任务1制成绩单及打印信封课件

1、任务11:制作成绩单及打印信封 学习目的: 1.掌握Excel中函数、高级筛选功能的应用 2.掌握Word中信函与邮件功能的使用 3.体验Excel和Word的综合应用知识要点: 1.成绩单及信封的格式 2. Word中信函与邮件功能的特点 3. Excel中高级筛选功能的特性技能要点： 1.Excel中函数的使用 2.Excel中的高级筛选功能 3.Word中的信函与邮件功能任务11:制作成绩单及打印信封 教学重点： 1.Word中的信函与邮件功能 2.Excel中的高级筛选功能教学难点： Word中的信函与邮件功能任务11教学内容一、任务综述某校在假期中要向学生寄去成绩单，需要打印信封和成

2、绩单。学生基本信息及课程成绩已记录在Excel工作表中，现要求将邮编、通讯地址、姓名等信息套打在现成的信封上，成绩单要另外设计、制作。要完成这项任务，需首先了解所要使用的信封样式，熟悉成绩单样式，还必须具备综合应用Excel和Word的技能，特别是Word中信函与邮件功能的使用。任务11教学内容二、任务实施1成绩单及信封打印分析每位学生都需要打印一份成绩单及信封，且学生信息各不相同，因此若要为每位学生单独制作会十分繁琐，尤其在学生人数多时更是不可能现实。Word中提供的邮件合并功能可使该问题迎刃而解。只要事先建立学生信息数据源，使用该功能就能轻松完成任务。使用邮件合并功能可使用的数据源类型广泛

3、，可以用专门的数据库管理系统（如SQL Sever）来创建，也可用Excel创建，甚至可用Word表格来创建。这里学生信息已记录在Excel工作表中，因此采用Excel来创建更为方便。任务11教学内容Excel中学生基本信息与课程成绩各自存放在一个工作表中，如图11.1和图11.2 所示。图11.2 “课程成绩”工作表图11.1 “学生基本信息”工作表任务11教学内容2成绩单及信封打印的制作1）首先使用Excel创建数据源。打开Excel文件“学生基本信息及课程成绩”，插入一个工作表，并重命名为“基本信息及课程成绩”。将“学生基本信息”和“课程成绩”工作表中的内容均按学号升序排序。将“学生基本

4、信息”工作表第一行（标题）复制到“基本信息及课程成绩”工作表中的第一行。将“课程成绩”工作表的“学号”列复制到“基本信息及课程成绩”工作表中的第一列。任务11教学内容在“基本信息及课程成绩”工作表的B2单元格中输入函数LOOKUP（$A2,学生基本信息!$A$2:$A$14,学生基本信息!B$2:B$14）：单击B2单元格，插入函数LOOKUP，出现如图11.3所示的“选定参数”对话框，选择第一项，单击“确定”按钮；图11.3 “选定参数”对话框任务11教学内容出现如图11.4所示的“函数参数”对话框，单击Lookup_value文本框右侧的按钮 ，然后单击A2单元格，在“A”前加“$”符号，

5、再按回车键；单击Lookup_vector文本框右侧的按钮 ，然后切换到“学生基本信息”工作表，框选A2:A14单元格区域，在各坐标前加“$”符号，按回车键；单击Result_vector文本框右侧的按钮 ，然后切换到“学生基本信息”工作表，框选B2:B14单元格区域，在“2”和“14”前加“$”符号，单击“确定”按钮。拖动B2单元格右下角的填充柄向B2:G13单元格区域填充。图11.4 “函数参数”对话框任务11教学内容复制“课程成绩”工作表中各成绩（B1:G13单元格区域）到“基本信息及课程成绩”工作表中的H1:R12单元格区域，最终结果如图11.5所示。图11.5 “基本信息及课程成绩”

6、工作表任务11教学内容在“基本信息及课程成绩”工作表中，给课程有不及格的学生填写补考通知（使用高级筛选）：将标题行（第一行）的所有课程名称（共11门）复制一份粘贴到空白单元格处（如从H15单元格开始），按照如图11.6所示在对应的单元格中填写“60”（填写一个，其他的使用复制），注意不能填写在同一行上（同一行上筛选时表示“逻辑与”），要依次下移一行（这样筛选时表示“逻辑或”）。图11.6 高级筛选条件填写任务11教学内容执行菜单栏中的“数据”“筛选”“高级筛选”命令，出现如图11.7所示的“高级筛选”对话框，列表区域选择有内容的区域，条件区域选择上述填写的条件，即H15:R26单元格区域，单击

7、“确定”按钮；在S1单元格中输入“补考通知”，然后在S3单元格中填写补考通知内容“请你于2008年3月8（星期六）参加补考，考试地点另行通知”，拖动S3单元格右下角的填充柄向筛选出来的其他区域填充补考通知内容；执行菜单栏中的“数据”“筛选”“全部显示”命令，删除上述填写的条件，即H15:R26单元格区域内容。任务11实践内容（1）1.创建一个文件夹，命名为自己的“学号+姓名”，将“学生基本信息及课程成绩.xls”文件复制到该文件夹中。2. 按要求使用“学生基本信息及课程成绩.xls”文件创建数据源（ “基本信息及课程成绩”工作表），并存盘上交。任务11教学内容2）新建一个空白Word文档，保存

8、并命名为“成绩单及信封打印”。3）生成信封和信纸。执行菜单栏中的“工具”“信函与邮件”“信封和标签”命令，出现如图11.8所示的“信封和标签”对话框，在“收信人地址”文本框中随便填写内容（以后还要更改的），单击“更改文档”按钮，这时文档中出现两页大小不一的纸张，第一页是信封，第二页是信纸。将第二页的纸张大小设置为“32开”，并设置页边距上、下均为2厘米，左、右均为1.5厘米，结果如图11.9所示。图11.7 “高级筛选”对话框图11.8 “信封和标签”对话框任务11教学内容结果如图11.9所示。图11.9 创建的信封与信纸任务11教学内容4）制作信封套打的内容并调整其位置。将第一页（信封）的“

9、收信人地址”图文框（创建信封时自动生成的）复制一份到本页，将其中文本改为“邮编”，用来打印邮政编码。由于信封采用套打（即将邮编、收信人地址打印在现成的信封上），所以打印的内容一定要准确定位。一般要通过试打印，移动“邮编”或“收信人地址”图文框位置，设置邮编的字符间距，使得收信人地址打印在合适位置，邮编各数字能准确打印在信封的邮编格子中。任务11教学内容5）制作成绩单。在第二页上制作如图11.10所示的成绩单。专业、班级等后面的划线使用空格加下划线绘制，成绩记录在表格中，各课程名称可以从Excel文件“学生基本信息及课程成绩”中复制。图11.10 学生成绩单 任务11教学内容6）使用“邮件合并”

10、功能打印各信封和成绩单。显示“邮件合并”工具栏（在菜单栏空白处单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择此工具栏即可），如图11.11所示。图11.11 “邮件合并”工具栏任务11教学内容获取数据源：单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮 ，出现如图11.12所示的“选取数据源”对话框，在“查找范围”下拉列表中指定数据源文件所在的文件夹，在文件列表中选择“学生基本信息及课程成绩.xls”文件，然后单击“打开”按钮。再在弹出的如图11.13所示的“选择表格”对话框中选取表格“基本信息及课程成绩$”，勾选“数据首行包含列标题”复选框，然后单击“确定”按钮。图11.12 “选取数据源”对话框 图11

11、.13 “选择表格”对话框任务11教学内容插入所需的数据域：把插入点定位在第一页的“邮编”处，删除原内容，单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮 ，出现如图11.14所示的“插入合并域”对话框，在“域”列表框中选择“邮编”项，然后单击“插入”按钮。使用同样的方法在“收信人地址”处插入“通讯地址”域和“姓名”域。图11.14 “插入合并域”对话框任务11教学内容在第二页上插入“专业”、“班级”、“学号”、“姓名”、各课程成绩及“补考通知”（在“注”位置）域，如图11.15所示。图11.15 插入数据域的学生成绩单任务11教学内容查看合并数据：为了查看合并后的数据格式是否符合要求，可以单击“邮件

12、合并”工具栏上的“查看合并数据”按钮 。还可以使用 上各箭头按钮查看各记录数据，如图11.16所示。若显示的内容不符合要求，则需要对其进行重新编排。再次单击“查看合并数据”按钮 ，就可以返回原状态，即显示各数据的域名。图11.16 查看合并数据（第二条记录）任务11教学内容7）合并到新文档。单击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮 ，打开如图11.17所示的“合并到新文档”对话框，在“合并记录”选项区域中选中“全部”单选按钮，然后单击“确定”按钮，即可在新文档中看到每位学生的信封和成绩单。图11.17 “合并到新文档”对话框任务11教学内容全部记录合并后的整体打印预览效果如图11.18所

13、示。图11.17 “合并到新文档”对话框任务11实践内容（2）1. 利用“基本信息及课程成绩”工作表，使用Word中的信函与邮件功能制作成绩单及信封，生成的Word文档均保存在自己的文件夹中，并上交整个文件夹。任务11讨论讨论题 1. Excel中LOOKUP、HLOOKUP、VLOOKUP有何区别？ 2. Excel中有自动筛选功能了，为什么还要增加高级筛选功能？ 3.提出一些使用Word中的“邮件合并”功能完成的例子？任务11总结本任务是对Excel和Word中功能的综合应用。Excel中主要使用函数、高级筛选等功能，在Word中主要使用“信函与邮件”中的“邮件合并”和“信封和标签”功能。

14、“信函与邮件”中的各功能主要用来制作信函、信封和标签等。对于同一个单位，它们（信函、信封和标签）的样式和基本内容是相同的，只是客户的通讯地址、姓名等有所不同，而客户量往往较大，单个制作不仅繁琐，甚至不太可能。为此，应用这些功能将是最佳选择。当然这些功能不只是局限于制作信函、信封和标签等，还可以应用于其他类似的场合。任务11总结本任务中“邮件合并”功能的使用，采用Word的传统操作方式，对大多用户较为习惯。但在Word 2003中，它提供了人性化的操作向导，可能更适合初学者。使用“邮件合并”功能向导的操作步骤如下。1）启动邮件合并任务。执行菜单栏中的“工具”“信函与邮件”“邮件合并”命令，在Wo

15、rd窗口右侧出现如图11.19所示的“邮件合并”任务窗格。接下来，就可以按照此任务窗格的各项提示进行操作。图11.19 “邮件合并”任务窗格任务11总结2）选择文档类型。在“选择文档类型”选项区域中列出了信函、电子邮件、信封、标签、目录五个类型，若没有特殊需要，选择信函即可。3）选择开始文档。单击“下一步：正在启动文档”文字链接，进入开始文档选择界面，此时可以选择“使用当前文档”（使用正在编辑的文档）、“从模板开始”（可以选择Word中提供的模板）、“从现有文档开始”（可以打开已经存在的文档替代当前文档）三者之一。4）选择数据源。单击“下一步：选取收件人”文字链接，然后单击“浏览”文字链接，在弹出的“选取数据源”对话框中选择所需的数据源。任务11总结5）插入数据域。单击“下一步：撰写信函”文字链接，然后单击“其他项目”文字链接，依次插入各数据域到文档中相应位置。