石油天然气集团公司档案管理手册

1、中国石油天然气集团公司档案管理手册PAGE PAGE 2中国石油天然气集团公司档案管理手册（2010版）办 公 厅二一一年二月前 言近年来，集团公司档案工作牢牢把握服务企业发展的宗旨，充分发挥实体保管利用和业务监督指导职能，紧紧抓住体制机制建设、基础业务建设和信息化建设主线，在服务企业发展中发挥了重要作用，档案管理水平有了较大提高。但在档案工作中也存在理念不一、标准不一、发展不均衡等一系列问题。为更好地服务建设综合性国际能源公司的发展战略，实现集约化、专业化、一体化的管理要求，迫切需要对档案工作的基础业务规范、规章制度进行整合和修订，全面提升档案管理与服务水平。为此，办公厅组织制定了集团公司档

2、案管理手册。这部手册是集团公司档案工作完整制度体系的重要组成部分，共分三部分。第一部分集团公司档案工作规定，是档案工作的纲领性文件，侧重规范企业及档案管理者应遵循的档案工作准则和档案业务工作的基本原则；第二部分档案基础业务规范，规定档案的分类、标识和著录规则，并按照收集、整理、保管、利用等业务流程展开，侧重规范档案人员的业务行为；第三部分档案信息化规范，适应档案工作发展，侧重规范归档电子文件管理和档案数字化。三部分内容紧密联系，互为一体，确保档案管理的各项工作有章可循。在手册制定过程中，编者认真分析档案工作从实体管理向信息资源管理转变的新形势，总结概括了集团公司档案工作的成熟经验和创新成果，借

3、鉴吸收了档案管理新的理念和模式。首先，确立“收集是档案工作的第一要务”的理念。归档范围确认制与备案审批制，既是对实践经验的总结，也是收集工作的创新发展，为文件材料的归档齐全提供了制度保证。其次，确立“整理尽可能简化”的理念。整理最直接的目的和意义是为了有效地找到馆藏的每一份文件，档案信息化为此提供了有力保障。因此，手册在分类上合并大类，取消部分二级类目和全部三级类目，简化档号编制规则，正是这一理念的具体体现。第三，确立“信息资源管理”的理念。重点加强对信息技术总体规划中各业务系统归档电子文件的管理，手册专门就归档电子文件格式、元数据和档案数字化进行规范。结合档案管理系统建设固化手册内容，使信息

4、资源管理不再停留在理念层面，而在实际中发挥作用。此外，核心档案管理、内容管理、变保管为保护等理念，在手册中都有较为充分的体现。因此，手册不仅具有重要的现实意义，更具有档案工作发展的前瞻性。实践表明，相对于解决业务问题、管理问题而言，更新思想观念更为重要而迫切。从制度层面引导档案工作的发展，制定一套好的制度固然重要，在实践中践行好各项制度才是最终目的。目 录 TOC o 1-2 h z u HYPERLINK l _Toc271630754 前 言 PAGEREF _Toc271630754 h 1 HYPERLINK l _Toc271630755 目 录 PAGEREF _Toc271630

5、755 h 2 HYPERLINK l _Toc271630756 第一部分 档案管理规定 PAGEREF _Toc271630756 h 3 HYPERLINK l _Toc271630757 中国石油天然气集团公司档案工作规定 PAGEREF _Toc271630757 h 3 HYPERLINK l _Toc271630758 第二部分 档案基础业务规范 PAGEREF _Toc271630758 h 7 HYPERLINK l _Toc271630759 档案分类规则 PAGEREF _Toc271630759 h 7 HYPERLINK l _Toc271630760 档案标识规则

6、PAGEREF _Toc271630760 h 11 HYPERLINK l _Toc271630761 档案著录规则 PAGEREF _Toc271630761 h 21 HYPERLINK l _Toc271630762 档案业务管理规则 PAGEREF _Toc271630762 h 27 HYPERLINK l _Toc271630763 档案归档范围 PAGEREF _Toc271630763 h 39 HYPERLINK l _Toc271630764 档案业务流程 PAGEREF _Toc271630764 h 61 HYPERLINK l _Toc271630765 附 表 P

7、AGEREF _Toc271630765 h 69 HYPERLINK l _Toc271630766 第三部分 档案信息化规范 PAGEREF _Toc271630766 h 125 HYPERLINK l _Toc271630767 归档电子文件元数据规范 PAGEREF _Toc271630767 h 125 HYPERLINK l _Toc271630768 档案数字化技术规范 PAGEREF _Toc271630768 h 179 HYPERLINK l _Toc271630769 归档电子文件格式规范 PAGEREF _Toc271630769 h 190PAGE PAGE 86第

8、一部分 档案管理规定中国石油天然气集团公司档案工作规定第一章 总 则第一条 为规范中国石油天然气集团公司（以下简称集团公司）档案工作，加强档案业务建设，发挥管理职能，根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定等有关法律法规，制定本规定。第二条 本规定适用于集团公司总部机关及所属企事业单位（以下简称各单位）。第三条 本规定所称档案是指各单位在生产建设、科学研究、经营管理等各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的，并且经过专门保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。第四条 档案是各单位资产的重要组成部分，档案工作是各单位生产、经营和管理的基础工作。集团公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，

9、维护档案完整与安全，坚持资源整合和资源开发，为各项工作提供有效服务。第二章 档案管理机构和人员 第五条 集团公司办公厅是档案工作的归口管理机构，其主要职责是：（一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，组织制定集团公司档案工作的各项管理制度。（二）制定和实施集团公司档案事业发展规划和年度计划，对集团公司档案工作实行统筹规划和宏观管理。（三）组织、指导、检查、监督、协调各单位档案业务工作。（四）负责总部机关档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。指导总部机关各部门、临时项目组和重大活动组织机构文件材料的形成、积累、整理及归档工作。（五）负责组织协调集团公司档案教育、档案宣传、

10、档案科学技术研究和档案业务的交流与培训工作。（六）负责档案信息化建设。（七）负责档案编研工作。第六条 各单位档案工作机构的基本职责是：（一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，执行集团公司档案工作的各项管理制度。（二）制定和实施本单位档案工作规划和计划。（三）负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。指导本单位各部门、临时项目组和重大活动机构文件材料的形成、积累、整理及归档工作。对所属单位的档案工作进行监督、检查、指导和考核。（四）负责组织本单位档案教育、档案宣传、档案科学技术研究和档案业务的交流与培训工作。（五）负责组织档案管理新技术、新方法的推广和信息化管理的

11、应用工作。（六）负责开展本单位档案编研工作。第七条 档案工作人员负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用，监督、指导各归档单位（部门）、临时项目组或重大活动组织机构文件材料的归档工作，对所属单位档案工作进行监督、指导和检查，对档案管理工作质量负责。第三章 档案工作基本要求第八条 各单位应当加强对档案工作的领导，建立以主营业务档案为核心的档案管理体系；明确分管档案工作领导，建立适应工作需要的档案机构；确定档案部门的负责人，配备档案工作人员。第九条 各单位应当将档案工作纳入本单位领导工作议事日程；纳入本单位规章制度及工作流程；纳入本单位有关人员的业绩考核或岗位责任制；纳入本单位发展规划和计

12、划。第十条 各单位应当对档案工作人员定期进行业务培训。档案工作人员应当遵纪守法、忠于职守，具有档案专业及相关专业知识，符合专业技术或管理人员要求，具备大专以上或同等学识水平。第十一条 各单位应当为档案安全保密和档案工作发展提供相应的技术和设施、设备保障。第十二条 各归档单位（部门）、临时项目组、重大活动组织机构应当明确档案工作负责人，配备专职或兼职档案工作人员。第十三条 各归档单位（部门）、临时项目组、重大活动组织机构的档案工作负责人对本单位（部门）、项目、机构归档文件材料的齐全、完整、准确负责。文件形成者应按规定向本单位（部门）、项目或机构专兼职档案人员移交。各单位（部门）、项目或机构的专兼

13、职档案人员负责收集、整理本单位（部门）、项目或机构归档的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，对文件材料的归档质量负责。第十四条 产品定型、科研成果鉴定、建设项目竣工验收、设备仪器开箱验收及项目引进等有关活动应有档案工作人员参加，并负责有关文件材料的验收。没有完整、准确、系统的文件材料不得验收或鉴定。第十五条 涉及地质资料汇交的单位应当按照集团公司相关规定做好汇交工作。第十六条 资产与产权变动时档案的处置按照国有企业资产与产权变动档案处置办法的规定执行。第十七条 各单位员工调出本单位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，档案部门签署意见后，方可办理有关手续。第十八条 各单位应当依据国家

14、有关规定评聘档案工作人员的专业技术职务，并给予其享受管理人员或其他专业技术人员同等待遇。第四章 档案基础业务管理第十九条 各单位应当实行归档范围确认制与备案审批制，保证归档文件材料齐全、完整、准确。第二十条 各单位应当简化档案实体整理、深化档案信息著录，加强归档文件材料的全过程保护，提高档案信息检索与利用效率。第二十一条 各单位档案保管应当做到档案实体保护与档案信息安全保密并重，最大限度地延长档案实体寿命。保护国家秘密和商业秘密，维护国家和集团公司的权益。第二十二条 各单位应当制定档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害制定档案抢救应急措施，确保档案实体安全。第二十三条 各单位应当重视

15、档案的鉴定工作，对超过保管期限和保密期限的档案进行鉴定。第二十四条 各单位应当建立完善档案利用制度和保密制度，规范利用档案的审批权限。第二十五条 各单位应当按照信息公开的范围、方式和程序，结合实际情况积极开展档案编研工作。第二十六条 各单位应当加强档案统计工作，保证统计准确。第五章 档案信息化建设第二十七条 各单位应当适应集团公司信息化建设和档案事业发展的要求，使档案信息化建设与本单位信息化建设同步规划、同步发展。第二十八条 集团公司建设统一的档案信息管理平台，实现档案管理现代化、档案信息数字化、档案利用网络化。第二十九条 各单位应当加强电子文件收集、保管和利用工作。第三十条 各单位应当以档案

16、利用为导向，对馆藏档案数字化进行总体规划、分步实施。第六章 奖励与惩罚第三十一条 有下列事迹之一的单位和个人，各单位应当给予表彰和奖励： （一）对档案的收集、整理、提供利用作出显著成绩的；（二）对档案的保护和现代化管理作出显著成绩的；（三）将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家或企业的；（四）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。第三十二条 各单位应当实行档案工作责任追究制度。有拒绝归档、玩忽职守、涂改抽换、损毁丢失、盗窃倒卖档案等行为的，根据国家及集团公司相关规定给予处分，造成损失的责令赔偿。第七章 附 则第三十三条 本规定由集团公司办公厅负责解释。第三十四条 本规定自印发之日起施行。原中

17、国石油天然气集团公司档案管理规定（中油办字2001522号）同时废止。第二部分 档案基础业务规范档案分类规则1 适用范围为规范集团公司档案分类原则、分类方法，一、二级类目的设置及其所包含的基本范围和标识，特制订本规则。本规则适用于各单位档案的分类整理。2 术语和定义2.1 档案本规则中所称档案是指各单位在生产、科研、经营管理等各项活动中形成的，具有保存和查考利用价值的，并且经过整理后集中保管的各种载体的原始记录。2.2 特殊载体档案与纸质档案的载体类型、尺寸大小和保管要求有着显著区别，以物理形式存在的档案实体，如照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图、岩心、岩屑、无实体、其他等。2.3 资料由档案

18、部门收集和管理的，不属于直接记录和反映本单位活动，不作为档案整理和保管的文件材料，包括上级文件及其他外单位发文、图书、报刊和各种汇编材料等。2.4 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其他符号。2.5 文书档案指职能部门在其职能活动中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的管理性文件材料。2.6 产品档案指在产品开发、设计、试制、鉴定评审过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料。2.7 科学技术研究档案指在科学技术研究过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料，简称科研档案。2.8 建设项目档案指工程建设活动中形成的具有保存和

19、查考利用价值的各种载体形式的文件材料，简称工程档案。2.9 设备仪器档案指引进、购置设备仪器时随机携带的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料。2.10 会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。2.11 油气勘探开发档案指在油气勘探开发过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的地质文件材料。2.12 声像档案以影像、声音和图像为主要反映形式，记录与反映本单位（部门）重要事件，具有保存和查考利用价值的原始记录。2.13 实物档案指在各项工作中做出显著成绩的单位及个人受到上级部门表彰和奖励而获得的奖章、奖状、奖旗、奖牌、证

20、书、印章、礼品、纪念品以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存和查考利用价值的实物。3 档案分类原则3.1 本规则以集团公司全部档案实体为对象，从各单位的管理职能和专业性质出发，划分不同的从属关系和并列次序，保持职能和专业之间的本质联系，形成一个有序的档案分类体系，便于科学管理与开发利用。3.2 本规则的类目设置本着统分适度，宜粗不宜细，分类层次不宜过多的原则，并适应档案计算机管理的新需求。4 档案类目设置4.1 共设10个一级类目，即文书类、产品类、科学技术研究类、建设项目类、设备仪器类、会计类、职工档案类、油气勘探开发类、声像类、实物类。4.2 单独保管的特殊载体档案，其内容不超出10个

21、一级类目的范围，故将它们做特殊处理，不与10个一级类目并列：按载体类型的不同，分别单独编号、排架。4.3 资料独立于10个一级类目，单独编号、排架。5 类目细分方法5.1 类目的细分是指二级及二级以下类目的延伸。5.2 细分要依据事物的本质属性或重要属性进行，同一级类目要使用同一个分类标准，其下位类目的外延之和等于上位类目的外延。5.3 各类目的细分方法5.3.1 文书类不统一设置二级类目，各单位可按职能或机构自行细分。5.3.2 产品类不统一设置二级类目，各单位可按种类或产品型号自行细分。5.3.3 科学技术研究类不统一设置二级类目，各单位可按专业性质或课题性质自行细分。5.3.4 建设项目

22、类不统一设置二级类目，各单位可按工程性质或单项工程自行细分。5.3.5 设备仪器类不统一设置二级类目，各单位可按种类或单项设备仪器自行细分。5.3.6 会计类二级类目按文件形式（名称）分类。5.3.7 纳入管理的职工档案按中央组织部干部档案工作条例及集团公司相关规定执行，本规则不另作规定。5.3.8 油气勘探开发类不统一设置二级以下类目，各单位可按专业性质或形成阶段自行细分。5.3.9 声像类二级类目按媒体形式分类。5.3.10 实物类按类型统一设置二级类目。5.3.11 单独保管的特殊载体档案，在载体类型下不统一设置二级属类，各单位可按保管库房、柜架或业务类型等自行细分。根据现实工作的需要，

23、特殊载体的类型可适时统一扩充。5.3.12 资料不统一设置二级属类，各单位可自行细分。6 代码标识6.1 采用英文字母与阿拉伯数字相结合的混合编号制。6.2 一级类目采用英文大写字母标识。6.3 二级类目采用双位阿拉伯数字01、02顺序排列标识。6.4 特殊载体档案采用汉语拼音缩写标识。7 档案分类标识符号对照表序号一级类目名称一级类目代字二级类目代号名称1文书类W2产品类E3科学技术研究类F4建设项目类G5设备仪器类H6会计类I01会计凭证02会计账簿03财务报告04其他7职工档案类J8油气勘探开发类K01综合02单井03物探04岩心岩屑9声像类S01视频02音频03图像10实物类R01荣誉

24、02印章03礼品纪念品04其他8 档案载体代号对照表序号载体类别载体代号1纸质ZZ2照片ZP3磁盘CP4磁带CD5胶片JP6光盘GP7底图DT8岩心YX9岩屑YI10无实体WST11其他QT9 资料代号资料代号为Z。档案标识规则1 适用范围为规范集团公司档案全宗号、档号的结构、编制原则和编制方法，特制订本规则。本规则适用于各单位档案全宗号、档号的编制。2 术语和定义2.1 全宗号全宗是一个机关、单位档案的全称，全宗号是一个机关、单位档案的代码。2.2 类别号馆(室)藏档案类别的代码。2.3 档号档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案实体的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有

25、统计监督作用。2.4 卷内顺序号由档案管理系统按照卷内文件排列的先后顺序自动生成的序号。2.5 电子文件号档案管理系统中以代码形式自动赋予档案数据条目的唯一性标识，该标识仅供系统内部调用。3 全宗号标识规则3.1 全宗号的编制原则全宗属类代码不应重复。全宗属类下的各二级、三级、四级全宗按排列次序流水编号。在一个属类下不应有重复的全宗顺序号。3.2 全宗号的编制方法各单位的全宗号由集团公司办公厅统一指定，使用字母组合。各单位所属二级单位的全宗号由各单位自行分级制定，报集团公司办公厅备案。各级全宗号之间使用西文半角“.”进行连接，流水号不添加虚位0。以大庆油田公司为例：大庆油田公司全宗号为DQYT

26、。大庆油田公司所属二级单位全宗号结构为：DQYT.1 二级单位全宗流水号 大庆油田公司全宗号大庆油田公司所属三级单位全宗号结构为：DQYT.1.1 三级单位全宗流水号 二级单位全宗流水号 大庆油田公司全宗号以下以此类推。4 档号标识规则4.1 档号的编制原则档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求。4.2 纸质档案档号的编制方法案卷级和件级档号主要由全宗号、类别号、年度号、保管号（案卷号或件号）等要素组成。其中全宗号、类别号和保管号为档号中的必选项，其他项为可选项，各单位可根据实际情况或需求，进行增减，自行定义。各要素之间使用符号“-”连接。如：全宗号类别号年度号保管号。卷内文件级档号由所

27、属案卷的档号加卷内顺序号构成，使用符号“-”连接。全宗号参见3.1 全宗号的编制原则。类别号中一级类目代号、已有的二级类目代号的编制请参见档案分类规则，自定义的类目代号（二级、三级）根据各单位的需求自行编制。年度号由4位阿拉伯数字组成。保管号即流水号。可根据各单位情况，在本全宗内选择各档号要素任意组合进行流水，保管号以四位数字为基准，不够四位时自动添加虚位0。从0001开始编制，超过四位时自动升为五位数字，依此类推。比如：在档号结构同样为“全宗号类别号年度号保管号”的情况下，既可以选择在同一类别下统一编制保管号，也可以选择在同一类别下按年度分别编制保管号。案卷级和件级档号基本结构如下：4.2.

28、1 文书档案文书档案档号的基本结构由全宗号、一级类目代号和保管号组成。各单位可根据需要添加自定义二级类目代号、年度号，以大庆油田公司为例： DQYT - W 01 - 2009 - 0001 保管号 年度号（可选） 自定义二级类目代号（可选） 一级类目代号 全宗号4.2.2 产品、科学技术研究、建设项目、设备仪器档案产品、科学技术研究、建设项目、设备仪器档案档号的基本结构由全宗号、一级类目代号和保管号组成。各单位可根据需要添加自定义二级类目代号、项目代号，示例如下： DQYT - F 01 - 001 - 0001 保管号 项目代号（可选） 自定义二级类目代号（可选） 一级类目代号 全宗号4.

29、2.3 会计档案会计档案档号的基本结构由全宗号、一级类目代号、二级类目代号、年度号和保管号组成。示例如下： DQYT - I 01 - 2009 - 0001 保管号 年度号（可选） 二级类目代号 一级类目代号 全宗号4.2.4 油气勘探开发档案 综合类油气勘探开发档案综合类档号的基本结构由全宗号、一级类目代号、二级类目代号和保管号组成。各单位可根据需要添加年度号。示例如下： DQYT - K 01 - 2009 - 0001 保管号 年度号（可选） 二级类目代号 一级类目代号 全宗号 单井类油气勘探开发档案单井类档号的基本结构由全宗号、一级类目代号、二级类目代号和保管号组成。各单位可根据需要

30、添加井号。示例如下： DQYT - K 02 - 葡2-11 - 0001 保管号 井号（可选） 二级类目代号 一级类目代号 全宗号 物探类油气勘探开发档案物探类档号的基本结构由全宗号、一级类目代号、二级类目代号和保管号组成。各单位可根据需要添加自定义三级类目代号，示例如下： DQYT K 03 010001保管号 自定义三级类目（可选） 二级类目代号 一级类目代号 全宗号4.3 特殊载体档案档号的编制方法照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图、岩心、岩屑、无实体、其他等特殊载体的档案，按载体类型的不同，分别单独编号、排架。特殊载体档案的档号，主要由全宗号、载体代号、类别号、保管号等要素组成。其中

31、全宗号、类别号、载体代号、保管号为档号中的必选项，各单位可根据实际情况或需求，进行增减，自行定义。各要素之间使用符号“-”连接。如：全宗号类别号载体代号保管号。保管号可根据各单位情况，在本全宗内选择各档号要素任意组合进行流水。比如：在档号结构同样为“全宗号类别号载体代号保管号”的情况下，既可以选择在同一类别和载体代号下统一编制保管号；也可以选择在同一载体代号下，不区分档案类别统一编制保管号。载体代号参见档案分类规则。示例如下：DQYT - S01 - GP - 0001 保管号（件号）载体代号 类别号 全宗号4.4 资料的编号资料的编号主要由全宗号、资料代号、年度号和保管号组成，其中年度号为可

32、选项，各单位可根据需要添加，示例如下：DQYT - Z - 2009 - 0001 保管号（件号） 年度号（可选） 资料代号（可细分二级属类） 全宗号5 集团公司总部及所属单位全宗号集团公司总部及所属单位全宗号序号单位名称单位简称全宗号中国石油天然气集团公司中国石油CNPC油气田企业1大庆油田有限责任公司大庆油田DQYT2辽河油田公司辽河油田LHYT3长庆油田公司长庆油田CQYT4塔里木油田公司塔里木油田TLMYT5新疆油田公司新疆油田XJYT6西南油气田公司西南油气田XNYQT7吉林油田公司吉林油田JLYT8大港油田公司大港油田DGYT9青海油田公司青海油田QHYT10华北油田公司华北油田H

33、BYT11吐哈油田公司吐哈油田THYT12冀东油田公司冀东油田JDYT13玉门油田公司玉门油田YMYT14浙江油田公司浙江油田ZJYT15煤层气有限公司煤层气CBM16南方石油勘探开发公司南方勘探NFKT17对外合作经理部对外合作CCAD炼化企业1大庆石化公司大庆石化DQSH2吉林石化公司吉林石化JLSH3抚顺石化公司抚顺石化FSSH4辽阳石化公司辽阳石化LYSH5兰州石化公司兰州石化LZSH6独山子石化公司独山子石化DSZSH7乌鲁木齐石化公司乌石化CWSH8宁夏石化公司宁夏石化NXSH9大连石化公司大连石化DLSH10大连西太平洋石油化工有限公司西太平洋XTPY11锦州石化公司锦州石化JZ

34、SH12锦西石化公司锦西石化JXSH13大庆炼化公司大庆炼化DQLH14哈尔滨石化公司哈尔滨石化HRBSH15广西石化公司广西石化GXSH16四川石化有限责任公司四川石化SCSH17广东石化公司广东石化GDSH18大港石化公司大港石化DGSH19华北石化公司华北石化HBSH20呼和浩特石化公司呼石化HUSH21辽河石化公司辽河石化LHSH22长庆石化公司长庆石化CQSH23克拉玛依石化公司克拉玛依石化KLMY24庆阳石化公司庆阳石化QYSH25东北炼化工程有限公司东北炼化DBLH26炼化工程建设项目部炼化工程建设LHGC27东北化工销售公司东北化工销售DBCMC28西北化工销售公司西北化工销售

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38、苏液化天然气股份有限公司江苏液化天然气JSLNG11华北天然气销售公司华北天然气销售NGMC12昆仑天然气利用有限公司 天然气利用 RQLY海外企业1海外勘探开发分公司海外勘探开发CNODC2伊拉克公司伊拉克公司IRQ3伊朗公司伊朗公司IRI4南美公司南美公司NANM5尼罗河天然气公司尼罗河公司NILH6哈萨克斯坦天然气公司哈萨克斯坦公司HASK7阿姆河天然气公司阿姆河公司AMUH8中俄合作项目部 中俄合作 ZEHZ9国际事业公司国际事业PIC10中亚天然气管道有限公司中亚管道ZYGD11东南亚管道有限公司东南亚管道DNYGD12中国华铭国际投资有限公司 华铭国际HMGJ工程技术服务企业1西部

39、钻探工程公司西部钻探WDEC2长城钻探工程公司长城钻探GWDC3渤海钻探工程公司渤海钻探BHZT4川庆钻探工程公司川庆钻探CCDE5大庆钻探工程公司大庆钻探DQZT6东方地球物理公司东方公司BGP7测井有限公司测井公司CPL8海洋工程有限公司海洋工程CPOE工程建设企业1管道局管道局GDJ2工程建设公司工程建设公司CPECC3工程设计有限责任公司工程设计公司CPE4寰球工程公司寰球工程公司HQCEC5中国昆仑工程公司昆仑工程KLGC装备制造企业1技术开发公司中油技开CPTDC2宝鸡石油机械有限责任公司宝石机械BOMCO3宝鸡石油钢管有限责任公司宝鸡钢管BSG4济柴动力总厂济柴JPEC5渤海石油

40、装备制造有限公司 渤海装备 BHZB科研及事业单位1勘探开发研究院勘探院RIPED2咨询中心 咨询中心 ZXZX3规划总院规划总院CPPEI4石油化工研究院石化院PRI5经济技术研究院经研院ETRI6钻井工程研究院钻井院CDRI7安全环保技术研究院安全环保院ANHY8石油管工程技术研究院管材所TGRC9北京石油管理干部学院管干院BPMTI10石油出版社出版社PIP11石油报社报社SYBS12审计服务中心审计中心SJZX13物资采购中心 物资公司 CPMC14信息技术服务中心 信息中心 XXZX15广州石油培训中心广州培训GZPX其他单位1运输公司 运输公司 YSGS2中油财务有限责任公司 中油

41、财务 CPF3华油集团公司 华油集团 HYIT4华油北京服务总公司华服总HFZ5香港有限公司 中油香港 ZYHK6昆仑银行股份有限公司昆仑银行KLYH7中国船舶燃料有限责任公司船舶燃料CBRL8中国航空燃料有限责任公司航空燃料HKRL9中油资产管理有限公司 中油资产 AMC10昆仑金融租赁有限责任公司昆仑金融KLJR11中意人寿保险有限公司中意人寿ZYRS12中意财产保险有限公司中意财产ZYCC13石油学会 石油学会 CPS14中国石油企业协会 石油企协 SYXH15中心医院中心医院ZXYY档案著录规则1 适用范围为规范单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录用文字、著录信息源及著录项目

42、细则，特制定本规则。本规则适用于各单位各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本规则制定细则。2 规范性引用文件档案著录规则 DA/T 18-1999 3 术语和定义 3.1 著录在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。3.2 公共必著项适用于所有档案类别的必填著录项。3.3 公共著录项适用于所有档案的可选著录项。3.4 专有著录项适用于某一档案类别的特殊可选著录项，可按卷、卷内文件和件级进行著录。4 案卷级著录项4.1 公共必著项档号、题名、件数（除会计档案、油气勘探开发档案外）、页数（除会计档案、油气勘探开

43、发档案外）、归档单位、保管期限、密级、起日期、止日期、归档日期4.2 公共著录项立卷单位、主题词、摘要、保密期限、存放位置、正本数量、副本数量、备注5 卷内文件级著录项5.1 公共必著项档号、题名、责任者、页号（除会计档案、油气勘探开发档案外）、日期、密级、载体类型5.2 公共著录项文件编号、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、互见号、备注6 件级著录项6.1 公共必著项档号、题名、页数（除声像、实物档案及特殊载体外）、归档单位、归档日期、责任者、载体类型、日期、保管期限、密级6.2 公共著录项文件编号、年度、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、存放位置、互见号、正本数量、副本

44、数量、备注 7 专有著录项7.1 产品档案、设备仪器档案项目代号、项目名称、生产厂家、出厂日期、附图数量7.2 科学技术研究档案项目代号、项目名称、获奖级别、附图数量7.3 建设项目档案项目代号、项目名称、阶段号、设计单位、施工单位、建设单位、监理单位、附图数量7.4 油气勘探开发档案单井：地区名、井号、井别、井型、附图数量物探：项目名称、CDP号、带盘号、测线名称、附图数量7.5 会计档案会计凭证：凭证类别、起凭证号、止凭证号7.6 实物档案荣誉：获奖级别7.7 特殊载体专有著录项7.7.1 照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图规格、数量7.7.2 其他来源、数量8 著录项内容说明8.1 排检

45、与编号项8.1.1 档号：档案管理系统根据各单位档号编制规则自动生成。档号编制规则由各单位按照档案标识规则的规定，在档案管理系统的应用管理模块中进行定义。8.1.2 互见号：填写与本文件有密切联系的其他档案的档号。8.1.3 主题词：填写表达档案主题内容的规范化的词或词组。对于文书档案可直接使用其公文主题词。8.2 题名与责任说明项8.2.1 题名：填写反映档案内容或含义的文字。在档案无标题或标题含义不明时，应根据文件内容自拟题名，自拟题名一般由责任者、问题和文件材料名称组成；油气勘探开发档案物探类文件标题只有工序名称时，应增添项目的名称。自拟题名加“”进行标注。各类档案的题名如下著录：文书档

46、案：照直录入文件标题。产品档案：使用产品名称或型号作为题名，两卷以上的可使用文件材料名称或组部件的代字、代号和名称加以区分。科学技术研究档案：使用项目名称或项目代字、代号作为题名，两卷以上的可使用其阶段名称加以区分。建设项目档案：文字材料的题名由建设项目名称、单项工程名称、单位工程名称、文件材料名称和阶段组成。竣工图的题名由建设项目名称、单项工程名称和图纸名称（落尾名或后缀语为“竣工图”）组成。设备仪器档案：由设备仪器名称、内容特征和文件材料名称组成。会计档案：一般由责任者、内容和文件材料名称组成，会计凭证应写明年月，会计账簿应写明年份，财务报告应写明月或年份。油气勘探开发档案：综合类、单井类

47、、物探类题名照直录入文件材料标题，其中地震磁带按地区、测线号确定题名；岩心岩屑类题名中应录入井名。声像档案：填写介绍声像档案内容的文字，应简明概括、准确反映音像基本内容，事由、时间、地点、人物、背景等要素齐全。实物档案：填写介绍实物档案内容的文字，包括获得者、获得事由、获得地点、实物内容等方面。8.2.2 附件题名：填写文件附加材料的标题或代号。8.2.3 文件编号：填写发文字号、图号、标准规范类文件的统一编号等，照原文字和符号著录。8.2.4 责任者：填写文件的作者，或对文件负有责任的单位或个人。公文以落款盖章的单位为准，填写单位全称或者通用简称。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录

48、职务、职称或其他职责，并置于“（）”号内。声像档案应填写拍摄人、摄录者的姓名或所在单位名称。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。实物档案中填写颁发、授予等单位名称或提供者姓名。8.2.5 立卷单位：填写文件材料组卷的部门或项目负责部门。8.2.6 归档单位：填写负责归档的单位或部门。特定情况下立卷单位与归档单位可能不同。8.2.7 归档系统：填写归档数据来源系统的名称，即与档案管理系统建立了自动归档接口的应用系统名称。8.3 密级与保管期限项8.3.1 密级：填写文件材料或案卷上标注的密级。8.3.2 保密期限：填写文件材料或案卷上标注的保密期限。8.3.3 保管期限：依据归

49、档范围填写档案划定的存留年限。8.4 时间项8.4.1 起日期、止日期：填写案卷内文件形成的最早和最晚日期。8.4.2 日期：填写文件材料形成日期。在声像档案中填写拍摄或录制日期，在实物档案中填写获奖、颁发等日期。8.4.3 归档日期：填写归档流程办结的时间，可以由档案管理系统自动记录。8.4.4 年度：年度是标识档号的可选要素，系统默认填写为文件形成日期的年度，可人工修改为文件针对的年度。如：跨年度的请示与批复，应填写批复年度；跨年度规划、计划，应填写文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，应填写文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算应填写针对年度；跨年度的会议文件，一般可填写会

50、议召开的年度；法规性文件应填写公布或批准年度。8.5 载体形态项8.5.1 载体类型：填写记录信息的介质类型。分为纸质、照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图、岩心、岩屑、无实体、其他。8.5.2 规格：填写档案载体的尺寸、型号等。8.5.3 数量：填写特殊载体的盘、张、套数等。8.5.4 件数：填写卷内文件的总件数。8.5.5 页数：填写件或卷的总页数，用于统计和核对。8.5.6 页号：填写卷内文件的起页数,最后一件的页号填写本文件“起页数-止页数”。8.5.7 附图数量：填写档案中图纸的总数量。8.5.8 存放位置：填写实体档案存放的物理位置，库、排、架等。8.5.9 正本数量：填写本档案正本

51、的数量，档案本身为副本的建议正本数量填写“0”。8.5.10 副本数量：填写档案副本的数量， 档案正、副本单独编制档号的，建议正本档案的“副本数量”填写“0”。8.6 附注与提要项8.6.1 备注：填写档案的收集、整理和保管过程中，需要解释和补充的事项，如：无电子文件、文件材料破损、缺页、无领导签发、页号（文件编号）错误、应归档文件材料另行保管等，以及破损修复时间及其经办人，移出、销毁时间及其经办人等。对于声像档案，可以填写其文字说明，概括揭示声像档案所反映的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素；或仅对题名未及内容作出补充。8.6.2 摘要：填写对文件或案卷内容的摘录、解释、附录及说明，

52、能够反映主题内容、重要数据(包括技术参数等)。8.7 专有著录项8.7.1 项目代号：填写档案中反映的产品、工程、课题、设备等的代字或代号。8.7.2 阶段号：填写项目过程中划分的区间代号。8.7.3 生产厂家：填写产品、设备的生产厂家名称。8.7.4 出厂日期：填写检验合格的产品或设备，从厂家发往经销商的日期。8.7.5 获奖级别：填写荣誉档案获得的奖励等级，如: 国家级、省部级、地市级、县市级或其他级别。8.7.6 项目名称：填写工程项目的名称。8.7.7 设计单位：填写建设单位在项目实施前所委托的为建设单位的项目进行总体设计的单位名称。8.7.8 施工单位：填写工程项目中具体施工的单位名

53、称。8.7.9 建设单位：也称为业主单位或项目业主,填写建设项目管理的主体、建设工程项目的投资主体或投资者。8.7.10 监理单位：填写建设单位在项目实施中所委托的对建设单位的建设项目所涉及到的施工质量、预算、资料等等一系列的内容进行监管的单位名称。8.7.11 地区名：填写单井所属地区的名称。8.7.12 井号：填写井的代字或代号。8.7.13 井别：填写井的类别，如：勘探井、开发井、科学探索井、预探井等。8.7.14 井型：填写井的类型，如：水平井、斜井等。8.7.15 CDP号：填写地震处理成果数据/剖面道编号。8.7.16 带盘号：填写地震数据存储磁带/磁盘编号。8.7.17 测线名称

54、：填写地球物理勘探野外采集数据体的名称或代号。8.7.18 凭证类别：填写原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。8.7.19 起凭证号：填写封装好的一卷会计凭证中起始的凭证号。8.7.20 止凭证号：填写封装好的一卷会计凭证中结束的凭证号。8.7.21 来源：填写实物产生的地方，或从某处获取。档案业务管理规则1 总则1.1 为实现集团公司档案管理规范化、科学化，有效地保护、利用档案，根据中国石油天然气集团公司档案工作规定，结合集团公司档案工作实际，特制定本规则。本办法适用于各单位的档案管理工作。1.2 集团公司档案工作坚持“收集齐全、整理科学、保管安全、利用满意、整合信息”的工作方针，丰

55、富整合档案信息资源。以“珍存企业记忆、提升公司价值、构建知识平台、实现信息共享”为目标。坚持档案信息化的发展方向，坚持为企业发展服务的宗旨。1.3 专业术语和定义1.3.1 电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。1.3.2 归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。1.3.3 实体档案除了在档案管理系统中保存的电子文件以外，以各种物理形式保管的档案，包括纸质、照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图、岩心、岩屑、其他等。1.3.4 应用系统归档集团公司各应用系统通过与档案管理系统之间建立标

56、准、统一的归档接口，实现电子文件及其元数据的自动归档。1.4 归档单位（部门）职责1.4.1 执行集团公司档案工作的各项管理制度。1.4.2 将归档工作纳入本单位（部门）的工作计划，纳入本单位（部门）的工作流程，纳入本单位（部门）人员的绩效考核或岗位职责。1.4.3 做好本单位（部门）各类文件材料的收集、整理和归档，确保归档文件材料的齐全、完整、真实和有效。1.4.4 接受档案管理部门的业务指导和督促检查。2 档案收集2.1 归档范围2.1.1 归档范围确认制与备案审批制归档范围确认制就是归档单位（部门）及档案部门经过认真分析各归档单位的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，即研究档案材料的形

57、成规律，拟定出各类档案的基本归档范围或基本归档内容。参照基本归档范围，结合大事记、各项工作计划和工作实际，制定单位（部门）具体的归档范围，再反馈到归档单位（部门）进行核实，并由归档单位（部门）负责人及档案员签字确认后交档案部门存档。归档范围备案审批制就是要求各级档案部门将业已确认完善的归档范围逐级备案审批。各级档案部门以上级审批通过的归档范围作为档案收集是否齐全完整的依据。2.1.2 具体归档范围的确定 文书档案：归档单位（部门）及档案部门经过认真分析各归档单位的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，并与国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定进行对比，形成各单位（部门）的基本归档

58、范围。经归档部门确认完善后形成单位（部门）归档范围。 产品档案：依据新产品开发计划，确定归档项目。 科学技术研究档案：依据科研项目计划，确定归档项目。 建设项目档案：依据建设项目计划，确定归档项目。 设备仪器档案：依据设备仪器引进和购置计划确定归档项目，与建设项目关系密切的设备仪器文件，归入建设项目档案。 会计档案：依据财政部、国家档案局会计档案管理办法的有关规定确定。 油气勘探开发档案：依据归档单位（部门）基本职能、主要业务流程、历年归档情况及勘探开发技术资料汇交分发计划表确定。 声像档案：依据大事记确定重要事件，以及重要事件中的主要人物、重要会议、重大活动和重点项目的声像材料，专题片，荣誉

59、档案的照片。 实物档案：依据大事记确定单位及个人受到上级部门表彰和奖励，停用公章，以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存价值的实物范围。0 应用系统归档：依据集团公司信息技术总体规划，对运行成熟的应用系统列出电子文件生成清单，提交主管业务部门确认。2.2 归档要求2.2.1 电子文件归档方式和时间电子文件归档可以采用系统归档和手工归档两种方式。如果选择系统归档的方式，遵循电子文件先归，实体档案后归的原则。先行归档的电子文件应包括正文和附件，著录信息及背景信息等内容，在办理完毕后实时归档。对于管理大数据体的应用系统，可以只归条目信息不归电子文件，但需要该应用系统满足本规范中对电子文件保管和利

60、用的相应要求。业务部门应对系统归档的电子文件进行确认，并定期进行抽查。如果选择手工归档的方式，遵循电子文件、实体档案同时归档的原则。“谁产生、谁录入、谁审核”，由归档单位（部门）将条目主要信息录入档案管理系统，同时上载相应的电子文件。2.2.2 实体档案归档时间 文书档案：由归档单位（部门）将本年度办结的文件材料于次年上半年内归档。 产品、科学技术研究、建设项目档案：在项目鉴定或竣工后三个月内归档。 设备仪器档案：在设备仪器开箱验收登记或安装调试后一个月内归档。 会计档案：会计年度终了，暂由会计机构保管一年后，在第一季度内归档。 油气勘探开发档案：综合类文件材料于次年上半年内归档，单井类文件材