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文档简介

1、第3页 共3页山青高中电子文件档案制度 档案销毁制度山青高中电子文件档案制度为了加强电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的平安保管和有效开发利用，根据中华人民共和国档案法和电子文件归档和管理标准等有关文件规定，结合本单位实际，特作如下规定：1、电子档案是一种独立的档案门类和载体，它和其它档案一样，应列入标准管理的范围。电子文件从形成到归档的管理过程由各相关处室和档案部门负责。2、电子档案应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子档案的完好、真实和有效利用。3、各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理

2、完毕的电子文件应在规定期限内进展归档。4、归档的电子文件要编制简要检索工具，其根本著录工程为：序号、题名、责任者、文号、密级、日期、目录类别号、保管期限、操作者、背景信息、元数据、硬件和软件环境等著录内容。5、电子档案实行集中统一管理。档案室负责归档前的监视、指导工作以及归档检查验收，做到外观完好、整洁无损、记录的内容、检索条目等著录工程与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率；6、档案室要装备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应纯熟地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供效劳，充分发挥归档电子文件的作用。7、在每年上半

3、年将上年度应归档的电子文件向档案室归档，移交时做到数据完好、内容准确、编目的准、账物一致、手续清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。8、归档的电子文件应一式三份，一份用于查阅，一份存于档案库，一份异地保存。9、入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时进展补救。10、随着计算机技术和设备的更新、开展，对库存电子档案要进展同步更新复制新版本，旧版本或有问题的载体仍需保存三年。11、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体功能，库房温度控制在1720，相对湿度控制在3545。12、封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有平安保密防范措施和可靠的监管保障。13、

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