档案管理系统白皮书

1、白皮书WD3 0档案信（息管理系统白皮书第 页白皮书2安装的软硬件设备24第 页WD-3.0档案信息管理系统 TOC o 1-5 h z 一前言61背景介绍62应用现状及存在的问题63要求及目标74规范及参照标准8法律法规8规章制度8业务规范8 HYPERLINK l bookmark4 o Current Document 二文档信息管理系统101系统图示10设备连接图10档案业务流程图112系统功能框图（略图）133系统功能简介14文件管理14整理编目14鉴定销毁15档案保管16档案统计17查询18档案编研19档案利用19移交进馆19档案信息维护20权限管理204设计原则21 HYPERL

2、INK l bookmark8 o Current Document 三系统特点221专业化222文档一体化223多媒体文档统一管理224界面友好、操作简易225标准化、规范化226检索灵活多样237统计报表功能丰富强大238安全、保密23 HYPERLINK l bookmark10 o Current Document 四系统实施内容241库房设施建设243档案整理立卷244档案信息数字化25 HYPERLINK l bookmark12 o Current Document 五、版本划分251单机版252网络版26白皮书第 页白皮书第 页WD-3.0档案信息管理系统一刖百21世纪，是数字

3、化的信息世纪，千变万化的数字演绎着世界的 斗转星移！计算机、信息技术的不断创新与突破，创造着人类的日新 月异！应运而生的 WD3.0档案信息管理系统是合理运用数据库、图 像处理、信息处理、INTERNET技术的新一代多媒体档案系统。1背景介绍各企事业单位每年产生大量的各类档案和资料信息，但由于历史的原因，档 案分布在各部门，并且未经整理。 这些档案、资料对日常业务管理和决策存在很 高的利用价值。另外，档案综合管理规范化、标准化，也是 ISO9000标准中的一个要素。2应用现状及存在的问题在传统的档案管理中，档案查询需要搬动原始介质，费时、费力，维护成本 也很高。如何经济有效的储存管理各种类型的

4、档案资料，如何利用信息信息技术 高效管理保存档案资料、充分地向内部各部门提供档案利用服务， 成为一个越来 越紧迫的问题。建设数字化档案是档案管理现代化的必然选择，它可以在目录管理的基础上，逐步实现档案全面数字化管理，包括纸张、录像带、录音带等各种介质存放的档案资料；通过internet/intranet提供档案信息服务，利用者通过浏览器可以进行主题词、责任者、全文检索多种途径的档案查询；在查询目录的同时，可 以直接查阅数字化的档案资料；档案查询通过计算机广域网/局域网在个部门、 下属机构进行，便于充分利用档案。3要求及目标-建立健全档案工作。-完成历史档案收集、分类、整理、装订，组成案卷，然后

5、到编目。-将会计档案整理作为当前的重要工作内容。-建立数字化档案室（馆）。-建立档案目录中心。-在完善现有档案工作基础上，建立 多媒体数字化档案室（馆）-通过INTERNET/INTRANET 技术，能在一定范围内进行档案信息的收集、 交 换、处理和查询，在确保安全的情况下提供网上服务， 利用者通过测览器可以在 网上进行主题词、责任者、全文检索多种途径的档案查询。实现在任何地点，任何时间，都能自由、及时、准确的查询到档案信息， 杜绝由于物理分割而造成的资源利用上的不便，实现信息高效运转和及时利用。 同时，在计算机管理系统中，体现以信息资源为基础的管理思想，并将其应用到具体的实践中。4规范及参照

6、标准法律法规中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法深圳市档案寄存中心档案寄存办法会计档案管理办法深圳市档案室（馆）关于利用馆藏档案、资料的暂行规定国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法规章制度深圳市档案室（馆）档案鉴定制度深圳市档案室（馆）档案整理工作制度深圳市市属机关、团体、企事业单位档案移交进馆办法深圳市档案局（馆）安全保卫保密制度深圳市档案室（馆）岗位责任制深圳市档案室（馆）利用档案收费规定深圳市档案寄存中心档案寄存办法业务规范档案鉴定工作程序档案库房“十防”措施 档案库房管理规定计算机室管理规定库房防虫防霉工作制度目录室管理规定缩微工作管理办法纸质档案修复程序真空充氮杀灭菌设

7、备操作规程库房空气净化与温湿度自动测控系统操作规程深圳市档案室（馆）档案接收工作程序档案信息管理系统1系统图示1.1设备连接图帮率定白皮书第ii页白皮书第ii页1.2档案业务流程图文件汇编基础数字汇编白皮书第 页白皮书第 页移交清册全宗历史情况立档单位进馆历史情况立档单位历史情况档案馆（室）业务流程2系统功能框图（略图）WD3.0档案信息管理系统文 件 管 理12 项 子 功 台匕 目匕整 理 编 目42 项 子 功 台匕 目匕档 案 鉴 定3项 子 功 台匕 目匕档 案 保 管4项 子 功 台匕 目匕档 案 统 计9项 子 功 台匕 目匕档 案 查 询11 项 子 功 台匕 目匕档 案 利

8、用5项 子 功 台匕 目匕档 案 编 研 指 南档 案 移 交4项 子 功 台匕 目匕备 份档 案 信 息 维 护/5919S攀三攀争5一党 群 工 作行政管理基本建设设 备 仪 器会 计 档 案昭 八、 片 档 案录 音 录 像 带 档 案磁 盘 光 盘 档 案实 物 档 案科 学 研 究产品生产与技术开发权限管理(4项子功能)3系统功能简介文件管理包括来文登记、内部文件登记、发文登记、文件处理、文件分发、文件传 阅、催办登记、来文登记目录、发文登记目录、内部文件登记目录、来文机关信 息维护、可阅读用户信息等功能。本系统的文件管理功能主要是配合档案管理功能使用的，对于较大规模的 用户，这部分

9、功能需要结合实际情况做二次开发典型功能界面如下:整理编目包括党群工作档案、行政管理档案、基本建设档案、会计档案、设备管理档案、科学研究档案、声像档案（照片档案、录音录像带档案、磁盘光盘档案 卜 实物档案、业务档案、产品与生产技术档案等的整理编目。以基本建设档案为例，又包含文件级著录、案卷级著录、卷内目录、分类 目录、总目录五个功能。整理编目是本系统核心部分，日常工作主要使用这部分功能。为了能够综 合管理不同类型的档案，系统将不同类别的档案按一级类目设置成十三个不同的 子模块，单独进行著录和生成报表，并独立进行查询；同时，本系统为支持传统 的组卷方法和简化的组卷方法，提供了两种不同的著录格式：文

10、件级著录和案卷 级著录，用户可以根据自己的需要选择不同的著录方式并生成相应的报表（档案目录和案卷目录）。典型功能界面如下:LJ JT I T5 LVLT 七 ： 9 9深jo行nr网r即 目霓 两 阚h ab 驿鉴定销毁档案鉴定工作的内容主要包括两个方面：立卷归档前的文件价值鉴定及对保管期满的档案的鉴定，这里主要体现在后者。档案鉴定工作的基本方法：直接鉴定法，在具体鉴定每一份或每一组文件 时，应从几个方面综合分析和判断： 分析文件的来源；分析文件与立档单位的关 系；分析文件的内容；分析文件的完整程度；分析文件的形成时间；分析文件的 文本；分析文件的外形特征。典型功能界面如下:1+1蜀F5蜀8

11、pttSlFS_3 r裁曲打防 田白西分骑 r打印取怦 r Awn F 1WFP上一式ORL F-西 l_ W中打印甫皆| i 退出RJ档号实体分类号 文件理名龙成日期”号党群工作清册（文件级）蛎现力口注I暗物匕港的出FEW打却如一： （1 君宴兜荆；|三甘冒三生成3：|K5ltiWAof手目身电fli即 刍克明范空行至，3r 型 nnw浑如甲聚心融事技累痴根金川时相fua _ _ , , _ -:;IL JT FTiklT/国:LO2 刑* -k 严其语*取 档案保管档案保管是对全宗卷、库房温湿度、档案存放位置进行管理。档案保管包括：全宗卷（统一保存全宗卷文件）、库房档案温湿度登记（在 每天

12、的指定时间对档案库房进行温湿度测量并登记）、档案存放位置著录（对档 案存放位置进行登记，方便用户调卷）、档案存放位置报表。典型功能界面如下：FWE丽S- %! ? =L.评ft5 壮nr 眄历T pnr P!耳 DREBT HE档案统计档案统计是统计每年档案各方面的使用情况，并将统计结果以各种报表的形式打印出来。档案统计包括：档案室基本情况年报、档案工作人员情况一览表、库存档案统计表、档案目录统计表、库存资料统计台帐、档案用房及设备情况一览表、档案库房温湿度情况一览表、档案库房温湿度记录汇总表、档案交接数据、档案移交清册表、历年档案利用情况一览表。典型功能界面如下：查询档案查询提供了简洁、方便

13、的模糊查询功能，在次功能中用户只能查看， 不能修改数据。它主要包括以下一些模块：党群工作档案查询、行政管理档案查询、基本 建设档案查询、设备仪器档案查询、会计档案查询、声像档案查询、科学研究档 案查询、产品生产与技术开发档案查询、保育工作档案查询、实物查询、磁盘、 光盘档案查询等。典型功能界面如下：L原州市档案局j文件*理 题专醺用$将宴圈安政档宣布q克I?工作档案更询00000000百计档客宜寻实招乜真哲曲盒档窠利用 y七至n班&成翠堪邛罩将依马林代唐也会明知川L%忖 病置：现.词玳力行 、 明一 -中文中国 口档案编研档案编研包括：大事记、基础数字汇编、组织沿革、会议简介、产品介绍、 基建

14、工程简介、全宗指南、专题文件汇编、发文汇编等编研工作的相关指导档案利用档案利用是管理档案借阅、档案借出、档案利用等工作，可以打印相应的 报表。档案利用包括：档案借阅登记表、档案借出登记表、档案利用信息表。移交进馆档案移交是指管理立档单位向档案馆移交档案的情况，可以将历次移交档 案的情况以报表的形式打印出来。档案移交包括：档案到期清册、立档单位进馆档案基本情况调查表、立档单位历史情况简介表、全宗历史情况简介表。档案信息维护档案信息维护是对整个系统的信息进行管理。档案信息维护包括：档案基 本信息维护、档号格式定义、实体分类方案定义、系统功能管理。为促进档案标引的规范化，系统提供了国家标准主题词库和

15、信息分类方案。文件级著录的主题词标引、信息分类标引可以采用系统提供的向导。系统提供默认的实体分类方案并给档案赋予不同的档号格式，用户可以在系统默认设置的基础上根据自己的需要作相应的修改。典型功能界面如下：3国a3 退出II行研理利弗宜尚: 匚1县本电役相案事询0国开S 日自计能 用芽麻 匚I科并 n产品刍|也号苒式虞以档同类别甥案利用出覆移交存份:/时阳档号电嘲实体锅系统助胡理我眼誓理|霓科工作*白号写住定翼F文件破看广案卷罪有源申跟他挑巧挽拳有机金骞用耦至五一面面一位之西*市一舞 艮财师芮笆西 菱K t黑El 3 UH3.11 权限管理权限管理是对系统的用户组及用户进行一系列的管理，能够对用

16、户各种操作，甚至对每一界面的显示、查询、修改、删除、打印、授权各种功能的权限加以控制权限管理包括：操作员管理、级别管理、授权、密码更改典型功能界面如下:nr生沉切下档案.周文忤管理-期望理学m荒群工作y产社管理，台基本耀出一3己港父得卡配E前，天均梢案+学科竽研元 产出牛产与找本叶虻聋巧!fcl；t，*噂我保1 T唯亲统计白悟K苴询q个款利用壮片五安所指南二七在移；1 3备出,期些品U总羯户丸智能把臬果井划国卿管理.书户刍 画而而而忘三功 能吊麻0西田口年加回惨杀回金侏巴打印凹爱打授秋君即朗辽期poom/ot辰第会计档案 告LI档零著录 会计档案目录 安物悄累 其情特萃著录 5灼档案目第 科学

17、研究 文件有聿 翼川域善第 为F1目H*1 _理侨曲柏曲格将帮用井帮Dix允尤尤允允尢允尤允杵筲方杵等方杵言方杵纪允光纪允尤光把二兄尢许许许许许许许许许许元元兄.兀兄兄元九允死许许许许许许许许许许 北光允北北允北丸允北杵许许冲许皆许许皆有 .KX尤纪X.X尢此土汽评许许讦讦许评讦评评 尤怔.it尤加比尤妃尤尤军柳市区档抵日批卡点M会可知葡I E -喇T-cd 3t4设计原则1）操作简便实用。2）结构坚固易扩展。3）严格遵守各项专业规范。4）安全可靠，权限控制严格。5）网络结构合理，系统性能优良。6）系统管理、维护和升级工作简易三系统特点本档案管理系统具有许多独有的特色，使其具有强大的功能。1专

18、业化严格遵循各项档案相关法律法规，合理分类，将文书档案、会计档案、基 建档案、设备档案、科研档案、声像档案管理的功能模块划分成独立部分，因此 具有和强的专业性。2文档一体化实现了文件管理的自动归档，极大的方便了用户。3多媒体文档统一管理实现了文书、图片、声像档案的统一管理，使用户可以在同一系统里面实现 各种煤体介质档案的管理。4界面友好、操作简易采用WINDOWS风格界面，同时针对档案系统数据输入量大的特点进行了 专门开发，极大的提高了手工输入速度，具有很强的实用性。5标准化、规范化软件开发严格按照软件工程的规范进行，质量控制严格，保证了产品标准、 规范6检索灵活多样系统的每个模块都配有检索功

19、能，同时又提供了专门的查询检索模块， 以满 足用户的各种需求。7统计报表功能丰富强大系统的报表生成模块可以生成档案局要求的各种报表，同时用户也可以根据需要定制各种报表。8安全、保密系统具备强大的权限管理功能，各用户只能使用系统管理员赋予的权限。四系统实施内容库房设施建设1）库房平面图2）库房设施安装示意图4）需配置有规范、统一、充足的档案箱柜。5）安装空调、除湿机、库房温湿度记录仪、灭火器及防虫、防火、防潮、防尘、 防霉、防光、防高温、防盗网及遮光窗布；门需加防盗门；灯应采用白帜灯。6）配置声像防磁柜。7）工程技术与质量保证2安装的软硬件设备安装档案管理所需硬件，包括：局域网、服务器、工作站。

20、安装档案管理所需软件：档案管理系列软件。软硬件调试。3档案整理立卷档案分类档案收集（根据分类方案）校对、装盒上架电脑输入档案整理立卷流程图4档案信息数字化将整理好的档案扫描、识别，进行档案著录，生成档案目录库，以便档案 保管和利用。五、版本划分1单机版包含以上功能说明中所有功能， 数据库选用SYBASE SQLANYWHERE。在 基本配置基础上，用户可根据实际需要选择功能模块。2网络版包含以上功能说明中的所有功能，选用大型数据库，可以使用多个终端。在基本 配置基础上，用户可根据实际需要选择功能模块。20的年读书节活动方案一、活动目的：书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，

21、通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！ 二、活动目标：、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。、通过活动，使学生养成博览群书的好*习惯。4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。三、活动实施的计划、做好读书登记簿(1)每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。(2)每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。(3)中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。、举办读书展览：各班级定期举办“读书博览会”