某公司档案管理操作手册

1、 可修改 欢送下载 精品 Word 可修改 欢送下载 精品 Word 可修改 欢送下载 精品 Word弘盛(hn shn)档案管理操作手册目 录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc270929575 一、档案管理平台(pngti)综述 PAGEREF _Toc270929575 h 2 HYPERLINK l _Toc270929576 二、档案案卷(njun)管理 PAGEREF _Toc270929576 h 3 HYPERLINK l _Toc270929577 三、档案文件管理(gunl)平台 PAGEREF _Toc270929577 h 6 HYPER

2、LINK l _Toc270929578 四、档案文件的列表(li bio)导入 PAGEREF _Toc270929578 h 10 HYPERLINK l _Toc270929579 五、档案借阅管理 PAGEREF _Toc270929579 h 12档案管理操作手册一、档案管理平台(pngti)综述档案管理分为文书档案(dng n)和工程档案。操作(cozu)路径为：工作管理(gunl)档案管理分类档案管理文书(wnsh)档案/工程档案如右面图1所示。双击翻开进入档案管理平台界面，如下面图2所示以文书档案为例 图1图2组织(zzh)目录(ml)树：显示的是当前操作员拥有(yngyu)的

3、登陆组织列表，选择相应的组织，在其下建立档案目录分类文书档案以年份分类(fn li)，工程档案以工程工程(gngchng)分类；二、档案案卷管理1、文书档案 图3如上面(shng min)图3所示，在档案管理平台组织目录(ml)树中，选中相应的档案目录，点击(din j)“新增，出现案卷管理(gunl)平台，如下面图4所示：图4文书档案案卷管理(gunl)平台字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1档 号自动生成组织号.年+流水2位2保管期限选择录入永久、长期、短期3密 级选择录入绝密、机密、秘密、普通4件 数自动生成本卷内文件总份数5页 数自动生成本卷内文件总页数6案卷题名手工录入卷名7立卷

4、单位选择录入8存放位置手工录入实体档案存放地点9起始日期自动生成卷内文件最早成文日期10终止日期自动生成卷内文件成文日期工程(gngchng)档案案卷管理平台字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1档 号自动生成工程编号.流水2位2工程工程选择录入该操作员拥有权限的工程3保管期限选择录入永久、长期、短期4密 级选择录入绝密、机密、秘密、普通5件 数自动生成本卷内文件总份数6页 数自动生成本卷内文件总页数7案卷题名手工录入卷名8立卷单位选择录入9存放位置手工录入实体档案存放地点10起始日期自动生成卷内文件最早成文日期11终止日期自动生成卷内文件成文日期录入完毕(wnb)后，点击“保存即可。注意：

5、在对工程档案(dng n)进行建卷时，一定需要先进行工程(gngchng)切换(qi hun)文书档案案卷分类要求：1.文书档案每年以保管期限立卷，将文件以卷内目录形式进行归档。2.档号：以公司总部为例，档号01.202201代表总部2022年永久卷；档号01.202202代表总部2022年长期卷；档号01.202203代表总部2022年短期卷；档号01.202202代表(dibio)总部2022年长期(chngq)卷；2、工程(gngchng)档案建卷工程档案案卷分类(fn li)要求：01基建(jjin)文件卷； 02监理资料卷；03施工管理资料卷； 04施工技术资料卷；05施工测量记录卷

6、； 06施工物资资料卷；07施工记录卷； 08施工试验资料卷；09过程验收资料卷； 10竣工验收资料卷；11竣工(jngng)图卷； 12声像资料(zlio)卷；13荣誉(rngy)资料卷各区域(qy)假设(jish)对工程档案案卷分类有特殊要求，可进行相应调整，以满足地区档案馆或区域公司自身的相关要求规定。档案文件字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1文件标题手工录入/自动生成2保管期限选择录入/自动生成永久、长期、短期3文件编号自动生成规那么：工程编号.年+流水3位4档 号自动生成所属卷的档号5材料属性选择录入原件、复印件6页 数手工录入本文件页数7份 数手工录入8责 任 者手工录入9顺

7、 序 号自动生成卷内文件的顺序号，可修改10单据编号自动生成原业务单据编号11文件日期手工录入成文日期12项 目选择录入/自动生成该操作员拥有权限的工程13存放地点手工录入14竣工资料选择录入是、否15备 注手工录入录入完毕后，点击保存。方式为：在上述图6“文件归档选择对话框中，选好档案类型和档案目录后，点击“归文件，即出现上述图8“档案文件维护平台。录入完毕后，点击保存，文件就会自动归至该档案目录下的未归卷平台内，如下面图9所示图9 图15单据(dnj)编号规那么(n me)：组织(zzh)号+固定(gdng)前缀“.+年(4)+月(2)+流水(lishu)码(2)。录入完毕后，点击保存，并核准。系统按年度在公司总部和区域公司分别形成档案借阅登记一览表。