打造一流的公文达标企业支撑企业高效运营

1、打造一流的公文达标企业支撑企业高效运营集团公司综合部文秘处2010年6月 日目 录一、公文管理面临的外部形势二、集团公司公文处理现状三、公文的基础知识及分类四、拟稿及其公文审核要点公文的重要性公文是进行公务活动的重要工具公文质量代表了企业的对外形象公文处理是企业管理的重要内容公文水平是综合素质的基本体现公文是法律法规、政策理论、业务知识、语言文字、组织协调等方面的综合素质的体现。 定性准确体现业务修养，政策规定界定水平 定量准确体现工作作风，涉及公文的可信度 用词严谨体现素质能力，反映工作质量水平一、公文管理面临的外部形势 （一）国资委：努力争创一流的中央企业办公厅（室） （二） 中国电信公文

2、管理在央企中的探索和地位（一）国资委：努力争创一流的中央企业办公厅（室）2009年2月国资委副主任、党委副书记李伟在中央企业办公厅（室）负责人视频会议提出：不断加强工作系统化、制度化、规范化，全面动员，努力争创一流的中央企业办公厅（室）。国资委办公厅主任张德霖：国资委、中央企业办公厅（室）的工作就是要高标准、高要求，我们出手的东西必须是精品，今后中央企业要进一步做好这方面的工作，要对文件进行统计，优劣自判，并能纳入考评，形成制度。2010年 3 月出台关于新形势下加强中央企业办公室工作的指导意见 ：“做好公文处理”：建立健全本企业公文处理制度，切实改进文风，进一步加强公文的标准化和规范化管理，

3、做好公文考核评价工作，研究创新公文管理模式，管好用好“中央企业公文交流平台”，不断提高公文质量和公文处理效率。2010年3月份召开的央企办公室负责人会议，国资委副主任、党委副书记李伟强调：一流的办公厅要有一流的公文处理水平。2010年，国资委办公厅要进一步完善中央企业报送公文考核评价指标体系，进一步细化和量化考评指标，开展创先评优工作，对公文处理工作提出更高的要求，推进公文处理工作再上新台阶。 国资委非常重视公文管理工作2006年10月国资委办公厅组织编写出版中央企业公文处理实用手册。2008年7月国资委办公厅出台：关于印发的通知 （国资厅发200877号）：对2008年报送情况进行通报。20

4、10年 2月 开通中央企业公文交流平台。2010年3月份出台关于印发的通知 。近年来央企文件管理的趋势上级单位： 国资委对文件的管理从放任自流到有章可循、有规可依，并且提出了更高、更新的要求。从公文报送评价办法到创建一流的央企办公厅（室）目标的提出，以及出台央企办公室指导意见。中央企业： 建章立制，夯实基础，公文处理工作的制度化、规范化水平不断提高。（制度） 规范程序，积极创新，有针对性地开展公文处理工作。（创新） 充分运用信息化技术手段，公文处理水平和效率大幅提升。（信息化） 积极开展多种形式的公文培训活动，办文人员素质和水平不断提高。（队伍建设） 以上蓝色字体为国资委中央企业公文交流网站2

5、009年中央企业公文处理工作经验和做法 （二）中国电信公文管理在央企中的探索和地位2009年3月17日，国资委办公厅召集中国航空工业集团公司等11家央企召开公文处理座谈会。中国电信对公文改革及其成果进行汇报交流。4月29日，国资委办公厅副主任隆小培一行专程到集团公司总部调研公文改革和公文处理情况。隆小培副主任对中国电信公文改革的探索和安全邮件系统进行了充分肯定，中国电信公文改革的理念和实施的电信公务突破了传统的公文形式，提高了企业的效率，为中央企业精简文件做出了积极的探索，专用公文可以供国资委和其他企业借鉴。 2010年1月，中国电信被国资委办公厅评为2009年年度公文报送无差错企业2009年

6、全年中央企业主送国资委的公文3415件，无差错率96.66%，比上年提高了1.26%；无差错企业77家，占中央企业总数的54%，国资委办公厅对中核工业等77家企业进行了通报表彰。2009年7月份，中国电信综合部等六家单位协办国资委办公厅“中央企业公文交流”网站，在方案建设、页面平面设计、内容组稿等方面协助。2010年2月中国电信在该网站的“探索研究”栏目交流公文改革探索经验。 2010年3月央企办公（厅）室负责人会议上，中国电信交流公文管理经验，引起巨大反响。4月20日神华集团办公厅秘书处、4月22日中国储备粮管理总公司办公厅、4月26日南方航空集团办公厅、5月10日中国大唐集团公司总经理工作

7、部等到集团公司总部学习交流公文管理、公文改革以及办公室管理经验。省级公司综合部层面，南方21省级公司综合部力争用2年时间达到标杆水平；北方10省级公司综合部力争用3年时间接近或达到标杆水平。公文管理工作：抓好公文管理，提高公文质量，加快流转速度。建立公文管理达标体系，开展公文考核评价，促进公文管理的标准化和规范化。结合企业实际，深化公文改革，进一步精简公文数量，大力推行格式化、表单化的专用公文，进一步精简公文数量，提高处理效率。切实改进文风，树立精品意识，办好用好“中国电信文秘之窗”，不断提高公文质量和处理水平。 目前的两项重点工作解决好公文工作两大工作主题-提高效率和质量。总部在2009年底

8、开发部署公文效率统计模块为提高公文处理效率的抓手，精确管理公文总体处理时限和每个环节处理的时限，实现公文自动催办 ；2010年5月底出台中国电信集团公文评价办法作为提高文件质量的综合性抓手，同时组织开展公文的创先评优工作，推进公文管理工作再上新台阶。 总部效率监督模块上线后效果明显，目前有很多省公司要仿效总部部署效率监督模块。2010年4月集团综合部负责人会议提出今后三年“创建一流综合部室”工作的主要目标两大主题之一：提高效率总部发文效率统计监督模块只统计未催办截图实施后的效果图两大主题之二：提高质量的综合抓手 集团公文评价办法2010年7月1日起实施(中国电信2010450号)评价范围（一）

9、集团公司、股份公司总部各部门拟制的集团公司（含网资类文件）、股份公司一级、二级通用公文。 （二）集团公司所属单位主送集团公司的通用文件，股份公司下属单位主送股份公司的通用文件以及网资类文件，不含抄送文件。差错率制发、报送公文出错件数/制发、报送公文总数量100%。 评价标准中需要注意的问题（一）标题拟制方面，文种使用不准确的扣1分。 （二）逻辑结构层次方面，结构层次的序数用法不规范的扣1分。（三）语言表达方面，文字、标点、语句有明显错误的扣1分。（四）行文规范方面，越级、越权行文，行文不符合要求的扣1分。（五）附件不规范的扣1分。公文正文和附件中有附件而未标全，应该有附件但没有标注附件名称和件

10、数，附件说明与所附附件名称不一致，附件说明标识不规范等。（六）文件引用不规范的扣1分。公文正文、附件中引用文件，未按照“先引文件标题后引发文字号”的规范要求标识。 （七）无特殊原因，没有按时限要求制发、报送公文的扣1分。（八）文件印制格式不规范的扣1分。根据国家质量技术监督局国家行政机关公文格式规范，正文中夹带图形、表格等。（九）因工作疏漏成文发送后发现错误，又重新发送的扣1分。 (十)国家秘密事项标注为企业秘密，涉及国家秘密事项或已标注国家秘级的文件在办公自动化系统流转的一件扣1分。 （十一）额外加分、扣分指标。中国电信公文发展趋势（以规范保质量，以创新求效率）公务化：内外有别，通用和专用分

11、开。对内的业务性、专业性事务发文，使用表单化的“电信公务”，侧重于高效快捷；对外部单位发文和内部全局性、执行时间较长或比较重大，需要归档的工作、事项使用通用公文，侧重于通用、规范和质量。模板化：公文草拟的模板化，通过设置常用公文的写作模板，降低公文写作强度，尤其是专用公文用表单式公务处理，规范统一。流程化：通过综合办公平台固化流程，提高效率。对专业性、操作性较强的审批类公文，尽可能利用专业管理系统实现集团、省、市、县一体化表单审批管理，以流程审批代替文件审批，变职能管理为流程管理。如集团公司运维部的生产指挥系统，部分省公司的计划建设系统。 精简化：坚持公文改革方向，可发可不发的坚决不发，可长可

12、短的尽量简短，能低规格发文的不高规格处理；能不采用文件形式的，改用“电信公务”等形式；能直接下达到操作层的，直接下达到操作层。对于仅在公司内部流转的执行性、操作性、临时性的事项，一般不再采用文件形式，提倡利用邮件、短信、即时通信等方式联系工作、沟通情况。 小结：目标和差距在目标：创建一流的中央企业办公厅（室）公文处理：从规范 到创新推出公文改革，推进不平衡刚开始实施新公文 处理办 法，初步规范格式，内容规范 任重道远电信体制改革带来 规范 和创新并存、南北发展不平衡初步建立评价体系，不能与 高标准接轨全业务运营要求效率更高质量更好我们的差距在哪里？建立评价体系：公文等对央企创一流工作评价对争创

13、先进进行表彰目录二、集团公司公文处理现状 （一）建立健全规章制度，规规范公文处理体系； （二）集团公文分类； （三）持续深入推进公文改革。 （一）建立健全规章制度，规范公文处理体系 2002年电信南北拆分成立中国电信集团公司后出台了集团公司公文处理办法。中国电信主业上市后，2003 年5月下发关于中国电信上市后公文处理有关问题的通知 （中国电信2003333号）2004年6月10省公司上市后下发了关于湖北等10个省级公司上市后公文处理有关问题的通知（综合200413号） 关于进一步推进公文改革提高工作效率的意见（中国电信2004825号）中国电信集团公文处理办法（中国电信2007843号）20

14、08关于法人体制调整后公文处理有关问题的通知（中电信综合20081号）。2008年中国电信收购C网后，对全业务下的公文处理进行明确，下发了关于集团公司全业务组织架构下更新主抄送单位表述的通知（中国电信综合200829号）。关于规范通用公文中使用PPT有关问题的通知（中国电信综合20106 号）关于印发中国电信集团公文评价办法（暂行）的通知（中国电信2010450 号） 从2008年实施中国电信集团公文处理办法（中国电信2007843号）全集团一个公文处理通则和框架。统一全集团的行文规则，基本理顺了全集团的行文关系。 固化公文改革的成果，按照公文改革的方向前进。为塑造统一形象，统一集团各级单位发

15、文代字规则。 对集团外部单位行文需要标注主题词；集团内部单位行文可省略主题词。各省公司和分支机构都结合实际，出台了公文处理实施细则。形成一个集团公文处理通则框架下若干处理细则的公文管理体系公文处理收文（阅知、办理）发文（上行、平行、下行）上级单位（命令、通知、意见）不相隶属（函）下级单位（请示 报告）通用公文专用公文 中国电信2007843 号（二）集团公文分类发文通用公文专用公文公司文件公司函部门文件一级文件（通用公文）集团公司文件（含网资）集团公司函股份公司文件股份公司函公司党组发文党组纪检组发文集团工会发文二级发文（通用公文）集团公司部门文件股份公司部门文件专用公文电信公务任免通知调度单

16、、调度令业务通知董事会决议中国电信公务工作通报会议纪要会议通知培训通知印发协议备忘录资费类文件签报工程类文件内部工作联系单 通用公文和专用公文通用公文 (对外单位使用或者比较重要的文件，俗称“红头文件”) 通用公文是指内容比较重要、参照国家行政机关公文格式、眉首有套红的发文单位标识的公文。专用公文 （内部系统使用） 专用公文是指在集团内部使用、具有特定格式和处理程序的公文。 （三）持续深入推进公文改革2004年提出公文改革2007年版办法对公文改革固化和深化第一阶段（3年）公文意义、指导思想、基本原则、基本要求、总体目标。把公文分为两类：一是通用公文，传统的一、二级红头文件。二是专用公文，在企

17、业内部系统使用，主要包括以表格化、模块化处理的非正式公文中国电信公务和其他公文类型的文件。除了对外部单位用红头文件外，其余内部产生的文件都不用红头文件第二阶段（2-3年）最终目标03年11月启用工作通报04年9月启用会议纪要05年6月启用会议通知05年9月启用印发协议05年9月启用培训通知文头相同，两级签发（集团、股份函，会议通知、会议纪要、工作通报、培训通知）2009年12月启用业务通知单2009年12月启用公务沟通工作协商单最终目标总部 效率不高环节过多流程过长响应不及时公文管理的现状 可操作性不强 虚词套话多 方法措施不具体 执行效果欠佳 重点不突出主旨不鲜明要点不突出篇幅过长通用公文分

18、类公司发文部门发文常用文种决定通知通报报告请示批复意见函继续坚持公文改革方向，不断深化公文改革，以规范保质量，以简化促效率。坚持公文改革方向和基本原则： 能不采用文件形式的，改用非文件形式； 能直接下达到操作层的，直接下达到操作层；对于仅在集团内部流转的执行性、操作性、临时性的事项，一般不再采用文件形式。 选择公文形式内外有别： 外部单位，使用国家行政机关通用公文，侧重于质量、规范。 内部单位：使用专用公文，表单化，电信公务，侧重于效率、快捷。 以表单为主，文字说明为辅，需要说明的再附文件性的附件说明。坚持公文改革方向和基本原则根据专业管理需要而制发的，具有特定内容和用途的格式或表单式公文。公

19、司发文：重大的、全局性、方针政策、决策部署等事项部门发文：部门职责范围内的专业规章制度、工作安排等事项通用公文 (对外单位接轨使用“红头文件”) 专用公文（限于公司内部使用）构建以企业战略为驱动的公司公文管理体系主要做法效果：公文改革初见成效总部公文出现了结构性的优化从总部的情况看：一是在集团的业务、资产规模和收入规模不断增加的情况下，发文的总量基本控制在稳定状态，发文总量在2007年一度明显下降。二是集团总部公文三大板块的整体结构不断优化，传统的一级红头文件基本稳定，二级红头文件持续下降，新型公文中国电信公务对正式文件的分流作用比较明显。 二级发文比例持续降低，从2005年占全部发文的52%

20、到2009年占全部发文的28。 电信公务呈现上升的趋势，“中国电信公务”从2005年仅占全部发文的17%，到2009年占发文总数的34%以上，数量翻了一倍。 结论：近三分之一的文件从模板化、表格化的电信公务发出，电信公务的发展和作用明显，减轻了文字强度提高了效率，分流了正式红头文件数量，使正式文件数量大幅下降，并为日后利用新技术、新方法进一步打好下基础。广西公司：文件减少，有近半的文件以模板化、表格化、格式化形式的“专用公文”发出，简化了审批环节，提高了工作效率。下一步将领导讲话、部分工作通报等直接发布在系统上，不再以文件的方式流转，相关权限的人员均可以浏览。方法：采用表单化的方式简化公文处理

21、流程。公文管理的变革：职能化管理向流程化管理转变。职能化管理：红头文件指挥工作；流程化管理：业务流程审批。文件非文件化表单化流程化。目标：有效地支撑企业经营管理。 公文改革实践和体会目 录三、公文的基础知识及分类 定义、特点 公文处理的定义、原则 公文处理流程化的意义 公文的分类 公文的定义 公文是各类机关、单位，在行政、业务等管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理和进行公务活动的重要工具。 公文的特点有鲜明的政治性、政策性有强烈的权威性、约束性有较强的时效性有法定的作者有特定的体例格式有规定的收发文方式、知悉范围公文处理的定义、原则公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、

22、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。在公文处理中应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。规范性公文公务文书非规范性公文措施有关文件规定的各级机关必须规范使用文种：国发200023号）列13种（中国电信2007843号）列15种泛指机关单位除规范性公文外的所有处理公务的文书：规定、办法、细则；计划、总结；会议纪录、讲话稿；章程、调研报告、汇报公文分类 公文文种中国共产党机关公文条例（中办发199614号）列14种：决议、决定 、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关公文处理办法（国发200023号）列13种：命令（令）、决定、公告

23、、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复 、意见、函、会议纪要。中国电信集团公司公文处理办法（中国电信2007843号）列15种。 通用公文8种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函； 专用公文7种：电信公务、任免通知、调度令（调度单）、业务通知、董事会决议。 公文的分类按制发机关分：党、政、军、司法、企业、事业、社会团体.按行文关系分：上行文、下行文、平行文按机密程度分：国家秘密（绝密、机密、秘密）；企业商业秘密（企业机密、企业秘密）；普通按时限要求分：特提件、特急件、急件、平件按使用范围分：通用公文、专用公文按传送介质分：纸、电子（办公网、传真、安全电子邮件）目录三、拟稿及其公文

24、审核要点 （一）拟稿及其公文审核的“五关” （二）做好公文处理工作的体会 （一）拟稿及其公文审核的“五关” 行文关系关政策规定关协商会签关语言文字关体例格式关行文关系关是否需要行文 积极贯彻公文改革，精简公文，可以用电话、电子邮件、会议、口头协商等方式部署工作、沟通协调的不再发文。以何名义行文 以集团公司党组、集团公司、股份公司、网资公司名义行文。以何方式行文 请示、报告、通知、通报等（电信公务还是通用公文）行文规则的原则 行文确有必要，注重时效 要明确行文的目的和作用，有的放矢，有针对性。行文规则的核心 按照隶属关系和职权范围行文要求： 一般不越级行文；越级请示的特殊情况：发生重大安全生产事

25、故或者突发事件、重大自然灾害等，可以越级请示，但须抄送被越过的上级单位。非特殊情况的越级请示，上级单位不得越级批复，可将来文退回原呈报单位。 不得越权行文；“请示”应当一文一事；“报告”中不得夹带请示事项；不得以单位名义向上级机关领导个人报送“请示”；文件须密来密复。国资委：中央企业所属子企业或者控股企业不得直接向国资委报送请示；（中央企业报送公文评价办法）工信部：企业集团下属公司不得向（原信息产业部）行文，应该直接向集团公司请示汇报，企业集团下属省公司也可以向当地通信管理局汇报，由省级通信管理局向部报告，而不宜直接向部行文。（信办电函200282号）国密的文件在办公自动化系统流转或者国密安排

26、部署，企密报送行文。 行文关系正确把握发文单位和受文单位的关系。 1、领导与被领导关系。 2、业务指导与被指导关系。 3、平行或不相隶属关系。行文的方向和方式。 1、上行文：指下级机关向上级机关呈送的公文。 逐级行文、越级行文 2、下行文：指上级机关向下级机关发送的公文。 逐级行文、多级行文、直达行文 3、平行文：指同级机关和不相隶属机关之间来往的公文。 处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文；被领导、被指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文；具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。文件是公司运营管理的产物，根据公司的运营规则确定中国电信2

27、007843号 第四章集团总部股份总部省级公司下行文上行文平行文上行文报告、请示函通知、批复国务院有关部委工业和信息化部、国资委等下行文报告、请示通知、批复业务相关单位所属企业上级单位全业务经营体制下的公司法人体制结构中电信集团公司省电信公司中通服31省C网资产分公司省分 公司省级通服务公司南方20省和北京分公司北方9省/西藏分公司西藏/北方9省分公司南方20省公司新设新设网络租赁使用代 管主业上市公司实业上市公司C网网络资产C网客户与业务海外公司香港美洲澳门公司海外公司欧洲公司在主业上市公司完成总分体制调整后，进一步优化法人体制设置成立主业上市公司北方9省和西藏分公司成立31省C网资产分公司

28、 -在本地网可设立操作性分支机构各省主业上市公司、存续公司、C网分公司“三块牌子,一套班子”组织架构战略目标：双股份公司运作中国电信集团公司中国电信股份公司存续部分中通服股份公司省存续公司（含主业和实业）省实业公司专业子公司31省分公司专业子公司全集团在2010年左右实现双股份公司架构运作C网资产分公司、北方9省和西藏分公司的业务纳入主业上市公司集团公司和省级电信公司不再开展业务和对外投资，分别转让给主业、实业上市公司集团、股份、省级公司运营业务范围中国电信股份有限公司股份公司省级分公司31省（南方20省北京公司固网、C网，北方9省、西藏C网）涉及：股份和省上市公司集团公司省级电信分公司（未上

29、市）南方20省存续北方9省、西藏公司固网涉及：集团和省未上市股份公司并转、并呈以股份省分公司名义(省级网络资产分公司)股份31省代管网资31省涉及：集团和省C网网络资产集团公司区别事项，分属行文在公文处理中，应注意符合集团公司、股份公司、网络资产分公司的法人治理结构和组织架构，因集团公司、股份公司、网络资产分公司是不同的法人实体，但有上下管理关系，首先明确区分所处理事项的归属，依其归属分别以各自公司的名义向各自的集团公司、股份公司的上下级单位行文。对于可直接归属于不同主体的事项，由各发文主体分别发文。 分属集团公司分公司、股份公司分公司资产和业务范围内的事项，分别以其各自公司的名义行文上下管理

30、关系： 集团公司管理股份公司和网络资产分公司。 股份公司管理省级分公司； 集团公司管理总部网络资产分公司和各省网络资产分公司。总部网络资产分公司和省级网络资产分公司没有上下管理关系。 三个公司，一套班子，南北经营范围和管理体制特点不同集团公司：北方9省、西藏公司继续运营固网业务。股份公司： （一）所属南方20省分公司及北京分公司同时运营固网和移动业务。 （二）在北方9省和西藏新设立了各省分公司运营移动业务。网络资产分公司：集团公司在总部和31省新设立了各省网络资产分公司承接联通新时空的资产（总部31省32个单位）。 全业务下集团公司（含网资）股份公司两套发文体系集团层面：集团公司、股份公司、集

31、团公司网资（以集团公司的文头，单独编号区别）发文体系（已经归结为集团和股份两套体系） 根据中国电信20081271号，网络资产分公司在集团公司层面由集团公司代为管理，在省级公司层面由股份公司代为管理。省级公司层面：中国电信集团公司XX（省电信公司)分公司发文和中国电信股份有限公司XX分公司发文两个体系； 中国电信集团公司网络资产公司XX分公司，由股份公司XX分公司代为管理，单独编号以示区别。网络资产发文事项根据中国电信20081271 号：为运作方便，集团公司明确涉及网络资产分公司的各项事宜，各省以股份公司省级分公司的名义行文，总部以集团公司的名义行文，并以发文代字作为区分。在集团公司网络资产

32、公司的发文代字为 “中国电信网资200XXX 号” 。公司的文件、公司文件的流程，单独的编号。上下行文关系为，集团公司下发股份公司各省级分公司的文件，主送为股份公司并转各省级分公司（或XX、XX 分公司）。股份公司各省级分公司上报集团公司的文件，涉及网络资产分公司事宜的事项，主送为股份公司并呈集团公司。网络资产发文事项（续）根据中国电信20081271号文件精神，在集团公司层面专项属于C网网络资产分公司的事宜，从一级发文中的网络资产文件模块行文，只有集团公司一级发文一种文件，没有二级发文和股份公司的文件。只涉及C网网络财务、网络发展、工程建设、运行维护等的事项，用网络资产文件发文。如果同时涉及

33、集团公司事项、C网网络资产分公司、股份公司事项，用集团公司发文。集团公司文件集团公司各省级分公司，欧洲公司，信元公司，集团公司各部门中国电信股份有限公司并转各省级分公司、股份公司各部门、各专业公司、各境外公司、各研究院、中国电信学院中国通信服务股份有限公司集团未上市部分主业上市部分实业上市部分集团公司给股份公司省级公司发文主抄送表述为：股份公司并转XX分公司股份公司给集团公司发文主抄送表述为：股份公司并呈集团公司政策规定关政策规定的统一性、连续性、针对性和可操作性上下：国家政策、法律与实际 文件的基本立场、观点、意见、措施、办法、要求、结论符合党的有关方针政策、法律、法规以及集团公司的规章制度

34、，现行规定有无矛盾。左右：部门之间（规章、意见） 对新出台的政策是否征求与有关部门的意见，其必要性、可行性如何，并注意前后的衔接前后：政策规定的连续性协商会签关内部会签 内部涉及其他部门职责范围内的事项，必须征求有关部门意见外部会签 涉及本单位以外其他单位的职能的事项，必须征求有关单位的意见语言文字关文稿主旨明确，重点突出 主旨：发文的目的和用意，要求：正确、集中、鲜明。逻辑结构合理，条理清晰 1、语序合理，表达得体。2、按照事物的发展顺序、空间位置等阐述、脉络清晰，条理清楚。3、重点突出，结构紧凑。4、前后一致，避免矛盾。文字表述准确，语言规范 标点符号使用正确，恰当； 用词准确规范； 人名

35、、地名、数字准确无误； 单位名称规范，使用全称或者规范简称； 日期规范，写全年份，如10年应该写为2010年； 文号引用规范，先引用标题后引发文字号，前者加书名号，后者加圆括号。如：关于XXX的通知（中国电信2XXXXX号）。 中国电信2007416号：省级公司的名称为“中国电信XX公司”，如“中国电信广东公司”；地（市）分公司的名称为“中国电信XX分公司”，如“中国电信广州分公司”；县级分公司的名称为“中国电信XX省XX分公司”，如“中国电信广东省博罗分公司”。对省公司简称举例：“XX公司”、“各省级公司”、“各省公司”，不写为“XX分公司”、“省级分公司”、“省分公司”等。文中涉及到公司名

36、称表述中电信200815号：省级分公司、地级分公司、县级分公司（不包括区分公司）均称作“中国电信股份有限公司分公司”，例如中国电信股份有限公司广东分公司、中国电信股份有限公司广州分公司、中国电信股份有限公司博罗分公司。如果前面有“中国电信股份有限公司”时，用“法定的XX分公司”，如果没有法定的全称时，用“XX公司”，如“江西公司”、不用XX分公司，中间不加“省（区、市）”。体例格式关发文机关、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分，要求格式统一，标识准确。集团公司“中电

37、信综合20081号”附件中有公文模板，对各个要素的格式非常明确。 1、公文标题公文标题基本格式：发文单位事由（文件的中心思想） 文种 根据规定，具有固定版头（发文机关标识）的文件，公文标题可以省略发文单位。 对外部单位的请示和报告加公司名称，内部单位行文可省略单位名称。 “关于”事由“的”公文文种 （文种要选对法定文种：集团8种通用公文文种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函，文件最后一个词语不是以上8个词语的都不规范）注意要点：“两要素：事由、文种”和“两个虚词”举例：关于WDM网络管理系统四期工程可行性研究报告的批复 文种转发公文标题的三种技术处理省略法：当原文标题中有关于和通知

38、时，新标题可以省略介词关于和文种；如转发国资委关于做好2009年工作有关问题的通知。 替代法：可以用发文字号作为事由和自己单位发文部署的方式；如（1）：关于贯彻执行国资委XXXX XX号文件做好2009年工作有关问题的通知 ；（2）：关于进一步做好2009年工作的通知。直转法：层层转发时，对拟转发的文件仅要求照章执行，但未提出具体要求的情况下，直接转发需执行的主体文件。如果上级在转发它的上级文件时，结合实际提出了具体落实意见，可以将上级的转发意见连同最上一级文件作为“附件”附上。（1）标题中使用标点符号的特殊情况公文标题中间一般不用标点符号（法规、规章可加书名号）。标题中使用标点符号的特殊情况

39、（1）标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时，用引号（缩略点）。如：关于开展“四五”普法教育活动情况的报告、关于积极配合“315”活动做好维护消费者合法权益工作的通知。（2）公文标题中某一部分需要注释或者说明时，用括号。如：关于印发的通知。（3）公文标题中出现书名、报刊名时，用书名号。如：关于做好征订发行工作的通知。（4）公文标题中出现的并列词语之间的停顿，用顿号。如：关于、职务任免的通知。（2）文种运用方面的问题主要表现是没有区分法定公文和机关事务文书把“计划、规划、总结、要点、安排、方案、总结、制度、讲话”等直接编排文号编发， 凡是正式文件必须使用规定文种。各类“办法”、“要点”、“安排

40、”、“计划”等如需要以正式文件行文，必须选择恰当的文种予以制发（印发）。即加文件红头印发。举例：中国电信XXX方案（计划、安排） 错误 正确： 关于印发中国XXX方案（计划、安排）的通知 非规范性公文（机关事务文书）非规范性公文：泛指国家、企业、组织机关单位为处理日常事务而形成和使用的无严格制发程序及行文格式规定的文字材料，除规范性公文外的所有处理公务的文书。 管理性公文的规定、办法、细则等；事务性公文的计划、总结等；会议性公文的会议纪录、讲话稿、开幕词等；技术性公文的鉴定书、说明书等；材料性公文的典型材料、考核材料等;简报、章程、调研报告等。 如何将非规范性公文变成规范性公文形式上套个红头标

41、题：关于印发XXX（规定、办法、细则）的通知、关于报送XXX （规定、办法、细则） 的报告、关于报送XXX（实施方案）的请示正文：现将XXX方案印发（报送）XX，请XXX。规定、办法、计划等作为印发、报送的文件。（3）“请示”“报告”不分主要区别在于：一是行文的目的不同：请示需要以请求指示或批准事项为主，报告则陈述情况，反映问题、答复上级机关的询问。二是成文时间不同：请示必须在事前行文，待上级批准后执行。报告反馈办理结果或者报告有关情况，一般是事后行文。三上级单位处理方式不同：请示属于办件，需要办理、批复。报告属于阅件，可以不回复。四是行文特点：请示要求单一性、时效性和隶属性。报告要求体现陈述

42、性和广泛性。区分请示和报告的关键在于是否需要上级单位批准的事项，如有用请示，如没有，就用报告。2、主送、抄送机关主送单位：公文的主要受理机关，是对公文负有主办或者答复责任的机关抄送单位：指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。 注意：呈报上级单位的请示件，不得抄送下级单位；联合发文的机关不作为抄送单位；排列顺序与主送单位的排列顺序相同。 集团普发性文件(OA发文稿纸可选择)集团普发性文件主送单位的表述：集团公司各省级分公司，欧洲公司、信元公司、卫星公司，集团公司各部门；中国电信股份有限公司并转各省级分公司，各专业公司，各境外公司，各研究院，中国电信学院；中国通信服务股份有限公司。1、未上市

43、部分3、实业上市部分2、主业上市部分中国电信综合200829号股份公司下发普发文件表述各省级分公司，股份公司各部门，各专业公司，各境外公司，各研究院，中国电信学院。3、公文正文正文由开头、主体和结尾三部分构成 典型的三层式结构。开头（根据原由）+主体（具体事项）+结尾（要求或结语）。 二层式结构是三层式结构的变种。开头：是正文的导语，简明扼要地说明制发公文的目的或者依据主体：正文的中间部分，说明公文的基本思想、说明意义、交待办法、提出要求，标明目的等。结尾：结束语 不论是上行文、平行文和下行文，公文的正文一般是分叙事、说理、目的（或结论）三个方面来写。具体来说：通过叙述，说理表明行文目的向上级

44、机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提出自己的看法，最后提出要求，请上级机关审批。写陈述性的公文（报告），一般先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步做法给予指示。向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后商请协助所要解决的问题。向下级机关发布指示性的公文，通常是先根据什么情况，再提应该怎样解决，最后提出具体办法，要求下级贯彻执行。批复性公文，一般先根据来文所要求解决的事项，再写明审核的意见，最后要求下级按批复执行。（1）引用文件注意的问题在引述时文件时先引文件名称再引述文件代字号，一是在正文中；二是在附件中。错误为：（中国电信2006XX号）关于XXX的通知文件名称正确：关于XXX的通知（中国电信2006XX号）（2）注意年份错用圆括号和方括号中国电信(2008)XX、中国电信关于转发XXX的通知、中国电信【2006】XXX号、2008、2008476号等 正确：国务院国有资产管理监督委员会关于贯彻落实有关问题的通知（国资厅发法规200628号） （3）关于文件中的层次问题结构层次序数，错误情况：出现两个平行的层次、用代替层次等。 第一层为“一、”第二层为“（一）”（注意括号后面不用逗号）第