论大型信息系统项目的沟通管理

1、摘要:2014年3月，我作为大项目经理参与了某省重点用能企业能源数据监测管理平台信息系统项目建设，该项目由省经信委投资建设并列入省重点信息化建设项目，总投资900万元，建设期为1年。通过本项目的建设，实现了全省各地市县重点用能企业能源使用、储备、转换和消费的在线实时监测管理，以及展示地区生产总值能耗和能源消费总量控制指标完成情况等。该信息系统项目于2015年3月建成，并顺利通过专家组的验收。本文结合作者的实际管理经验，以该项目为例，讨论该信息系统大项目建设过程中的沟通管理，主要从四个方面进行论述，编制沟通管理计划、信息分发、绩效报告和干系人管理。项目通过我和我的团队有效管理和实施，使本项目按照

2、预期目标顺利完成，赢得了用户的一致好评。正文：2014年3月，我作为大项目经理参与了某省重点用能企业能源数据监测管理平台信息系统项目建设，该项目由省经信委投资建设并列入省重点信息化建设项目，总投资900万元，建设期为1年。通过本项目的建设，实现了全省各地市县重点用能企业能源使用、储备、转换和消费的在线实时监测管理，以及展示地区生产总值能耗和能源消费总量控制指标完成情况等。系统平台软件功能模块包括用能监测、能效分析、节能管理、碳排放管理、形势分析、节能监察、总量控制、公众服务和企业服务等九大功能模块。本项目系统软件平台采用JAVA语言开发，数据库采用Oracle关系型数据库及自主开发的支持海量数

3、据存储的实时数据库，通过SOA面向服务的体系结构组件模型，将这些应用程序的不同功能单元（称为服务）通过这些服务之间定义良好的接口和契约联系起来。硬件方面经过接入点现场安装前端智能数据采集器，并对分散的计量仪表进行能源数据采集，通过网络将数据传输到数据库服务器，实现对能源数据的实时读取、统计分析和应用。底层计量仪表如电能表与智能数据采集器之间，采用基于Modbus协议的工业自动化网络规范连接，数据采集器与数据库服务器之间采用基于TCP/IP协议的有线或无线网络方式接入平台。系统软件平台通过各模块对企业能源数据进行可视化呈现和监测，并促进用能企业进行能源使用优化与改进。由于本项目作为我公司大型重点

4、项目，项目投资较大、工期较长、干系人较多，技术交错复杂，我作为大项目经理把本项目划分为软件开发和硬件集成两个子项目，并下设王工、李工为子项目经理，本项目采用间接管理的方法进行，我指导和要求子项目经理先完成项目过程计划的制定，然后再制定项目的活动计划，并建立统一的项目过程管理体系。实施期间，我特别重视大项目的沟通管理，因为大项目的很多问题都是由于沟通问题引起的，沟通是否有效和畅通，从某种意义上讲将直接决定项目的成功与否，因此沟通成为了我本项目管理关注的重点。一、制定沟通管理计划凡事预则立，不预则废。因此项目组首先根据项目章程和项目管理计划组织制定了详细和切实可行的沟通管理计划。项目沟通管理计划包

5、括了项目干系人的沟通需求和期望，个体对沟通信息的响应等。明确了哪些人是项目干系人，他们对于本项目的收益水平和影响程度如何，谁需要什么样的信息，何时需要，以及应怎样分发给他们，都作了明确的规定。在沟管管理计划方面主要采用了沟通需求分析的工具和技术，包括用户管理层、用户接口人员、供应商人员、项目经理、项目组成员各需要什么样的信息，并采用了沟通内外有别，采用对方能够接受的沟通风格，以及沟通的升级等原则。计划规定项目组成员每周召开例会制度，以及向用户和项目组管理层月度汇报会议制度，同时将相关周报和会议纪要内容及时发给有关的干系人，做到事事有计划。二、信息分发管理在项目沟通管理过程中，我们需要以一些合适

6、的方式，比如正式的、非正式的、口头的、书面的形式，将有关的信息分发给所需要的干系人。项目组采用了信息分发方法及沟通技术的工具进行了信息分发管理，如电子邮件、传真、电话，以及会议纪要和书面文件等。正式的沟通，有项目汇报会、项目例会以及组织内外的正式文档和往来记录；非正式的沟通，有口头交流、非工作时间的交流、随机的询问和提醒等。其实非正式的交流可以得到正式沟通无法得到的信息，如有一次我去茶水间倒水，碰到了资料管理员小舒，她向我聊起了一件事，说是有部分采购材料到货后，安装使用说明书、合格证现场有丢失的情况，由于这些事情并没有在项目例会中反映出来，我得知后立即组织查实原因，将丢失的资料安排相关人员联系

7、供应商进行补发，并对项目组加以了此类问题的预防工作三、绩效报告管理绩效报告主要是收集项目实际绩效信息报送给相关干系人了解和管理项目绩效。项目组依据例会周报及收集工作绩效信息，在每月月底制定书面的项目进度和状态报告，说明项目在一个月时间内完成的工作情况，同时报告最直接反映项目的现状，由各子项目经理提交给项目组管理层和根据项目沟通管理计划确定的需要的相关干系人，进行绩效评估。在进展报告内，全面记录了项目的进度情况，完成的百分比，哪些工作已经完成以及哪些工作正在进行。在报告中项目组分析了出现的一个沟通管理问题，期间因一个软件测试人员请假了两天，而软件开发人员并不知情，导致了部分进度绩效的延误，好在后

8、续通过快速跟进进行了纠偏，同时项目组把请假报告制度增加和更新到项目沟通管理计划当中。在绩效报告管理方面项目组采用了绩效信息表示工具，即绩效数据报表对项目绩效进行了全面展示。四、干系人管理项目干系人管理是满足信息需要者的需求并解决项目干系人之间的问题，在项目干系人管理方面项目组采用了沟通方法等工具和技术进行了管理。在项目干系人管理活动中，我发现会议效率非常低下的问题，会议时间过长，会议内容过于发散，项目必须要解决会议效率的问题。当时我提出了要召开“高效会议”的要求，因此我组织子项目经理做了以下几个方面的工作：事先制定了一个会议制度，放弃可开可不开的会议，明确会议的目的和期望结果，在会议之前将会议

9、资料发放到参会人员手中，明确了会议规则，会议后规定了总结和会议纪要，并做好会议的后勤保障工作。通过以上的管理，使得各干系人会议沟通效率大大提高。经过我和我的项目团队不懈的努力，历时1年，本项目于2015年3月顺利完成，并通过了业主方组织的专家验收。本项目全面积极响应了国务院关于节能减排、低碳发展、绿色生态的总体发展要求，通过本系统平台，使能源管理部门能够及时、准确、全面了解全省重点能用企业用能状况，对政府、企业及公众具有全社会能源生态链管理的效益，项目得到了建设方的高度评价。本项目的成功得益于我成功的沟通管理。当然在本项目中，还有一些不足之处，比如在项目实施过程中，由于1名员工因个人原因离职，导致项目的建设出现了一些阶段性的问题，还有曾经根据需