会计电算化 总账部分讲解

1、三、总账总账模块是会计电算化中最重要的一部分。过程：输入凭证记账（账簿管理）期末处理（报表）11.1 基本核算功能 1、凭证管理 可随时调用常用凭证、常用摘要，自动生成红字冲销凭证及科目的自定义项定义及录入。 可完成凭证审核及记账，并可随时查询及打印记账凭证、凭证汇总表。 标准凭证格式的引入和引出，可完成不同机器中总账系统凭证的传递。 2、标准账表 随时提供总账、余额表；序时账、明细账、多栏账、日记账、日报表等多种标准账表，并可查询包含未记账凭证的最新数据，能够查询上级科目总账数据及末级科目明细数据的月份综合明细账。 2 提供“我的账簿”功能为您保存常用的查询条件。 任意设置多栏栏目，能够实现

2、各种输出格式。3、出纳管理 提供出纳签字功能，加强出纳凭证的管理。 提供银行对账单引入、录入、查询功能。完成银行日记账、现金 日记账，提供银行对账功能，随时查询银行余额调节表。4、外币核算 用户可选择采用固定汇率方式还是浮动汇率方式计算本币金额。 可由用户选用直接标价法和间接标价法折算本位币。 月末可自动调整汇兑损益。 35、月末处理 自动完成月末分摊、计提、转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。 可进行试算平衡、对账、结账等工作。1.2 辅助管理功能 1、个人借款管理 主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。 提供个人借款明细账, 催款单, 余额表, 账龄分

3、析报告及自动清理核销。42、部门核算 主要为了考核部门费用收支情况，及时控制各部门费用的支出，为部门考核提供依据。 提供各级部门总账、明细账的查询功能，进行部门收支分析。 3、项目管理 用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、 收入等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队,合同, 订单等。567一、凭证管理：凭证的填制、审核、汇总， 并对个人往来、部门、项目和单位辅助账进行管理。1、填制凭证：基础工作“总账”填制凭证”增加” 凭证内容包括： 凭证头：类别、编号、日期、附单据数 正文：摘要、科目和金额 例

4、：从银行提取现金5000元 借：现金 贷：银行存款8登记凭证过程： “增加”付”，日期，自动生成凭证号附单据数可填或不填摘要（在常用摘要中选入，也可增加或删除常用摘要）科目名称（可选）贷方科目和金额。 如果设定银行存款有辅助核算，则要输入结算方式、票号、发生日期等。9注:（1）科目为最末级； （2）系统自动以时间顺序编凭证号； （3）凭证保存后，其凭证类别、编号不能修改，正文可改。 2、涉及辅助核算：（1）个人往来业务：其所在部门、姓名、票号、发生日期10（2）单位往来业务：客户、供应商、业务员、票号（3）部门核算：部门信息（4）项目核算3、修改凭证“填制凭证”，查找该张凭证（直接翻找或用“查

5、询”，以类别、月份、号等），直接修改，保存。 作废或恢复凭证：标“作废”字样11整理凭证：将已经作废的凭证重新编号注：只对未记账的凭证进行修改、作废或整理。二、审核凭证 ：审核人对凭证的合法正确性审核，审核后才能记账。 1、出纳签字：对涉及银行存款、现金的凭证在“科目”“编辑”中设定现金、银行存款为指定科目，才需要出纳签字。 选择凭证，“签字”，全部签字后，才可以审核。注：签字后的凭证不能直接修改，取消签字后可修改。 122、审核 “凭证”审核凭证”选定凭证确认注：（1）审核与制单必须为两个人； （2） 审核后不能修改，取消审核后可改。3、汇总 记账前查看本期科目的发生额和余额。 “凭证”科目

6、汇总”，选定汇总的范围：已记账或未记账凭证、月份、凭着凭证类别、制单人、凭证号等。134、记账：“记账”选择范围”记账报告”（是否打印或预览）”记账“注（1）余额试算平衡才可记账；（2）上月记账后本月才可记账；（3）审核后才可记账。取消记账：“对账”- “CTRL+H”-“恢复记账前状态”选择恢复方式（最近一次恢复前或某日前）取消审核取消签字修改重新签字、审核、记账二、出纳管理现金和银行日记账、支票管理、银行对账1、 查询或打印现金日记账、银行日记账14按科目、日期查询 2、查询支票登记簿：“出纳”支票登记簿”，可增加支票领用信息，必须输入支票号和领用日期。3、银行对账：进行初始设置，输入对账

7、单期初；录入银行对账单入“对账单文件”；采取自动对账与手工对账相结合，在“两清”中标注“”检查”对账平衡检查表” 15二、账簿管理：对经济业务做查询、打印、统计1、总账：各科目的年初额、发生额、月末余额。 查询条件：科目、级次、是否包含未记账凭证。2、余额表：各科目的本月发生额、累积发生额、余额。3、明细账查询4、辅助账管理：如部门账 “部门管理”中”多栏式明细账”，选择科目、部门、时间等。16三、期末处理银行对账、转账、试算平衡、结账每月必须用且方法不变的，如费用的计提、分摊等，可以预先定义凭证框架和公式，以后各月可直接调用。（一）定义转账凭证：其他系统生成的凭证转入总账或总账内部及个科目间

8、的结转。包括以下几种：1、自定义结转：根据自己的需要设置转账凭证，如费用分配、分摊、税金的计算、部门项目的核算等。17设置：凭证头（转账序号、摘要、类别） 借贷方（科目或编码、公式）例：计提短期借款利息，借款额的2% 借：财务费用 贷：应付利息（1）”转账定义”-增加：输入序号、摘要、类别（2）定义借方：科目（财务费用利息），“借”，公式（直接输入或引导录入）（3）定义贷方：科目（应付利息），“贷”，公式，“保存”。18公式的表示：（1）财务取数函数：函数名（科目、时间、方向）QM( )期末, QC( )期初, JE( )净额 , FS( ),发生额 LFS( ),累计发生额 如：QM(100

9、201,月） 取100201结转月份期末余额 fs(5002，月，销售部） 取销售部的5002发生额注：科目为总账中已经定义的。19会计期间可以为“年”，“月”，或1至12，为空时默认为月；方向：”借” 或“J” “DR” “贷”或“D” “CR” FS(400101,月，J)（2）公式组合： QM(1001，月）+QM(1002,月） QM(420101，月）-QM(4102,月） 20如：期末将“制造费用技改费”平均分摊入三个车间。会计分录为：借：生产成本一车间制造费 40010105 生产成本二车间制造费 40010205 生产成本三车间制造费 40010305 贷：制造费用技改费 40

10、0204定义凭证过程：21转账凭证： 摘要 :分摊技改费 科目 方向 金额 40010105 借 QM(400204,月）*0.33 40010105 借 QM(400204,月）*0.33 40010105 借 QM(400204,月）*0.34 400204 贷 QM(400204,月）222、对应结转:对两个科目进行一一对应的结转。 如收入、成本5001主营业务收入 5002 主营业务成本3201 本年利润编号 转出科目 转入科目 凭证类别 1 5001 3201 转2 5002 3201 转233、汇兑损益结转选定要计算汇兑损益的项目及入账科目4、期间损益结转：损益科目转入本年利润中，录入需要转账科目及利润科目，系统自动完成。 可以修改转账定义5、生成转账凭证：定义后，每月末执行。 注：转账前，先将本月的凭证全部记账。 24四、对账及试算平衡总账与明细账对账，总账与日记账、辅助账等对账，余额试算平衡。五、结账：计算结转本期各账户的发生额和余额，结束本期工作，将期末余额转入下月期初 注：上月未结，本月不能结； 本月有未记账凭证时不能结； 结账后不能填凭证。 Ctrl+shif+F6 取消结账25 小结 总账系统的主要功能会计科目外币汇率期初余额凭证类别结算方式分类定义编码档案权限分配自定义项选项填制凭证出纳签字主管签字审核凭证查询凭证打印凭证科目汇总记账常用摘要