SAP-采购发票校验流程-v11

1、.业务流程定义文档采购发票校验：.；最后修正日期：TCL部品光电科技SAP工程页码： DATE M/d/yyyy 5/20/2005 TIME h:mm am/pm 3:57 PM 刘庆模块：MM PAGE 6 of NUMPAGES 6业务流程称号: 采购发票校验流程编号及版本号编号：BPD-MM13版本：V1.0业务流程定义文件签署表业务流程定义文件是描画未来在SAP R/3中处置业务的详细流程定义，其定义的业务流程及其中所涉及的SAP功能已得到以下工程组成员的接受并已签署。工程中职务姓名签字日期TCL部品光电科技关键用户谢芳TCL部品光电科技流程一切人王晓峰TCL光机关键用户李庞晋阎晓莉

2、赵心亚TCL光机流程一切人朱林TCL显示关键用户王妙荣TCL显示流程一切人戴谋新IBM顾问刘庆TCL工程经理林雪梅IBM工程经理夏玲芳1. 业务流程目的：采购发票校验指采购发票的收票、校验和入帐。2. 业务流程的相关原那么：2.1本流程主要描画的是在后勤物料管理模块进展的发票校验，即对采购订单进展发票校验。2.2 后勤发票校验是采购业务的后端，主要指收到供应商的发票后，在系统内对发票的信息进展检查，结合系统内的订单收货纪录、采购订单等信息综合的进展校验，确保发票信息无误后再进展发票的正式过账，产生对供应商的应付款。 发票校验的对象包括采购货款和交货本钱。交货本钱主要包括运费和关税。 后勤发票校

3、验的根本原那么是基于收货做发票校验。假设出现票到未收货的景象，除特殊 情况外，普通不做系统处置。 交货本钱中的关税和运费在发票校验时可以选择不同于采购订单的出票方，比如关税可以选择海关作为出票方，运费可以选择物流公司。 在发票校验时，会出现供应商发票和采购订单的价钱或者数量不一致的情况：价钱差别,主要有以下几种情况：价钱差别 发票金额与采购金额的不一致小额发票差别 发票金额与采购金额存在的尾数差别汇兑损益 假设是国外采购，会存在采购时的汇率与做校验时的汇率不一致的情况，这时候会产生汇兑损益以上几种价钱差别可以在系统中设置详细的容差限制，如百分比容差或者绝对值容差。当发票校验时发生的差别超越容差

4、限制时，系统会冻结住该发票的付款。财务部门需求做差别分析，确认该差别能否可以接受，如不能接受，需求冲销发票校验。数量差别假设发票数量与收货数量上存在差别，需求财务部门跟采购部门一同确认差别的缘由后再做发票校验，原那么是不允许数量上存在差别。 发票校验时的本卷须知：供应商在出货后，采购部门需求敦促供应商尽快将发票送达。采购部门需求与供应商沟通，在送达的发票上附上对应的采购订单号码。发票送达后，先由采购部门接受，进展初步检验合格后，然后再由采购部门送至财务部门做发票校验;财务完成发票校验后，付款必需以采购部门的付款恳求为根据。3. 业务流程所带来的相关规那么和政策改动3.1 相关的规那么和政策改动

5、实施SAP系统后，能改动以往人工的大量对帐任务，任务量降低，效率提高。3.2 对组织构造调整的要求采购部门担任接纳供应商送达的发票，然后送至财务部。4. 版本控制：版本作者日期更改内容描画V1.0刘庆2005.02.22创建5业务流程图例解释 本段主要描画流程图的符号。6. 业务流程图在VISIO中画流程图业务流程的详细步骤： 物料管理模块的发票校验业务流程步骤:步骤用户系统 事务描画下一步1供应商系统外供应商出具发票根据出货情况开出规范发票22采购人员系统外收发票接纳供应商开出的发票33采购人员系统外发票检查对收到的供应商发票做普通性检查，检查内容：发票抬头，出票人，收票人，发票时间，单价，

6、数量，金额，税率等无问题转4有问题转1由供应商重新开发票4采购员系统外送交应付会计定期将供应商送来的发票整理后交给应付会计55应付会计系统外应付会计检查根据相关财会制度规定从财务专业角度对发票进展检查经过转7未经过转6将发票退回采购6应付会计系统外交回采购退供应商将未经过检查的发票退回采购处置17应付会计SAP发票校验进展系统内发票校验处置及预付款清账处置88应付会计SAP发票能否有差别？对发票、收货、订单进展三方匹配校验，确认发票有无差别无转9有转109应付会计SAP发票过帐对正确的供应商发票进展过帐操作终了10应付会计系统外能否接受差别？判别差别能否在可接受的范围内否转11冻结是转9过帐1

7、1应付会计SAP发票冻结在系统内冻结有差别的发票1212应付会计/采购人员系统外差别分析与处置对发票差别进展分析，如差别不可接受那么由应付会计冲销发票校验，并将发票退回给供应商；如差别可接受那么到下一步1313应付会计SAP冻结解冻在系统内进展发票冻结解冻操作终了 8. 业务流程中所用到的报表：报表称号目前能否在用描画工具SAP规范报表/Report Painter/Report Writer/Query/ABAP/Excel/Word运用频率未收到发票的采购订单清单是列举一切已收货但未收到发票的采购订单SAP规范报表中发票校验清单否列出做过发票校验发票的清单SAP规范报表低9. 业务流程中所用到的表单：表单称号目前能否在用描画能否SAP表单/layout set?(是/否)运用频率发票是供应商送来的发票否中发票问题通报单否假设发现发票存在问题，那么通知供应商时运用的通报单否低付款恳求是发票校验做完后，财务付款需求以采购部门的付款恳求为根据