网上报销及支付系统业务需求书-v1.1

1、 交通银行太平洋信用卡中心网上报销及支付系统（第一期）需求说明书（V1.1）需求负责人（业务）:编写人员:蒋晓峰 需求提出部门：财务部 文档修改历史版本号修改日期编写评审批准修改内容June-12，2007蒋晓峰Sep-17,2007蒋晓峰目录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc177894991 1引言 PAGEREF _Toc177894991 h 5 HYPERLINK l _Toc177894992 编写目的 PAGEREF _Toc177894992 h 5 HYPERLINK l _Toc177894993 读者对象 PAGEREF _Toc17789

2、4993 h 5 HYPERLINK l _Toc177894994 编写原则 PAGEREF _Toc177894994 h 5 HYPERLINK l _Toc177894995 项目背景 PAGEREF _Toc177894995 h 5 HYPERLINK l _Toc177894996 定义 PAGEREF _Toc177894996 h 5 HYPERLINK l _Toc177894997 参考资料 PAGEREF _Toc177894997 h 6 HYPERLINK l _Toc177894998 2任务描述 PAGEREF _Toc177894998 h 7 HYPERLI

3、NK l _Toc177894999 业务目标 PAGEREF _Toc177894999 h 7 HYPERLINK l _Toc177895000 系统的时间要求 PAGEREF _Toc177895000 h 7 HYPERLINK l _Toc177895001 应用环境 PAGEREF _Toc177895001 h 7 HYPERLINK l _Toc177895002 3总体说明 PAGEREF _Toc177895002 h 8 HYPERLINK l _Toc177895003 系统组织架构 PAGEREF _Toc177895003 h 8 HYPERLINK l _Toc

4、177895004 部门设置 PAGEREF _Toc177895004 h 8 HYPERLINK l _Toc177895005 人员信息 PAGEREF _Toc177895005 h 8 HYPERLINK l _Toc177895006 系统角色和职能分布 PAGEREF _Toc177895006 h 8 HYPERLINK l _Toc177895007 卡中心全体员工 PAGEREF _Toc177895007 h 8 HYPERLINK l _Toc177895008 部门经理、高级经理 PAGEREF _Toc177895008 h 8 HYPERLINK l _Toc17

5、7895009 部门总监、副总监 PAGEREF _Toc177895009 h 8 HYPERLINK l _Toc177895010 财务总监（或指定转授权人） PAGEREF _Toc177895010 h 9 HYPERLINK l _Toc177895011 3.2.5 CEO、DCEO PAGEREF _Toc177895011 h 9 HYPERLINK l _Toc177895012 财务人员 PAGEREF _Toc177895012 h 9 HYPERLINK l _Toc177895013 总体流程说明 PAGEREF _Toc177895013 h 9 HYPERLIN

6、K l _Toc177895014 3.4.业务处理流程说明 PAGEREF _Toc177895014 h 11 HYPERLINK l _Toc177895015 3.4.1. 单据填写及提交流程 PAGEREF _Toc177895015 h 11 HYPERLINK l _Toc177895016 预付款及预借款填写和提交流程 PAGEREF _Toc177895016 h 11 HYPERLINK l _Toc177895017 报销及支付申请填写和提交流程图 PAGEREF _Toc177895017 h 12 HYPERLINK l _Toc177895018 3.4.1.3.

7、单据审批流程 PAGEREF _Toc177895018 h 14 HYPERLINK l _Toc177895019 3.4.1.4 财务审核流程 PAGEREF _Toc177895019 h 16 HYPERLINK l _Toc177895020 3.4.1.5.财务支付流程 PAGEREF _Toc177895020 h 17 HYPERLINK l _Toc177895021 3.5.报表需求 PAGEREF _Toc177895021 h 18 HYPERLINK l _Toc177895022 3.5.1.报表业务处理说明 PAGEREF _Toc177895022 h 18

8、HYPERLINK l _Toc177895023 3.5.1.1. 查询报表 PAGEREF _Toc177895023 h 19 HYPERLINK l _Toc177895024 3.5.1.2. 业务报表 PAGEREF _Toc177895024 h 19 HYPERLINK l _Toc177895025 3.5.2. 表样 PAGEREF _Toc177895025 h 20 HYPERLINK l _Toc177895026 3.5.2.1. 查询报表表样 PAGEREF _Toc177895026 h 20 HYPERLINK l _Toc177895027 3.5.2.2.

9、 打印报表表样 PAGEREF _Toc177895027 h 20 HYPERLINK l _Toc177895028 4系统要求说明 PAGEREF _Toc177895028 h 21 HYPERLINK l _Toc177895029 性能需求说明 PAGEREF _Toc177895029 h 21 HYPERLINK l _Toc177895030 数据精确度 PAGEREF _Toc177895030 h 21 HYPERLINK l _Toc177895031 时间特性 PAGEREF _Toc177895031 h 21 HYPERLINK l _Toc177895032 风

10、险控制要求 PAGEREF _Toc177895032 h 22 HYPERLINK l _Toc177895033 安全性要求说明 PAGEREF _Toc177895033 h 22 HYPERLINK l _Toc177895034 维护要求说明 PAGEREF _Toc177895034 h 22 HYPERLINK l _Toc177895035 参数维护 PAGEREF _Toc177895035 h 22 HYPERLINK l _Toc177895036 一级审批人员信息维护 PAGEREF _Toc177895036 h 22 HYPERLINK l _Toc17789503

11、7 其他信息维护 PAGEREF _Toc177895037 h 22 HYPERLINK l _Toc177895038 数据备份 PAGEREF _Toc177895038 h 22 HYPERLINK l _Toc177895039 5附件 PAGEREF _Toc177895039 h 23 HYPERLINK l _Toc177895040 流程图符号说明 PAGEREF _Toc177895040 h 23引言网上报销及支付系统招标使用;随着卡中心经营规模扩大，尤其是驻外办事处在全国范围内的设立，各类财务费用对外支付和对内报销审批耗时多、单据流转时间长的矛盾日益突出，为加快审批时间

12、，加强财务费用管理，方便员工跟踪报销单据的处理状态，方便管理层了解、掌握现金流量，同时也为了适应卡中心电子化管理需要。由财务部牵头，提出开发适应卡中心需求的网上报销及支付系统。各部门PA，财务部预算管理、内财、IT部相关人员、测试人员，招标公司开发人员等。略。目前卡中心办公场所遍布全国主要大中城市，办公地点较为分散，财务费用的报销和支付流程都处在手工传递的状态，效率低，审批和处理状态更难以跟踪，造成报销时间长，有时还会发生单据遗失和扯皮的情况，严重影响了对内报销和对外支付的管理，也极不不适应卡中心电子化管理需要，对财务费用报销和支付进行电子化处理和管理已经迫在眉结。财务部在收集了各部门的意见后

13、，提出了在现有局域网的基础上开发“网上报销及支付系统”。“网上报销及支付系统”就是以卡中心局域网为基础，员工可通过WEB浏览器，输入用户名和口令，登录系统操作。也可以离线填制报销凭证，通过电子邮件，向系统提交报销支付信息。部门负责人对申报信息有效性进行审批，财务部内财人员收到审批合格的支付信息后，对信息的合规性进行审核，待与员工提交的原始报销/支付凭证核对无误后，完成费用报销和对外支付。所有员工均可对其提交的信息进行实时跟踪。略。任务描述1、网上报销及支付系统以卡中心局域网为基础，可随时登录任何一台局域网或互联网联网PC，完成费用报销的申报和审批。2、规范财务支付流程，统一报销支付数据，提高财

14、务工作效率。3、根据人事管理系统提供的人事信息完成本系统组织框架、人员和职务信息的每日更新。4、根据卡中心预算管理系统提供的部门预算执行数据，实现在部门预算内的总额控制。5、对业务招待费、差旅费、个人公务通讯费等有限额的报销费用进行系统控制管理。6、实现报销信息和对外支付信息每日汇总和数据生成，完成与开户银行交行企业网银系统的对接。7、便于报销人及时了解审批进展和报销、支付的结果，便于高层管理人员及时获得现金流量和部门费用使用情况等信息，便于财务及时做好资金的调度。8、描述任务范围，包括开发的功能范围、改造、测试、投产、培训、推广等要求。略。略。总体说明系统按卡中心现有组织架构设置部门，最小部

15、门单位为各部门下二级分部（预算执行考核团队）。 系统外接卡中心人事系统，所有在册人员的姓名、工号、工资卡号、职别、归属部门和电子邮箱均通过人事系统实现按日更新。分布所有员工都是财务费用报销和支付的经办人，通过系统既可以申报本人发生的费用，也可以代替他人申报，但仅限本部门内同事。系统中经办人为默认项，报销人为选择项，经办人和报销人可以为同一人。3.2.2部门经理、高级经理 部门经理或高级经理为财务费用第一审批人。3.2.3部门总监、副总监 部门总监和副总监（转授权人）为财务费用第二审批人，根据太平洋信用卡中心财务支出审批人权限表，对本部门授权金额内发生的财务费用具有终审权。3.2.4财务总监（或

16、指定转授权人）财务总监或其指定的转授权人为财务费用审批第三人，根据太平洋信用卡中心财务支出审批人权限表，对本部门和他部门授权金额内发生的财务费用具有终审权。3.2.5 CEO、DCEO卡中心CEO和DCEO为财务费用审批第四人，对卡中心50万元（含）以下或100万元（含）以下的财务费用DCEO或CEO可分别独立审批，100万元以上的财务费用需经CEO和DCEO双签审批，800万元以上财务费用需上报总行审批。财务部内财组负责报销支付信息合规性以及与原始报销单据的一致性的审核，财务经办负责初审，财务复核负责复审。复审通过的报销支付信息交出纳汇总，由财务经理复核后以现金、报账通或企业网银系统方式支付

17、。说明总体流程图。经济活动发生前，经办员工如果无法预先取得发票，且金额较大，可提出预付款申请，根据权限审批流后交财务支付。需预借现金，无论金额大小，都需CEO或DCEO最终审批，提交财务支付，驻外直销办事处备用金领用视同预借现金。经济活动发生后，经办员工获得发票，或本人先行垫付，可直接办理报销申请，根据权限审批流后交财务报销支付，其中差旅费、业务招待费、个人公务通讯等费用有总额控制（根据卡中心财务管理办法的规定进行总额限制），员工在填写支付申请时必须注明该笔费用是否已经预支，报销的方式（现金、报帐通或现金转账），填写现金转帐，系统会自动显示报销人的工资卡号（系统中，报销人项与工资卡号连动，与经

18、办人项无关）供核对。财务部根据审批合格的报销支付信息，与预先收到的原始单据核对无误后以现 金、报账通或现金转账方式支付。说明3.4.1. 单据填写及提交流程预付款及预借款填写和提交流程1、部门号自动显示，根据卡中心的组织架构，部门细分到二级分部，如运营部卡服、运营部客服等。2、经办人在线或离线填写预付款或预借款审批单，基本表式及要素同现行成文表式。预借款审批表中收款人和收款卡号栏与报销人和报销人卡号联动。3、系统给经办人提示的审批人为该部门所有在职有权审批人，并提示该审批人工作状态（分在职、出差、休假3种，如休假提示代职人姓名），供用户自行选择其主管审批人。提交系统后，自动归档到审批人的待处理

19、审批工作流中，并以电子邮件的方式通知审批人。4、预付款单据提交成功后，系统会自动产生唯一的预付款编号，格式YY+MM+DD*流水号（2位）。5、预付款单据和预借款单据提交成功后，系统自动显示业务编号，格式部门英文简称YY+MM+DD+流水号（3位），用户打印后与原始单据一起送财务部。6、员工如果发现已提交的申请有误，且未审批，可自行取消该笔申请。7、预付款及预借款申请书提交流程图。部门号自动显示，根据卡中心的组织架构，部门细分到二级分部，如运营部卡服、运营部客服等。经办人在线或离线填写支付审批单或差旅费报销单，基本表式及要素同现行成文表式，但增加费用选项，该项为必选项，以下拉菜单的方式显示卡中

20、心所有的费用明细（如工资薪金、业务宣传费、广告费、差旅费、业务招待费等等，费用明细设置与财务系统的科目保持一致）供经办人选择，同时，当经办点击到该项费用的时候，系统自动显示该费用的解释说明、开支范围和开支标准。增加报销和支付方式选项，有现金、报帐通、现金转帐和银行转帐四种选项，经办点击到该选项的时候，系统均会提供该报销和支付方式的解释说明。当选择前3种报销方式的时候，系统自动屏蔽收款单位拦，报销人栏和报销人卡号自动显示，当选择银行转帐方式的时候，系统会自动屏蔽报销人收款卡号栏信息。增加是否已经预付的勾选项、预付款编号项、本次付款金额，勾选项为必选项，如选择已预付，则要求输入预付款编号和本次付款

21、金额，系统会在后台自动配对核对预付款信息（包括预付金额和以前已报销金额）。当累计报销金额小于预付款时，系统屏蔽收款单位和报销人卡号栏；当累计报销金额等于预付款时，系统除屏蔽收款单位和报销人卡号栏外，会自动核销该笔预付款编号；当累计报销金额大于预付款时，系统根据经办对报销方式的选项，将差额显示在支付金额栏或显示收款卡号栏，同时会自动核销该笔预付款编号。增加附件上传的选项，上传的文挡为WORD或EXCEL格式，并提供解释段说明，供审批人审批时参考。系统给经办人提示的审批人为该部门所有在职有权审批人，并提示该审批人工作状态（分在职、出差、休假3种，如休假提示代职人姓名），供用户自行选择其主管审批人。

22、提交系统后，自动归档到审批人的待处理审批工作流中，并以电子邮件的方式通知审批人。增加多部门分担费用选择项，可显示到卡中心所有二级分部的名称，同时显示卡中心所有PA的姓名，供用户在分配汇总费用时使用。提交后，系统自动归档到被选择部门PA的待处理工作流中，由其提交部门领导审批，步骤同上。对某些特殊的报销费用，如独生子女托费，当经办提交后，系统自动将该笔信息转往人力资源部PA的待处理工作流中，由其提交部门领导审批，步骤同上。系统对用户提交的报销支付费用，根据其类型，与预算管理系统的数据进行核对，如超预算，则拒绝并提示拒绝信息。对差旅费用、招待费用、办公用品费、个人通讯费等费用根据卡中心财务开支管理办

23、法予以专项控制，对超标准的部分给予两次确认，并提供拒绝信息。支付审批单提交成功后，系统自动显示业务编号，格式部门英文简称YY+MM+DD流水号（3位），用户打印后联同原始单据一起送财务部。用户如果发现已提交的申请有误，且未审批，可自行取消该笔申请。报销及支付申请提交流程图。3.4.1.3. 单据审批流程1、审批人主动登录系统查询待审批的工作流（待审批单据）信息，或根据电子邮件的提示，点击链接查询待审批的工作流信息。2、审批人根据相关的财务规定及预算执行情况（提供查询窗口）和单据上的信息进行审批。3、第一审批人如果审批通过，系统显示本部门所有第二审批人名册以供选择。选择后审批信息自动流转到第二审

24、批人待审批工作流中，并以电子邮件的方式通知第二审批人。如果拒绝，则给出拒绝原因，退经办人并以电子邮件方式通知，本次申请结束。4、根据太平洋信用卡中心财务支出审批人权限表的规定，第二审批人对本部门授权金额内费用支出具有终审权，第二审批人审批通过后，系统自动根据费用的性质和金额，核对太平洋信用卡中心财务支出审批人权限表上授权数据，在权限金额内审批信息转财务经办员审核；超权限则提交第三审批人审批，系统以电子邮件方式通知第三审批人。如果拒绝，则给出拒绝原因，直接退经办人，并以电子邮件方式通知，本次申请结束。5第三审批人（财务总监）除了有权限审批本部门的报销支出外，可审批第二审批人提交的审批信息，系统自

25、动根据费用的性质和金额，核对太平洋信用卡中心财务支出审批人权限表上授权数据，对审批通过的信息，授权内的直接转财务经办审核，超授权50万（含）以下提DCEO，50万至100万（含）提CEO，100万以上的则同时提DCEO和CEO双审，系统以电子邮件方式通知第四审批人。如果拒绝，则给出拒绝原因，直接退经办人，并以电子邮件方式通知，本次申请结束。6、第四审批人对卡中心800万以下的支出具有终审权，审批通过后，审批信息自动转财务经办。如果拒绝，则给出拒绝原因，直接退经办人，并以电子邮件方式通知，本次申请结束。7、单据审批流程图。3.4.1.4 财务审核流程财务经办每日将员工提交的原始报销支付单据核对正

26、确后按交易编号专夹保管。财务经办逐笔审核报销和支付单据是否符合财务规定，手续是否齐全，与原始单据的内容是否一致，重点核对经办人提交的费用选项，如果发现错选费用，要及时修改调整。对严重窜户或帐实不符的报销，给出拒绝原因后直接退用户，同时以电子邮件告知相关审批人，本次申请结束。初审通过提交财务复核复审，过程同初审。复审通过，报销支付的信息自动转出纳。根据申请人填单时选择的支付方式，系统自动生成“现金报销日报表”、“报账通报销日报表”、“现金转帐报销日报表”和“企业网银转账支付日报表”4张支付报表和数据，报表由出纳核对、打印，系统提供打印状态信息。财务审批流程图。财务出纳打印支付报表后与原始报销凭证

27、逐一勾对正确。属“现金转帐报销日报表”的交易，先内财系统入帐，每周五（逢月末，提前为月末前第二个工作日）将汇总的数据盘送银行转账支付，无卡号的由出纳 通知申请人报销。属“报账通报销日报表”和“现金报销日报表”的交易，由出纳 通知申请人报销。是“企业网银转账支付日报表”的交易，先根据原始报销凭证通过网银支付，然后在内财系统入帐，由会计主管逐一核对转账支付。财务支付流程图。系统报表分查询报表和业务报表两类。3.5.1.1. 查询报表1、报销（支付）审批支付状态查询报表。以经办人或报销人为出表单位，按月汇总，逐条显示。报销人只能查询自己提交的所有申请信息；经办人可以查询本人和代为报销所有申请信息；二

28、级部门的经理可以查询本部门所有报销（支付）的审批支付信息；本行政助理和总监可查询本部门所有人的提交审批支付信息，财务部相关人员和CEO(DCEO)可查询所有人的审批支付信息。可提供EXCEL格式报表下载。2、报销（支付）明细查询表。以经办人或报销人为出表单位，按月汇总，逐条显示。报销人只能查询本人已报销（支付）的明细信息；经办人可以查询本人和代为报销所有报销（支付）的明细信息；二级部门的经理可以查询本部门所有已报销（支付）的明细信息；部门行政助理和总监可查询本部门所有人的已报销（支付）的明细信息，财务部相关人员和CEO(DCEO)可查询所有人的已报销（支付）的明细信息。可提供EXCEL格式报表

29、下载。3、拒绝报销（支付）明细查询表。以经办人或报销人为出表单位，按月汇总，逐条显示。报销人只能查询本人被拒绝的报销（支付）明细信息；经办人可以查询本人和代为报销所有拒绝报销（支付）明细信息；二级部门的经理可以查询本部门所有拒绝报销（支付）明细信息；部门行政助理和总监可查询本部门所有人拒绝报销（支付）明细信息，财务部相关人员和CEO(DCEO)可查询所有人拒绝报销（支付）明细信息。可提供EXCEL格式报表下载。3.5.1.2. 业务报表1、现金报销日报表逐条列示每日审批、审核通过的现金类报销明细数据。2、报账通报销日报表逐条列示每日审批、审核通过的报账通类报销明细数据。3、现金转帐报销日报表逐条列示每日审批、审核通过的现金转帐类报销明细数据。4、企业网银转账支付日报表逐条列示每日审批、审核通过的对外支付明细数据。3.5.2. 表样3.5.2.1. 查询报表表样报销（支付）审批支付状态查询表。表头：1、太平洋信用卡中心审批支付信息（状态）查询表 2、部门号和名称内容：序号、申请日期、经办人姓名、报销人姓名、账号/卡号、金额、部门经理、部门总监、CEO/DCEO、财务备注：部门经理、部门总监、CEO/DCEO、财务栏显示的是已审批或未