第2篇 协同办公基础操作english

1、办公信息管理（Lotus）主讲教师：王晓锋王扶东课程内容第一篇 协同办公基础知识第1章 办公自动化系统与协同办公基础知识第2章 Lotus Domino/Notes体系结构第二篇 协同办公基础操作第3章 Lotus Domino/Notes基本概念第4章 Lotus Domino Notes客户端操作第三篇 协同办公环境定制操作第5章 Lotus Domino Designer办公环境定制第6章 公式语言第7章 Domino的安全机制第8章 Lotus Domino/Notes工作流程序设计第四篇 协同办公系统开发综合实验第3章 Lotus Domino/Notes基础知识 3.1 Domin

2、o应用程序和数据库3.2 Lotus Domino/Notes其他基本概念3.3 几个重要的文件3.1 Domino应用程序和数据库每个 Domino 应用程序均从 Domino 数据库开始。所有 Domino 应用程序都包含一个或多个 Domino 数据库。Domino数据库是存放应用程序中的数据、逻辑和设计元素的容器。Domino应用程序和数据库应用程序实例：邮件程序在Domino服务器安装后，附加了很多应用程序：比邮件程序，Domino Web Administrator，讨论数据库，文档集，通讯录等。邮件程序就是由一个邮件数据库组成的。邮件数据库包含很多设计元素，还可以存放邮件文档。

3、打开邮件程序我们在Lotus Notes 中可以使用该程序，下图是邮件程序的主界面。可以看到在收件箱内有一封邮件。邮件前面的“红色五角星”表示未读邮件。 打开邮件程序设计在Designer中打开，查看其设计元素3.2 几个重要的文件Domino使用标识符文件（*.id）标识用户和控制服务器的访问。一个是验证者标识符Cert.id，一个服务器标识符Server.id，一个管理员标识符Admin.idNAMES.NSF实际是Notes为用户创建的个人通讯录（Personal Address Book）,其中包含了交叉验证信息、场所信息、个人和群组信息以及连接信息文档。NOTES.INI包含有Not

4、es的设置信息，包括用户的默认目录和网络域名称等，Notes在每次使用时都检查此文件并在必要时改变其中的内容。DESKTOP.DSK记录着工作台上数据库和页面标签信息。 建议最好将以上文件都保留一个备份并定时更新，以便在系统发生崩溃后，可以很快恢复原有的安装和配置。3.3 Lotus Domino/Notes其他基本概念 1Domino目录2网络域（Domain）3层次命名与 Notes 标识符相关联的命名系统，它反映了组织中名称与验证者的关系。层次命名有助于区别使用相同公共名称的用户以提高安全性，并且允许分散验证字的管理。层次名称的格式是： 公共名称/ 组织单元/组织/国家代码 例如：名称

5、Sandra E Smith/West/Acme/CA 的规范格式为： CN=Sandra E Smith/OU=West/O=Acme/C= CA 这里：CN 是公共名称，OU是组织单元，O是组织，C是国家代码。注意OU最多可以有4层。 Lotus Domino/Notes其他基本概念（续） 4Domino 服务器和 Notes 用户标识符 Domino 使用标识符文件标识用户和控制对服务器的访问。每个 Domino 服务器、Notes 验证者和 Notes 用户都必须拥有标识符。保存为“*.id”文档。5本地数据库：指存储在计算机的硬盘驱动器、软盘或已上网的文件服务器上的 Lotus No

6、tes 数据库。6复制：Notes 允许在多个服务器或工作站上保存单个文件的多个拷贝，这些拷贝称做“复本”。它们使各个地方的不同网络上的用户共享相同的信息。复本与文件的拷贝不同之处在于在复制时源文件与其复本具有相同的复本标识符。(复制和拷贝不同） 7复本标识符 ：标识一个数据库及其所有复本的唯一编号。 8复制冲突 第4章 Lotus Domino Notes客户端操作4.1 Lotus Domino Adminstrator基本操作4.2 Lotus Domino Notes基本操作4.1 Domino Adminstrator基本操作一、Domino系统管理1用户管理 用户注册管理：用户注册

7、由掌管认证标识符的管理员完成。 系统的访问权限：系统管理员可以任意指定用户可以访问那些服务器和其上的数据库，甚至数据库中的文档。 系统资源的占用：管理员可以根据需要定义用户对系统公共资源的使用界限，如邮箱的大小、是否可以在服务器上创建数据库、可否通过一台服务器访问另外的服务器等等。 用户的移动：系统管理员可以借助管理进程的帮助任意在系统内移动用户或用户更名。 一、Domino系统管理（续）2服务器管理 服务器管理任务包括监视服务器的运行状态，监视负载、内存、磁盘空间等信息，出现问题时进行必要的修复工作，以及数据备份等。 3数据库（应用）管理 包含数据库设计的管理，内部文档的管理，容量的限制，用

8、户权限的定义，信息的维护，复制管理等等。 Domino/Notes 系统中绝大多数的管理工具都是针对数据库操作的。 一、Domino系统管理（续）4邮件管理 邮件管理包含邮件的拓扑结构设计，邮件路由选择，邮件流量的监视，用户邮箱的监控，与外部组织机构间的邮件投递管理等。管理员可以十分方便地利用 Domino/Notes 提供的管理功能，方便地管理诸如邮件路由选择，邮件的投递限制，用户邮箱大小的限制等等。 5日程表信息管理 用户可以用个人日历来安排和管理他们的时间。用户邮件数据库的日历可以跟踪众多用户共享的日程安排信息。“资源预定”数据库允许用户安排并管理会议资源。 一、Domino系统管理（续

9、）6验证管理 验证管理实际上是一种相互信任过程的管理，其中有对人的信任、对机器的信任、和对验证者的信任等过程。包括用户的注册、服务器注册、组织机构的生成、公共密钥的管理、私人密钥的生成与发放、不同组织之间的交叉验证等。 Domino/Notes 可以使这种信任管理受到良好的监控，从而不至于滥用信任关系。 7系统性能监视 性能监视包括对系统所使用的资源状况的监控，及时报告系统运行的潜在问题，并随时解决已经出现的突发事件。Domino/Notes 系统在运行时可以随时记录下每一发生事件，提供统计信息供管理员分析，并按照管理员的指示提供各种事件报告或预警消息，也可根据设置自动采取行动。 二、注册用户

10、1在 Domino Administrator 中，单击“People & Group”附签。2如下图，在“Tools”窗格，单击“People”，选择“Register”。 3选择Certifier ID文件cert.id，选择“OK”，输入验证者标识符的口令，并单击“确定”，进入个人注册对话框，如下图。4在该对话框中，默认只有基础（Basics）图标。单击“Advanced”打开高级选项，可设置用户的邮箱、地址、ID信息、所属群组等。5（可选）在Basics页面，要更改注册服务器（在“Domino 目录”进行复制之前存储“个人”文档的服务器），请单击“注册服务器”，选择注册所有新用户的服务

11、器，然后单击“确定”。6输入First Name、Middle Name（如果需要）和Last Name（必需输入）。自动生成用户的姓名简写和 Internet 地址。输入用户标识符的口令，并单击“确定”。此口令的标准基于“口令长度级别”中的级别设置。缺省的级别为8。 7在“Mail”页面，默认用户的邮箱名同用户名，默认对该邮件数据库的权限为“Editor”，即仅可以收发和处理邮件。可以选择“Desinger”或“Manager”权限。8在“ID Info”页面，可以编辑个人ID信息，为便于以后访问，建议选择“In file”保存ID文件。其他页面一般默认即可。9单击 ，用户名出现在“Regi

12、stration Queue”视图（用户注册列表）中。 10单击“Register”，或重复以上第6步第9步，完成多人注册后，单击“Register all”。 三、创建群组 1在 Domino Administrator 中，单击“People & Group”附签。 2选择“Domino Directories”，然后选择“Groups”。 3单击“Add Group”，进入群组添加页面。 4在“Group name”域输入群组的名称。 5从“Group type”域选择群组类型。6（可选）在“Descrption”域输入对群组的描述。 7单击“Members”，选择要添加的用户、服务器或

13、群组。单击“Add”，然后单击“OK”。 8单击“Save&Close”保存退出。 群组类型用途Multi-purpose用于有多种用途的群组，例如：邮件、存取控制列表等等 Access Control List only用于添加到存取控制列表 Mail only用于邮件列表群组 Server only用于服务器群组 Deny List only用于添加已终止的用户或其他用户。 Administration Process 无法删除任何群组成员。 四、创建副本可以为数据库创建本地复本，包含数据库的所有文档和设计。 1打开需要做复本的数据库。 2选择“File”“Replication”“New

14、 replica”打开新建复本对话框。 3在“Server”域中，选择“Local”；输入复本文件名。选中“Create Immediately”。 4（可选）执行下列操作： 如果希望加密复本，以便只能使用您的用户标识符打开它，可选中“Encrpt the replication”，并选择加密的级别“Medium Encryption”“Medium Encryption”或“Medium Encryption”。 如果希望创建索引以便能对复本执行全文搜索，请选中“Create full text index for searching”。 5单击“OK”。 五、复制数据库 创建一个本地复本后

15、，可以对它进行更改，并将更改内容发送到服务器上的原始数据库。也可以接收对服务器数据库所作的更改。Notes 允许单向或双向复制更改。 1单击希望复制的数据库。 2选择“File”“Replication”“Replicate”。 3. 选择“Replicate with options”。 4. 单击“OK”。 5. 选择不同的服务器以进行复制。 6. 执行下列操作或其中一种操作： 选择“Send documents to server”发送文档到服务器。 选择“Receive documents from server”从服务器接收文档。 7. 单击“OK”。 4.2 Notes客户端基本设

16、置 1用户常用选项设置用户可以根据个人习惯对Notes进行设置。选择菜单“File”、“Preferences”、“User Preferences”基本设置分别包括启动选项的设置、显示选项的设置、清空废纸篓的方法、本地数据库文件夹、其他选项和安全性选项。2本地常用选项设置本地只能默认以为当前用户，如果客户机需要同时供多人使用时，每位用户需要自己进行本地设置，以便正确打开自己的邮件。选择菜单“File”、“Preferences”、“Local Preferences”，系统弹出 “本地设置”对话框。在“本地设置”对话框中，有多个选择页，选中“Mail”页，确保Mail File打开的是自己的

17、邮箱。3便捷图标大多数设计在Windows下运行的产品，都包含有带图标的工具栏。例如执行打印、剪切、拷贝和粘贴等操作的图标。图标是使用菜单的一种快捷方式。在访问菜单时，可以单击图标来执行相应的菜单功能。单击便捷图标比使用菜单要快。Lotus公司把这些图标叫做便捷图标（SmartIcons）。4. 用户场所设置 当工作时，Notes需要经常了解你是什么地方，由此它才能了解是否应该查找网络上的服务器。 那么Notes又是如何知道你所在地方，这就需要了解Notes用户场所(Location)的概念。 通过设置用户场所得到用户场所设置文档，Notes正是根据这些设置文档，了解到怎样连接到网络上，从什么

18、地方找到邮件数据库，怎样拨号和使用哪个端口等。 Notes为用户提供了十分灵活的场所设置能力，下面以在办公室内采用局域网为例说明。本节试验用户常用选项设置本地常用选项设置用户场所设置4.3 Notes邮件系统一、通讯录(Notes使用的通讯录的缺省名称为NAMES.NSF)。 Notes中的个人通讯录的基本作用与我们日常生活中的通讯录作用相同。但是个人通讯录并不仅仅是电子邮件地址的列表。它除了能够添加和删除个人通讯录中的人之外，还能够做下面一些事情： 书写邮件便笺，以便选择联系人。 用选取的联系人安排会议。 创建邮递列表和群组。 设置分类。 建帐号以搜索Internet目录。 对于远程使用，指

19、定对服务器的连接。 维护场所信息，主要是对远程用户。 一、通讯录（续）1. 向通讯录中添加联系人打开通讯录，单击“添加联系人”。单击“基本”附签，在“姓名”下输入个人姓名，在“邮件地址”域中键入个人邮件地址 单击“邮件地址”域左边的按钮可以选择用户所使用的邮件类型 还可以在“细节”和“注释”附签上，指定希望保存的关于个人的其他信息。单击“高级”，指定高级联系人选项 在“用户全名”域中键入姓名。在“邮件网络域”域中键入联系人的邮件网网路域。根据密钥类型，要求个人的公用密钥并在“验证过的公用密钥”域或“平级名密钥”域中输入密钥，这样就可以为发送给联系人的消息加密。在“分类”域中键入一个或多个名称，

20、并用逗号分开，以便分类显示联系人。要按分类来显示联系人，可切换到通讯录的“联系按分类”视图。从“徽标”域中选择一个徽标，那么就可以在联系人背景中显示其徽标。还可以给出“拼音排序姓名”和“显示姓名的格式”，“ 显示姓名的格式”分为“名在前姓在后”和“姓在前名在后”两种，缺省值是“名在前姓在后”。一、通讯录（续）2. 发送邮件 添加联系人后，当要给一个或多个联系人发送邮件时，可以打开通讯录，选择联系人，再单击“新建便笺”，那么Notes将把此联系自动添加到新消息的“收件人”域中。3. 还可以利用通讯录创建和发送会议邀请打开通讯录，选择联系入，单击“安排会议”，将会议安排给一个或多个联系人。4. 工

21、具使用打开通讯录，选择联系人，单击“工具”，可以创建群组、对联系人进行分类、访问联系人的Web页面和设置惯用选项。一、通讯录（续）5. 将邮寄列表添加到通讯录中 打开通讯录，切换到“群组”视图，单击“添加邮寄列表”。在“群组名称”域中键入名称， “群组名称”分为“多用途”、“仅存取控制表”、“仅邮件”、“仅服务器”和“仅禁止存取列表”5种，其中“仅邮件”是缺省值。在“描述”域中键入简要描述。在“成员”域中输入用户名，在输入每个名称后，按ENTER键或输入逗号隔开。还可以可以单击“成员”域右边的按钮，从通讯录中选择姓名。最后单击“保存退出”。也可以从消息、会议邀请或待办事宜项目来添加邮寄列表 二

22、、创建、发送和接收邮件1. 创建并发送邮件2. 接收邮件3. 指定邮件发送地址的几种方法键入邮件地址从通讯录中选择收件人使用Notes自动查找功能二、创建、发送和接收邮件4. Notes Minder的使用Notes有一个自带的实用程序，即使没有运行Notes Client，当有新邮件和日历警告时，该实用程序也会通知用户，这就是Notes Minder。 当Notes Minder运行时，就会有一个信封图标出现在Windows操作系统的任务栏的系统托盘上。当把鼠标光标指向该图标时，就会弹出一个提示框，指明当前状态或收到的新邮件数量。双击该图标就会在邮件文件中启动Notes。本节实验1.向通讯录

23、中添加联系人2.向通讯录中添加列表3.发送、接收邮件4.4使用Notes浏览Internet 通过浏览器软件访问Web站点首先需要连接到Internet和Web站点的浏览器软件，选择菜单“文件”、“设置场所”、“编辑当前场所”，系统弹出场所文档。单击“Internet浏览器”附签，在“Internet浏览器”域内，选择要使用浏览器。例如，Internet Explorer、Netscape Navigator或其他浏览器最后，单击“保存并关闭”按钮。 4.4使用Notes浏览Internet 通过notes内置的浏览器可以访问web访问Internet邮件Internet新闻组Internet

24、目录以上使用的前提是需要设置Internet连接4.4使用Notes浏览Internet 设置Internet连接，以便使用Notes提取页面FilePreferenceUser Perference，打开用户惯用选项对话框，选择Ports图标，确定正在运行TCP/IP。FileLocationsedit Location，打开当前场所对话框如果是通过代理服务器连接到Internet，需要在基本设置中“代理服务器”配置代理服务器。选中“Internet brower”附签，选择浏览器，缺省为“Notes内嵌的IE”，在“提取/打开”域选择“从Notes工作站”保存退出设置Internet连接，以便使用Domino服务器提取页面步骤同上在场所对话框中选择“Server”附签，在“Web提取服务器”域，指定一个Domino服务器本节实验设置Internet连接使用Notes打开Web页面保存Web页面以方便访问跟踪Web页面的更改脱机使用Web页面定制Web设置4.5 创建和使用日历日历是邮件数据库的重要组成部分，日历可以帮助用户记住约会、会议、事件和纪念日的安排。提醒