“再看OA”系列讲座之一：为OA正本清源

1、无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 . 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 ：.； 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 “再看OA系列讲座之一：为OA正本清源中国软件行业协会副秘书长 吴克忠 2002-7-29 中国计算机用户 伴随着企业ERP建立、政府电子政务建立的热潮，曾经淹没在Internet、中的一个名词OA办公自动化 Office Automation，简称OA开场再次频频牵动人们的眼球。此次OA回潮，裹挟着电子商务、电子

2、政务甚至知识管理的内容。有人以为OA即广义OA包含了电子政务和电子商务，有人以为电子政务和电子商务包含着OA，对于知识管理，它是OA的新衣,还是OA真正长大了？借助近日召开OA2002办公自动化国际学术研讨暨展览会召开之际，特邀相关领域的多位专家，与我们共同讨论OA这个话题，希望经过OA开展过程、实际运用、技术演化等方面的系列讲座，梳理一下OA的脉络，勾画一个OA的新笼统。 OA是集成的办公环境办公自动化Office Automation，简称OA是20世纪70年代中期兴隆国家迅速开展起来的一门综合性技术。我国的OA经过从80年代末至今10多年的开展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，开展到

3、今天可提供面向运用的大型协同任务产品。如今，办公自动化究竟要处理什么问题呢？我们说，办公自动化就是要发明一个集成的办公环境，使一切的办公人员都在同一个桌面环境下一同任务。详细来说，主要实现下面七个方面的功能：(一)建立内部的通讯平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通讯和信息交流快捷通畅。(二)建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等可以在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工可以了解单位的开展动态。(三)实现任务流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，处理多岗位、多部门之

4、间的协同任务问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的任务，例如公文的处置、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的任务，经过实现任务流程的自动化，就可以规范各项任务，提高单位协同任务的效率。四实现文档管理的自动化。可使各类文档包括各种文件、知识、信息可以按权限进展保管、共享和运用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保管在每个人的文件柜里。因此，文档的保管、共享、运用和再利用是非常困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需求什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，经

5、过电子文件柜的方式实现文档的保管，按权限进展运用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只需管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他本人上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只需他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。五辅助办公。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公任务相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。六信息集成。我们每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些

6、业务系统实现很好的集成，使相关的人员可以有效地获得整体的信息，提高整体的反响速度和决策才干。七实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公方式以及挪动办公。如今来讲，地域分布越来越广，挪动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。OA的这些功能也就规定了它的存在范畴。OA是使政府和企业的办公自动化并辅助任务人员办公。国内实现办公自动化运用软件在短短10多年时间内，曾经阅历了三个开展阶段，实现了两个革命性的飞跃。第一代OA从80年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。第二代OA从20世

7、纪90年代中期开场，随着以Lotus Notes为代表的任务流群件技术的面世，以及网络通讯技术的长足开展，办公自动化系统发生了第一次革命性演进，第二代办公自动化系统以网络技术和协同任务技术为主要特征，实现了任务流程自动化，收发文从传统的手工方式向任务流自动化方式的飞跃。第三代OA随着21世纪知识经济时代的降临，知识成为经济增长和社会开展及企业生长的关键性资源，最大限制地掌握和利用知识越来越成为企业与政府信息化建立的中心。对知识前所未有的注重，使以任务流为中心的办公自动化系统开场提升到以知识管理为中心的第三代办公自动化系统。与前两代相比，第三代OA是集信息处置、业务流程和知识管理于一体的运用系统

8、。它把现有的“决策支持系统开展为“决策智能系统，并以知识管理为中心，提供了丰富的学习功能与知识共享机制，确保运用者可以随时随地根据需求向专家学习、向单位现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的被动位置转向自动，从而在提升每个员工发明才干的过程中，大大提高企业与机关的整体创新和应变才干。可以说，第三代OA是一个协助 用户从“如何做转到“知道如何做的过程。电子政务与OA电子政务基于网络的运用主要包含：政府部门内部的电子化办公；政府各部门之间以及与金融、电力等重要营运部门之间经过计算机网络进展的信息共享和实时通讯；政府部门与民众之间经过网络的双向信息交流。政府电子化办公OA包括：第一，实现内部信息共

9、享、内部资源整合、内部决策支持；第二，对外提供公众效力方面，只需是当前政府应该做的事情，电子政务都应该涵盖，像网上工商、网上税务、网上社保等。概括起来，网上业务的方式应包括G to B、G to C和G to G。所以，电子政务的第一方面是OA的范畴。第二方面，像网上工商、网上税务、网上社保等详细业务就不属于它的范畴了。由此可见，OA是电子政务的主要内容之一。与OA相关的信息技术包括Web运用、数据库、全文信息检索、数据仓库与发掘分析、网络衔接、数据通讯、平安技术等。这就需求建立OA处置流程的规范规范，使数据交换和业务自动处置可以在异构平台中实现，做到灵敏、有效、多元化的信息流管理。电子政务同

10、样需求这些技术的支持。所以OA为电子政务建立了运用平台，OA是电子政务的根底。企业信息化与OA在网络时代里，企业的管理重点已从物流、资金流逐渐向信息流跨越，信息流更多地表达为电子文档，它的交互性能有效改善办公的效率，而“办公实践上又是经过单位内部人与人、人与部门、部门之间信息的搜集、组织、共享、传播等行为的协调来实现单位整体目的的过程。因此，实现办公自动化正是控制管理信息流的直接手段，办公自动化可以协助 我们对信息流进展科学合理的控制，提高办公效率。所以OA是管理信息系统(MIS)的根底。OA 要从MIS、ERP、电子商务等系统中提取信息，用于辅助决策。一个理想的企业OA系统应具备以下平台：企

11、业通讯平台: 建立本企业范围内的电子邮件系统，使企业内部通讯与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。信息发布平台: 为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业开展动态。协同任务平台: 将企业的传统垂直化指点方式转化为基于工程或义务的“扁平式管理方式，使普通员工与管理层之间的间隔 在物理空间上减少的同时，心思间隔 也将逐渐减少，提高企业团队化协作才干，最大限制地释放人的发明力。公文流转平台: 改动了企业传统纸质公文办公方式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传送、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。日常办公平台: 改动了传统的集中办公室的办公方式，扩展了办公区域，用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落经过网络衔接随时办公。信息集成平台: 现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些运营管理业务数据，对企业的运营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的；OA系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到任务流系统中，使企业员工能有效获取处置信息，提高企业整体反响速度。知识管理平台：系统性地利用企业积累的信息资源、专家技艺，改良企业的创新才干、