行政制度手册汇编

1、行政管理制度目 录1、工作纪律 第1页2、采购治理制度 第2页3、办公用品和礼品治理方法 第7页4、车辆治理制度 第9页5、印章使用治理规定 第13页6、打印、复印治理规定 第14页7、档案治理制度 第16页8、电话、传真、通讯治理规定 第21页9、公司会议治理制度 第24页10、公司卫生治理制度 第26页11、合同治理制度 第28页12、库房治理制度 第34页13、收发文治理制度 第35页14、职员餐治理制度 第37页15、职员外出治理规定 第39页工作纪律按时上下班，不迟到，不早退。坚守工作岗位，非工作缘故不要串岗，因事外出时，需要填写外出登记表不要因私事，长时刻占用电话。未经同意，不要使

2、用其他部门或者个人的电脑。办公桌上应保持整洁，并注意保持办公室的安静。爱护公司财产，不白费，不损公肥私。对上级领导交办的工作，要及时办理，做到不拖延，不推诿。要不断提高自身素养，关于来电，来访要热心接待，保持公司形象。工作时刻段尽可能不交流与工作无关的话题。工作时刻段尽可能不扫瞄与工作无关的网页。工作时刻内禁止使用QQ谈天。采购治理制度为加强公司规范化治理，确保公司购买到高品质低成本的产品，从而达到降低采购成本的目的，结合本公司的实际情况，特制定本制度。目的选择合格的供货商，并对采购过程进行严格的操纵，确保供货商提供的物料满足公司的规格要求。适用范围本制度适用于公司各种物料采购时，价格之审核、

3、下单、订购、验收等，除另有规定外，本公司的各种采购均依照本制度执行。权责由办公室负责公司行政办公方面的物料采购工作。工厂方面原材料以及各种应用物料的采购，由生产部门依照生产需要具体提出产品的相关技术要求，质量保证条件等，经工厂采购主管、厂长、总经理、董事长审核同意后，由工厂采购方面按公司采购程序进行采购。库管人员负责对采购回来的物品进行验收工作。采购打算的制定公司行政办公用品的采购由办公室依照公司的经营打算以及物品的库存情况，编制月采购打算，经总经理审核批准后，列出采购单实施采购。工厂方面的采购由工厂厂长依照工厂的生产打算，生产任务进行的情况以及工厂物料的库存情况，确定每月所需要物料的品种，规

4、格，数量等方面的实际缺口后，编制月采购打算上报公司总经理，经总经理批准后，列出采购单，财务依照采购单安排采购所需资金后，由工厂采购主管实施采购。采购的实施采购人员应选择至少三家以上的供货商进行询价作为比价、议价的依据，并在实际工作的过程中，依照具体情况，进行适当的议价，并逐级汇报后，从中查找出最适合的供货商。已核定物料的购买，采购人员必须经常分析或收集资料，以降低成本。公司各部门均有责任提供价格信息，以作为参考。已核定物料如发生采购单价大幅上涨或降低，应及时汇报，讲明缘故。在采购所需的全部条款都同供货商达成一致后，与供货商签订采购合同（要紧应用于工厂采购），并将合同交财务部存档。合同下组织的每

5、次订货，应正式填写采购单按公司采购程序进行购买。（注：采购单上必须列出所购买物料的品种，规格，数量，单价等，并要求对方为需要提供质量及技术要求保证的产品提供相应的证书及质量讲明书）。4、采购单经总经理审核批准后，由办公室保存，库房复印一份作为收货依据。六、验收及付款1、购买物料将依照相关的入库规定进行验收。2、依财务治理规定，办理供货商付款工作。七、物料采购申领流程1、各部门每月25日前向办公室提交本部门当月的采购打算，由办公室依照实际需要编制公司月采购打算，经总经理批准后，实施购买。2、办公室依照月采购打算所购买物料买回入库后，各部门可依照工作需要在每周五向办公室提出申领，并在物品领用登记表

6、上签字。办公用品和礼品的治理方法一、目的 1、为加强公司办公用品、礼品的治理，操纵费用开支，规范办公用品及礼品的采购与使用，特制定本制度。二、适用范围1、本制度适用于对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材及礼品等的治理。三、办公用品及礼品的采购 1、集中采购由办公室负责并治理。 2、集中采购的办公用品包括复印纸、传真纸；计算机消耗的磁盘；打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒、日记本、各类笔墨等。礼品则由各部门依照情况需要确定种类、规格、数量等。 3、实行定期打算批量采购供应。即：每月26日前各部室向办公室报出当月所需用品打算，由办公室统一采购。26日后所报全部列入下月采购打算。 4、专门办公用品以及礼品

7、能够经办公室同意授权各部门自行采购，但在采购之前应对所购物品进行询价比价，确定价格后填写采购申请单按采购程序审批后，再进行采购。 5、各部门若临时急需采购办公用品或礼品，可由部门专人填写采购申请单，并在备注栏内注明急需采购的缘故，经部门审定同意后，交办公室、总经理审批同意后，方可实施采购。 6、必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。四、办公用品的分发领用 1、各部门领用办公用品需填写办公用品领用单，经部门经理签字后，去办公室进行申领。 2、接到各部门的办公用品领用单之后，办公室有关人员要进行核对，并做好登记工作。然后将各部门所申领的全部用品备齐，分发给各部门。 3、办公用品分发应做好登记，写

8、明分发日期、品名与数量等，并由各部门负责申领人员在办公用品申领单上签字确认。五、礼品的申领1、各部门领用礼品需要填写礼品领用单，经部门经理签字后，去办公室进行申领，并在礼品领用登记表上签字确认后，方可申领，部分贵重礼品需要通过总经理签字确认后才可领出。六、办公用品的治理 1、新进人员到职时由部门提出办公用品申请，向办公室请领办公用品，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室。 2、印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门专门表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。 3、部门使用的办公用品由部门指定专人保管维护。 4、对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上填写用品名

9、称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，并报相关领导同意后，到相关人员处办理报废注销手续。 5、办公用品（价格在30元以上的）正常使用发生的损坏时，要及时向办公室报告，由办公室安排修理，如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。 6、公司对办公用品的使用情况，实行年内不定期检查、年末普查的检查制度，检查工作由行政部负责。七、礼品的治理1、公司因工作需要所购置的各类礼品一律由行政部专人进行保管。2、礼品价格在100元以上的，入库与出库时，应特不注明，申领人，用途以及申领时刻，并由总经理签字后，方可申领。3、礼品的库存情况，行政部每月要进行一次清查，以确定保质期和数量

10、，以保证有效利用。车辆治理制度为规范公司车辆治理，合理的使用各种车辆，最大限度的节约成本，对公司所有车辆的保养和维修进行有效操纵，以确保车辆安全，良好的运营，特制定本制度。总则为有效的操纵车辆使用，真实的反应车辆的实际状况，使车辆的使用更加合理有效。适用范围本公司所有车辆。车辆使用治理公司车辆由办公室统一治理，派遣及使用。并对各部门用车进行审批，协调，安排，以保证车辆的合理使用。公司各部门用车应按照“先急后缓”“先生产后行政”的使用原则，按照同一方向集中派遣，以减低车辆的派出频率。各部门申请用车时需填写用车单，将时刻、地点，事由，全部填写清晰，由申请人签字，并报部门经理，办公室主任签字后，由办

11、公室负责派车。驾驶人员接到出车任务后，应先检查车辆状况和油量状况，然后按用车单上的时刻出车，并填写用车单上的相关数据（公里数，油量数等）。出车回来后，将用车单交回办公室存档。公司所有车辆的钥匙由办公室统一保存，驾驶人员出车前去办公室领取钥匙，并在出车回来后将交回办公室。车辆用油治理办公室负责对公司车辆用油进行操纵，监督，治理。财务部配合监控治理。公司所有车辆统一用油卡加油，实行一车一卡制度。公司所有车辆禁止用现金加油，若确因专门缘故需要现金加油的，需要通过办公室主任同意，并确定加油的金额、数量后方可用现金加油。公司办理加油卡后，应固定每辆车的油卡号，并将该车的车牌号与油卡号进行登记备案，每月定

12、期进行核对。油卡一经备案，不同意变更，如遇到因油卡意外坏了等专门缘故，驾驶人员应赶忙汇报办公室，由办公室负责相应处理。油卡由办公室进行保管，只在车辆需要加油时，由驾驶人员签字领出进行加油使用，用后，即时交还办公室。办公室应及时掌握油卡中油量的多少，当油卡中所余油量不足500元时，办公室应及时按照程序申请充值，充值请求经总经理批准后，办公室应派出专人去财务部按照财务规定办理支票领取或现金借支，等充值完成后，将充值明细与发票一起交财务入帐。车辆的维护治理办公室应安排专人定期对车辆进行维护，并保留相关的凭证，维修质量和维修信息等。驾驶人员应定期检查车辆状况，并处理简单的车辆故障。办公室应对车辆进行不

13、定期抽查，发觉问题及时处理，幸免发生机械事故。车辆日常补胎及小零件的更换，必须在正规的4S店进行，取得正规发票，不许抵票报销。驾驶人员应该严格按照车辆相关规定定时对车辆进行保养。车辆的保养维修在指定的厂家进行。驾驶人员不得自行选择修理厂。驾驶员通过车辆运行里程，认真填写运行记录，经行办公室核查后，安排车辆的保养时刻。车辆发生驾驶员无法排除的故障后，驾驶员应及时汇报，由办公室具体安排车辆维修相关相项。车辆罚款及赔偿治理驾驶员在驾驶车辆行驶过程中，应该尽量幸免违规罚款类的事项发生，一旦发生此种情况，办公室应依照实际情况，对该罚款进行适当的处理。驾驶员在车辆使用过程中，应该慎重选择停车的地点，关于不

14、当的停车罚款，公司不予以承担，由驾驶员个人承担该项罚款。车辆发生交通事故，驾驶员应该及时联络保险公司，由保险公司进行事故鉴定，出具鉴定报告。驾驶员应及时到保险公司指定的修理厂将车修理好，尽量幸免耽搁更多的工作。修理费由驾驶员凭借保险公司开据的事故受理单向公司借支。驾驶人员应妥善保管好保险公司所开据的事故理赔单据，并将公司的正确名称，帐号告之保险公司，并在事后及时敦促保险公司及时将理赔款项汇之公司帐户。公司收到理赔款项后，驾驶员应尽快去财务部办理修理借支费用的冲帐手续。印章使用治理规定为规范公司的印章治理，明确使用印章的规定和权限，特制定本制度。目的加强印章的统一治理，凸显印章在工作中的作用，规

15、范印章的使用流程，明确印章使用的权限。适用范围本公司所有印章的雕刻和使用。职责公司的公章、合同专用章，法人章，股东私章由董事长指定专人保管。公司的财务章由董事长指定专人保管。使用各部门因工作需要使用公章时，须填写印章使用审批单，写明用印部门，时刻，申请人，事由等各项内容后，将待用印文件附在印章使用审批单后，交部门经理审核。经部门经理审核同意，在印章使用审批单上签字后，申请人将用印文件及印章使用审批单呈交总经理审核。行政文件、一般合同等一般性文件经总经理审核同意，在印章使用审批单上签字后，申请人可直接该文件将拿到印章治理人处用印，重要合同类文件，申请人还需要将该文件连同印章使用审批单一起呈交董事

16、长审核，待董事长审核签字后，方可将文件拿到印章治理人处进行用印。印章治理人须认真核对印章使用审批单上的总经理、董事长签字后，方可用印。同时让申请人填写印章使用登记表，并签字确认。印章原则上不同意带离公司，如确因工作专门需要，必须由董事长签字认可后，方可带出。任何情况下都不同意盖空白单。印章销毁印章有破损，字迹不清，或因机构名称改变时，办公室应及时申请雕刻、更换新的印章，同时将作废印章登记备案用，由公司发表声明并定期销毁。打印、复印治理规定一、目的1、为规范公司打印、复印治理，有效节约公司耗材。二、适用范围1、本公司所有文件及所有相关资料。三、打印、复印治理方法1、公司打印机、复印机由办公室负责

17、保管使用，打印，复印文件资料仅限于工作用途，不得在打印机、复印机上打印、复印个人资料。2、要坚持节约原则，严格掌握打印，复印范围和数量、并对所有打印、复印的文件资料进行登记。3、公司复印机由专人操作，保管，并定期检查、维护和保养。4、外单位人员要使用公司复印机时，需要有关领导批准。四、打印、复印文件范围1、以公司名义上报下发的文件、报表、工作打算 HYPERLINK /gw/List_203.html t _blank 、总结、请示、报告、简报、纪要、通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传材料、任免决定、表彰或处理决定，以及公司领导批准翻印的文件、材料均属打印范围。2、由办公室、财务部等部门负

18、责拟订、编写的带有全局性指导意义的全公司性的月(季)工作打算和一个时期全公司性的工作安排以及重要专题会议的纪要等。3、不需上报的各部门的工作打算、临时性工作安排，非上报的一般表格、一般技术资料和便函都不属打印的范围。4、打印、复印时，办公室人员应认真检查文件签发手续是否完备，书写是否工整，是否符合文件归档要求等，对发文手续不全，书写不符合要求的文件，办公室人员有权拒绝打印、复印。5、办公室要建立打印、复印登记簿，对各类文件材料按规定内容和要求统一登记，并依照公司安排的轻重缓急次序，进行打印，复印；打印的文件要做到快速、准确、排版合理美观。6、办公室要爱护打印、复印设备和物品，按规定做好维护和打

19、印、复印的统计工作。五、耗材治理1、公司的耗材治理统一由办公室负责。2、工厂的耗材治理由工厂行政人员负责档案治理制度总则目的档案是公司企业文化的重要部分，为了加强公司的档案治理工作，特制定本制度。治理部门办公室是公司文书档案的治理部门，其要紧职责如下：制定或参与制定档案工作的规章制度。对公司其他部门文件资料的归档工作进行监督和指导。做好公司档案的收集，整理，保管和利用工作。做好永久性档案向有关机构移交的工作。提高档案治理的水平和技术，逐步实现档案治理的现代化和科学化。公司档案治理归档范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须阅卷归档，具体分类如下：办公文件包括公

20、司的各种请求与批复文件、各种申请文件（如申请用印文件）、公司对外发文（公司发出的工作打算、方案、安排、总结、汇报，简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事务、处理纠纷等具有保存价值的文件。证件性文书资料包括法人营业执照，各种项目许可证等资料，企业和产品获得各种荣誉证书，证明等资料。法规性文件，包括上级颁布需要公司执行或者由公司发行的各种标准，规章制度等。公司的重大决议：包括由公司会议、总经理办公会及相关行政会议等形成的文件和会议材料会议记录等。打算性文件：包括公司整体打算或规划，开发打算，项目质量打算，营销打算，财务打算等。总结性文件：包括公司年度和月度工作总结，下属部门的

21、年度、月度总结工作报告，方向性工作总结调查报告等。批示性文件：包括公司种类打算指标，技术指标等以及公司各项任命的指示等。凭证性文件：包括公司各部门上报的在日常活动中形成的各种原始记录和凭证，如财产状况等。声像制品资料：包括公司在经营活动，或政治文化娱乐活动中，以及在外学习考察时，由外部人员提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料，音像资料等。技术档案：技术方面一切需要存档的各类资料。会计档案：有关会计工作的方针，政策，制度，预算，打算，总结，报告，合同以及往来文书等都应归档。会计凭证，会计帐簿，会计报表等会计核算专业资料可由财务部门自行存档。人事档案：公司人事档案由部门自行立卷，归档，

22、治理。治理部门公司档案工作实行集中与分散相结合的治理体制，由办公室负责主体档案的治理，并对其他部门的档案治理工作进行督促和指导。公司设立三个档案治理点，技术档案由技术质量部负责建档和治理。会计档案由财务部门负责建档和治理。其他各类档案包括人事档案由办公室负责建档与治理，同时办公室还负责其他部门移交档案的治理。各档案点治理的文件不能随便处置，由办公室定期归档，统一处理。平常归卷各部门要健立健全平常归卷制度，对处理完毕或批存的文件资料，由部门档案治理人员集中统一保管。公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件资料收集齐全，并加以整理，交由部门档案治理人员归档。立卷立卷要求：遵循文件的形成规律与

23、特点，保存文件之间的有机联系，区不不同的价值，便于保管和利用。归档文件资料的种数，份数以及每份文件的页数要保持齐全完整。卷内文件材料应区不不同情况进行排列，密不可分的应排列在一起。永久，长期和短期文件应按不同情况填写目录，填写字迹要工整。文件质量要求字迹清晰，图物相符，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。请求和批复，印本和底稿，正文和附件必须立在一起。复印，打印文件及照片字迹，线条和影像的清晰和牢固程度应符合设备标定质量。录音录像资料应保证载体的有效性。声像档案设立必须详细记录事由，时刻，地点，要紧人物，背景，摄录者，归档声像资料必须是原版原件，清晰完整。各类实物档案（奖品，奖杯，锦旗，证书，牌

24、匾等）必须原件归档，并保持其完好无损。档案级不分类机要档案按照级不分为“绝密”“机密”“秘密”三级。一、绝密档案包括：公司经营进展中的经营策略，经营方向，经营规划，经营项目、经营决策，战略性的合作协议以及合同金额在 元以上的合同。二、机密档案包括：1、财务资料。2、公司重要会议记录。3、公司经营情况。4、人事档案，薪资性档案，劳动合同。5、技术档案。6、金额在 元至 元的合同。三、秘密档案包括：1、重要项目资料。2、项目合作协议。第七章 档案借阅利用一、公司内档案利用形式1、提供档案原件。2、提供档案复印件。二、借阅治理1、档案要紧归本公司使用，外单位人员一律不准借用本公司档案，如遇专门情况，

25、需经公司总经理特批，方可借阅。2、各部门工作人员能够借阅本部门业务范围内的档案资料，如查阅非本部门的重要资料或密级档案，须填写档案借阅单由部门经理，所涉及部门经理，总经理签字方可借阅。3、档案的借阅者应保持档案的完整和完全，不得私自影印，复制，不得擅自拆散，调整，抽取，污损，不得转借。4、对宝贵或易损的档案，应制成复制品加以利用，若有需要，复印件可加盖公章。5、档案一般不得外借，若有专门情况，可由借用人填写档案借阅单讲明情况，由部门经理，总经理批准后，限期借出，到期归还，若延迟归还需要重新填写档案借阅单讲明情况，若不慎丢失，须及时追查，并报主管部门及时处理。6、有下列情形之一的，给予罚款或开除

26、处理，情节严峻的，可依法追究刑事责任。A：损毁，丢失，或擅自销毁公司档案。B：擅自向外界提供，摘抄公司档案。C：涂改，伪造档案。D：未及时上报归档者。第八章 档案清理一、档案治理人员应维护档案清洁。二、对破损档案及时进行修补。第九章 档案销毁治理一、对已失效的档案，由档案治理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。二、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。三、销毁文件必须在指定地点时行，并派专人监销，销毁后，由监销人员在销毁清单上签字确认。电话、传真、通讯治理规定为规范公司各部门电话与传确实使用，保证公司工作的正常开展特制订本制度。一、

27、 各部门电话与传确实需求申报由该部门经理负责。当部门因工作需要申请新的电话时，应提出专门的申请报告，交总经理审批后，方可按程序报装新电话二、 电话机与传真机的需求由部门填写申请单，经部门经理签字后报公司办公室，由办公室检查公司是否有尚未使用的电话机或传真机，若没有，由办公室按采购程序申报总经理后，进行询价，购买。三、 电话或传真安装好后，各部门的电话与传确实使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。四、 上班时刻禁止利用公司电话进行私人谈天、炒股等非业务活动。五、 各部门应严格操纵话费的使用，因公事需要拨打长途电话时，应填写长途电话登记表，写清时刻，事由，对方电话号码等，月底将当月长途电话登记

28、表和当月该部电话的长途电话单一起进行核对，若有职员违反电话治理规定，私自拨打私人长途电话，一经发觉，罚款50元，所拨打电话话费从该职员当月工资中扣除。六、若确有职员因专门情况需要拨打私人长途电话时，可向部门经理申请，讲明理由。该电话费将从该职员当月的工资中扣除。七、各部门应建立传真收发登记表，将每月收发传真情况逐条进行登记，并写明时刻、来由，接收和传送人姓名等。八、职员所发传真应使用公司统一的封面与格式，内容应经部门经理审核无误后再传真。公司职员不能将未经审核的文件传真出去，否则，造成的后果完全由当事人本人承担。九、 各部门应在每月3日前将本部门上月的长途电话记录和长途话费单，以及传真收发登记

29、表送交公司办公室。十、办公室负责将各部门的长途电话记录备案，并依照记录内容，计算职员应当扣减的话费，转交财务部。十一、各部门电话与传真因项目完成或其他缘故需要报停时，由部门经理或其指定人员负责。十二、电话或传真如出现故障，部门经理或其指定人员应立即通知办公室，由办公室安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或要紧部件人为损坏的，由当事人与该部门经理共同承担责任。十三、公司各部门因工作需要发送快递时，应由办公室安排快递公司前来取件，并将所发快件地址、收件人、事由逐项填写在快递发送登记表上，同时将所有快递单据保管好，月底统一结帐。十四、若职员因个人缘故发送快递，月底统一结帐时，办公室将

30、依照快递发送登记表中的登记，将职员个人发送快递次数，金额分不统计清晰，并转交财务部，在该职员当月工资中扣除该快递费用。会议治理制度第一章 目的一、为规范企业会议治理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。第二章 会议类不一、公司例会（1）公司例会是由董事长或总经理本人定期召开的工作例会。（2）参加人员为董事长、总经理及相关的部门负责人。（3）时刻原则上定为每周五下午。（4）例会由办公室发通知，并做好会议的相关预备工作。（5）会议纪要由办公室负责整理，并于次周呈总经理批阅后发放至各有关部门。二、部门例会（1）部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会。（2）例会时刻由各部门依照部门工作特点合

31、理安排，以不阻碍日常工作的正常进行为原则。三、部门联席会议（1）部门联席会议是由总经理或各职能能门经理发起召开的跨部门协调、协作专题会议。（2）会议由办公室转发通知，并安排时刻、地点。会议纪要由办公室负责整理，并于次日呈总经理批阅后发放至各有关部门。四、其他会议治理（1）办公室每周二之前应将公司下一周例会和各种临时会议，统一编制会议打算并印发给公司领导和各部门。（2）凡办公室已列入会议打算的会议，如需改期，或遇专门情况需安排其他会议时，召集单位应提早两天报请办公室调整会议打算。（3）关于参加人员相同、内容接近、时刻相适的几个会议，办公室有权安排合并召开。第三章 会议的预备一、所有会议主持人和召

32、集部门与会人员都应分不做好有关预备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作打算草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、纪念品、通知与会人等）。二、会议应按规定时刻准时召开，组织会议的部门会前应预备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。三、参会人员准时参加会议并签到，预备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。四、会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。五、会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。第四章 会议记录一、会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可依照

33、本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。二、公司总经理主持公司的例会、临时行政会议原则上由公司总经理助理负责会议的记录工作，公司总经理另有规定的，依据公司总经理指定的方法实行。三、会议记录员应遵守的规定（1）做好会议的原始记录及会议的考勤记录，依照需要整理会议纪要。（2）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。（3）会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。第五章 会议室治理一、会议室由办公室指定专人负责治理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向办公室申请，由办公室统筹安排。二、会议室卫生由办公室安排人员负责进行，在每次会议召开前后均

34、要进行卫生打扫，并做好日常保洁。三、会议室电子设备的治理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。公司卫生治理制度为营造良好的卫生环境，并不断提升职员的素养修养，结合公司的实际情况，特制这本制度办公室整理办公桌面只摆放必须物品，不摆放其他物品。不用物品应及时收好入柜，不要物品应及时处理掉。办公室整顿将不常用的办公文件与常用的办公文件分不整理，并分类编号，整齐放入文件柜。将正在使用的文件分为待处理、正在处理、已处理三类，整齐放在办公桌左上角，做到需要的文件能够迅速、准确的找到。笔、墨、橡皮、尺子等用具应整齐放于桌面笔筒或抽屉中。办公桌面、办公抽屉内物品应整齐有序

35、，分类放置。办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、电话、茶杯等物，不许摆放其他物品。办公室清扫办公室要整体清扫洁净，墙角及墙面要洁净，显露本色，无灰尘、污迹。室内墙壁及屋角，每周清扫一遍，做到无污染，无爆皮、无蜘蛛网，墙上不许乱贴、乱挂、乱钉、乱画。灯具、微机、打印机等电器应表面洁清，无灰尘，各种电器开关、线路无灰尘，无安全隐患。文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹。办公桌上，档板内外应保持洁净，无灰尘、无污迹。及时倾倒垃圾，垃圾筒满四分之三时需要更换垃圾袋。办公室清洁保持清洁，持之以恒，每天上班前对办公室进行清扫。上班时刻注意保持，随时自我检查，对发觉的不符合规定的

36、随时更改。下班前整理好当天的资料、文件、票据，分类归档。下班后整理好办公桌上的物品，放置整齐。办公室素养人员应保持良好的精神面貌，上班穿适合办公场所的服装，仪容整齐大方。言谈举止文明有礼，对人热情大方，不大声喧哗。工作时精神饱满，乐于助人，工作安排科学有序，时刻观念强。不串网，聚众谈天。办公室节约意识树立节约意识，下班后关闭电脑、空调、电灯、饮水机、打印机等一切电气设备。其他低质易耗办公用品按照打算采购发放使用。合同治理制度一目的及范围1、为了促进公司对外经济活动的开展，规范职员对外业务往来中的行为，明确职员在工作中的职责，防止公司蒙受不必要的经济的损失，特制定本规定。2、合同作为明确合同双方

37、权利和义务的依据，具有法律约束力，故凡在经营治理活动中以公司名义与外界发生经济往来的，应当签订合同。3、合同采取书面形式，所谓的书面合同指正式合同文本、备忘录、传真、信函、图表等能够以书面形式加以固定的形式。4、本规定所指的合同包括公司采购合同、工程承包合同、以及未列明但与公司业务有关的其他合同，但不包括劳动合同。5、公司由法律顾问依照董事长的授权，对合同进行动态监督治理，有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由法律顾问对各部门实行指导。二合同的审批权限合同原则上由董事长或总经理签订，但经董事长、总经理授权的能够由其他负责人签署。授权方式能够为授权书、电话、传真等。1、如无专门情况，

38、审批程序如下： 、采购合同金额在人民币5万以上的（含5万）由董事长进行审批签署；金额在5万元以内的，由总经理亲自或授权他人签署。、采购合同采购所需预付款在人民币2万元以上的，由董事长审批签署；2万元以内的，由总经理审批签署，签署后按照财务付款规定进行付款。2、律师合同附签 上述重要合同在交由上述治理人员签字之前应由法律顾问附签，以讲明该合同差不多得到了法律上的审查。三合同订立之前的前期调查1、在签订合同之前应当尽可能对交易对方的以下情况进行了解：、要求对方提供其主体资格方面的法律条文，如营业执照，重大的交易对象不妨到有关公司登记机关查其登记内容；、交易公司的背景和相关历史；、对交易公司的营运状

39、况进行分析；、对交易公司的信用信誉情况进行了解，如过去是否认真履行了与他人之间订立的合同，是否有欺诈或不讲信用的行为，是否已卷入与他人的或与国家机关的纠纷；、对交易公司的资信了解，包括是自有房屋依旧租用他人房屋，相关财产是否抵押等。2、欲签订的合同在经济上的可行性交由财务部门审核，财务部门有相关建议的，能够在合同草拟稿中讲明，并由财务部经理签名。3、以上情况在签订合同之前应尽可能知晓，假如调查了解的成本过高，能够在今后签订主合同时加入对方保证条款。4、经办人员对以上信息的记录或调查的情况今后与合同原件一并入档。四、合同的订立步骤1、当经办人与其他公司达成经济往来意向，协商一致时，应订立书面合同

40、。2、合同由经办人自行拟稿，合同内容包括金额，数量和质量标准，以及交易履行的期限、地点和方式，违约责任等要紧条款。涉及合同关于适用法律及选用仲裁条款要尽可能选择在公司所在地进行。3、在订立合同之前要充分了解对方的状况、目的，双方所处的地位，以采取不同的方案和对策，在同对方商谈过程中要从有利于本公司的角度逐次引导。4、格式化的合同由经办人按双方谈好的事项填写。5、重要合同由法律顾问负责拟稿。6、拟稿完毕，经部门经理审核后，交由律师进行法律审查，法律顾问依照法律对合同稿审核并签署意见，之后由经办人按合同签订权限报相关负责人签订。7、法律顾问对合同稿提出异议的、应向经办人讲明情况并退回合同稿。经办人

41、要求通过的、但法律顾问仍持保留意见的，经办人能够依照层级上报上级治理人员，并由该治理人员对合同进行再次审查。9、董事长对重要合同稿和有争议合同稿予以审核并具有最终核定权。五、合同的执行1、合同在签订之后，应当由经办人负责全过程的执行，经办人员要做到对合同的内容、每一个细节都要有充分的了解。2、当合同在执行过程中出现任何新的重大事实情况时，经办人应及时地向上级领导汇报并及时征求律师的意见，以寻求对策。3、合同在执行期间如发生经办人员变动的，如该人员只是在公司内部变动，则由该经办人员接着负责；有专门情况的能够由原经办人向新经办人完全、充分讲明合同执行的整个情况，环节，交接相关资料。新经办人不了解的

42、地点，原经办人要负责讲明。4、如原经办人离开公司的，要由其将合同执行的全部资料交接下来，并充分讲明整个合同的执行情况，经该部门确认无误的，方可办理离职手续。5、合同执行完毕后，相关资料由经办人及时交档案保管部门入档。经办人要对入档材料的真实性负责。六、入档治理1、合同签章生效后，正本由财务部归档，合同有关的业务资料由相关的业务部门保管复印件，原件有富余的也可持有一份原件。2、合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，有关人员应保守合同秘密，并及时按机密程度专门归档。3、档案保管人员应妥善保管与合同有关的资料，包括与之有关的文书、图表、传真件以及其他相关资料等。4、以上资料

43、不得随意改动、弃置、销毁、遗失。5、档案保管人员要定期检查已执行完毕但未归档的合同及相关文件。七、责任1、凡因经办人越权处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。2、经办人有意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。3、假如乙方在合同执行期间违约，经办人应及时向公司汇报并按照公司规定进行处理，同时追究乙方违约责任。库房治理制度 一、入库验收：库管员接到购进物料时，要求依照申购单与原始发票进行检查点数，检查规格和质量，验收合格后方可按规定入账。清单一式三联，分不留存根，交客户和采购。 二、库存治理办理正常入库手续后，按照物料

44、性质种类分不存入库房，将物品名称、规格、数量、单价、入库时刻等如实填写在入库单上（不得涂改原始凭证），库管员签字确认。入库的物料存放要合理科学，清洁整齐，防止因积压损坏，虫蛀发霉等缘故造成不必要的损失。 三、出库治理：各部门需要领用物料时，要填写领料单并由库房主管签字批准后，方可到库房办理出库手续，库管员在办理出库时，应将实际物品名称、规格、数量、单价、出库时刻及用途如实填写在出库单上（不得涂改原始凭证），库管员和申领人员同时签字确认后方可进行出库。 四、库管员在发放物料时，应按领料单所列品种、规格、数量逐项核准，逐项点发。假如缺货不得用替代品，不得更改单据上任何品名和数字。物料出库后要相应减

45、掉账目数字，以保证账物相符 五、库房盘点：每月28日库管员应对库房进行盘点，严格按照账目核实出入库单及现货库存，并列出详细的物料库存明细表，经库房主管审核签字后，于下月1日前上报公司办公室。如盘点出现误差，库房主管应领导库管员认真调查落实后书面报告公司行政部。 六、仓库帐簿的记账原则是：简单、清晰、及时、准确。为便于记账和便于查找，应按总账、分类账的记账顺序，分不对不同种类、品名、规格、单价的所存物料按不同日期依次进行入库登记 七、仓库物料的摆放应按不同种类、品名、规格、入库日期等分不进行码放。码放时应做到定位、定架、定号，一目了然，易于盘库，易于清点。 八、仓库所存物料应有分类标签，标签上应

46、注明种类、品名、规格、数量、入库日期、保质期、单价、总价等项内容。出入库时在标签上进行增减计算，并标出合计项，使仓库同品名、规格、单价的物料通过标签清晰地反映出库存情况 九、仓库保管员应对所管物料的完好负责。应按规定的保管、操作规程进行治理，并及时向项目经理汇报所保管的物料的保管现状。凡因保管不善或责任心不强而造成的损失，由保管员负责。收发文治理制度发文发文是指公司发出的一切关于公务的文件、信函、及其他材料，要紧是指编号文，发文处理工作一般包括拟稿、核稿，签发、编号，登记、打印、校对、用印、封发、归卷等程序。拟稿：依照工作需要，由办公室或各部室依据公文处理方法进行，文件发送范围要明确，具体。核稿：拟稿完成后，办公室应依照文稿的内容，格式进行审核，以保证文件质量，节约总经理批阅时刻，然后由总经理审批签发。编号登记：文稿经总经理审批签发后，由办公室人员进行发文登记。打印校对：文件的打印校对工作由行政文员负责，用印封发：文件印好后，应由具体承办人按照公司的印章治理制度进行用印申请，用印前要核对定稿，确定无误后方可用印，用印后，应将