号，在对话框中单击“无效果，最后单击“确定按钮。3. 设置边框和底纹前面提到过使用“格式工具栏中“字符边框按钮和“字符底纹按钮,设置字符边框和底纹,如果设置段落或整篇文档的边框和底纹,就要使用“格式菜单中“边框和底纹命令。(1) 设置文本边框设置文本边框的步骤如下:选定要加边框的文本。单击“格式|“边框和底纹命令,翻开“边框和底纹对话框,翻开“边框选项卡,如图4-

49、22所示。图4-22 “边框和底纹对话框从“设置选项组的“无、“方框、“阴影、“三维和“自定义5种类型中选择需要的边框类型。从“线型列表中选择边框线的线型。从“颜色下拉列表框中选择边框框线的颜色。从“宽度下拉列表框中选择边框框线的线宽。在“应用于下拉列表框中选择效果应用于文字或段落。设置完毕后单击【确定】按钮,即可设置边框。(2) 设置页面边框 设置页面边框是在“边框和底纹对话框中,翻开“页面边框选项卡,其设置方法与设置文本边框相类似,只是多了一个“艺术型下拉列表框,用来设置具有艺术效果的边框。(3 设置底纹设置段落底纹是在“边框和底纹对话框中,翻开“底纹选项卡,在该选项卡中包含“填充和“图案

50、选项组,分别用来设置底纹颜色和底纹样式的。在“应用于下拉列表中包含文字和段落两个选项,如果设置文本底纹必须先选定该文本,如果设置段落底纹光标必须置于该段落内的任意位置。如图4-23所示。图4-23 “底纹对话框4. 设置(shzh)首字下沉在Word中，可以把段落的第一个字符(z f)设置成一个大的下沉字符，以到达(dod)引注目的效果(xiogu)，设置方法如下：将光标(un bio)定位于待设置首字下沉的段落中；选择“格式|“首字下沉，翻开“首字下沉对话框，如图4-24所示；在“位置中选择“下沉，并在选项中设置下沉的行数和距离正文的位置；设置完毕后单击【确定】按钮,即可设置首字下沉；图4-

51、24 “首字下沉对话框4.1.5 表格在日常生活中，经常用到各种表格，如课程表、履历表等。表格都是以行和列的形式组织信息，其结构严谨，效果直观，而且信息量很大。Word XP提供了强大的表格功能，用户可以非常轻松的制作和使用各种表格。本节将介绍表格的绘制和编辑功能。1. 创立(chungl)表格(biog)Word中提供(tgng)了多种创立(chungl)表格(biog)的方法：“常用工具栏中【插入表格】按钮；“表格和边框工具栏中的【插入表格】按钮；使用“表格菜单中的“插入命令；还可以使用“表格和边框工具栏中的【绘制表格】按钮绘制表格。(1) 使用鼠标创立表格在使用鼠标创立表格时,首先要确定

52、在文档中插入表格的位置,并将光标置于此处,再按以下步骤操作：单击“常用工具栏上的【插入表格】按钮,就会弹出如图4-25所示的示意网格。将鼠标指针指向网格,向右下方拖动鼠标,鼠标指针掠过的单元格将被选中。当到达所需的行数和列数后释放鼠标就会在文本区中出现如图4-26所示的表格。图4-25 “插入表格网格 图4-266 34表格2利用工具按钮创立表格利用插入表格方法创立出来的表格都是固定的格式,也就是单元格的高度和宽度都是相等的,这种简单的表格在实际应用中并不常见,而是经常用到单元格不同的表格。对于这些复杂的不固定格式的表格,需要使用Word提供的绘制表格功能来创立。Word提供强大的绘制表格功能

53、,可以像用铅笔一样随意绘制复杂的或不是固定格式的表格。绘制表格的具体操作步骤如下： = 1 * GB3 单击“表格|“绘制表格命令,或单击“常用工具栏上的【表格和边框】按钮,翻开“表格和边框工具栏,如图4-27所示。图4-27 “表格和边框工具栏 = 2 * GB3 单击“表格和边框工具栏的【绘制表格】按钮，鼠标指针变为铅笔形状，这时就可以使用笔状鼠标绘制各种形状的表格。 = 3 * GB3 在绘制表格时,首先设置线条的样式，颜色以及粗细。通常先绘制外围边框。将笔状鼠标指针移动到文本区内,按下鼠标左键拖动鼠标,到适当的位置释放鼠标,就绘制出一个矩形,即表格的外围边框。 = 4 * GB3 然后

54、(rnhu)在外围框内绘制表格的各行和各列。在需要画线位置按下鼠标左键,横向(hn xin)、纵向或斜向拖动鼠标,就可以绘制出表格(biog)的行线、列线或斜线。 = 5 * GB3 当绘制(huzh)了不必要的框线时,可以(ky)单击“表格和边框工具栏上的【擦除】按钮,此时鼠标指针变为橡皮形状。将橡皮形状的鼠标指针移动到要擦除的框线的一端时按下鼠标左键,然后拖动鼠标到框线的另一端再释放鼠标,即可删除该框线。(3) 使用菜单创立表格使用菜单创立表格时,同样要先确定在文档中插入表格的位置,并将光标置于此处,再按以下步骤操作。 = 1 * GB3 单击“表格|“插入|“表格命令,翻开“插入表格对话

55、框,如图4-28所示。图4-28 “插入表格对话框 = 2 * GB3 在对话框中,可以通过“表格尺寸选项组内的“列数和“行数微调框,分别设置所创立表格的列数和行数；通过“自动调整选项组来设置表格的每列的宽度，默认选项是“固定列宽,默认值是“自动,即表格各列的宽度等于文本区宽度的均分。 = 3 * GB3 单击【确定】按钮,即可创立表格。(4) 插入Excel表格Word XP可以直接插入Excel电子表格，并且可以向表中输入数据和处理数据，对数据的处理就像在Excel中一样方便。 = 1 * GB3 利用“常用工具栏单击“常用工具栏中的“插入Microsoft Excel工作表按钮，拖动鼠标

56、选择电子表格的行数和列数。松开鼠标左键，在光标位置出现电子表格，窗口中出现了Excel 软件的环境，对它的操作同Excel是完全一样的。 = 2 * GB3 利用“插入菜单单击“插入菜单中的“对象命令，在弹出的对话框中单击“新建标签，在“对象类型菜单中选择“Microsoft Excel工作表，如图4-29所示，单击“确定按钮也可插入Excel电子表格。图4-29 插入(ch r)“对象对话框2. 编辑表格的内容(nirng)(1) 在表格中输入(shr)文本创立(chungl)一个空表格(biog)之后,就需要在表格内输入内容。在表格中输入内容是以单元格为单位的,也就是需要把内容输入到单元格

57、中,每输入完一个单元格,按【Tab】键,插入点会移到本行的下一个单元格,或者是下一行第一个单元格,也可以用鼠标直接定位插入点。当插入点到达表格中最后一个单元格时,再按【Tab】键,Word会为此表格自动添加一个空行。(2) 表格中文本的选定在对表格中文本的编辑和排版时,也与普通文本一样需要首先选定文本,在表格中选定文本的方法有以下几种： = 1 * GB3 拖动鼠标选定单元格区域:与选择文本一样,在需要选择的起始单元格按下鼠标并拖动,拖过的单元格就会被选中,在选定所有内容之后释放鼠标即可完成选定。 = 2 * GB3 选定单元格:将鼠标指针移动到单元格左侧,鼠标指针变成指向右上角的实心箭头形状

58、时,单击鼠标就可以选定当前单元格,这时如果按下鼠标拖动那么可以选定多个连续的单元格。 = 3 * GB3 选定一行单元格:将鼠标指针移动到表格左侧的行首位置,光标变成指向右上角的空心箭头形状时,单击鼠标就可以选定当前行,这时如果按下鼠标拖动那么可以选定多行。 = 4 * GB3 选定一列单元格:将鼠标指针移动到表格上侧的列上方,鼠标指针变成指向下端的实心箭头形状时,单击鼠标就可以选定当前列,这时如果按下鼠标拖动那么可以选定多列。 = 5 * GB3 选定整个表格:将鼠标指针移动到表格左上角的控制柄上,单击鼠标就可以选定整个表格。3. 编辑表格的结构一个建立好的表格,在使用时经常需要对表格结构进

59、行修改,比方插入单元格或删除单元格、插入行或插入列、拆分单元格或合并单元格等操作。下面将介绍如何对表格结构编辑。(1) 插入和删除行与列在表格中插入行的具体操作步骤如下: = 1 * GB3 在表格中选定与需要插入行的位置相邻的行,选定的行数和要增加的行数相同。 = 2 * GB3 单击“表格(biog)菜单(ci dn)中的“插入子菜单(ci dn)中的“行(在上方(shn fn)命令(mng lng)或“行(在下方)命令可以完成插入行操作。在表格中插入列的操作与插入行的操作方法根本相同。在表格中删除行的具体操作步骤如下：选定需要删除的行或将光标置于该行的任意单元格中。单击“表格|“删除|“

60、行命令。在表格中删除列的操作与删除行的操作方法根本相同。(2) 插入和删除单元格在表格中插入单元格的具体操作步骤如下：选定要插入单元格的位置。单击“表格|“插入|“单元格命令,翻开“插入单元格对话框,如图4-30所示。在该对话框中选择一种操作方式。完成选择插入方式后,单击【确定】按钮就可以插入单元格。要删除单元格,可以先选定单元格,然后单击“表格|“删除|“单元格命令,翻开“删除单元格对话框,如图4-31所示。在其中选择一种删除方式,单击【确定】按钮即可。 图4-30 “插入单元格对话框 图4-31 “删除单元格对话框(3) 调整表格的行高和列宽在表格中要调整行高和列宽,可以使用标尺或拖动鼠标