电子文件归档与电子档案管理方法

1、电子文件归档与电子档案管理方法 讲解大纲王卫森前言2016年8月29日发布，2017年3月1日实施的国家标 准电子文件归档与电子档案管理规范(GB/T 188942016)代替电子文件归档与管理规范(GB/T 188942002),成为电子文件归档与电子档案管理的最新依据。今天我们将据 此介绍电子文件归档和电子档案管理的基本原则方法，并结 合我市实际重点介绍文书电子文件和照片、音视频电子文件 归档与电子档案管理的方法步骤。一、电子文件归档与电子档案管理相关定义：1、电子文件electronic document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事 务过程中，通过计算机等电子设备形成

2、、办理、传输和存储 的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景 组成。2、电子档案electronic records具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。3、元数据 metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理 过程的数据。4、组件 component构成电子文件、且独立存在的一个比特流。示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干 附件、定稿或修改稿、公文处理单等。5、真实性authenticity电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形 成时的原始状况相一致的性质。6、可靠性reliability电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其

3、所反映 的事务、活动或事实的性质。7、完整性integrity电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没 有破坏、变异或丢失的性质。8、可用性useability电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。9、业务系统business system形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。示例：办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。10、电子档案管理系统electronic records management对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。11、采集 capture对电子

4、文件、电子档案及其元数据进行收集和存储的方 法与过程。12、归档 archiving将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理 的电子文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。13、移交 transfer按照国家规定将电子档案的保管权交给国家档案馆的过程。14、登t己registration电子档案进入电子档案管理系统时赋予电子档案唯一标识符的行为。15、转换 conversion在维护真实性、完整性和可用性前提下，将电子档案从 一种载体转换到另一种载体或从一种格式转换成另一种格 式的过程。16、迁移 migration在维护真实性、完整性和可用性的前提下，将电子档案 从一个系统转移到

5、另一个系统的过程。17、档案门类代码：指描述档案属性的代码，用二位英文大 写字母表示。二位英文字母分别为档案属性头两个汉字汉语 拼音的第一个字母。具体表示如下：文书档案： ws,照片中i案：zp,录音档 案：LY录像中i案：LX,科技中i案：KJ,专业中i案：ZY。等 等。二、总则（一）电子文件归档与电子档案管理应遵循的原则：纳 入单位信息化建设规划、技术与管理并重、便于利用和安全 可靠。（二）全程和集中管理。应对电子文件和电子档案实施 全程和集中管理，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性 与可用性。（三）严格分工，责任落实。各单位应建立严格的管理 制度，明确相关部门电子文件归档和电子档案管理

6、的职责与 分工，主要包括以下四类部门的责任与分工：1、档案部门：负责制定电子文件归档与电子档案管理制 度，提由业务系统电子文件归档功能要求，负责电子档案管 理系统的建设与应用培训；负责指导电子文件形成或办理部 门按归档要求管理应归档电子文件；负责电子文件归档和电 子档案编目、管理和处置等各项工作。2、电子文件形成或办理部门：负责电子文件的收集、整 理、著录和移交归档等工作。3、信息化部门：负责依据标准建设业务系统电子文件归 档功能，参与电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供 信息化支持。4、保密部门：负责监管涉密电子文件归档和电子档案的 保密管理。（四）明确有关要求：应明确各门类电子文件及其

7、元数据的 归档范围、时间、程序、接口和格式要求。（五）应执行规范的工作程序，采取必要的技术手段，对电 子文件归档和电子档案管理全过程实行监控。（六）应基于安全的网络和离线存储介质实施电子文件归档和电子档案管理三、业务系统与档案管理系统（一）业务系统电子文件归档功能1、能够形成、收集、整理、归档电子文件及其元数据。2、应内置电子文件分类方案、保管期限表等工具，支 持电子文件形成或办理部门完整收集、整理应归档电子文件 及其元数据。3、能以单个流式文挡集中记录电子文件拟制、办理过 程中对其进行的全部修改信息。九、文书类声像类电子文件手工归档操作以上所述，主要建立在业务系统和档案管理系统完备的 基础之

8、上。就我市目前情况来看，大多还是单机产生、纸质 办理电子文件，所以，手工管理归档电子文件，离线存储和移交电子文件及电子档案， 仍然是主要的方法和途径。 并且， 这种方法在管理系统完备的情况下也是必要的。文书电子文件归档操作（一）文书电子文件收集1、非OA系统办公条件下电子文件收集：A、公文传输系统的版式文件 （GW格式，sep格式） 公文定稿的电子版本 （RTF格式）；法规规章等重要公文历次 修改稿的电子版本（RTF格式）B、发文审签单的扫描件（起名：发文字号加“审签单”）（JPEG 格式） 收文办理单的扫描件（起名：发文字号加“办理单”）C、公文传输系统收文登记单、发文登记单（可用 MHTM

9、L格 式）2、OA系统办公条件下电子文件收集：A、公文传输系统白板式文件（ GW格式，sep格式）公文定稿（RTF格式）；法规规章等重要公文历次修改稿的电子版本（RTF格式）B、发文审签单、U文办理单（RTF格式）C、公文传输系统收文登记单、发文登记单（可用HTM格式）（二）文书电子文件保存1、以年度为名称建立文件夹2、将收集的版式文件（.GW、.sep）、定稿电子版（.RTF）、 重要公文的历次修改稿，以及相应的审签单或办理单、公文 传输系统收、发文登记单存入该年度文件夹下。3、将每一份电子文件信息记入电子文件登记表（二）文书电子文件移交1、文秘人员（或形成机构）于每年整理档案之前，对照电

10、子文件登记表内容核对收集的电子文件，无误后填写电 子文件移交接收检验登记表，并由其领导签字后向档案室 移交。2、档案室档案员核对检验无误后，填写电子文件移交接 收登记表相应内容，接收电子文件。该表由交接双方各存 一份。（四）文书电子文件归档整理1、以档案档号为电子档案命名以件为单位档号结构：“全宗号-门类代码年度-保管期限-机构（问题）代码- 件号”例：Z005-WS- 2016-D30-BGS-0001一件档案内各组件的计算机文件名为：“全宗号-门类代码年度-保管期限-机构（问题）代码- 件号子件号”加文件格式例如： Z005-WS - 2016-D30-BGS-0001 001.sep（五

11、）文书电子档案保存1、物理保存介质为一次性可记录光盘（应选正面为金黄色 或金绿色光盘），档案馆用档案级可记录光盘。2、光盘数据存储结构：盘符：光盘号（全宗号-WS-光盘序号5位数）说明文说明文.txt目录文件电子档案机读目录.xls、电子档案登记表.xls电子档案年度保管期限档号文件夹其他文件 版式文件阅读器安装件。（六）有关问题说明1、电子档案登记表和电子档案机读目录以光盘为单位填写 和著录，即一个光盘只有一个电子档案登记表和一个电子档 案机读目录。2、光盘可存多个年度档案，以光盘容量为限。存入多个年 度电子档案时，应将各年度电子档案登记表和电子档案机读 目录分别合并成一个登记表和一个目录。

12、（七）刻录光盘与标识1、中速刻录： DVD-R:8-12倍速；CD:24-40倍速 2、盘面标识：光盘编号，套号，光盘类型，制作单位及日 期或者复制单位及日期，光盘版号。3、盘盒封底标识：光盘编号，名称，内容摘要，文件格式, 密级，光盘类型及容量，保存年限，光盘套号，光盘版号， 制作部门，制作日期，复制部门，复制日期。4、盘盒盒脊标识：光盘编号。（八）光盘保管1、光盘单个装盒，竖立存放。2、存放环境防尘，避免强磁强光和高温。3、电子档案登记表打印成纸质，与光盘一起保存。4、每4年抽检一次，指标不合格者予以复制，并填写电 子档案迁移登记表。文书电子档案的移交与接收电子档案移交与接收办法第七条规定

13、了电子档案移交的基本要求：1、元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案 数据；2、电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；3、电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中 著录相关信息；4、采用技术手段加密的电子档案应当解密 后移交；特殊格式的电子档案应当与气读取平台一起移交； 5、档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保 存5年。（二）档案室将拟移交的档案光盘、电子档案登记表、电子档案移交接收登记表（一式两份）及相关管理表格送至档案馆。最好同时将拟移交的电子档案复制到磁性载体上，便于 档案馆将移交数据导入档案管理系统中。导入完毕，将磁性 载体退回移交

14、者。（三）档案馆接收电子档案电子档案移交与接收办法规定：档案馆应当建立电子档案接收平台，进行电子档案数据的接 收、检验、迁移、转换、存储等工作。接收电子档案的主要流程是：检验电子档案数据、办理交接 手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换 电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。档案馆应当将电子档案移交、迁移、转换、存储等信息补充 到电子档案元数据中。应当对电子档案数据迁移和转换前后 的一致性进行校验1、档案馆对照电子档案移交接收登记表 进行检验。 检验内容与移交检验相同。2、检验合格后填写电子档案移交接收登记表相应 内容，交接双方签字盖章，该表双方各存一份。接收档案数 据。3、档案

15、馆将填写好的 电子档案移交接收登记表、电 子档案登记表扫描后，存入光盘文件夹下的“其他文件” 夹中，并完善光盘说明文内容，重新刻录光盘，并重新编写 光盘号保存。4、接收的光盘保存 5年以上。照片电子文件归档照片电子文件包括数码照片和纸质照片的扫描件。（一）照片电子文件辨率要求：1、数码相机拍摄方式，应不小于1000万像素；2、采用照片扫描方式，应不小于 600DPI （照片小于等于10英寸时）和300DPI （照片大于10英寸时）；3、采用底片扫描方式，应不小于 2400DPI （底片小于等于120毫米时）和1200DPI （底片大于120毫米时）（二）照片电子档案的构成：照片电子档案由数字照

16、片、EXIF信息（可交换图像文件信息）和文字说明等三部分组成。EXIF信息主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门和感光度等信息。EXIF信息包含在照片属性信息中，与照片为同一电子文件。文字说明：描述照片所反映的时间地点人物事件及摄影 者等。文字说明为机读目录著录项。为了方便照片电子文件归档中准确编写说明文，照片电 子文件“属性”信息中所著录的照片标题、说明、拍摄者等 信息应完整准确。这些信息应由拍摄者在拍摄后及时著录、 纸质照片数字化后及时著录。归档前移交数字照片时应予检 查。（三）照片电子文件归档范围和保管期限。照片电子文件 的归档范围和保管期限参照纸质照片

17、的确定。归档范围：1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数字照片。 包括：领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大 公务活动的照片；本单位组织或参加的重要活动的照片；反 映本单位重点工程项目、重点科研项目的照片；本单位本系 统劳动模范、先进人物及其典型活动的照片；本单位获得的 荣誉性奖状、证书、锦旗的照片；本单位历届领导班子成员 的照片。2、记录本单位本地区重大事件、重大事故、重大自然灾 害及其他异常情况和现象的数字照片。3、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古 迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的数字照片。4、其他具有保存价值的数字照片。保管期限：按照数字照片的价值划定为

18、永久、定期30年、定期10年,分别用Y、D30、D10表示。（四）照片电子文件归档要求1、归档的数码照片应是直接拍摄形成的原始图像文件。 经过添加、合成、挖补等修改内容的处理过的照片不能归档。2、反映同一内容的若干照片，应选择具有代表性和典 型性的归档，所选照片应能反映该项活动的概貌，并且主题 鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的照片一般只归档一 张。3、归档照片格式应为 JPEG或TIFF格式。其他格式照片 应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提下，转换成JPEG TIFF格式进行归档。4、归档的数字照片和照片组应附加文字说明。文字说 明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要 素，概括揭示该张数字照片或照片组所反映的主要内容。5、可进行离线归档，也可在线归档，在线归档时，应 同时进行离线归档。6、归档时，应对数字照片的真实、完整、可用、安全 方面进行鉴定和检测。7、具有永久保存价值的数码照片，应转换由一套纸质 照片同时归档。（五）照片电子档案的表示：直接给归档的照片电子文件起名（计算机文件名）存储文件名（档号加格式组成）：“全宗号-ZP 年度-保管期限-组号-件号.格式后缀”保管期限：Y-永久；D30-定期30年；D10-定期10年。例如：5号全宗2016年永久第一组第一件数字照片档案