格式化管理实施作业指南

1、企业格式化管理实施作业指南 赛德森公司企业管理部 2015.1.10企业管理学习文件1一、什么是格式化管理 六、格子填充流程的作业标准 二、为什么要实施格式化管理（1） 流程作业标准范例（1） 为什么要实施格式化管理（2） 流程作业标准范例（2） 为什么要实施格式化管理（3） 流程作业标准范例的说明 为什么要实施格式化管理（4） 七、格子填充流程的管理制度三、实施格式化管理的任务与目标 八、格式化处理文件范例（1）四、如何识别与划分格子（1） 格式化处理文件范例（2） 如何识别与划分格子（2） 九、作业指南要点汇总 如何识别与划分格子（3） 十、结束语五、格子填充流程与时间定额 流程图与时间定

2、额范例（1） 流程图范例（1）说明 流程图与时间定额范例（2） 流程图范例（2）说明目 录2一、什么是格式化管理 一、什么是格式化管理格式化是计算机硬盘管理的专用术语。我们也可以理解为格式格式化。（格式是一个基本单位，格式化就是诸多格式的集合）格式是一种形式，格式化就是将一个东西以一种形式表示出来。格式化硬盘就是把一张空白的盘划分成一个个小的格子，并进行命名或编号，供计算机储存信息，读取数据，进行系统运行。二、什么是企业格式化管理如果我们把企业管理，理解为计算机的系统管理，把企业管理的所有业务，理解为计算机的信息与数据的时候，我们就会发现，企业管理系统与计算机管理系统的相似之处，就是格式化。企

3、业格式化管理，就是要把企业运行需要的各项业务活动，纳入到每一个格式之中，然后进行命名或者编号，使其进入系统化管理机制。3二、为什么要实施格式化管理（1） 企业实施格式化管理可以获得一个基本固化的管理框架 当前的赛德森公司 ，已经发展为具有中等规模的制造型企业。公司的管理提升，经常面临岗位调整与人员更换的需求。事实上每个人对岗位工作，在内容、方法、高度上存在不同的认识，其行为与结果往往出现较大的差异，由此而产生的现象，就是一部分人员无所适从，一部分人员我行我素，就是大家所感到的管理混乱。 而格式化管理，就是通过把岗位的业务，划分到若干个格子中，并予以系统的命名，使之成为一个相对固化的框架，从而形

4、成岗位工作形式上的统一，不管是高层管理人员、还是中基层管理人员，只要你任职于某个岗位，你就必须接受公司对本岗位划定的业务定格，不得放弃与更改，同时也不可以去擅自更改其它岗位的业务定格。 格式化管理与岗位职责管理的不同之处，是岗位职责划分着眼于岗位的工作内容，而格式化规定了岗位工作的形式，就是把每一项业务用相应的形式表示出来。4企业运用格式化管理，可以为体系管理的二级主流程落实到日常工作中提供通道 特别提示：格式化是以岗位作为基本单元，以业务流程作为划分格子的对象，通过识别某个岗位有几项业务流程，每项业务流程在岗位中运行几个程序步骤，然后予以定格处理，从而才能规定某个岗位所具有的格子的数量。 以

5、体系管理中的不合格品处理流程为例进行说明。 我们知道，不合格品处理流程规定了不合格品自发现起，到处理结束，跨越了生产、质量、技术、甚至包括供应商在内的几大部门，形成了一个完整的闭环管理的流程，属于质量管理体系的二级文件。但是本流程没有明确的规定，在流程经过相关岗位时的具体工作内容与规则，我们也不能要求所有的管理者熟记诸多的业务流程，因此，它只能静静地保存在体系文件中，而不能付之于实施。 当我们以岗位为单位，对不合格品处理流程进行定格划分时，就可以明确规定相关岗位对此流程的具体工作内容与规则，从而使本流程出现在日常的管理工作中，而我们对此流程定格划分的文件，就是体系管理的三级文件。二、为什么要实

6、施格式化管理（2） 5二、为什么要实施格式化管理（3） 企业通过格式化管理，可以建立系统化的管理制度 制度化管理，是企业发展不同阶段的标志。（企业发展的阶段标志：原始管理阶段、制度化管理阶段、流程化管理阶段、数据化管理阶段、精益化管理阶段）。 当我们依据以上的阶段区分，可以认为：赛德森公司，处在制度化管理的中期，流程化管理的初期，刚刚引入了数据化及精益化管理的概念。 制度规定了做人的规范，流程决定了做事的程序，制度服务于流程，为流程保驾护航。由于公司的主业务流程，停留在各部门的职能之间，没有细分到岗位，没有充分、全面地识别具体岗位的业务流程，我们也就没有办法制定系统化的规则，没有办法建立全面、

7、规范的管理制度。 格式化管理为我们提供了这样一个契机，当我们根据岗位、流程进行格式化处理后，可以针对于岗位及岗位的流程制定相应的管理制度，从而使公司完成系统化的管理制度设置。 6二、为什么要实施格式化管理（4） 企业管理格式化 ，是企业实现规范化管理的有效途径 通过格式化划分处理，明确地规定了某个部门有几个管理模块，某个岗位有几个业务定格，确定了岗位管理的基本形式，建立了公司的管理框架。这个过程，本身就是一个规范化的过程。 同时，我们还要对已经划分好的格子里填充相关的内容，每个格子里，要有一个业务流程，要有一个判定流程是否通畅的作业标准，要有一个用于维护流程的管理制度，更重要的是，要设置一个时

8、间标准，即这个流程从启动到结束，需要的时间标准。 完成了以上的工作，我们可以建立电子版台账，让每个管理者打开电脑，就知道自己应该做什么，以及怎么做。同样可以知道，什么事情由谁来做，去找谁做。 格式化管理，可以使公司的规范化管理得到有效的提升，实现了这个目标，标志着公司的管理，完成了制度化管理、流程化管理的阶段，从而进入数据化管理阶段。7三、实施格式化管理的任务与目标 目标任务格式化各部门确定所属岗位的业务定格，列出清单。流程化给划分好的格子里确定一个业务流程。定额化对流程从启动到结束规定时间定额。标准化设置流程运行的作业标准。制度化为保证流程通畅制定规则。8四、如何识别与划分格子（1） 以生产

9、技术系统为例：9四、如何识别与划分格子（2） 10四、如何识别与划分格子（3） 第一步识别部门功能模块。第二步识别部门功能模块所隶属的主流程。第三步识别主流程在本部门流经的岗位与程序步骤。第四步以岗位为单位，流程为对象，划格子。第五步定名字，分目录，列清单。11五、格子填充流程与时间定额 流程图 规定：划分好的格子里必须、也只能有一个业务流程，而且这个流程必须是本岗位的，不允许跨岗位设置。 说明：格子的一个重要概念，就是以岗位为基本单元。一个岗位可以有若干个流程经过，也就是说有若干个格子，每个格子里都需要明确规定主流程经过的程序与步骤，把诸多格子联络起来，就形成了格式化的管理网络。 时间定额

10、规定：划分好的格子里，必须有关于流程的时间定额，即流程经过岗位时，每一个步骤需要的时间。 说明：时间的管理，就是效率的管理，每一次流程在岗位需要的时间，乘以流程在岗位经过的频次，为我们对岗位工作的饱和度提供了基本的判断依据，这是工作效率管理不可或缺的要素。12五、流程图与时间定额范例（1） 13五、流程图范例（1）说明 关于范例一的评价 本流程描述了公司新员工入职过程，程序清晰、完整。同样类似的流程我们可以经常看到，但是我们用岗位的眼光来看，就会发现一个问题：这样的流程，交给哪个岗位使用？人事行政部有经理，可能还有办公室主任，有人事文员，应该都能涉及到这方面的内容，究竟谁是流程的使用人？这个活

11、是谁干的？不明确！所以，这样的流程，是部门业务管理文件，而不是岗位管理的文件，需要进行格式化处理。 格式化的方法是： 现在，我们把新员工分解为：生产操作、基层管理、高层管理三类人员，然后做三个流程，生产操作员工入职流程，交给人事文员，这个活你来干，属于你的岗位文件。基层管理人员入职流程交给办公室主任，高层管理人员入职流程交给人事部经理，这样大家都有了自己的岗位文件，都明白自己要干的活。定格描述 格子名称：新员工入职；隶属岗位：人事部经理/办公室主任/人事文员；14五、流程图与时间定额范例（2） 15五、流程图范例（2）说明 关于范例二 范例二与范例一的不同之处，就是范例二的流程，是专门给检验员

12、岗位做的流程。不合格品处理涉及到生产、质量、技术，是一个跨部门的、程序步骤很多的大流程，但是，检验员在这个大流程中，涉及到的就是如图所示的几个步骤，这就是他们要干的活。所以，我们不能把一个大的，程序很多的、完整的流程交给检验员，让他们去学习，去找自己要干的活，而是把一个完整的流程格式化处理，然后把范例二这样的流程图叫给检验员，定格在检验员岗位。说明 范例二的流程图，仅仅的从形式上，概念上满足了格式化的要求，但是在内容上，还远远不能满足要求，因为检验员岗位分为：来料、制程、成品等不同的岗位，不合格品的发现也有本工序与跨工序的区别，所以文件不能一概而论。编外语 我们做文件，是为使用人做文件，要让使

13、用人看了，能够清清楚楚地去做事情，而不是为了做文件而做文件，更不能为了完成上级的要求而做文件！16六、格子填充流程的作业标准 格式化后的流程，仅仅规定了岗位应该做什么事情，有几个步骤，并明确了做事情的先后秩序，但是，还没有如何把事情做好的规定。比如检验员的不合格品处理流程第二步，要求检验员开出不合格品报告，但是没有规定不合格品报告的质量；第三步同样的问题，要求检验员进行标识、隔离，但是没有规定，用什么颜色的标识卡，这样的问题，在流程图里是不能够表述的。因此，流程需要一个支持文件，就是关于流程的作业标准，用以保证流程作业的质量，必须注意的问题是，流程的作业标准必须针对流程的每一个步骤制定，对每一

14、个步骤提出明确的规定，要求作业人员，按照规定操作，这就是公司经常提出的标准化作业。特别提示：在制定流程作业标准时，我们要把执行标准的对象，设想为：新入职人员或者岗位调整的人员。把他们定义为对岗位内容什么也不知道的人员，为他们做文件，使他们明白所做的事，才有实际运用的意义。格式化管理的一个重要的功能，就是固化与传承。17六、流程作业标准范例（1） 18六、流程作业标准范例（2） 19六、流程作业标准范例（1-2）的说明 关于范例 以上两个范例，虽然文件的标题都是流程作业标准，但内容明显不符，基本看不到操作人员在进行流程作业时，应该做到的要求。范例一中，很多内容体现了岗位职业素养的要求，范例二中，

15、更多的是对流程步骤的文字说明，均不能对流程作业进行支持。例如范例二，流程的第四个步骤是：上报不合格品报告。而在流程作业标准的第6.4条表示：检验员把不合格品报告进行上报。二者表达了同一个内容，但是都没有回答一个问题：上报给谁？时限多长？这就是这个步骤的作业标准，没有回答这个问题的文件，检验员拿到，想必也是一头雾水。务必请大家认识到，我们做文件的时候，一定要去认真地推敲，员工在流程作业时，到底有多少细节的东西需要明确，不可忽略。20七、格子填充流程的管理制度用流程理事，按制度管人 对于管理，有很多种解释，其中一个说法，就是“管人与理事”。前面我们对流程进行了格式化处理，属于理事，现在我们要制定流程的管理制度，用于管人。对做事的人的随意性进行约束，必须依赖于制度，用制度来保证流程运行的规范性。流程作业标准与流程管理制度的区别 流程规定了做一件事情，需要进行几个步骤与先后顺序。作业标准规定了每个步骤需要做到的内容。制度则是对岗位人员在进行作业时，在具体行为过程与结果上提出了约束条例。 标准与制度的概念十分容易混淆，我们可以通过下面的范例进行理解。 21八、格式化处理文件范例（1）22八、格式化处理文件范例（2）23九、作业指南要点汇总以上我们描述了实施格式化管理的五个步骤 1、划格子、定名称 2、给格子内嵌入一段流程