部门行文培训讲义

1、 内部培训讲座质量安全管理部 1引言为提升部门整体形象，体现管理有章法，部门行文，建议相对固定地规范格式。不要一人出一种格式。如果部长请你做个策划、向领导写个请示、替领导拟个发言稿、起草公函、起草规章制度、发个通知、以及会议纪要，等。应做到从格式到内容均有一定之规。一、部门职责贯标管理：质量环境职业健康安全体系建立与运行管理（规章制度建立与监督）技术管理：业务建设、资质管理、评优报优、事故应急与处理安全管理：责任制、流程的建立与监督检查质量安全培训：其他：项目管理软件系统、质量与安全考核二、部门行文1 部门行文种类 报告、请示 通知、通报 工作策划 会议纪要 函件（公函、便函、E_mail等）

2、 规章制度2 部门行文格式与结构报告、请示按业务范围分：体系运行报告内审报告、管理评审报告事故调查报告（质量、安全）年度资质报告规范送审、报批报告调查研究报告 关于的请示，等等报告、请示体系运行报告编写目的：向领导和员工通报三体系运行状况。使之明确下一步重点。报告内容：主要报告整体推进程度、存在问题和下一步要做的工作。编写建议：简明扼要、不写过于刺激性文字、侧重点不要偏，站位要高，不要写成部门季度总结。更不要写成事无俱细流水帐式的工作汇报。内审报告、管理评审报告贯标多年形成较成熟框架 需要不断完善发展创新。内审报告：以管理者代表名义。基本内容为三部分：.内审过程与结果的小结，.内审发现的主要问

3、题，3.今后应做的改进。管理评审报告：以最高管理者名义。内容为二部分：1.提交管理评审的问题及对应措施,2.有关责任部门及完成时间表。报告、请示报告、请示事故调查报告原则与前期功课： 必须实事求是、不徇私情、秉公而断。 必须在完成三方联合调查的基础上撰写。目的与内容： 由于主要是写给领导的报告（出于公司形象考虑，有的内容可写，但不便公布），故在客观如实汇报经过后，应亮明本部门的意见，意见包括责任认定和处理建议。报告、请示事故调查报告（续） 格式：抬头应写主送领导，落款应有本部门 全称、第一管理者签署和日期。 结构：报告应分为三部分： 1.事故经过 2.责任认定 3.处理建议 4.引以为戒的措施

4、建议报告、请示年度资质报告目的:主要是向主管领导汇报资质现状与发展。提出资质存在问题及部门建议前期功课：了解掌握国家有关资质管理政策走向，摸清存在问题的原因，商定解决方案。内容：资质现状，存在问题，解决方案的建议。报告、请示规范送审、报批报告国家标准编制分四阶段工作：工作大纲、征求意见稿、送审稿、报批稿。至少开三次会议：大纲审查会、征求意见稿审查会、送审稿审查会。意见分歧较大时，可能将召开报批稿审定会，如余热发电规范。每次会议专家代表应达到法定人数人，会议方有效（注意：专家人数不含参编单位人员）。报告、请示规范送审、报批报告只有送审阶段和报批阶段才编写报告。送审报告内容：制订标准任务的来源、制

5、订标准过程中所作的主要工作、标准中重点内容确定的依据及其成熟程度、与国外相关标准水平的对比、标准实施后的经济效益和社会效益以及对标准的初步总评价、标准中尚存在的主要问题和今后需要进行的主要工作等。 报告、请示规范送审、报批报告报批报告内容：在送审报告的基础上，增加送审稿审查会议的情况汇报及新的意见处理情况即可。关于标准编制，内容比较多，如有机会另找时间做针对性专题讲解。报告、请示关于的请示 抬头：向哪位领导请示，应注明职务。 内容：应简明扼要，包括2部分：请示事项、背景（理由）说明。 落款：应有部门领导签署、日期。格式：举例通知、通报院网滚动通知 登录-综合信息-公告板-公告发布 公告标题：关

6、于的通知（） 通知标题要求：目的明了，须少于50字 通知内容要求:简明扼要，忌字数太多。如内容必要，则以附件形式。但不建议把通知写得太长。通知、通报通报 事故处理通报，一般以院文发布。格式按院文要求（公司办公室负责）。事故处理通报的撰写1）应在完成调查程序后再写2）内容宜分为四部分：事故简介、责任认定、处理处罚、引以为戒。工作策划目的与前期功课 根据策划的工作内容，调研收集有关资料，作为策划的输入。必要时求助于外部门、单位。做到下笔前心中有数。内容 根据工作的重要程度规模大小，所策划的内容有所不同，以2009年度贯标工作策划为例：工作策划一、指导思想 二、策划输入 三、体系内外部环境变化分析

7、四、管理体系运行现状分析 2009年院公司管理体系建设总体思路六、2009年院公司体系运行工作总体思路七、工作主要时间节点 会议纪要外部会议：为主持单位代笔。一般要求会议结束前完成，并在会上宣读。故应在会议中写出初稿，经征询主持人意见并修改定稿。内部会议：谁主持谁执笔。如多部门联席会议，则应谁发起谁起草。初稿应传给与会部门代表征求意见。会议纪要外部会议内容：基本由三部分构成 会议简介：交代时间、主持单位、参会单位及领导（顺序按国家、地方、行业、上级单位、本单位）、发言情况及发言提要。 格式用语：就会议主要内容形成会议纪要如下（领导主要审查部分，需仔细措词）下一步工作要求：主要是工作进度要求。

8、举例：会议纪要内部会议内容：简单化，可以表格形式 交代时间、主持部门、参会部门及领导。 会议讨论内容 会议形成的决议 举例：2010年度业务建设计划评审会议纪要函 件公 函目的与作用： 对外交往的信函 作为一种公司形象 体现对对方的尊重 表示对事件的重视格式与结构： 注意：内容立意要以公司名义，不可写成部门口吻。举例函 件便 函当不便以公函形式发函时宜以部门名义出函时内外部通用，落款要加本部门对外宜加盖部门章对内宜有部门领导签字函件Email信首：称呼收信人官称为宜，以示尊重。如院长部长经理工结尾：祝工作顺利Best Regards 如临近节日可加节日愉快等。函件Email 落款格式：对外发函

9、天津水泥工业设计研究院有限公司 质量安全管理部主任工程师吴涛Wutao Director EngineerQuality &Security ManagementDept.Tianjin Cement Industry Design and Research Institute Co., Ltd. Add: No.1 Yinheli Bei Road Beichen District Tianjin ChinaTel: 0086 22 26915287Fax: 0086 22 26915289E-mail: Web Site: 规章制度公司体系文件编写： 格式：执行SM-SP01 内容：四要素 目的、范围、职责、具体规定 （术语：必要时加） 结尾： 编制与解释权限说明、文件修改情况、相关文件与记录。规章制度部门作业文件编写： 格式：参照执行SM-SP01 内容：四要素可根据需要简化。但至少应有职责与具体规定。具体规定内容即实际操作规程，宜详细。其他