《採購及付款循環》

1、无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 .精品资料网cnshu25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 ：.；精品资料网cnshu 专业提供企管培训资料无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 內部控制制度文件控制等級：控制文件非控制文件文件履歷紀要頁文件發行單位文件管制等級管理代表控制文件非控制文件文件履歷紀錄版次修訂內容核准權責編撰日期0第1版新發行總則制定目的為促使本公司內部控制Internal Co

2、ntrol之採購及付款循環Purchase程序，能有所遵照，特訂定本文件，俾利各相關單位遵照。適用範圍凡本公司有關內部控制之採購及付款循環作業程序與控制重點，悉按照本文件之規範辦理。權責單位資材、財會單位為本文件之權責單位，權責單位主管經承認單位授權，負責本文件之控制，並確保依據本文件之規範作業。採購及付款循環循環圖【見】資料1採購及付款循環圖。循環作業本循環之各項作業：請購作業CP101，另訂之。採購作業CP102，另訂之。進口作業CP103，另訂之。驗收作業CP104，另訂之。與合約不符作業CP105，另訂之。付款作業CP106，另訂之。差異分析作業CP107，另訂之。附則制修廢與頒布實施

3、本文件屬於管理文件，經經營會審議後，呈請董事長核准承認後，交由權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。編號、版本、日期、頁次頁數本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次頁數等項，見本文件之頁首與頁尾。附件相關資料資料1採購及付款循環圖无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 資料1採購及付款循環圖預算CP101-請購|-|CP102CP103|採購進口|-|CP104|驗收|能否合格否CP105|-與合約不符|是|-|CP106入庫|付款|CP107|差異分析-无忧商务网 5uco

4、m 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 作業程序提出需求調節性採購依市場行情、用料變動等採購之原物料，由資材部單位視經濟未來走向、市場狀況及預計用量等要素，決定訂購時機及數量種類，交由採購單位採購。預算採購依銷售預算或客戶訂單之進度，由生管單位填具請購

5、單，經單位主管核准後再交給採購單位，並將請購核准紀錄填入採購預算內。預算採購，包括以下二種採購：直接资料常用资料係指直接耗用之资料。間接资料常用物料係指間接耗用之资料，但不可缺之物料，其需用時間與數量也無法預知。可憑用料單位之需料通知單現用現購。檢查庫存採購前應先檢查存貨能否具有以下情形：目前存量尚未達請購點/平安庫存。請購之商品品名、規格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。申請之原物料能否仍具採購價值，還是已失經濟性。臨時需求緊急採購由需求單位提出，經過庫存檢查後須採購者，經製造單位主管核准後，逕交採購單位購買，惟事後仍須補填請購單。控制重點請購單必須詳細註明廠商、規格型式及需用日期等內容，如申

6、請物品須採用特別運送及保管方式者，應加留意事項。請購單必須經先作庫存審核，核准時應遵照核決權限辦理。緊急採購不應經常發生，事後應補開請購單，清查缘由能否為不可抗力，有無改善計畫。應定期檢討請購單，有無延遲採購情形，請購數量應符合經濟採購量要求。相關資料銷售預算、客戶訂單、請購單等。无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引

7、导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 作業程序查詢供應商資料準備採購。調閱供應商資料/廠商料件根本資料報表，了解過去採購及詢價紀錄。向廠商詢比議價。決定購買方式依资料管理規定，決定應用以下何種方式購買：詢價金額較小，不須書面比價，但仍以詢價方式向最低價廠商採購者。議價採購人員經詢價後，如知市價有下跌趨勢時，或有報價高於前批採購價格，或請購規格明確，但請購量較前批大等之情形者，仍應予以議價。比價假设為特殊規格或供應廠商家數較少者。牌價收購根據核定之收購價格收購者。長期合約採購向簽訂長期供應合約，或專案報准之買賣合約廠商採購者。招標採購之资料如有

8、三家以上可供應，且其預估採購金額較大達招標金額時，以公開招標為原則。決定訂購事項由承辦人員備妥資料及預擬訂購之廠商、數量、辦法等，經採購單位主管核准後採購。更新紀錄將不同購買方式之訂購及詢價資料，填入供應商資料/廠商料件根本資料內。控制重點詢比議價資料平日應留意搜集，須詳實完備，坚持最新時效，供應商資料廠商料件根本資料亦應隨時更新，坚持正確紀錄。請購單詢比議價單必須經主管核准後，方得辦理採購。辦理比價、議價、招標等作業應符合公司規定，外購進度亦須依預定採購程序控制追蹤。大量採購之主料、副料、包裝资料，以合約採購為原則，並應坚持兩家同時供料，以免遭到供貨品質之限制，影響到生產作業。重要採購合約簽

9、訂前，須經法務單位或公證單位人員查核。為提高進貨品質，降低進貨本钱，便於管理，應建立可完全配合之協力廠商。遇到市埸上各項原物料之供應將大幅變化時，須通知有關單位，以便事先連繫；報告呈核後，立刻採取應變措施。相關資料供應商資料廠商料件資料、請購單、詢比議價單等。无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 作業程序需比例結匯由採購單位計算結匯所需金額。所需金額申請表及各類相關憑證，一併送交主管人員核准。預付外購款，依請購案號或L/C逐案控制。記帳請款條件審核無誤後，開立應付憑單，製作傳票，記入帳冊。應付憑單

10、交由出納單位開出支票。支票經簽章後，應交由經辦人申請開立信誉狀。申請信誉狀準備以下文件向結匯銀行申請開立信誉狀：開發信誉狀申請書。已繳納收訖或已核章之結匯申請單。依法須申請輸入許可證者，尚須附輸入許可證。於進口中國大陸海關，應先申請核對進口批文。申請輸入許可證時，須具備以下資料，向國貿局或外匯銀行申請：商業發票Performance Invoice。目錄或型錄。特別規定。銀行開具信誉狀上述手續無誤且未超過銀行之授信額度，則銀行將會開出信誉狀。在途品作業起運點交貨條件之物品一切權已移轉時，應辦理投保運送等事宜。投保依相關保險規定辦理。對自行安排運送之貨品，須預先安排船期。貨品裝船後，由賣方通知預

11、定起岸日期，資材部單位準備安排進口報關事宜，並通知倉儲單位。準備提貨資材部單位於接獲船務公司通知預定到港通知後，通知倉儲單位、財會單位及報關公司報關人員(深圳。倉儲單位接獲到貨日期、品名、數量後，預先安排人員搬運及存置位置。財會單位於知悉預定結匯還款日後，安排調度各項財務資源，準備結匯。結匯還款檢核利息計算能否正確。結匯費用能否依銀行之收費標準計算。依請購案號或L/C編號，將每次支付費用記入每一批资料之進口器材付款紀錄表。提貨費用項目均為固定，多出項目應查核缘由能否合理。每一項費用能否均有合理憑證。核算各項計算方式能否合理，計息起迄日期能否正確，有無扣除免費日期。對於無支付標準之特別報關費用，

12、能否依核決權限呈請核准。實收數量少於裝運數量時，留意有無辦理索賠；實收數量少於公證數量時，有無向運輸公司提出索賠。控制重點有關進口作業之各項預付費用支付、入帳、轉銷、收回及調整時，所應附之原始憑證必須經核准，內容必須合理。應按同一進口採購案號之有關原始文件、合約、憑證等逐案彙集歸檔。應將進口結匯之有關原始文件、合約、憑證等核對無誤後，始簽付。預付貨款之支付一概規定以支票支付，並抬頭、劃線、制止背書轉讓。如以現金方式支付者，須合於現金付款方式。已付款原始憑證應蓋付訖章，支付傳票背後應有領款人簽章，以免重複付款或冒領情事發生。開發信誉狀除應秉持公平互利外，更應防止以下條款：開立保兌信誉狀。押匯手續

13、由買方負擔。可裝運於甲板上。信誉狀可轉讓。指定開狀銀行或押匯銀行。可憑倉庫收據尚未裝船押匯等。在途產品之交運、保管應力求完好；撥交、移轉控制力求完好。如有遺失或短少，責任必須明確；逾時甚久之在途產品，應清查缘由。合約、單據必須訂有存放期間，如有逾期尚未處理者應查明缘由。留意出帳日期與在途日期相隔甚久者，能否為久懸帳未解，有無虛列帳目情形。對於在途產品發生遺失及短損，依合約規定處理。約定條款要合理，已支付費用不可損及公司權益。核對進口數量與實際驗收數量必須相符，提貨時物品假设有損壞或短少，應立刻請公證機構公認。實收數量少於裝運數量，須辦理索賠。能否有結匯費用不符規定者，或金額不符之情形，核算各項

14、計費方式能否合理，計息起訖日期能否正確，每一項費用能否均有合理憑證。相關資料進口器材暫付款紀錄表等。无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 作業程序採購通知倉儲採購單位於確定採購內容及交期後應通知倉儲單位。倉儲單位於收到經核准之採購單時，應依採購類別、數量、及約定日期預作倉位安排及堆高機等卸料工具之準備。廠商交貨廠商於交貨日備妥送貨資料送貨單、三聯式發票於廠內指定地點交貨。屬計重之资料入廠時，應予過磅其分量，並以過磅單作為核對收料分量之依據。警衛登記檢查警衛應將廠商交貨卡車之資料，登錄於進出廠登記簿

15、。廠商交貨時，警衛人員應就廠商檢附之送貨單、與採購單核對，無誤後與倉儲人員聯繫，並由其指示廠商卸貨地點，並要求應依規定之堆疊方式卸料。數量核對點收卸貨完畢後，倉儲人員應依過磅單核對其分量，或依計算之方式核對數量。核對無誤後，倉儲人員除簽章暫收资料外，並通知品管單位準備檢驗。檢驗资料暫收後，品管人員應依资料檢驗規定或是買賣合約辦理取樣，並開立進貨檢驗報告單。檢驗之品質標準以採數值表示方法為原則(IQC檢驗標準)。资料檢驗規定應包括：取樣樣品數。依該资料运用性質之重要性列出檢驗項目。各檢驗項目之品質標準或可接受範圍。檢驗單位就檢驗結果評定樣品係正常或異常，並就檢驗情形加以說明，以供呈核及收用與否之

16、參考。入庫記帳檢驗合格時，品管單位應將檢驗結果通知倉儲單位，並即登入料件控制卡進料欄內，辦理入庫，並於備註欄註明收料單之號碼。請款辦理入庫後，倉儲單位應將驗收單據驗收單、發票等轉送採購單位辦理請款。索賠假设檢驗不合格時，則依核示結果辦理退換貨、扣款或索賠之手續。依與合約不符作業規定辦理。控制重點驗收作業應按照资料檢驗相關規定辦理。發票之原物料名稱、規格、數量、金額與送貨單或驗收單必須相符。原料驗收，必須會同驗收單位與採購單位辦理。如已分批收料，倉儲人員應在訂購單採購單上註明分批收料日期、數量，以影本送採購人員。不合格之原物料應通知採購單位退回或扣款。相關資料採購單、送貨單、發票、進出廠登記簿、

17、訂購單、進貨檢驗報告單、料料控制卡、進貨單、驗收單等。无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 作業程序逾期未交貨之买卖，應去電寄函催辦。違約情形假设須經法律途徑解決時，交由公關單位提出告訴。延期交貨之購置，按合約規定罰款。所交貨品之

18、品質、規範如不符合但仍可运用者，亦屬違約情形，如因急需而不能等候更換，改以減價收貨時，則由採購人員將計算處理方式填入不履行合約處理單，始可減價收貨。將不履行合約情形及處理過程，記入不履行合約處理單，並核算不履行合約對公司之損失，列入供應商往來紀錄。控制重點各項違約能否依供應商管理規定及合約規定處理。貨品因檢驗不合格退回更換者，其交貨日期應以調換補送貨品到達日期為準。所交貨品之品質、規格與合約不合，但可运用者，如因急需勉予驗收运用，應經有關單位主管事前認可，按規定扣款或減價(折讓單)處理。如因檢驗不合格退回更換，或因故申請延期交貨，必須事前報請公司有關主管赞同，並確定逾期罰款或其他處理辦法。如因

19、非人力所能抗拒之災害而申請逾期免罰者，能否有事後立刻檢具之認可證件。因事實無法依採購合約所訂裁決者，其違約案件處理方式必須經有權人員同意。相關資料不履行合約處理單折讓單等。无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 无忧商务网 5ucom 共享和传播管理资源，引导管理人实现杰出管理 作業程序請款倉儲單位於辦理收料手續完妥並經品管單位檢驗合格後，應將各項單據及發票扣抵、收執二聯轉送採購單位請款。採購單位收到倉儲單位轉來之請款憑證，批上採購资料單價，經主管簽核後轉財會單位核對審核。核對財會單位依上述之程序詳細審核，假设有不合規定或異常之情事者，應反映之。記帳請款條件審核無誤

20、後，開立應付憑單，製作傳票，記入帳冊。於每月固定日期整理應付憑單交由出納單位開出支票。開立支票出納單位收到支出傳票後，應留意其支付程序能否已齊備。除現金支付外，原則以抬頭劃線制止背書轉讓之支票支付。支票送蓋印鑑時，應在支出傳票或應付憑單註明銀行戶號、支票號碼及日期。支票之到期日應與付款條件相符。假设有廠商特別要求以非制止背書轉讓之支票支付時，應報備主管核准後辦理之。將支票號碼、到期日、帳號，填於應付憑單內。蓋印將填妥支票送印鑑保管人員審核、蓋章、簽字。須先審核各項憑證能否齊全，始可蓋章、簽字。領款付款之時間，出納單位可視作業狀況而排定之，其方式：以掛號郵寄。定期如每個月之5、20日等。隨時。控制重點出納付款時，應嚴格核對支付憑證上之金額數目，領款人身份與印鑑必須相符；如有疑問，應於查詢後