档案电子文件专题讲座

1、.：.；电子文件专题讲座一、 电子文件概述随着信息技术的不断开展，办公自动化在各级各类国家机关、社会组织、企业、事业单位中日益普及，计算机辅助设计CAD和计算机辅助制造CAM运用于科研、工业领域，电子数据交换EDI、电子商务EC在国内外贸易中广泛运用，构成了大量的电子文件。二、 电子文件的概念电子文件Electronic Records是指在数字设备中产生，以数码方式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处置，并可在通讯网络上传送的文件。 完好的电子文件包括内容、背景和构造三要素。国际档案界电子文件专家以为，完好的电子文件由文件内容信息与元数据组成，并笼统化地将文件与元数据比作信的

2、内容和信封，文件是用元数据封装起来的对象，元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件。 三、电子文件元数据的含义和作用 1、元数据含义。信息技术界中的元数据有多种。电子文件元数据是关于文件的背景信息和构造，满足电子文件管理需求的特殊元数据。它是描画电子文件数据属性，并对其进展定位和管理、同时有助于数据检索的数据，是一种有效的信息资源组织和管理的工具，是一种编码体系。概言之，元数据是对文件的内容、背景、构造信息等进展描画动态扩展的电子目录。 2、元数据的作用。可从三方面来认识：1构建信息发现机制，即检索机制。元数据可以动态地获取电子文件管理的各项信息。面对海量信息资源管理,借助基于资源组织和发现

3、的描画型元数据，快速发现并获取特定的信息单元。2维护信息可识读性。元数据具有静态映射功能，可以完好地记录电子文件的原始形状，还可以系统地映射出电子文件的生成环境，数据产生的软硬件环境，数据构造，类型，翻开方式等信息对象的附加相关信息，即保管元数据的元素项。只需在获取数据对象的同时也获取这些附加的阐明信息，被检索到的数据单元才是可了解的、可读的。3保证数字信息的真实性、凭证性。信息单元的变化历史和操作记录的信息是管理元数据的元素项，元数据可以提示文件生成的行政管理环境，为数字信息单元真实性和凭证性提供了重要的佐证。 四、电子文件的种类 1、按电子文件的信息存在方式分类。可分以下8种文件：1文本文

4、件Text，或称为字表处置文件，是指运用文字处置软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。 2图形文件Graphic是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。 3图像文件Image是指运用数字设备采集或制造的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 4视频影像文件Video是指运用视频捕获设备录入的数字影像或运用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。 5音频声音文件Audio是指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。 6数据文件Data又称为数据库文件。是指在事务处置系统中单独承当文件职

5、责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库数据对象。 7命令文件，亦称计算机程序Program 是指为处置各种事务用计算机言语编写的程序，是一种计算机软件。它的构成过程普通是由程序员编写“源程序输入计算机，经过相应的编译程序编译后执行，有些还要经过衔接程序才干执行。 8多媒体文件Multimedia，包含上述两种以上信息方式的文件为“多媒体文件这种文件运用多媒体技术制造，具有较复杂的构造，必需运用多媒体计算机复现。 2、按文件的功能分类。可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。支持性文件是指生成和运转主文件的软件，如文字处置软件、表格处置软件、图形软件

6、，多媒体软件等。辅助性、工具性文件是指在制造、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件，如计算机程序类文件命令文件往往附带假设干辅助设计文件、图形文件，数据库往往附带假设干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。 3、按文件的生成方式分类。可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体如胶片文件重新录入生成的转换文件。 五、电子文件的特点与以往各种形状的文件相比，电子文件的主要特点包括： 1、电子文件信息对硬软件及规范体系的依赖性。电子文件的制造、处置，以致归档后的全部管理活动都必需借助于计算机系统才干实现，不兼容的计算机和运用软件生成的文件在交换运用时会遇到很大困难。当生成一份文件的软

7、件、运转该软件的操作系统和硬件更新换代以致与原系统不兼容时，需求保管老的系统，或者进展一系列顺应新系统的转换、迁移任务，才干确保该份文件的可读性和可管理性。在计算机系统处置文件，其正常的运作、管理都是建立在一套规范化体系之上的，如文件制造生成要有代码规范，其存储要有机读载体的格式规范、信息紧缩存储的规范，其传输要有网络通讯协议规范，其查找要有检索言语规范等。其严厉程度和对系统的要求，是纸质文件运作的规范化体系远远达不到的。 2、电子文件信息内容与载体方式之间具有可分别性。电子文件的信息与其方式或载体不是结实不可分割的，可以不以确定的格式存在和表示，一样的信息可以在表现时呈现多种方式、格式。由于

8、这种特性，对电子文件归档的完好性要求是内容要件和方式要件“二维归档。 3、信息的不稳定性。呵斥电子文件信息发生变化的主要缘由有：第一，信息可以脱离特定载体而存在，载体对它的“束缚没有了，计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改非常方便，动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。第二，电子文件载体性能的不稳定性有能够呵斥文件中信息的改动。第三、电子信息技术的开展，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现更是对电子信息稳定性的宏大冲击，要求将原文件迁移到新的技术环境之中，迁移过程中信息的损失、变异也是不可防止的。 4、信息的可重用性。一是存储起来的信息可以被反复调取、运用；二是对所存

9、信息整体进展拆分，或提取信息的属性，并使之与具有某种共同属性的信息建立关联、组配运用；三是经过网络根底和协同系统集群技术，不同的人或设备可以同时对同一文件进展操作：四是经过数据发掘等方式可以对构造化文件中蕴含的信息进展分析和调用，以发现数据资源库数据中的信息规律。5、电子文件构成系统的异构性。异构性是指是系统的数据处置与描画方式多样化，不一致。构成电子文件的系统性质、功能及功能实现方式是多种多样的，建立单位的业务特征、任务环境差别、技术系列的差别、开发者的技术擅长等，都会导致详细系统的概念定义、功能定义、构造方式、技术道路、技术构成等多方面的异构性。处理异构性问题的主要方法是数据处置方式和描画

10、方式的规范化。 6、电子文件管理流程的变化性1时间变化：归档、鉴定、著录环节提早；著录将贯穿于电子文件的编制、处置、归档、迁移、利用等整个生命周期。 2内容变化：A、简化 ：实体整理仅为对脱机保管的磁盘、磁带、光盘的简单归类。B、复杂化：信息整理、鉴定、著录。C、集成化：归档与检索的集成、逻辑归档任务与检索任务的集成、归档与鉴定的集成、维护与其他流程之间的集成。3顺序变化：由串行向并行、线性向非线性变化。 六、电子文件管理目的与原那么 1、电子文件管理的目的1保证电子文件的真实性。电子文件的真实性是指文件内容、构造和背景信息经过传输、迁移等处置后依然坚持不变，与构成时的原始形状一致。真实性是保

11、证电子文件行政有效性和法律证据性的根底，是电子文件反映历史容颜，构成社会价值，得以作为社会记忆长久保管的前提。2保证电子文件的完好性。电子文件的完好性包括三个方面的含义，一是作为记录社会活动真实容颜的具有有机联络的电子文件及其他方式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、构造和背景信息没有缺损；三是与主文件相关的支持性、辅助性、工具性文件齐全。 3保证电子文件的长期可读性原那么。电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、紧缩、加密、媒体转换、迁移等处置后可以以人可以识读、可以了解的方式输出，并坚持其内容的真实性。电子文件的可读性是其存在和保管价值的根底，假设文件不能顺利读出，文件中的信息便

12、成为“死信息，再有价值的东西也失去了存在的意义。 2、电子文件管理的原那么 1前端控制原那么。前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期实际为根底，把文件从构成到永久保管或销毁的不同阶段看作一个完好的过程。在这个过程中，文件的构成是前端，处置、鉴定、整理、编目等详细管理活动是中端，永久保管或销毁是末端。前端控制那么是对整个管理过程的目的、要求和规那么进展系统分析、科学整合，把需求和能够在文件构成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。在曾经建立了电子文件管理系统的地域和机构，电子文件是在系统中生成和运转的，电子文件管理过程的前端就延伸到了系统设计阶段，前端控制的方式也

13、部分转移到系统功能的设计之中，尽能够把文件生命周期各个阶段的管理要求设计在系统之中，以功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。前端控制是实现电子文件全程管理的重要保证，其必要性主要表达在以下两个方面： 第一，前端控制是确保电子文件真实可靠、完好平安、长期可读的有效战略。第二，前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。电子文件管理系统不应是对手工管理流程的简单模拟，而应该本着更科学、更合理、更有效的原那么对以往的文件、档案管理进展“业务流程重构，以便减少乃至消除文件、档案管理全程中各个管理环节的反复、疏漏，从而到达功能合理，效率最高。 2全程管理原那么。根据电子文件的特点和管理要

14、求，必需建立一个完好的管理体系，对电子文件从产生到永久保管或销毁的整个生命周期进展全程管理。3集成管理原那么。集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。包括文件流内部管理活动的集成、文件流与业务流的集成、文件流与其他信息流的集成三方面。七、电子文件的鉴定 电子文件鉴定任务的内容详细包括：鉴别、内容与技术情况的鉴定、处置、记录等环节。 一电子文件的鉴别任务 鉴别任务就是确定哪些信息是文件，从而需求判别其价值。鉴别是电子文件鉴定的新内容，是鉴定任务的第一步，也是鉴定任务顺利开展的根底和前提。 鉴别的义务是将文件从非文件信息中挑选出来，其本质是明确机构构成电子文件的需求，即机构需求

15、构成哪些电子文件。 二电子文件的内容鉴定 步骤：1、制定电子文件保管期限表；2、将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护；3、鉴定归档前的文件；4、鉴定保管期满文件。三电子文件的技术鉴定技术鉴定的义务即检查电子文件的技术情况，判别电子文件有用程度能否具有实现的能够，以明确电子文件的利用价值能否处于可利用的形状技术分析或技术鉴定，是对电子文件的各方面技术情况进展全面检查，包括对文件信息真实性、完好性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。1、真实性鉴定。鉴定电子文件的真实性，主要是认定文件能否就是当时当人当事构成的，可以将真实性了解为“原始性。就电子文件软硬件依赖性所呵斥的真实性问题， 可采取以

16、下措施。第一，分析机构内各类电子文件中哪些组成要素能确保文件长期的真实性；第二，根据预先确定的规范格式和模板编辑文件；第三，对于某些文件可将该文件转换成非数字方式，如缩微等；第四，对文件的迁移进展记录，这是文件著录中的重要内容。2、完好性鉴定。分为检查文件要素和检查要素集中手段两个方面。前者是指利用有效的技术手段，对照元数据模型，检查一份文件各个要素能否完备，包括可视的和不可视的部分。后者是指分析联络一份文件各个要素的手段能否有效，这些手段包括超级链接、置标言语等。3、可读性鉴定。可读性鉴定是电子文件技术鉴定的重要内容，目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丧失和过失。为此，不仅需求确

17、认文件在构成时的可读形状，同时需求分析其能否具备日后多次无过失读出的技术性能。主要包括四方面的任务： 第一，检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件如数据比较复杂的关系型数据库的相关数据库、文字资料能否齐全、完好。对于加密文件，保管时假设由于特殊需求未予解密，还需检查其记录密码能否保管下来。 第二，检查电子文件的信息存储格式能否符合归档要求。 第三，核实归档或迁移时填写的文件运转的软硬件环境、版本号能否正确。 第四，检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件。如发现有很小的错误，可清洗后再读，以确认其可读性。国外有专家以为，假设错误超越文件的5，就有理由以为该文件不具有可读性，可经过与打印件加

18、以比较的方法确定其能否值得保管。4、无病毒鉴定。可运用病毒检测软件检测归档文件和归档介质能否携带病毒。 5、介质情况检测：1介质物理性能的检测。 包括归档磁带或光盘能否清洁，介质外表能否光滑、无皱褶、无划伤、无磨损，运转能否正常等。2介质规格的检查。普通情况下，不应选用过时的、不符合工业规范的存储载体作为归档和脱机保管的介质。 八、电子文件的处置 方式主要有：销毁和保管两种。 1、销毁。电子文件的销毁应采用与文件密级相顺应的方法。普通文件的销毁在计算机中进展，为了防止误操作，应先建立备份，待审查确定销毁无误后，再将备份删除，删除操作包括“删除指令、格式化等。属于严密范围的电子文件被销毁时，如存

19、储在不可擦除载体上，须连同载体一同销毁，并在网络中彻底去除。销毁过程应予记录，记录资料应予保管。2、保管。1保管在文件管理系统中。分为两种情况，第一，按照归档要求将归档文件保管到相关数据库中，归档文件数据库普通包括永久文件数据库和定期文件数据库两种，功能完备的系统可根据电子文件的保管期限自动将相应文件转移到数据库中。第二，期满鉴定的结果如阐明文件还应再保管一段时间，应根据调整后的保管期限保管文件。 2脱机保管。需求脱机保管的电子文件包括：暂存一段时间后销毁的电子文件、文件、现行作用较小的永久性文件、需求建立备份的文件等。应选用质量优良符合工业规范的载体作为脱机保管的介质。 3缩微。对于那些在现

20、实条件下不能保证真实性可以得到长期维护的电子文件以及其他重要文件，可采用缩微的方式予以处置。缩微胶片的规格和质量应符合国家有关规范的规定。 4迁移。当机构的系统环境发生变化时，应将一切在线存储和脱机保管的电子文件迁移进新系统，以确保这些文件在保管期限内，在新一代软件中可以查找利用。 九、对电子文件鉴定过程的记录 鉴定是一项难度很大的任务，也具有相当的风险。为了监视鉴定的过程，保证其符合规范，遵守有关程序、政策和规范，并纠正某些不当行为，需求对鉴定任务予以记录。对于电子文件，经过一定的系统设计，内容鉴定和部分处置任务如销毁的过程及结果可以自动记录在系统中，而技术鉴定及另外一些处置任务如缩微的过程

21、及结果普通由人工记录在纸张上。 记录电子文件鉴定任务的文件包括：文件管理系统中的跟踪记录日志、鉴定报告、销毁记录、迁移记录、缩微记录等。这些文件是鉴定任务的证据，应由档案机构一致保管。 十、电子文件的归档 归档是将具有档案价值的电子文件由构成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。 一电子文件的归档范围 确定电子文件的归档范围时，应参照执行国家档案局关于的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，并结合电子文件的特点，将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件，纳入归档范围。归档前经鉴定为具有保管价值的电子文件是归档范围的主体，此外，还应从

22、以下几个方面思索搜集相关资料： 第一，电子文件具有软硬件依赖性，因此归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的根本格式及有关元数据都应属于归档范围。第二，同一活动中构成的电子文件、纸质文件、缩微胶片须一同归档。第三，电子文件归档时著录信息、鉴定记录等应与文件信息一同向档案部门移交。 由于电子文件在法律凭证性、管理制度、管理方法等方面的特殊性，因此目前我国规定在电子文件归档的同时，应归档一样的纸质文件，即“双套归档制。 二电子文件的归档方式 电子文件的归档方式有两种：逻辑归档和物理归档。 1、逻辑归档。是指在计算机网络上进展，不改动原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

23、2、物理归档。是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保管的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档的方式又可以区分为以网络传输方式归档和以介质传送方式归档两种。网络归档是将归档电子文件经过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程，也称在线式归档。介质归档是将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门，也称卸载式归档。 三电子文件的归档时间 电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。实时归档指电子文件构成后即刻归档；定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件构成一段时间之后再向档案部门移交。双套归档的电子文件和纸质文件，归档时间应一致

24、。 普通来讲，逻辑归档尽能够实时进展，以免发生失控；物理归档中的网络归档既可实时进展，又可与介质归档一样，自创纸质文件归档的阅历并遵照有关规定定期完成，如管理性文件在次年年初归档，科技文件在工程完成之后归档，文件随时归档等。 四归档电子文件的质量要求1、齐全完好。归档的电子文件应齐全完好，凡是归档范围内的文件均应及时向档案部门移交。尤其应留意相关电子文件的支持软件和管理数据的搜集。详细要求如下： 1用文字处置技术构成的电子文件，同时搜集文件存储格式、属性和文字处置平台的阐明资料。 2用扫描仪等设备获得的图像电子文件，假设采用非规范紧缩算法，搜集时应转换成通用格式，如无法转换，那么应将相关软件一

25、并搜集。 3用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，同时搜集软硬件环境和相关数据。 4用视频设备获得的动态图像文件，同时搜集非通用格式的紧缩算法和相关软件。 5用音频设备获得的文件，同时搜集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。 6由计算机多媒体技术制造的文件，其中包含前面所说的两种以上的信息方式，搜集时应保证参数准确、数据完好。7通用软件产生的电子文件，应同时搜集其软件型号、称号、版本号和相关参数手册、阐明资料等。公用软件产生的电子文件，原那么上应转换成通用型电子文件，假设不能转换，那么必需连同公用软件一并搜集。公用软件如系本单位开发，同时搜集设计过程中产生的纸质文件，如软件开发义务书

26、、需求分析阐明。系统设计阐明书、程序框图、鉴定及验收报告等。2、真实有效。归档的电子文件应真实有效，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本及更改记录予以归档，各种文件的草稿、定稿根据需求决议能否归档。有条件的机构应采用电子文件签署技术，以便确认电子文件的有效性。 3、格式规范。对于归档电子文件应有格式方面的要求，这是保证电子文件长期可读性的一个极为重要的问题。澳大利亚国家档案馆要求凡获准向档案馆移交的电子文件，其数据和元数据必需满足规定的物理格式规范和逻辑格式规范。我国规定归档电子文件的格式应为工业规范。 4、一式两(三)套。物理归档的电子文件普通要求有一式两套脱机文件，其中一套

27、封存，一套提供利用。必要时还可以一式三套，其中两套封存，异地保管。电子文件在长期保管过程中能够会出现读取的错误，封存件可以减少出错、失真景象，两套封存更为保险，由于两套同时出错的概率较低，封存两套可以提高平安性和可靠性。 5、经过整理。归档的电子文件应经过一定的整理和编辑。整理任务由文件构成部门担任，根据本部门电子文件的种类、数量或档案部门的一致要求决议整理方案，利用文件的著录信息，构成机读目录，介质归档时还应对电子文件的载体简单整理，在载体或其包装盒外表贴上标签，注明编号、称号、密级、保管期限、软硬件环境等。整理终了后，还应填写一致的，内容包括电子文件构成单位、硬件环境、软件平台、运用软件、

28、文件题名、构成时间、文件性质、类别、载体编号、保管期限等。归档电子登记表可以制成电子表格，可由系统根据归档电子文件的机读目录或著录信息自动填写。归档时应将电子文件及其机读目录、登记表同时移交给档案部门，归档电子文件登记表假设是数字方式的，还应赋有纸张打印件。物理归档的电子文件应与相应的机读目录存在同一载体上。 五归档手续 1、采用逻辑归档方式的电子文件，应首先由构成部门赋予文件以归档标识，然后系统自动将归档信息提示给档案部门，档案部门给归档文件加上相应的档案管理信息，如分类号、档号等，归档文件及相关信息进入数据库，文件便进入档案管理形状。得到授权的用户只能利用文件信息，不能对之进展删除、修正等

29、操作。这个过程应记录在系统日志中，以便审查。采用网络归档方式的电子文件，其归档手续与此类似。在这两种情况下，都可由系统自动生成一份，打印后双方签字作为归档凭证保管。 2、采用介质归档方式的电子文件，应由移交双方按照清点归档资料，对归档文件进展全面的检查验收，在确认归档文件的技术情况合格、相关资料齐全后，双方在一式两份的、上签字盖章，各留一份，保管备查。3、对于与电子文件同时归档的配套纸质文件，以及双套归档的纸质拷贝，应履行纸质文件的归档手续，即填制一式两份的移交清单，交接双方按清单清点后签字，各留一份，以备查考。4、归档电子文件的检测任务分两次进展，第一次是在归档前的技术鉴定任务，由电子文件构

30、成部门担任，鉴定结果填入；第二次是在归档时的检查验收，主要内容除了检测技术情况外，还包括支持软件、配套纸质文件、电子文件登记表等相关资料能否齐全，检验结果填入。由于两次任务都包括对归档文件技术情况的检查，在实践任务中可将两者合而为一，都在归档时进展，由档案部门和文件管理部门共同参与完成，以减少反复劳动。 归档电子文件存储逻辑格式 数据类型 引荐数据格式 不太好的数据格式 文 本 ASCII文本、AdobePDF 、XML、 TXT、 RTF微软的Rich文本格式微软DOC 格式、WPS、其他字处置格式 图像、照片 TIFF、JEPG、PNGGIF、BMP、XBM、其他格式 音频声音与音乐MP3

31、、WAV、AIFF WindowMedia、AU格式、RAM/RMRealAudio流式音频格式、MIDI/MODs 视频电影与录像带MPEG1、2或4版AVI、Quicktime、RealVideo数据库与光盘数据表ASCII文本、DBF格式Excel、Access、Filemaker 图 形 DXF 网 页SGML、HTML、XML 归档电子文件存储载体物理格式 载体称号介质 格式版本 用 途只读光盘CD-ROMMacintosh、 Unix、DOS650MB数据利用、备份、脱机保管引荐运用一次性写光盘CD-R、DVD-R 数据存贮藏份可擦写光盘CD-RW、DVD-RW 数据存贮藏份磁带D

32、AT 数据备份、脱机保管硬磁盘 数据处置、交换、利用软磁盘Macintosh、DOS数据处置、交换不能作为长期存储介质缩微胶片 存储珍贵档案 十一、电子文件的整理与编目一电子文件的整理 由于电子文件信息内容的实践存储位置不确定，而且内容与特定载体具有可分别性，因此原来占很大比重的实体整理任务将弱化、简化仅对脱机保管的磁盘、磁带、光盘作简单整理。而信息整理那么呈强化趋势。以用户为中心的效力方式，要求检索途径多元化，因此对于电子文件信息的分类整理将成为管理人员的一项日常任务，整理的结果存入检索系统之中，作为检索信息库的根本内容。十二、电子文件的维护 电子文件的维护涉及其载体、信息内容及其支持体系等

33、几个方面。 一电子文件载体的维护电子文件的载体主要分为磁性载体和光学载体两种。磁性载体包括磁带、硬磁盘、软磁盘等。软盘不能作为长期保管数据记录的介质。 光学载体包括： 只读光盘、可写入光盘 、可擦写光盘。电子文件载体的性质特点决议了其保管条件有着不同于纸质文件的特殊要求。即： 1、控制适宜的温湿度。引荐最正确保管温度为18，相对温度为 40，24小时内温度变化不得超越3，相对湿度变化不得超越5。归档光盘应保管在 14一24、相对湿度在45 60的环境中。 2、防止灰尘。要发明减少空气中含灰尘量的条件。保证机器清洁；严禁触摸软盘读写窗口和索引孔处；不能用手直接接触光盘信息部，运用后应放在盘盒中储

34、存，不应随处存放。 3、防止外来磁场。外来磁场作用于磁性载体上，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，呵斥信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。在电子文件保管和运用过程中一定要远离强磁场。确保不受磁场的破坏。可运用软磁物质软铁、镍铁合金等制成箱柜，对磁场进展屏蔽，在存有重要电子档案的库区设置测磁设备，以检测隐蔽的磁场。 4、防止机械震动。机械磨损和剧烈震动，也能对电子文件产生破坏。留意做好减震防冲任务。硬盘驱动器应平放固定，防止发生振动，硬盘驱动器执行读写操作时，不要挪动或碰撞任务台，以免磁头划伤盘片，呵斥盘片上的读写错误。 5、防止光线和有害气体的影响。有害气体和光线特别是紫外线对电

35、子文件载体危害极大。留意做好防光任务。要严防强光的影响，不要让室外光线直接照射在软盘、磁带上。除了留意上述物理化学要素对电子文件载体的影响之外，在日常管理维护任务中还要留意以下问题：存放：无论是软磁盘、磁带还是光盘都应该垂直放置，以防变形和重物来回挤压。不能用手直接触摸光、磁介质，应带非棉制手套；严禁用橡皮筋、绳子、曲别针来固定磁性载体和光盘，以免呵斥介质损坏和变形。 整理：软磁盘的标签应写好后贴上，假设软磁盘上已有标签，不能用圆珠笔等硬笔书写或修正，防止划伤。要定期对磁带进展倒带。缓解磁带的卷绕张力，也能防止磁带发霉。清洁：不得随意擦拭或清洗盘片，假设盘片放置时间过长，出现发霉景象，要用干净

36、的药棉蘸高纯度酒精擦洗盘片裸露部分，边擦拭边翻转，然后放置于清洁的环境中让酒精挥发枯燥后再运用。 各种媒介估计寿命表媒体类型寿 命 手工纸 1000年或更长 新闻纸 50年 缩微胶片 300年 缩微平片 100年 磁 盘 15年 磁光盘 30年 4mm磁带 10年 光 盘 5年 二电子文件内容信息的维护由于电子文件信息记录的方式与纸质文件不同，因此，电子文件信息的维护需采取以下措施： 1、信息平安规范。信息平安是由平安的软硬件技术和完善的管理规范、平安法律提供保证的。它包括技术行为的平安规范和人员行为的平安规范。 信息平安依赖于计算机系统平安。计算机平安是指硬件、软件、数据遭到维护，不因偶尔或

37、恶意的缘由而遭到破坏、更改、显露，使系统坚持延续正常运转的形状。信息平安维护是属于计算机系统平安的有机组成部分，电子文件的平安要求对整个计算机系统制定平安规范。2、信息加密技术。电子文件归档是必需解密的文件，文件必需以明文的方式归档。对有密级限制的电子文件，网络传输中该当运用加密技术。在实践通讯中通常采用公钥加密体制，发送者运用公开的加密密钥对文件加密，收方运用严厉严密的解密密钥对收文解密。 3、信息认证技术。主要有三种技术： 1数字签名技术。数字签名是以数字方式存储并能在通讯网络中传输的方法，是公钥加密算法的一种用法。 2身份识别技术。常采用通行字口令方式。 3音讯认证。接纳者可以检验收到的音讯能否真实的方法。4、防治计算机病毒。5、信息备份。备份设备有磁带机、光盘、硬盘。备份技术有拷贝、磁盘镜像、磁盘双工、镜像站点、效力器集群技术、灾难恢复方案。还要制定备份管理制度。6、网络平安。包括防火墙、破绽扫描技术和入侵检测技术。 7、电子文件长期可存取技术。包括仿真、迁移和载体转换维护技术。 十三、电子文件管理系统一电子文件管理系统概念电子文件管理系统是包括一切与电子文件管理有关的技术、管理、法律、规范、人员等相关要素在内，以保证电子文件的行政有效性和证据效能、保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的信息系统。电子文件管理系统的主体是由一组软