档案领导小组成立及制度与流程

1、关于成立公司档案领导小组的通知公司各部门、所属各分公司：为了认真搞好集团公司的档案归口管理工作，经集团公司会议研究决定，成立档案归口管理领导小组，请各部门、所属分公司按照通知要求，认真做好档案整理工作，确保快速准确无误归档。（一）公司档案领导小组办公室组 长 ：王宁副组长 ：童政清、戴媛媛、周静南、向学慧、李娟、王树海、朱智勇、覃明星办公室主任：唐辉岸档案主管： 张爱成 员 ：雷娟、刘慧、李丽、杨娟、彭艳、李红、徐进、胡秋红、李梦娟、冯小红、毕先红、周麦清、王小英、文娟、卢丽、莫婵、高鑫、赵艳萍（二） 档案的定义及借阅权限1：档案：是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价

2、值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。2 ：借阅：广义借阅，包括查阅、借阅、复印等；利用方式。3：档案管理部门：董办、总经办4 ：档案分级定义一级档案 ; 保密等级为一级，对公司经营或风险价值影响重大二级档案；保密等级为二级，对公司经营或风险价值影响较大三级档案；保密等级为三级，对公司经营或风险价值影响一般5：档案使用借阅权限借阅部门副总签字，然后经总经办主任、总经理签字，方可。（三）档案的分类与保管期限档案大致分为 TOC o 1-5 h z ：人事档案（ 职工招聘、履历、培训、学历、身份等）；2：财务档案（会计原始凭证和报表所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等）；3

3、：质管档案（经营品种、购进记录、验收记录、销售记录、出库复核记录等）；4: 采购档案（业务经营档案、销售合同、采购合同、基建相关合同、采购进出、钥匙、图纸、产权证件等）5：后勤物业档案（物资管理、固定资产与低值易耗品管理、食堂、卫生、安保等）；6：电子声像档案（光盘、照片等）；7：行政档案（资质管理、公司发文、制度、公司会议纪要、工商税务等证等）。档案保管期限1：公司有长远利用价值的档案，列为永久保存。永久保存：（ 公司章程、合同、股东名册、组织规范及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、不动产所以权及其他债券凭证、工程设计图、公司规章制度、其他经核实须永久保存的文书等）2：凡是反应本公司一

4、般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保存。长期保存（预算、决算书类、会计凭证、事业计划资料等）3：凡是在较短时间内对本公司有参考价值的文件，列为短期 保存。短期保存（期满或解除之合约等）（四）档案的质量与整理的要求1：档案的质量字迹要工整清晰、封面提名应能准确反映出卷内文件材料内 容。禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸、破损的档案要进行修复管 理。2：整理的要求档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保存文件材料 之间的联系，区分不同价值，便于保管和利用。档案盒表面为归档文件目录，档案盒内第一页应根据档案内容拟定名称（归档文件目录）如下图所示：档号件号责任人文号题名日

5、期页数备注档号 : 归档时通过入档程序而来的条形码。件号 ：盒内文件的排列顺序（小流水号）。责任人：文件的署名者或发文部门，用全程或规范性简称。文号：文件制发机关的发文字号，包括代字、年度、顺序号全部填写，如常食药监发201629 号。题名：合同或文件主题名。日期：即文件的形成时间，年月日，如20161212页数：即文件的总页数，与袋章号的页数对应。备注：填写本盒内文件的变化情况或需要注明的情况。3：装盒 盒内材料按归档文件目录归档文件备考表顺序存放。装盒步骤在同一年度、同一类别、同一保管期下，按件号顺序盒方，一盒装不下，可装第二盒，排放在一起。填写档案盒封面单位名称。借阅借阅登记表如下图所示

6、：文件借阅登记表部 门负责人共几页序 号文件（资料）名称编 号借阅人借阅日期交还日期批准人1 ：借阅手续各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人 出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签 字。档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并且借阅登 记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。档案归还时，经档案员检查无异后，档案即归入档夹，填写 归还日期，取消借阅记录。借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案、不得在文 件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门 负责人书面请示，经办公室主任批准。用毕按时归

7、还，借阅时间最长不得超过6 个月，如需延长借阅时间，必须通过档案管理员另行办理续借手续。注明：借阅人应于规定期限内归还，如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。：已满的档案由档案员编制纸质和电子的 档案销毁清单 报公司负责人审核批准，并指定其监督下后方可进行销毁。档案销毁清单需注明，销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签字、监销人签章、销毁时间。销前，按照清册清点，销后，在清册上签字盖章，并将监销情况报告办公室主任，（档案销毁清单）需永久保存。保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结算的债权债务、未了事项、正在项目建设期间的建设单位、经核实仍有保存参考价值的，应单独抽出立卷，直到事项完结为止。3：移交需要移交的档案需由档案员编制（档案移交登记表），报公司负责人审计批准并指定其监交人后放可进行移交，档案移交登记表需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、接受方签章、移交时间、移交原因。移交前，按照清册清点，移交后，在清册上签字，（档案移交登记表）一式两份，已交方与接收方各一份，并永久保存。4 ：保密维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作，任何无关人员