办公自动化(OA)与企业信息网的集成

1、.：.； PAGE 7办公自动化OA与企业信息网的集成吴巍 抚顺电业局计算机中心 113008在网络时代里，企业的管理重点已从物流、资金流逐渐向信息流跨越，信息流更多地表达为电子文档，它的交互性能有效改善办公的效率，而办公实践上又是经过单位内部人与人、人与部门、部门之间信息的搜集、组织、共享、传播等行为的协调来实现单位整体目的的过程。因此，实现办公自动化正是控制管理信息流的直接手段，办公自动化可以协助 我们对信息流进展科学合理的控制，提高办公效率。所以OA是管理信息系统(MIS)的根底。OA 要从MIS、ERP、电子商务等系统中提取信息，用于辅助决策。一、电力企业OA系统功能现有功能：1、系统

2、管理：系统管理员可进入本系统来管理OA办公平台。系统管理员在传统企业中具有多重的特殊角色，在系统前期选型、中期实施和后期维护阶段均有非常重要的位置。本系统为系统管理员设计了一个独立的子系统，提供了一个以处理企业需求变增和排除缺点为中心，降低系统管理员日常管理、维护任务量为出发点的管理工具集合。2、规范流程中心：本系统根据电力企业日常办公的特点，制定了办公系统流程。这些流程贯穿于企业内部组织之间，将跨部门、跨单位的协作办公集成到一个一致的计算机网络平台上。经过系统提供的流程设计工具与业务建模工具，也可以根据本人的需求优化、添设新的任务流程。3、公文管理：本模块提供了两个主要的功能模块：收文管理和

3、发文管理。收文管理完成收文所涉及的一系列操作：公文登记、拟办、转发、处室拟办、指点审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等；发文管理完成发文所涉及的一系列操作：处室拟稿、指点审签、文字审核、指点签发、文书印发等。在收发文系统中特别注重了数据的一次性录入，减少反复劳动，提高办公效率。4、档案管理：整个企业发生的各种任务流数据最终会归档到档案数据库里，以备日后查询追溯。档案管理模块提供了丰富、规范的档案管理工具，协助 分类管理、查询档案。5、个人办公：个人办公模块为个人办公提供了一个集中办公平台，可以在个人办公中处置您的业务、收发企业邮件、查询企业通讯录和私人通讯录。另外在这个模块中还提供了几

4、个常用查询工具来辅助办公任务。6、协同任务平台：将企业的传统垂直化指点方式转化为基于工程或义务的“扁平式管理方式，使普通员工与管理层之间的间隔 在物理空间上减少的同时，心思间隔 也将会逐渐减少，提高企业团队化协作才干，将人从繁琐的事务、威严的等级、刻板的环境中解放出来，最大限制地释放人的发明力。7、日常办公平台：变革了传统的集中办公室的办公方式，扩展了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落经过网络衔接随时办公。员工随时从今日或待办任务中看到需求他处置的任务，系统将按任务的轻重缓急提示员工，进展催办。 还应进一步完善扩展的功能及技术实施方案：1、信息集成平台：现代企业中已存在的MIS系统、

5、ERP系统、财务系统等存储着企业一些运营管理业务数据，对企业的运营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，OA系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到任务流系统中，使企业员工能有效获取处置信息，提高企业整体反响速度。2、信息发布平台：为企业的信息发布交流提供一个有效的场所，如电子公告牌、电子论坛、电子刊物，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项能及时传播，使企业员工能及时感知企业开展动态。3、实现远程办公和挪动办公。技术实施方案：思索到拨号的速度比较慢，在需求远程办公的计算机上建立OA系统本地副本，充分利用OA系统的优势，在远程办公的计算机上根本实现本地办公，在

6、本地将文件和数据进展处置，然后经过拨号到效力器，将处置好的数据传到效力器上，这时OA系统会自动进展差量复制，此种方式大大节省了实时衔接所需的时间，并且处理了线路拥堵和衔接速度较慢的问题。4、任务汇报：提供四类汇报模块，季度任务汇报、月任务汇报、周任务汇报、日任务汇报，企业用户可以根据本身需求变卦或扩展汇报流程与内容。5、会议管理：提供四个会议管理工具，这些工具协助 我们经过OA系统来恳求会议室；通知与会人员参与；确认与会人员参与；会后会议记录的下发。同时提供一个功能强大适用的网络会议模块，经过网络会议，可以在线和其他人进展面对面的视频交流和语音交流，也可以经过聊天室文字交流，经过网络会议还可以

7、共享本人的PC系统等。6、信使代理效力：信使是日常办公中不可短少的即时通讯工具，可以有效辅助任务人员及时获知他人发送给本人的数据和信息，该工具安装方便，操作简单，代理电子邮件、任务流数据、信息等数据的到来通知，让用户在不翻开OA系统的情况下迅速获知对方发送给本人的信息。7、业务系统与OA结合。技术实施方案：充分利用OA系统的通讯平台优势，经过OA的通用接口，将业务系统处置的数据结果传送到OA当中，然后生成报表；相关部门或指点在需求查询各个时期的报表时，只需选择该时期的报表，统计结果会自动地传到个人的任务桌面上，从而方便指点查询并提供辅助决策。8、整合内部和外部邮件。技术实施方案：1由OA效力器

8、来发送内部邮件用户发送的邮件音讯，发送到外部的邮件音讯经过OA效力器进展转发。2在OA效力器建立外部邮件的复本由外部邮件效力器自动复制到OA效力器上。3内部邮件用户之间发送邮件音讯完全经过OA效力器路由。二、OA与企业内部信息网实现无缝衔接在现代企业中，传统的MIS 系统主要依赖于关系型数据库，是以构造化数据为存储和处置对象，对数据具有强大的计算、统计、处置功能，是企业业务数据处置中心。但是，传统的MIS 系统由于缺乏有效的根底通讯平台，没有通讯和协同办公才干，协作效率低，不能在现代企业中构建有效的集成办公环境。 办公自动化软件是在Lotus Domino/Notes 平台上开发出来的一套可以

9、为政府机关、现代企业构建协同任务的管理软件，一些在MIS系统中难以处置的协同办公任务，可以在OA 系统中得到很好的处理。为了使OA系统的协同任务结果能与企业的MIS系统有效地沟通和交换，提高企业的集成任务效率，一些大型的软件公司推出了OA数据接口，它使OA办公自动化软件与企业的MIS系统如ERP、财务、事务处置系统等实现无缝衔接，不需求人工编程干涉，整个任务流数据经过OA数据接口与企业现有的MIS 系统自动交换数据，沟通讯息，大大地提高了企业整体办公决策才干，在这竞争日益加剧，企业面临生存压力的当今，这尤为重要。数据接口方案 数据接口是基于Lotus 公司提供的企业集成处理方案产品DECS(D

10、omino Enterprise Connect Service)、LEI(Lotus Enterprise Intergrator)、ESBEnterprise Solution Builder以及衔接关系型数据库DB2、Sybase、Oracle、SQLServer衔接器上进展开发。可以采用以下的数据接口处理方案框架使企业的MIS系统和OA系统架起沟通管道，从而实现无缝衔接。OA数据接口的原理数据接口由数据接口数据库及数据记录数据库组成。数据接口数据库A_Intgrt.nsf担任设置与MIS系统的衔接及MIS数据进入任务流系统的方式；数据记录数据库A_MisLog.nsf记录一切MIS与任

11、务流系统数据交换的活动信息。 数据接口经过数据衔接器DECS、LEI、ESB，将MIS系统的数据表单、视图导入数据接口数据库A_Intgrt.nsf，数据接口的定时代理 根据衔接文档的设置，将这些数据导入OA任务流系统，并启用相应流程。OA任务流系统在流转完成后将衔接设置中定义为要前往写到MIS系统的数据写到数据接口缓冲区，再由数据接口回写到MIS系统。OA数据接口的设置步骤以DECS为例1、为了接受于企业MIS 系统数据库的某一表单数据，必需在数据接口数据库A_Intgrt.nsf中创建接纳MIS系统数据的映射表单，该表单也可以直接从已设置好的任务流系统中拷贝。2、 创建DECS衔接文档Co

12、nnection，其衔接的数据源可以是ODBC、DB2、ORACLE、SYBASE等，并选择相应的Table ,View , Procedure。3、创建DECS活动文档Activity，使接口数据库创建的映射表单域与其衔接的外部数据源表单MIS系统表单域产生映射对应。4、在OA数据接口创建衔接文档，该文档规定衔接称号，选择进入日常办公的流程，规定由表单传值或域传值，确定初始序列号，传送流量，根据域值判别能否进入日常办公处置，能否自动提交等。5、数据传送操作 ：可用手动生成序列号的方法，亦可用数据接口的定时代理自动执行，该代理默许 被设置为30分钟运转一次，用户可以根据实践情况自行调整运转频率

13、。 以财务为例，其系统构造图如下：三、OA在电力系统推行还存在的问题1OA办公自动化概念普及宣传力度不够：OA涉及知识面较广，如群件平台、任务流管理、协同办公、平安权限、知识管理等等，让企业员工一下子接受这些概念，需求一个过程，对于非IT企业的指点来说，要使他了解这些概念，并非易事。2企业指点对本企业实施OA系统重要性认识不够：许多企业的指点只留意到了网络信息对降低原料、推行本钱的作用，却没有认识到当市场这一外在环境透明后，企业竞争力的源泉就是内部管理的本钱降低。也就是说， 办公自动化才是企业内部管理信息化的内核。3企业实施OA外部软硬件环境不够：OA重点在于协同办公、任务流，因此要求在企业网

14、络平台运转。然而在IT行业飞速开展的今天，有些企业电脑尚未联网。单机任务，无法运转网络环境、共享信息，更谈不上运转OA；有的企业即使组建了局域网，但也仅是摆设而已，缺乏网络操作阅历、缺乏网络管理人才。4企业员工素质参差不齐，电脑操作技艺差、电脑知识不够：企业OA建立是个系统工程，需求多人的参与与协作，人人要懂电脑，要会操作，否那么系统信息流如何流转？5缺乏对企业网络化、信息化、规范化的评价体系：国内尚未出台一个能评价企业在信息建立方面能否达标的评价体系，一个企业在实施OA系统时，其企业内部在网络化建立、信息管理规范化方面需求到达一定程度，方能使OA系统顺利实施，许多企业不规范内部管理，忽略了对

15、管理的改革，基于网络运转规那么的规范化、流程化的管理方式还没有建立起来。指点一点头，就一窝蜂上，而不论OA实施效果。6缺乏对OA的一致定义：OA是干什么的？国内没有一个权威的定义，许多传统企业的决策者在习惯思想、传统方式的框框下还没跳出来，对于OA能给企业带来什么、企业需求OA做什么，没有做深层次的思索。7缺乏OA软件开发规范：目前开发OA软件的公司相当多，大家各显神通、百花齐放，有的是专业公司开发，有的是企业内部组织开发，各自为战，尚未构成一致的开发规范，因此OA软件的通用性、适用性较差。四、系统的平安性思索保证系统和网络平安是一门不可低估的科学。可靠的平安性可以为预期的用户提供能够的功能，

16、但是对那些不受欢迎的人提供尽能够少的信息。主要包括以下几个方面：平安防御、数字认证体系、网络管理体系、目录体系、Proxy和NAT；其功能分述如下：平安防御：主要的防御手段包括：边境维护；入侵检测；防御蓄意破坏；防御病毒、蠕虫；防御恶意挪动代码；回绝效力；防御信息盗取；防御带宽滥用。用户身份认证：对用户的身份进展确认，是保证信息平安的前提，只需合法用户的数据才干正常的出入系统，才干使防火墙成为一道防线。目录体系：认证处理了“入门问题，它给企业职工提供了一个身份标识手段，但经过认证之后有多大权益，那么必需依托授权手段。网络管理体系：建立集中的网络管理中心，一致监控网络运转的情况，节约本钱；友好的用户界面，强大、丰富的网络管理功能。Proxy和NAT：对网络进展相应的逻辑隔离，处理内部用户访问Internet的平安性；五、终了语以知识管理为中心的办公自动化系统，其目的是把企业长期保管下来的信息资源，连同专家、知识员工积累的实际阅历和创新思想进展有效地整理、发掘、共享和利用，使企业了解本人拥有哪些