物业分公司采购与分包管理程序

1、物业分公司采购与分包管理程序物业分公司采购与分包管理程序提要：根据管理公司 EE 地产经营管理制度规定，结合物业管理企业的实际 情况，各物业分公司凡单项合同额 2 万元以上的采购业务 更多精品自报告物业分公司采购与分包管理程序总则 严格规范物业服务过程中的采购及业务分包，不仅是保 证物业服务质量、维护 EE 物业服务品牌的基本要求，也是 有效控制物业服务成本，倡导廉洁自律的重要举措，各物业 分公司必须遵照管理公司制度规定，确保采购及业务分包活 动公开、有序地进行。根据管理公司 EE 地产经营管理制度规定，结合物 业管理企业的实际情况，各物业分公司凡单项合同额 2 万元 以上的采购业务，必须纳入

2、招标系统进行控制，包括但不限 于：a）物料、设备采购；b）次性工程分包；c）服务分包等。相关职责界定 物业分公司负责供方管理、物料采购及服务分包的计划制订和具体实施，以及20 万元以下的招标工作。项目所在公司负责组织 20 万元以上、 50 万元以下的招 标工作。万元以上的招标项目按 AUX 地产经营管理制度 的相 关规定执行。管理公司物业管理部负责指导和监督项目所在公司物 业管理方面的采购及分包过程。供方管理供方合格评定准则为确保供方提供的物料或服务满足规定要求，所有物料 采购和服务分包必须首先进行供方合格评定。产品供方合格评定标准包括：a）工商局颁发的营业执照，合法经营；b）有资质证书；c

3、）固定的营业地点；d）充足的供货资源；e）提供明确有效的合格产品质量证明凭据；f）合理的产品价位；g）以及在合作期间产品使用合格率达到98%以上；h）供货及时性达到95%以上；i）对不合格品能及时退换的良好售后服务等。公用事业服务部门没有可供选择的余地，但对其单位架 构、相关人员情况、服务质量和服务特殊规定等亦应进行了 解，以便与其配合达到满足服务的需求。可供选择的服务供方，其合格评定标准包括：a）具备合法的营业执照、固定的营业地点；b）满足服务项目的能力；c）良好的社会信誉；d）合理的承包价格；e）优质的服务质量，及跟踪服务的有效性和及时性。供方合格评定方法业务经办部门负责收集供方基本信息，

4、根据供方的资质 等级、技术力量、设备条件等方面进行供方初评，至少应评 审供方以下几个方面的优势：a）质量、性能及其稳定性；b）价格；c）信誉-履约信誉与社会信誉度；d）售后服务；e）付款方式；f）交货方式、交货周期；g）公共关系；h）品牌；i）供方内部运作状况；业务经办部门负责填写供方合格评定审批表，记录对上述评审结论。品 质部负责复核，并重点对供方的营业执照、特殊行业的 资质证明等进行验证，其营业执照的项目范围和特殊行业资 质证明必须合法有效。经初评合格的供方，在可行时应由业务经办部门组织相 关部门人员进行现场考察，现场考察人员中必须包括品质部 派出的人员。现场考察主要内容是考察供方的营业地

5、点、公司规模 等，必要时对其所承包的项目进行考察核实，以确定其承包 业务能力和社会的信誉程度。现场考察评估通过后，业务经办部门负责拟订现场考察 报告，并由考察人员会签。业务经办部门负责将现场考察报 告，连同供方合格评定审批表一起提交总经理审批。经审批后的供方由品质部负责列入合格供方名录 并分发至业务经办部门执行。合格供方的监督评估 物业分公司品质部负责建立合格供方档案，并适时更 新。合格供方档案的内容包括以下信息：a）供方的名称、注册地址；b）评审结果和记录；c）供方营业执照复印件；d）资质等级证书；e）质量保证书；f）其他证明材料。物业分公司品质部负责组织业务经办部门对合格供方 的履约表现进

6、行监督评估，根据不同类型供方采用适当的评 估周期和方式，包括：a）对常用物料的合格供方每半年进行一次综合的监督评估；b）对提供长期连续服务的供方应每季度进行一次综合评估；c）对提供一次性服务或一次性工程的供方，应在合同执 行完后一个月内完成供方监督评估。物业分公司采购与分包管理程序提要：根据管理公 司 EE 地产经营管理制度规定，结合物业管理企业的实 际情况，各物业分公司凡单项合同额2 万元以上的采购业务更多精品自报告 物业分公司在进行合格供方监督评估时，可参照管理公司供方合格评定与 监督评估指引的规定执行，并形成合格供方监督评 估表。合格供方监督评估依据包括上述至条规定、合同执行情况等，尤其

7、应注意对以下内容的评估：a）掌握供方内部管理的状况；b）供方产品价格的变化；c）社会信誉的变化；d）同物业公司合作的情况跟踪；e）其他应当跟踪管理的要素。合格监督评估所引起的任何必要措施由业务经办部门 负责实施，品质部对措施实施情况进行跟踪验证，并形成跟 踪记录。招标工作程序招标项目立项招标项目由物业分公司各业务经办部门根据年度工作 计划提出，计划内的招标项目可直接编制招标文件。非计划 内的招标项目由业务经办部门拟定招标计划，必须按上述第 2 条规定的权限履行报批手续。招标计划的内容应包括：招标内容、成本估算额、招标 方式、招标文件编制时间、资格评审时间、发标日期、进场 时间等。物业分公司业务

8、经办部门负责拟订招标文件，招标文件 的内容应包括：a）招标人简介，包括公司的名称、地址、联系方式、基 本情况等；b）招标项目简介，包括项目内容、项目要求等；c）对投标人及投标书的要求，包括投标人的资格、投标书的格式、主要内容等；d）评标标准及方法；e）评标活动方案，包括招标组织机构，开标时间及地点等；f）其他事项的说明。拟订招标文件的其它具体要求按管理公司 AUX 地产经 营管理制度的相关规定执行。招标文件的审批权限按上述第 2 条的规定执行。实际操 作中招标计划、招标小组、招标文件及拟邀请投标单位的资格审查可同步报 批。成立招标小组每个招标项目均必须根据招标项目的特点成立招标小 组，负责整个

9、招标工作。原则上与投标单位有利害关系的人 员不得作为招标小组成员。招标小组人数必须为奇数，且不少于 3 人。业务经办部 门经理、财务部经理、品质部经理及相关专业技术人员应为 招标小组成员，全过程参与招标工作。在整个招标过程中，每次评审招标小组成员出席人数不得少于总人数的 2/3投标单位确定 物业分公司招标一般宜采用邀请招标方式，由业务经办 部门负责收集相关供方信息，由招标小组审查确定拟邀请投 标单位。各类招标项目预选投标单位应不少于三家。投标单位应 优先从合格供方名录中选择，合格供方名录中没有或数 量不够时，才可从其它推荐途径选择投标单位。投标单位的 资格预审应遵循以下规定：a）已列入公司合格

10、供方名录的单位直接具备投标资格；b）未列入公司合格供方名录的单位，应按上述第3条的规定经评定合格后才能作为拟邀请的投标单位；c）已从公司合格供方名录取消的单位，两年内不得 参与投标。发标招标文件的发放、现场踏勘和答疑由招标小组负责组 织，公司各部门视实际需要指派人员配合，但至少应保证同 时有不同部门的二人参加。招标文件发放、 现场踏勘、 招标答疑均应形成书面记录， 其中招标答疑记录应作为招标文件的补充附件一并发给投 标单位。开标、评标、定标招标小组主持开标工作，现场拆封，该过程应形成书面 记录，参加开标的全体人员签字确认。开标后招标小组组织相关人员进行标书的分析，以便进 一步的评标定标工作。招

11、标小组组长主持招标项目的评标工作，招标小组全体 人员参加，实际人数不少于 3 人。各类专业的评标工作均必须遵循管理公司 AUX 地产经 营管理制度的相关规定执行，经招标小组评标，并将评标 结果按规定权限报批后确定中标单位。确定中标单位后 3 日内，招标小组向中标单位发出中标通知书，并将中标结果以书面形式通知其他投标单位。合同签订及招标文档管理物业分公司业务经办部门负责按本手册第节的规定，组 织内部的合同评审过程，并与中标单位进行合同洽谈，签订 正式采购或分包合同。招标过程中形成所有文件和记录由业务经办部门负责 整理成册，并在正式合同签订后一个月内移交行政人事部统 一存档保管。物料采购物料定额标

12、准各物业分公司应根据物业服务实际需要，明确各类材 料、部件、工具、用品及小型设备的基本库存量，包括工程 设备维护所需的备品备件，建立物料库存量标准及部门或个 人使用工具的配备标准，编制物业采购分类明细表 ，经 本公司总经理审批后执行。物料采购分类明细表是物业分公司提出采购需求、 制订采购计划的依据之一，物业分公司行政人事部部应每半 年一次组织各部门对 物业采购分类明细表 进行评审更新， 并报本公司总经理审批。年度采购计划 物业分公司行政人事部根据工装管理规定、物料定额标 准、各类工作人员数量，及各单位自然状况等信息，制定年 度物料采购计划，报总经理审批。年度物料采购计划是制订年度收支预算的依据

13、之一，在 年度采购计划执行过程中，因物业分公司采购与分包管理程序提要：根据管理公 司 EE 地产经营管理制度规定，结合物业管理企业的实 际情况，各物业分公司凡单项合同额 2 万元以上的采购业务 更多精品自报告 业务变化或其它因素导致年度采购计划调整时，必须相应调 整公司年度收支预算计划，并报项目所在公司审批。月度采购计划 每月固定消耗的常用物料，例如劳保用品、清洁用品、 易损备件（灯管、镇 流器、窗把手、水龙头、电话线）等的月度补充计划， 由行政人事部仓管员根据库存量于每月 25 日前提出。物业分公司各部门根据下月工作需要，结合年度物料计 划制定下月的物料采购计划，说明物料名称、型号、规格、

14、数量，经本公司财务部经理审核、总经理审批后，于每月 25 日前报行政人事部。行政人事部根据仓管员的月度补充计划及各部门月度 物料采购计划，于每月 28 日前拟定下月物料采购计划 。计划采购实施 经总经理审批后的物料采购计划交行政人事部采购 员实施采购。凡属于招标范围的采购必须按上述第4 条的规定，通过招标选择采购供方。不属于招标范围的采购必须从 经批准的合格供方名录选择，未列入合格供方名录 的供方必须按上述第 3 条规定经评定合格后方可选择。各类物料采购必须按管理公司合同管理的规定执行，凡 采购金额在 5000 元以上的采购项目必须签订正式的书面合 同。采购金额在 5000 元以下没有签订正式

15、书面合同的采购 项目均必须在进货验收合格后付款。对签订长期供货合同，分批供货的采购项目，行政人事 部采购人员应以书面形成发出采购订单，特殊情况下口头提 出的采购订单应予以记录。采购大宗物料或采购数量在 10 个以上的物料时，一般应通知合格供应商送货上门。行政人事部采购人员应及时组织进货的验收入库手续，具体按物业分公司制订的物料管理程序执行。零星、应急物料的申购 零星物料是指除常用物料外的、所需数量较少，且没有 库存的物料。 应急物料是指突发性急用， 且没有库存的物料。各物业分公司的零星、紧急采购必须按以下程序执行：a）物料使用部门填写 零星物料采购申请单，说明物料名称、型号、规格、数量，并交部

16、门经理审核；b）零星物料采购申请单 交财务部经理及总经理审批；c）经审批的零星物料采购申请单交行政人事部采购 员实施采购。紧急情况下的非常用物料采购，可以采取紧急措施在供 方处对实物质量进行验证后自行购买，但在购买后须按上述 要求补办紧急采购手续。物料采购时效常用物料采购原则上应在 3 个工作日内完成，特殊情况报行政人事部经理同意后另行处理。特殊物料的采购原则上应在 5 个工作日内完成，特殊情况报行政人事部经理同意后另行处理。零星物料的采购原则上应在 1 个工作日内完成，特殊情 况报行政人事部经理同意后另行处理。紧急物料的采购原则上应在 3 个小时内完成，特殊情况 报行政人事部经理同意后另行处

17、理。物料保管 各物业分公司应建立物料管理程序，明确规定物料进货 验收、入库、储存保管及领用出库的管理责任、方法和控制 要求。所有外购物料均必须执行进货验收，确认符合采购合同 要求后方可收货、入库。物业分公司应设置物料贮存仓库， 将各类物料分区存放，做到摆放整齐、标识明确，防止物料 损坏、 变质或丢失。 其中， 有毒有害化学物资必须隔离存放， 并做好防护措施。物料进、出库必须按规定办理手续，入库物料应经验收 合格，出库物料应办理领用审批和签收手续。各类物料应按种类、规格分别列账，逐次记录进、出明 细，并每月盘点一次，确保各项物料账物相符。物业分公司各管理处作业班组集中领用的物料，在班组 内的领用

18、也应建立相应的记录，并由领用人签收。服务分包物业分公司的服务分包应在物业管理方案中予以明 确，经项目所在公司总经理审批后执行。物业分公司临时决 定的服务分包，按本手册第节规定的合同审批权限， 2 万元 以下的由本公司总经理审批，超过 2 万元的报项目所在公司 总经理审批。物业分公司所有对外分包服务应明确质量要求，包括服 务范围、作业方式与内容、服务过程及效果评价方法等，并 作为分包合同必需附件。物业分公司应根据本手册的规定，明确分包服务监管责 任部门对分包服务执行过程监视和效果评估，并针对不同类 型的分包服务采用适当的控制方法，包括：a）针对长期连续分包业务，应根据分包合同要求制定相应的管理规定，对供方服务质量进行连续监控；b）针对周期性的分包业务，由监管责任部门负责指派专责人员进行监理，并要求服务供方提供每次业务执行报告， 监管人员跟踪确认；c）针对一次性的分包服务或一次性维修工