企业公文写作与处理(3)精选课件

1、 企业公文写作与处理 20190816 前 言公文是一个组织（企业）的脸面，在公务活动中具有代表公司书面沟通交流的作用，可以说是公司整体形象的书面代表。公文处理的正确与规范代表企业的管理水平和管理质量。同时，也可为企业创造效益并减少不必要的损失。主要内容一、公文基本知识二、公文格式规范三、公文语言规范四、公文结构规范五、常用公文写作六、企业公文处理一、公文基本知识（一）什么是公文（二）公文的特点（三）公文的作用（四）公文的种类（一）什么是公文 公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位等社会合法组织在公务活动中形成的具有法定效力和特定体式的应用公文，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，发布法规

2、和规章，实施领导和管理，办理公务，规范行为，记载和传递公务信息的重要工具。 企业公文，是指企业在实施管理、处理公共事务和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和特定体式的文书，是传达贯彻党和国家的路线方针政策、贯彻企业发展目标、开展经营业务，颁布规章制度、请示和答复问题，指导和商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。（二）公文的特点权威性 第一，由法人代表签发；第二，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，企业公文是企业内部各部门开展工作的依据。规范性 第一， 公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等，都有一

3、套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。第二，公文文种的选用、格式排版、结构的安排、语言的使用等都有统一的要求和规定。政治性 第一，企业公文是随企业的产生而产生的，其基本内容直接反映企业的管理意向和根本利益。第二，企业公文是传达企业的路线、方针、规章、制度，实现对企业的领导、管理的重要工具。（三）公文的作用领导指导作用联系公务作用宣传教育作用依据凭证作用规范言行作用（四）公文的种类党的公文：决议、公报、指示、条例、规定、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。行政公文：命令（令）、议案、公告、通告、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。企业公文：决议、指示、

4、条例、规定、公告、通告、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。二、公文格式规范企业公文格式的具体项目眉首：发文机关标识、发文字号、签发人。主体：标题、主送机关、正文、附件、发文机 关、成文时间、印章。版记：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。 企业公文格式的具体要求1.公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、发文时间、印章、主题词、抄送单位、印发单位及时间、附件等部分组成。2.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文单位、事由和文种，除批转规章制度性文件外，一般不加书名号 。3.发文字号，包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联合

5、发文，只标明主办单位发文字号。企业公文格式的具体要求4.公文除会议纪要外，应加盖印章。5.保密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。 6.紧急公文应分别标明“特急”、“急”字样。 7.请示一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应用抄送形式。8.公文如有附件，应在正文之后，注明附件名称和顺序。企业公文格式的具体要求9.发文单位应写单位全称或规范化简称，几个单位联合发文，应将主办单位排列在前。发文机关标识用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。10.会议通过的文件（指决定、决议），应在标题下、

6、正文前注明会议名称和通过日期。企业公文格式的具体要求11.文字从左到右横写、横排。 12.文件标题一律用2号宋体字，正文使用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。如有抄送机关，在主题词下l行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。企业公文格式的具体要求13.公文纸用A4打印纸，装订一律使用二颗订书钉，左侧装订，包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或

7、平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。如下图所示：三 、公文语言规范（一）语言的表达方式（二）公文语言的特点 表达方式，又叫表达方法、表现方法。它是运用语言形式来介绍情况、陈述事实、总结规律、阐明观点、抒发感情的具体方法与手段。（叙述、描写、抒情、说明、议论）（一）语言的表达方式公文语言的特点和要求：准确、简明、朴实、庄重。（二）公文语言的特点准确：一字入公文，九牛拔不出简明：句中无余字，篇内无赘语朴实：不拐弯抹角，不可以藻饰庄重：用词严肃端庄，不带感情色彩四 、公文结构规范（一

8、）公文的开头（二）公文的主体（三）公文的结尾 1.常规式开头 发文原因 发文根据 发文目的 文件形成过程 2.引据式开头 3.情况式开头（一）公文的开头 1.分条列项式 2.文章式 3.篇段合一式 4.领起用语式 5.小标题式 6.章断条连式（二）公文的主体 1.使用公文结尾专用语 表强调 表指示（提出要求，发出号召等） 表祈请 2.交代有关未尽事宜 3.无专门的结尾，正文写完自然结束。（三）公文的结尾五 、常用公文写作（一）通知（二）报告（三）请示（四）批复（五）会议纪要用于发布内部规定、人事任免、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理

9、和有关单位共同执行或者周知的事项。 （一）通知1.通知的特点运用的广泛性使用频率高种类多时效性强2.通知的种类规定性通知布置性通知告知性通知经转性通知（印发、发布、转发、批转等）任免通知会议通知3.通知的写法标题主送机关正文 通知缘由：背景、根据、目的、意义 通知事项：因通知的类别不同而写法各异 执行要求：也可不提要求如下图所示（二）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 1.报告的特点单向性陈述性事后性综合性2.报告的分类按性质分： 专题性报告 综合性报告按内容分： 汇报性报告 情况性报告 答复性报告 建议性报告 呈转性报告3.报告的写法标题主送机关正文 报告导语：背景

10、、情况、目的、依据 报告主体：成绩、做法、经验、体会、打算、安排； 情况原因教训措施 报告结语：重申意义、展望未来；模式化的套语。4.报告写作中的注意事项严格使用文种，不要与请示混用。报告中不得夹带请示事项。材料要客观真实、实事求是。如下图所示（三）请示请示适用于向上级机关请求指示、批准。1.请示的使用范围第一，下级机关遇到新情况、新问题，因无章可循而没有对策或没有把握，需要上级机关给以指示的时候，要用请示。第二，下级机关在处理较为重要的事件和问题时，因涉及有关方针政策必须慎重对待，需要报请上级机关批准时，要用请示。第三，下级机关在工作中遇到问题，虽然有解决的办法，但由于职权、条件的限制，没有

11、权力或没有能力实施这些办法，需要上级帮助解决的时候，要用请示。第四，下级机关对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解答时，要用请示。第五，下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决时，需要请示。 2.请示的特点期复性单一性（一文一事、一个主送机关）针对性时效性3.请示的种类请求指示的请示：要政策、要办法请求批准的请示：方案、规划、措施请求帮助的请示：人、财、物4.请示的写法标题主送机关：只有一个、不送领导个人、不越级正文 请示缘由：充分、恰当、具体 请示事项：指示、批准、帮助，明确、具体 请示结语：当否，请批复如下图所示（四）会议纪要适用于记载、传达

12、会议情况和议定事项。1.会议纪要的特点纪实性概括性指导性 3.会议纪要的发布会议纪要一般不向其他机关、单位发送，只发向本机关领导人、直属部门和下级机关、单位。发文范围在抄送栏内以“发”、“送”等字样后面加冒号标明。会议纪要向上级机关呈报，应以报告的形式向上报送。4.会议纪要的写法 标题 会议名称+文种： 事由+文种： 成文日期：一般加括号标写于标题之下正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。也有出现在正文之后的。 正文 前言：会议的基本情况 主体：会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等。 结尾：简短，强调意义

13、、提出希望和号召等，有的将参会人员放在结尾。如下图所示：5.会议纪要的例文 甘肃亚特矿业有限公司年月日会议纪要 时 间： 年月日 地 点： 主持人： 出 席：、 本次会议讨论了事宜，总结了 ，确定了等事宜，现将会议议定事项纪要如下： 一、会议听取了。 二、会议指出，。 三、会议对作了明确。 1. 2. 甘肃亚特矿业有限公司 年月日 六、本企业公文处理要求 发文处理程序1、拟稿：拟稿分两步，首先由公司领导草拟或口授文件，表达出文件的内容和意图，然后由相关部门按照草拟内容，拟写出正式的文件稿。拟稿的要求是：重点突出、观点鲜明、表达准确、文种合理，尽量“一文一事”。 2、核稿：拟稿后，由各部门负责人

14、进行核稿，检查内容是否准确反映领导的意图，语法文字是否规范，然后交办公室主任进行审核，检查格式是否符合要求，文种及标题是否合适等。 本企业公文处理要求3、签发：涉及企业整体事务或冠以公司名义的文件，必须由公司的主要负责人签发。签发人对文件负有完全责任。签发内容是：发送单位、阅读范围、密级程度、缓急要求等。 如下图所示：本企业公文处理要求本企业公文处理要求4、注发：文稿经过签发，正式文件已经形成，进人注发阶段。一是要对文稿进行编号；二是确定发出日期；三是确定文件的印刷方法。5、打印：打印文件时，应先打出样稿，经撰稿部门（人）与原稿校对，确认无误，在校对稿上签字后，按所要求的份数打印出来。成文日期

15、右空4字，用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名本企业公文处理要求 6、盖印：文件需要加盖印章后才能发送，由印章保管人执行，所盖的印章应清晰端正。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。无专用印章的公司有关组

16、织发文，一律使用公司印章，但须注明发文组织名称。本企业公文处理要求7、装封与分发：将文件分别装人信封，写好收文单位，并按需要加盖密级、急件、挂号等印章；发出文件前必须填写发文登记表，并由发出人、收文人签字。8、归档：指打印的文件底稿应进行归档妥善保管。9、行文要使用公司统一的发文拟稿笺，按照以上程序进行。本企业公文处理要求收文处理程序1、签收与登记：来件经过清点检查无误后应办理签收，然后根据文件的类别进行登记。2、阅文：负责处理批文的秘书人员应阅读文件，了解内容，以便正确批文。如下图所示：本企业公文处理要求本企业公文处理要求3、拟办：拟办的主要工作是确定文件的分送与传阅范围，一般由办公室主任负

17、责，如果所收文件份数不够分送传阅，还要加印复制。4、批办：来文如提出了办理问题的要求，需要分派公司某个部门去具体执行和办理，由公司领导来确定承办单位及协办单位。本企业公文处理要求5、承办：领导批示的具体承办部门应认真阅读文件，领会贯彻执行的要点，按要求完成承办任务。如果所承办的事情重大，本部门难以独立办好，则应及时说明理由，请求上级安排协办单位配合执行。本企业公文处理要求6、催办：公司应建立文件催办制度，目的是督促所需办的事能及时办好，以免承办部门因事务忙而遗忘或积压拖延。催办人员应及时将承办部门办理情况的信息反馈给公司领导。7、办复：来文中提出需办复的，公司在承办结束后，应向来文单位作答复。

18、本企业公文处理要求 办理过程注意事项1、凡需要办理的公文，办公室应根据内容和性质，送领导人批示或交有关业务部门办理。紧急公文，办公室应提出办理时限。 2、凡涉及其他部门的问题，主办单位应主动与有关部门协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，要如实反映。3、已送领导批示或交有关业务部门办理的公文，办公室要负责检查，对于多次催办仍无效果的，应向总经理汇报，采取必要的处罚措施。本企业公文处理要求草拟公文应注意事项1、要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。2、情况要确定，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅要求简短。3、人名、地点、数字、引文要准确，时间应写具体的年月日。4、公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一律用汉字书写。在同一文件中，数字的使用应前后一致。本企业公文处理要求5、引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。6、用语要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明。不写不规范的字。7、公司发出的公文，由公司总经理或授权的分管领导签发。以一定组织发出的文件，由本组织负责人签发。8、公司领导审批公文要认真、负责，文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间。本企业公文处理要求9、草拟和签拟公文，应使用钢笔或碳素笔。10、以公司名义发出的公文，文件起草