北京高校课件-《大学计算机基础》第3章-常用Office办公软件

1、大学计算机基础教学课件1第3章 常用Office办公软件3.3 演示文稿制作软件 PowerPoint 3.1 字处理软件 Word 3.2 电子表格软件 Excel 共7学时2 字处理软件 Word 3.1.1 文档的基本编辑 3.1.2 文档的排版 3.1.3 表格制作 3.1.4 图文混合排版 3.1.5 高效排版 3.1.6 修订功能 3本节重点图文混合排版高效排版样式、分节、模板的使用页眉和页脚目录和图表目录 4Word是一个优秀的文字处理软件，本节以Word 2003为蓝本，介绍文档的基本编辑、文档的排版、表格制作、图文混合排版、高效排版以及修订等主要功能。Word窗口界面：Wor

2、d简介 5其中包括标题栏、菜单栏、各种工具栏、标尺及状态栏等。一般情况下，在窗口中出现的是“常用工具栏”和“格式工具栏”。“绘图工具栏”如出现，往往在工作区的下方。而其他工具栏往往在执行某些菜单命令时会自动打开，任务完成后自动关闭。6案例一文档的基本编辑 录入以下文本:7编辑要求1、在文本的最前面插入一行标题“第一章 VB集成开发环境”，再接着插入一行标题“1.1 Visual Basic简介”。2、将文中的“Visual”指一点即可。”另起一段；3、将“而“Basic”指的是应用程序。”和“Visual”指一点即可。”两段互换位置；4、然后将正文的第一段（“Visual”指一点即可。”）复制

3、到文档的最后。5、并将所有的字母更改为蓝色的字母并使之成为斜体。(样例如下页)6、利用拼写检查功能检查所输入的英文单词有否拼写错误，如果存在拼写错误，请将其改正。7、将文档以原名（）保存到用户盘；分别以“页面、大纲、普通、打印浏览”等不同的显示方式显示文档，观察各自显示的特点。8编辑后结果9此案例涉及到以下几个方面的知识1. 文本的输入2. 文档的编辑（1）选定文本（2）复制、移动和删除（3）查找与替换（4）拼写检查（5）显示方式（6）保存文档101. 文本的输入各行在【右缩进】的控制下让其自动换行，一个段落结束才可按Enter键。对齐文本时不要用空格键，用缩进方式对齐。中文输入切换按Ctrl

4、+空格键，单击输入法来选择用户所使用的输入法。若输入有错，按 Delete 删除插入点右边的错字，按 BackSpace 删除插入点左边的错字。若漏了内容，将插入点定位，在插入状态（状态栏的“改写”为暗淡）直接输入内容。112. 文档的编辑（1）选定文本内容（2）编辑文档 复制、移动和删除 查找与替换 拼写检查 显示方式 保存文档12选定文本内容先选定后操作，选中的文本反相显示一行：单击多行：拖拽或（上或下）一段：双击整个文档：Ctrl + 单击或文中连续三击部分： 左拖（向前或向后）或单击所选内容的开始， 然后Shift+单击所选内容的结束。全选： 【编辑】|【全选】或 Ctrl + A矩形

5、块（列）：左上角 Alt + 拖拽至右下角文本选定区131) 删除文本 （Del、剪切）2) 移动文本（剪切、粘贴或鼠标拖动）4）撤消和重复3) 复制文本（复制、粘贴或鼠标拖动）查找查找、替换替换查找、替换、拼写检查编辑文档编辑文档对于“特殊字符”格式的设置。例：案例中将所有的字母更改为蓝色的字母并使之成为斜体。注意14剪贴板Word 2003中剪贴板很有用!可以存放最多24次复制或剪切的内容，通过【编辑】|【Office剪贴板】命令，打开剪贴板窗口。当需要将某次复制的内容粘贴到某文档中时，只需单击剪贴板上的该内容即可。若要将剪贴板中的全部内容一次性粘贴到某文档中的一个地方，则可以单击剪贴板上

6、方的【全部粘贴】按钮。 15当将一篇文档中的文字粘贴到另一文档中时，如何保证其样式不变？ ？采用复制、粘贴的方法，将一篇文档中的文字粘贴到另一文档中后，在文档的最后一行的下面会出现一个图标 将鼠标移至该图标，单击下拉箭头，出现下拉列表； 选择其中的“保留源格式”，则整个被复制文字的格式不变。 此功能同样适用于PowerPoint! 16工具拼写和语法有错列出字典库中可能的词选择正确词在文中输入正确词 (专用词)忽略对英文可更正拼写错误及语法错误。（红色波浪线表示拼写错误，绿色波浪线表示语法错误）例： wooee hou are you.(键入后按空格键波浪线出现。)拼写检查17所谓视图，是指文

7、档在屏幕上的文档窗体中的显示方式。 使用户可以从不同的侧面观察和编辑文档。显示方式视图181. 普通视图快速输入文本、图形及表格。不能看到页眉、页脚、分栏等， 不能对图文进行编排。文档的显示（1/5）192. 页面视图与打印效果相同，显示整个页面的分布状况，并能调整布局。能看到页眉、页脚、分栏等，能对图文进行编排。文档的显示（2/5）203. 大纲视图显示文档的结构(如章、节等)，也可方便地进行章、节调整。主要用于长文档，还可以看到各段采用的样式。 文档的显示（3/5）21左边显示的是根据文档排版格式决定的文档层次结构。当单击文档结构某一大纲主题，可使光标立即跳转到文档的相应部分。 4. 文档

8、结构图文档的显示（4/5）22文档的显示（5/5）5. Web版式6. 打印预览7. 全屏显示Web 版式视图已经代替了联机版式视图。在 Web 版式视图中，Microsoft Word 能优化 Web 页面，使其外观与在 Web 或 Intranet 上发布时的外观一致；还可以看到背景、自选图形和其他在 Web 文档及屏幕上查看文档时常用的效果。在整个屏幕显示，无菜单和工具栏。与页面显示区别，缩小显示整个文档，以观全貌，也可放大显示。23文档的排版 案例二按下述要求完成对一篇文章的排版。排版后的效果如下图所示。1、将文中标题设为宋体、三号字、加粗、红色；居中、文字加边框和底纹。2、将所有段落

9、首行缩进两个中文字符。3、第一自然段设为楷体、五号字、加单下划线；段前、段后各空一行。4、第二然段分为两栏（要分割线）并首字下沉。5、第三自然段前两行设为隶书、五号字并加双下划线。最后一行分散对齐。6、最后三行加项目符号，如案例所示。7、设置页眉为“现代化的办公室”、页脚为形如“第几页共几页”的页码。8、页边距设为：上、下、左、右均为3厘米。9、页面边框设为艺术型边框如图所示。24标题设为宋体、三号字、加粗、红色；居中、文字加边框和底纹 所有段落首行缩进两个中文字符，第一自然段设为楷体、五号字、加单下划线；段前、段后各空一行 第二然段分为两栏（要分割线）并首字下沉 第三自然段前两行设为隶书、五

10、号字并加双下划线。最后一行分散对齐 最后三行加项目符号 设置页眉为“现代化的办公室”、页脚为形如“第几页共几页”的页码 页边距设为：上、下、左、右均为3厘米。页面边框设为艺术型边框如图所示。25此案例涉及到以下几个方面的知识 1. 字符排版 2. 段落排版 3. 页面排版26字符排版（1/3）字符排版即对文字进行格式化，如给文字设置字体、字形、字号，添加下划线，以及设置颜色、字符间距和文字效果等操作。繁体字的转换、加拼音、加圈、纵横混排等功能。 方法：先输入文本，再进行格式排版，或先设置格式，再输入文本。可通过：“格式”工具栏、“其他格式”工具栏和“【格式】|【字体】”命令进行设置。27字符排

11、版（2/3） 1. “格式”工具栏字体字号斜体边框缩放下划线底纹加粗2. 【格式】|【字体】命令 【格式】|【字体】 字体 字符间距 文字效果28字符排版（3/3）3. “其他格式”工具栏加底色、着重号、加删除线、加拼音、加圈及纵横混排可用【其他格式】工具栏或【格式】|【中文版式】的相应命令。而对于中文的简繁转换可通过选择【工具】|【语言】|【中文简繁转换】或【常用】工具栏的相应按钮实现。 另外还可用格式刷对字符进行格式的复制。单击格式刷，复制一次；双单击格式刷，可复制多次。29段落排版（1/2）段落是以回车符“ ”作为一段的结束标记，如有时需要换行但又不需另起一段，可键入人工换行符 “ ”，

12、叫做分行符，用“Shift+Enter”组合键可达到此目的。这就是我们在前面强调录入时如果不是一个自然段就不要按回车键的原因。所谓段落排版就是给整个段落的外观进行设置，包括段落的对齐方式、段落的缩进和段间距、行间距等以及边框和底纹、项目符号和编号、首字下沉和分栏的设置。30段落排版（2/2） 文本的对齐对齐方式：两端对齐、居中、右对齐、分散对齐、左对齐。可选择【格式】|【段落】| 【缩进和间距】中的【对齐方式】命令，或用【格式】工具栏按钮 完成。 行、段落间距可选择【格式】|【段落】| 【缩进和间距】选项中的【间距】和【行距】命令来设置。 文本的缩进缩进方式：首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进

13、。可选择【格式】|【段落】| 【缩进和间距】中的【特殊格式】命令，或用【水平标尺】上的有关游标来设置。31边框和底纹为了使文档中的某些文字或标题更醒目，Word提供了为文档中的文字、段落或表格添加边框和底纹的功能。选择【格式】|【边框和底纹】命令，弹出【边框和底纹】对话框，设置边框、页面边框和底纹。另外边框和底纹效果还可用【格式】工具栏的按钮“ ”来实现。32项目符号和编号选择【格式】工具栏的编号按钮“ ”或项目符号按钮“ ”，在选中的各段前添加简单的编号或项目符号。选择【格式】|【项目符号和编号】命令，弹出【项目符号和编号】对话框。设置复杂的项目符号或编号。为了便于阅读，使文章更有层次感，可

14、以通过Word的自动编号功能，在选中的段落前添加符号或编号。33首字下沉“首字”下沉，即某段的第一个字下沉，并且比该段的其它文字都大，以引起人们注意。有两种下沉的方式：下沉式和悬挂式。另外，还可以对字体、下沉行数和距正文距离进行设置。【格式】|【首字下沉】命令，弹出【首字下沉】对话框 。 提示：对于案例中的第二段同时进行首字下沉和分栏的操作，若先进行首字下沉，然后再进行分栏，则不要将下沉的首字选中，否则分栏命令不可操作；一般先进行分栏后再首字下沉较为方便。34分栏在编辑报纸、杂志时，为了修饰文档版面，使版面更加生动和具有可读性，经常对文档做一些复杂的分栏排版。选择【格式】|【分栏】命令，弹出【

15、分栏】对话框。可在此对话框中指定要使用的栏数、栏宽、栏间距离以及是否在栏间加分割线等。在进行设置的同时预览框中可以显示出分栏效果。 注意：往往分栏后，有时看不到分栏效果，有可能是以下原因之一： 当前处于“普通视图”，普通视图是看不到分栏效果的。 如果当前是在“页面视图”下，还是看不到分栏效果，或分栏布局不均匀，这是因为在分栏时，Word根据纸张的高度，从左到右布局，如果要分栏的内容较少时，就会出现以上情况。解决的方法是在要在分栏的文档结束处插入一回车符，增加一新空段落。35页面排版页面排版即在打印之前，以页为单位，对文档做进一步整体性的版面调整。页面设置主要包括纸张大小的设置、页边距的设置、页

16、的方向的设置，还有怎样在页中建立页眉、页脚以及怎样强行分页和分节，以及插入页码、脚注、尾注和打印文档等内容。36页面排版页面设置（1/2）选择【文件】|【页面设置】，弹出【页面设置】对话框。 1. 页面设置37页面排版页面设置（2/2）其中【页边距】标签主要用于调整页边距、纸张的方向及装订线的位置。 【纸张】标签中有系统提供的多种打印纸类型供用户选择。当然用户也可以自定义打印纸的大小。【版式】标签设置页眉、页脚离页边界的距离、奇偶页及首页的页眉页脚内容是否相同等。【文档网络】则设置每行、每页打印的字数、行数，文字打印的方向等。 提示：【页面设置】对话框中的每个标签中都有【应用于】列表框，如所设

17、的参数对每页都有效，则选择【整篇文档】。 注意：不要把页边距与段落的缩排相混淆。段落的缩排是指从文本区开始算起缩进的距离。3839页面排版页眉和页脚 2. 页眉和页脚选择【视图】|【页眉和页脚】命令，弹出【页眉和页脚】工具栏。执行相应的操作即可。注意：一页的页眉和页脚通常适用于整篇文档，页号也会自动编好。但是如果页眉或页脚的内容是页码的话，一定要在“页眉和页脚”工具栏中单击【页码】按钮，不要直接键入某页的页码数字，否则用【页面视图】观看页眉和页脚的效果时，会发现所有页的页码都是你键入的某一固定的页码。40页面排版强行分页和分节（1/2） 3. 强行分页和分节 强行分页一般情况下，录入满一页后，

18、系统会自动转入下一页，但也有一页没满而需要另起一页的情况，例如，当进行下一章文字的录入时，就需要强行分页。把光标定位在需要分页的位置，选择【插入】|【分隔符】，在弹出的【分隔符】对话框中选择【分页符】命令即可。注意：分页符是非打印字符，用【Delete】键即可删除。 41页面排版强行分页和分节（2/2）【节】是一个独立的编辑单位。它不同于文章中的章、节的定义。你可以根据需要在文中任何位置插入分节符，如果在文章中没有插入过任何分节符，系统将文章整体看作一节。分节的方法雷同于分页。利用分节的功能，可以在同一篇文章中根据需要设置不同的页眉、页脚；及不同的页面设置等。例如，在一篇论文中，正文部分以前的

19、前言、摘要、目录部分的页码形式为、，正文部分的页码形式为1、2、3，则首先必须在正文部分前插入一个分节符，然后分别在这两节中插入不同形式的页码。 分节42页面排版插入页码4. 插入页码选择【插入】|【页码】命令，弹出【页码】对话框。在此对话框的【位置】、【对齐方式】和【格式】中选择页码所需要的位置、对齐方式和显示的格式。43页面排版脚注和尾注5. 脚注和尾注脚注和尾注是对文本内容的说明、补充和解释。它们各自由两个互相链接的部分组成：注释引用标记和与其对应的注释文本。脚注位于页面底端，对文档内容进行注释说明；而尾注位于文档的结尾处，用于对文档引用的文献进行注释。选择【插入】|【引用】|【脚注和尾

20、注】命令,打开【脚注和尾注】对话框，进行各种设置。44页面排版浏览和打印 选择【文件】|【打印预览】命令或按下【常用工具栏】的【预览】按钮“ ”，显示预览窗口，在此窗口中有放大镜、单页显示、多页显示及显示比例等按钮。可使用【放大镜】观察文档的局部情况；也可使用【多页显示】显示文档的整体布局。 预览效果满意后，即可开始打印。一般可选择常用工具栏的【打印】按钮“ ”。但此操作不能选择打印项，例如，选择打印范围、打印份数等。如果要选择打印项，则要选择【文件】|【打印】命令，弹出【打印】对话框，进行相应的设置。其中：【打印机】框显示了打印机的名称、类型和连接的接口位置等。【页面范围】框可以选择打印范围

21、，例如：选择全部、当前页或设置打印页码范围。【副本】框可以设置打印份数等。45以上设置完后，单击【确定】按钮即可进行打印。463.1.3 表格制作案例三（1/3） 按下述要求完成表格的制作。1、建立表格，输入内容。第一行行高1厘米、最小值，5号字、加粗，水平、垂直居中。其余各行行高厘米、最小值，文字垂直靠下对齐、水平靠右对齐，但“学号”一列水平居中对齐。案例三表格147表格制作案例三（2/3） 2、分别将表格的右边插入一列，列标题为“总成绩”；下边插入一行，内容如图所示。并计算出“总成绩”。3、将表格外框线设为3磅粗线，内框线1磅，并按案例中所示，部分设为双线。最后一行、最后一列添加25%的灰

22、色底纹。表格248表格制作案例三（3/3） 4、用【表格和边框】工具栏建立如图结构自由的表格。表格349此案例涉及到以下几个方面的知识 1、创建表格 2、表格编辑 3、格式化表格 4、表格数据的统计50创建表格如要创建案例中表格1所示结构规律的表格，可用【常用】工具栏的【插入表格】按钮“ ”或选择【表格】|【插入】|【表格】命令来完成。如要创建表3所示结构自由的表格，可用【常用】工具栏的表格和边框按钮“ ”，或选择【表格】|【绘制表格】命令，弹出【表格和边框】工具栏，在此工具栏中选择绘制表格按钮“ ”及其它相应按钮来完成。另外，还可以将现有的段落或用逗号、制表位或空格等分隔符所分隔的、具有明显

23、的行列特征的文本自动转换为表格。这需要选中这些文本后，再选择【表格】|【转换】命令来完成。51表格编辑（1/2）表格的选择鼠标置于表格中：选择【表格】|【选择】命令对所需的表格、列、行、单元格进行选择。也可用鼠标直接选择。插入/删除单元格、行和列选中要操作的对象，然后选择【表格】|【插入】命令或【表格】|【删除】命令即可。改变行高和列宽选中表格对象，选择【表格】|【表格属性】命令，弹出【表格属性】对话框，在此对话框中分别选中“行、列”标签，进行设置即可。 52表格编辑（2/2）提示：改变行高和列宽还有以下几种方法：使用垂直或水平标尺。把鼠标指向表格的行网格线或列网格线进行拖拽。选择【表格】|【

24、自动调整】命令，根据要求选择所需命令。合并和拆分单元格 选定单元格后，选择【表格】|【合并单元格】命令或【表格】|【拆分单元格】命令即可。53 表格的格式化（1/3）表格外观的格式化 表格的对齐方式 选择【表格】|【表格属性】命令弹出【表格属性】对话框，在“表格”选项选择【对齐方式】中进行表格对齐方式的设置。绘制斜线表头 选择【表格】|【绘制斜线表头】命令进行斜线表头的设置。设置表格的边框、底纹、线型等选定整个表格，选择【表格】|【自动套用格式】命令，选择某一种格式。 选定区域，按下表格和边框工具栏按钮 “ ”，在弹出的“表格和边框”中进行设置 。选定区域，选择【格式】|【边框和底纹】命令，在

25、弹出的“边框和底纹”对话框中进行设置。 54表格的格式化（2/3）“表格和边框”工具栏“边框和底纹“对话框55表格的格式化（3/3）表格内容的格式化单元格内容水平对齐选定区域后选择“格式”工具栏的对齐按钮。单元格内容垂直对齐选定区域后选择“表格和边框”工具栏对齐按钮【表格】|【表格属性】命令弹出【表格属性】对话框“单元格”选项进行设置。与文档中的文本进行排版的方法相同 56表格数据的统计表格行列号表示： 列号 A,B,C. ，行号 1,2,3.单元格 地址： 列行号 如B4 、F7表格区域：左上角列行号 : 右下列行号如 A4:C9定位在存放计算结果的单元格表格|公式选择函数及输入计算的区域

26、缺陷：当不同单元格进行同一种功能的统计时必须重复编辑公式或调用函数，效率很低，而最大的问题是当被统计的单元格内容改变时统计结果不能自动重新计算。 57图文混合排版 案例四要求设置出案例所示的图文混合排版效果。 1、标题设为艺术字，其格式以案例所示。2、插入剪贴画“个人电脑”设为嵌入式，其它为浮动式，分别为紧密型、浮于文字上方和衬于文字下方，衬于文字下方的图形设为“冲蚀”作为背景效果。3、插入文本框并作“阴影”处理，同时添加文字。4、插入自选图形和数学公式。5、插入自选图形的两个云形标注和基本形状中的“笑脸”并加以组合。5859此案例涉及到以下几个方面的知识 1. 插入图片 2. 图片的编辑和格

27、式化 3. 图文混排60插入图片Word 除能处理文字、表格外，还可以在文档中插入各种图形，并能实现图文混排。所涉及的图形有：在剪辑库中包含的图片、Windows提供的大量图形文件、【绘图】工具栏绘制的自选图形、所截取的屏幕图像，以及艺术字、数学公式、文本框等。插入剪贴画、艺术字等可通过选择【插入】|【图片】命令来插入。61插入图片公式选择【插入】|【对象】| 【新建】| 【Microsoft 公式3.0】命令，打开公式编辑器，屏幕上出现公式编辑区和公式工具栏。【符号】栏，用于插入各种数字符号 【模版】栏，用于插入一些积分、求和、分式和根式等公式符号。62插入图片文本框选择【插入】|【文本框】

28、命令使用文本框可制作特殊的标题：文中标题、栏间标题、边标题、局部竖排文本效果等。 63 提示：插入文本框、自选图形中的图形时，默认情况下Word将其放在绘图画布中。如果不喜欢使用绘图画布，可以将其关闭（按键盘上的“Delete键”）后再操作；或躲开画布，在其他位置（例：在画布的边缘）进行操作。也可以选择【工具】|【选项】命令，在弹出的“选项”对话框中选中“常规”标签，去掉“插入自选图形时自动创建绘图画布”选项。插入图片自选图形在【绘图】工具栏的【自选图形】选项中进行选择。 64插入图片【绘图】工具栏、图形组合【绘图】工具栏还可以进行叠放次序、旋转或翻转的操作，以及对所选定的图形进行阴影效果、三

29、维效果、填充色、线条色等的设置。 图形组合。其方法是：（1）把要组合的图形按要求定好位；（2）先选中其中一个图形，按住【Shift】键的同时再选其它的图形。然后单击【绘图】工具栏的【绘图】按钮，选择菜单中的【组合】命令即可。65插入图片绘图画布它是类似图文框的一种环境，有助于在文档中插入和安排一幅或多幅图形。它对由若干形状组成的图形尤其有用。绘图画布还提供图形与文档其余部分之间的边界。默认情况下，绘图画布没有边界或背景，但是可以像对任何图形对象一样，对绘图画布应用格式。哈哈，要下雨了！例：Word中的绘图画布效果:66图片的编辑和格式化插入文中的图片，和文字一样可进行复制、移动和删除等操作，也

30、可进行尺寸大小的调整、裁剪、旋转等操作；对于部分图片还可以进行组合和取消组合处理；利用【图片】工具栏可对图片进行效果处理，例如：增加、降低对比度，增加、降低亮度，还可设置图片的“自动”、“黑白”、“冲蚀”等颜色。可先选中图形，然后选择【格式】| 【图片】命令，弹出此”图片”工具栏。67图片的编辑和格式化如要准确设置图片的尺寸或设置更多的颜色，可在图片工具栏中选择【设置图片格式】按钮或选择【格式】|【图片】命令，弹出【设置图片格式】对话框进行相应的设置。68 图文混排（1/2） 1、图片和文字存在着3种层次关系:浮于文字上方、衬于文字下方、于文字位于同一层。只有当图文位于同一层时正文才做出让路。

31、2、插入的图形有两种形式：嵌入式和浮动式。可以选中图片后，通过在弹出的【图片】工具栏上的【文字环饶】按钮，在其下拉列表中选择一种环绕方式。 其中对“衬于文字下方”的图片一般设置成“冲蚀”颜色，以突出图片的背景效果。与文字位于同一层的有“嵌入型”、“紧密型”、“四周型”等。如果希望图片作为文章中的一个特殊符号或标记，可把图片设置为“嵌入型”。69图文混排（2/2）“嵌入式”图片直接放置在文本的插入点处，占据了文本的位置。选中该图片时，其四周出现8个黑色实心小方块，如果把图片缩小，可以作为文本的一个特殊符号或标记。如果要移动它，其操作同于文本的移动。而“浮动式”图片可以插入图形层，可放在文本或其它

32、对象的前面或后面。选中其图片时，四周出现8个空心小方块，此时，图片独立于文本，可用鼠标在文本中随意拖动图片。70高效排版 1、定义标题样式，将“目录”及“第一章 绪论”定义为标题1，到定义成标题2；标题1定义为二号字、黑体、加粗、红色、居中、段前及段后各空行或4磅，单倍行距；标题2定义为四号字、楷体_GB2312、加粗、蓝色、左对齐，段前空行或3磅，单倍行距；另定义正文样式：五号字、宋体、首行缩进2个字符。2、在“目录”行下作一个2级目录。案例五对某一文章进行如下设置： 7172用标题1、标题2及正文样式设置并插入目录后的样例：73此案例中涉及到以下几个知识 1、样式 2、创建和更新目录 3、

33、生成图表目录 4、模板 74样式 所谓样式，是指一组已命名的字符格式和段落格式。应用样式格式化文档可以大大地提高文档质量和工作效率。 在Word中提供了近百种内部样式，用户也可以修改已有样式或建立新的样式以满足自己的需要。75样式创建样式（1/2）【格式】|【样式和格式】|【新样式】弹出“新建样式”对话框1. 创建样式新样式在此对话框进行新建样式的名称、类型等的选择。76样式创建样式（2/2）样式用得最多的是字符样式和段落样式，字符样式包括字符的字体、字型等字符的格式；段落样式包括段落的对齐方式、段间距、行间距等。段落样式要设置大纲级别，大纲级别包括有正文文字、19级大纲级别。（19级大纲级别

34、一般用于标题的样式）77样式修改或删除样式2. 修改或删除样式在【样式和格式】任务窗口中选中要修改的样式名，在弹出的下拉菜单中选择【修改】或【删除】命令即可。78样式应用样式3. 应用样式将插入点定位在要使用样式的段落，选择【格式】工具栏“样式”框中的所需要的样式名即可。或选择【格式】|【样式和格式】命令，在弹出的【样式和格式】任务窗格的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，则在“请选择要应用的格式”列表框中将显示Word提供的所有样式，根据需要选择对应的样式。79创建和更新目录目录是文档中标题的列表，可以将其插入到指定的位置。您可以通过目录了解在一篇文档中论述了哪些主题，并快速定位到某个主题。

35、您可以为要打印出来的文档以及要在 Word 中查看的文档编制目录。显示文档时，目录中将包括标题及相应的页号。按住【 Ctrl】键，光标变成一只手，标题将显示为超级链接，这时您可以直接跳转到某个标题。80创建目录1. 创建目录自动创建目录的前提：文中各级段落标题使用了“级别样式”。 选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令。在此设置制表符前导符、显示级别等，确定后即在光标定位处插入所要求的格式的目录。81更新目录2. 更新目录 右击要更新的目录，选择【更新域】命令。 或按【 F9 】键。82 生成图表目录（1/2）目录的作用是不可替代的，方便读者准确的找到所要找的标题的位置。而有的长文章中包含

36、有大量的图形、表格和公式等对象，为了让读者方便地找到某个对象，可以为这些对象编制图表目录。生成图表目录的前提是：对所选的对象添加“题注”。 题注，即当我们向文档中插入表格、图、公式等对象时，往往要在它的上方或下方加入“图1.1”或“图1.2”等文字，这样便于查找和阅读。人们一般是人工输入和编辑这些文字。其实Word 2003提供了强大的题注功能。 83生成图表目录（2/2）（1）添加题注添加题注可以在插入表格、图表、公式等对象时自动添加题注，也可以为已有的表格、图表、公式等对象手动添加题注。自动添加题注：选择【插入】|【引用】|【题注】|【自动插入题注】，在【自动插入题注】列表中选择要插入题注

37、的对象。注意：自动添加题注时对“自选图形”不起作用。所以一般采用手动添加题注的方法。手动添加题注：首先选定对象，然后选择【插入】|【引用】|【题注】，在【标签】列表中选择对象的标签或选择【新建标签】，然后选择其它选项。8485手动添加题注（1/2）例：1）选中图形，选择【插入】|【引用】|【题注】命令，则弹出“题注”对话框。2）在“标签”栏中查找自己需要的标签（即“图”），若没有，则单击对话框中的【新建标签】按钮，在“新建标签”对话框中键入新的标签名称（例如“图1.”），单击【确定】按钮，返回“题注”对话框，这时“题注”栏显示“图1.1”。86手动添加题注（2/2）3）单击【确定】按钮，则同时

38、在Word文档中出现“图1.1”，只需在其后面键入图标题的名称如“星与旗帜”即可。4）每插入一幅图，则选择【插入】|【引用】|【题注】命令，弹出“题注”对话框，只要在“标签”下拉列表中选择刚才新建的标签“图1.”，则题注的编号会自动更新为2、3，在“题注”栏中可以观察到题注自动更新为图、，这样就可以轻松地将所有的图标题设置好。87生成图表目录（2）生成图表目录 对各对象添加题注后，在【索引和目录】对话框中选择【图表目录】标签，并选择其它如【显示页码】等选项后单击【确定】，即可在光标所在位置生成图表目录。88特别提示题注及交叉引用（1/2）生成图表目录的前提是要对图形插入题注。插入题注还有一好处

39、是，如果在某图之前又插入了一幅新的图，只需选择【插入】|【引用】|【题注】命令，则Word会根据光标所在位置自动更新该题注的编号。并且全文中其他图标题的序号也会自动按顺序更新；当图标题的序号发生变化时，只要选中全文，单击右键，选择“更新域”，则文档中引用图序号的位置其序号也会随之更新，这样就避免了手动逐一修改，从而避免了图序号编排容易出错，以及文中引用与实际图序号不一致的情况。但是前提是文中引用的图序号一定要使用“交叉引用”来实现。89特别提示题注及交叉引用（2/2）交叉引用：选择【插入】|【引用】|【交叉引用】菜单命令，弹出“交叉引用”对话框，在此对话框中对“引用类型”、“引用内容”（选择“

40、只有标签和编号”）、“引用哪一个题注”等选项进行设置。前提是每个图事先应插好题注。90特别提示举例如把“图1.2 云彩”和相应的图删 掉，“如图1.2 所示”也删掉，然后选中所有内容右击，在弹出的下拉菜单中选择“更新域”命令，则如下图：文中引用的图序号一定要使用“交叉引用”命令来实现！91模板样式为不同的段落设置相同的格式。模板则决定了文档的基本结构和文档设置，即文档的框架。如要编排多篇具有相同格式的文档，为了提高效率，可使用模板。在新建文档时，在“新建文档”窗格提供两种途径使用已有的模板：本机上的模板和网络上的模板。92模板本机上的模板是Word 2003预定义的模板，有报告、出版物、信函等

41、几大类，它们以.dot为扩展名存放在Template文件夹下。网络上的模板则通过网络查找。默认情况下创建“空白文档”使用的是模板，其规定正文为宋体、5号字，内容为空白。另外也允许用户自己定义模板。93修订功能 1、第一行中的图标中的“标”改为“表”。2、第二行最后的“图表目录”的字号设置为二号字。案例六请对上面一句话做如下修订： 修订功能在文档的审阅中经常用到。在文档提交审阅时，修订标记能让作者跟踪审阅者对文档所做的修改，一个接一个地复审，并可做出接受或拒绝所做修订的选择。94此案例涉及到以下几个方面的知识1、审阅者审阅并进行修订2、作者接受或拒绝审阅者的修订95审阅者审阅并进行修订（1/6）

42、在审阅者修改所审阅的文章之前，首先要打开修订功能，进入【修订】状态。（1）选择【工具】|【修订】或双击状态栏上的【修订】按钮（使其呈现黑色），弹出【审阅】工具栏，同时进入【修订】状态。 或选择【视图】|【工具栏】|【审阅】，弹出【审阅】工具栏，按下其中的【修订】按钮“ ”，也可以进入修订状态。96审阅者审阅并进行修订（2/6）（2）选择【审阅】工具栏中的【显示】|【选项】命令，弹出【修订】对话框，来进行标记的设置。例如，标记的设置如下： 插入内容： 用双下划线、颜色为蓝色。 删除内容： 用删除线、颜色为青绿。 格式修订： 仅颜色、颜色为鲜绿。 修订行： 左侧框线、颜色为粉红色。97审阅者审阅并

43、进行修订（3/6）98审阅者审阅并进行修订（4/6）以上案例修订后，可用4种不同的状态来显示文档。99审阅者审阅并进行修订（5/6）原始状态最终状态标记的原始状态标记的最终状态100审阅者审阅并进行修订（6/6）4种不同的显示状态可看出：原始状态：显示打开修订功能之前的文档状态。最终状态：显示经过审阅者修订之后的文档状态。显示标记的原始状态：显示打开修订功能之前的文档状态，并附加上审阅者所做的修订的标记。例：被删除的文字加上了删除线，而插入的文字用气球形的标记加在页边距的空白处。显示标记的最终状态：显示经过审阅者修改之后的文档状态，并附加上审阅者所做的修订的标记。例：插入的文字已加入到文档正文

44、中，但有下划线并用不同的颜色显示，被删除的文字也已从正文中去掉，同时在页边距空白处用气球形的标注加以说明。 注意：此时【审阅】工具栏中的【显示】下拉菜单中的【气球】子菜单中被选中的选项是【总是】。否则显示标记的原始状态和显示标记的最终状态都不会出现气球形的标注方式。101作者接受或拒绝审阅者的修订（1/2）选择【审阅】工具栏最左侧下拉菜单的【显示标记的最终状态】命令，将文中所有修订最终状态的标记都显示出来，并单击【审阅】工具栏的【显示】按钮下拉菜单，在【审阅者】子菜单中选中【所有审阅者】。作者可一一选定有修订标记的地方，若作者接受所选的修订，则按下【审阅】工具栏的接受所选修订按钮“ ”，若拒绝

45、则按下【审阅】工具栏的拒绝所选修订按钮“ ”102作者接受或拒绝审阅者的修订（2/2）若作者拒绝对文档所做的所有修订，则单击“拒绝所选修订按钮”下拉菜单的【拒绝对文档所做的所有修订】命令。此时所有修订都失效，如下图所示：若作者接受对文档所做的所有修订，则单击“接受所选修订按钮”下拉菜单的【接受对文档所做的所有修订】命令。此时所有修订都生效，如下图所示：103思 考 题（1/2）1如想从网上获取文字素材用在Word中，复制时若直接选择【编辑】|【粘贴】命令，可能出现什么问题？2当将一篇文档中的文字粘贴到另一文档中时，如何保证其样式不变？ 3 Word中的【保存】和【另存为】命令有什么区别？如不希

46、望某文件被别人打开浏览，应怎样处理？4 Word文档中“回车符”的作用是什么？它也可以和文中普通的文字一样被插入或删除吗？如有时需要换行但又不需另起一段，应怎样处理？5 Word中的【查找】与【替换】命令可以作用于文中哪些对象？6“节”的概念是什么？分节可以解决许多问题，试举例说明。如何使目录和正文的页码不同？7 Word文档中插入的图片浮动式与嵌入式的区别是什么？104思 考 题（2/2）8当你插入文本框、自选图形中的图形时，若不想使用Word自动弹出的绘图画布，应怎样处理？9什么是“样式”？如何在Word文档中创建样式和使用样式？10如何快速复制一篇Word文档中多处的文字，并粘贴到另一篇

47、Word文档中？11如何自动生成一篇文章的目录？12对于一部有若干章节的书，如何设置页眉，使奇数页页眉为章标题，偶数页页眉为节标题？13如何手动添加题注？又如何在正文中对题注进行交叉引用？怎样生成图表目录？1053.2 电子表格软件Excel3.2.1 Excel简介 3.2.2 Excel的窗口与组成3.2.3 Excel的启动与退出3.2.4 Excel输入与填充3.2.5 Excel公式与函数3.2.6 Excel格式设置3.2.7 Excel数据图表化3.2.8 Excel数据管理3.2.9 Excel的其他功能3.2.10 习题106本节重点Excel公式与函数Excel数据图表化E

48、xcel数据的排序、筛选、分类汇总 107将数据用表格及各种统计图、透视图的形式表示, 使制作出的报表图文并茂，信息表述更清晰。3.2.1 Excel简介Excel电子表格软件的特点：Excel 是一个功能强大的电子表格软件。具有强大的数据输入、编辑、计算与分析处理功能。用超级链接功能可快速打开Internet或Intranet上的文件，使Excel可与处于世界任何位置的Internet用户共享图表信息或协同工作。312431083.2.2 Excel的窗口与组成编辑栏工作簿文件名单元格名称标题栏菜单栏当前单元格或称活动单元格常用工具栏列号当前工作表Excel 工作簿文档窗口工作表名栏帮助和其

49、它任务窗口格式工具栏行号标签拆分框垂直拆分框水平滚动条水平拆分框垂直滚动条工作表区域全选按钮状态栏109工作簿、工作表和单元格的关系 AA1、IU65536单元格的位置在何处？110单元格的数据信息 一个单元格的信息可以包含三部分：内容文字、数字、日期、时间、公式和函数。批注帮助理解该单元格数据的含义，或者作为数据的 说明。格式系统提供缺省格式。也可以重新对单元格进行格式设置。（格式设置信息包括数据的字体、字体大小、颜色、边框及其线形等）。111Excel的启动与退出启动Excel Excel的执行程序文件名是，通常安装Office 2003以后，该文件被存放在“Program FilesMi

50、crosoft Office OFFICE11”目录中。用以下不同方法启动Excel：（1）双击桌面上的Excel快捷方式。（2）选择【开始】|【所有程序】| Microsoft Office | Microsoft Office Excel 2003命令。（3）双击执行文件。（4）在【运行】对话框中输入excel并单击【确定】 。（5）双击以.xls为后缀的任意文件。112Excel的启动与退出（续）退出Excel 当退出Excel时，Excel将自动提示编辑过的文件是否需要保存，待回答并处理后，再退出Excel。用以下不同方法退出Excel：（1）单击标题栏【关闭】Excel命令按钮 。（

51、2）用组合功能键【 Alt+F4】（3）双击Excel窗口控制按钮 。（4）单击Excel窗口控制按钮 ，并单击【关闭】 。（5）选择【文件】|【退出】命令。113Excel输入与填充 【案例7】：创建一空白工作簿，并制作部分学生成绩表如下。A1单元格Ctrl+;114各类数据的输入 文字（左对齐为缺省格式）=7h( =7h)，123(123) 常量 数字（右对齐为缺省格式）， (或带E的科学计数法)Excel 能够 日期、时间（右对齐为缺省格式）： 识别 12/31/98、98-8-5、8-5、1-may 、may-1( 1-may)机年、8:12、 两大类 77:10再双击左键重选该单元格

52、单元格编辑栏中的内容输入： 内容为 1900-1-3 5:10:00 ( + ; 当时 + Shift + ; ) 公式 运算符、数据值、单元格地址、函数的全部或部分组合注输入错误数字或日期时间，Excel自动把它判断成为文字型数据。 输入分式数据“1/4”的方法：0 1/4115Excel的自动填充功能 根据初始数据信息自动决定以后填充项的内容，它是用户输入有规律数据时的得力助手。例如填充：增序或减序的数据。等差、等比或任意步长的序列。预定义序列。自定义序列。公式等。充分利用填充功能将加速表格数据的建立，达到事半功倍的效果。116单元格的填充柄 数字数据自动增1或减1序列的填充方法：Ctrl

53、+拖填充柄数字数据的复制填充方法：拖填充柄文字数据自动增1或减1序列的填充方法：拖填充柄（日期数据时：“日”增减；时间数据时：“时”增减）文字数据的复制填充方法：Ctrl+拖填充柄 加按Ctrl键 不加按Ctrl键数字数据和非数字数据的填充操作正相反 117输入等差、等比或任意步长的序列 输入此类序列可用两种方法。方法一：（1）选定欲填充序列单元格区域，输入初始值并按【Enter】键。（2）选择【编辑】|【填充】|【序列】菜单命令。（3）在【序列】对话框中，选定类型，修改序列的步长值后单击【确定】。方法二： （1）选定欲填充序列初始值的单元格，输入初始值并选作当前单元格。（2）选择【编辑】|【

54、填充】|【序列】菜单命令。（3）在【序列】对话框中，选定序列产生在行或列。（4）再选定类型，修改步长值，输入终止值后单击【确定】。118输入预定义或自定义序列选择【工具】|【选项】菜单命令，在【选项】对话框中切换到【自定义序列】选项卡，可从【新序列】的下面看到Excel预定义序列共提供了11种。 119添加或导入自定义序列 对于输入预定义序列或自定义序列的方法都是相同的，只要在选定单元格中输入序列的某一成员，横向或纵向拖拽填充柄到末端单元格松手，即可滚动输入序列各成员。用添加方法：（1）在【自定义序列】选项卡中选择“新序列”。（2）在【输入序列】文本框中分别输入序列成员，按【 Enter 】键

55、分隔。（3）单击【添加】按钮后，新序列被添加到自定义序列的最后一行。 用导入方法：（1）在工作表中选定已输入序列的单元格区域。（2）选择【工具】|【选项】菜单命令，再切换到【自定义序列】选项卡。（3）单击【导入】按钮后，新序列被添加到自定义序列的最后一行。120输入特殊字符方法一 输入数据过程中难免需要输入一些特殊字符，可用两种方法进行输入。1）利用输入法的软键盘（共13种） （1）激活汉字输入法并用鼠标右键单击软键盘按钮； （2）单击某种软键盘，并在该软键盘中单击特殊字符即可； （3）单击【PC 键盘】恢复键盘正常输入。软键盘列表和软键盘 121输入特殊字符方法二 2）利用字符映射表 （1）

56、单击【开始】|【程序】|【附件】|【系统工具】|【字符映射表】。 （2）在【字符映射表】对话框中，从【字体】下拉列表选择一种。 （3）双击某字符后【复制字符】显示区显示该字符，再单击【复制】按钮。 （4）在Excel环境，选择【编辑】|【粘贴】菜单命令。 （5）再选定该字符，并将它改成字符映射表的同种字体。选择【插入】|【符号】菜单命令，在【符号】对话框中选择符号或特殊字符标签进行输入 【字符映射表】窗口 1223.2.5 Excel公式与函数【案例8】：在部分学生成绩表基础上，利用Excel的公式与函数功能，计算每位学生的总成绩；当总成绩大于等于270分时在“总评”列相应单元格中显示“优秀”

57、 ，否则为空格；并按总成绩进行排名。计算每门课程的最高分和最低分，并在相应单元格中显示。制作效果如下。123【案例8】中的转置与截取将部分学生成绩表的行和列进行转置，转置结果如下所示。复制转置结果，只截取两个优秀生的数据如下所示。1241）计算每名学生的总成绩先单击F3单元格，单击工具栏中的【自动求和】 及【输入】按钮 ，再用鼠标指向F3单元格的填充柄，并按下左键拖拽至F10单元格松手即可。 1252）计算总评 首先选定G3单元格，对总成绩F3单元格的总评计算使用【插入函数】按钮 。IF函数参数对话框输入后产生的表达式当条件不满足时总评的值显示空条件设置为总成绩大于等于270分当条件满足时总评

58、的值显示优秀不需要输入双引号其他学生的总评用G3单元格的填充柄复制即可。 1263）按总成绩进行排名 按总成绩进行排名计算使用RANK函数。本案例对总成绩F3单元格的计算排名，先单击H3单元格 。 RANK函数参数对话框输入后产生的表达式返回指定数字在一列数字中的排位一组数或引用，（非数字值将被忽略）指定排位方式（非0值，升序）绝对地址按【F4】功能键进行切换选定 其他学生的排名用H3单元格的填充柄复制即可。 1274）计算每门课程的最高分和最低分 对表格中最高分和最低分计算，可分别选择相应单元格，单击 【插入函数】按钮 ，并选择MAX和MIN函数，类似于求总成绩的方法来完成。 1285）转置

59、 在部分学生成绩表中，先复制A2:H12单元格区域，然后将插入点定位到J2单元格。选择【编辑】|【选择性粘贴】命令，在弹出的【选择性粘贴】对话框中选中【转置】复选框并单击【确定】按钮。调整合适列宽即可。1296）截取优秀生数据 在转置表格中截取两个优秀生的数据。先利用复制和粘贴功能在J12起始单元格区域得到转置结果的副本。删除非首列和优秀学生列的其它列区域数据。不能直接用列删除，而先选择无用列数据并按鼠标右键，在弹出菜单中单击“删除”命令，然后在【删除】对话框中选中【右侧单元格左移】并单击【确定】按钮。 130有关函数与公式的说明 1）Excel的函数2）Excel的公式3）Excel的地址与

60、引用4）公式的复制与移动5）公式与函数的出错信息1311）Excel的函数 Excel的函数只能出现在公式中。Excel提供了大量的内置函数，为用户对数据运算和分析带来极大方便。范围包括：常用、财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等。当选用某一函数后，在弹出的【函数参数】对话框中将会显示各个参数相应的提示信息。 1322）Excel的公式 在Excel公式中，后面是参与计算的运算数和运算符。运算数：可以是常量数值、单元格或单元格区域的引用、标志名称以及函数引用。运算符：有算术、比较、文本和引用运算符。 算术运算符：（单目负号）、（百分比）、（乘幂）、*