办公室业务知识培训课件

1、办公室业务知识培训第1页，共52页。目录一、公文常识、种类二、公文格式三、公文处理四、请示、报告、函的写法第2页，共52页。公 文 常 识 公文具有法定效力和规范体式的公务文书。公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第3页，共52页。公文的种类股份公司的公文种类主要有九种：1、决定 6、批复2、通知 7、意见3、通报 8、函4、报告 9、会议纪要5、请示第4页，共52页。（一）公文体例和格式规范（二）怎样对公文进行排版（三）制发公文的流程公文的格式第5页，共52页。一、公文体例和格式规范主要分三个部分：1、眉首部份2、主体部分3、版记部分原来的现在的第6页，共

2、52页。公文体例和格式规范一、眉首部分 眉首：包括公文份数、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。文头占首页1/3篇幅，下设横线与主文部分隔开。如果是党务公文，间隔线正中印有红五角星。019第7页，共52页。1. 发文字号发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号位于发文机关标识之下空2行，红色反线之上，用3号方正仿宋体字，左右居中排。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；公文体例和格式规范销售人20145号 第8页，共52页。2. 秘密等级 凡密级文件都要标注秘密等级和秘密期限，位置在文件首页右上角第1行，用3号黑体字居右标注。吉

3、林油田公司的商业秘密定为3级，统一采用如下方式标注：吉油商密吉油商密吉油商密公文体例和格式规范第9页，共52页。公文体例和格式规范3.签发人 签发人是指批准发出公文的机关领导人。主要用于请示、报告等上行文。一般由正职或主持日常工作的副职领导人签发。 位置：平行列于发文字号右侧。发文字号前空1字，签发人后空1字，签发人姓名用3号方正楷体。第10页，共52页。二、主体部分（主要包括标题、正文、成文日起、印章等）1. 公文标题 公文标题应当准确简要概括公文主要内容并标明公文的种类。 公文标题一般由发文机关、主要内容（事由）和文种三个要素构成， 即发文机关+“关于”+事由+“的”+文种。通常有红色版头

4、的文件，由于版头已标明发文机关名称，标题中可省略发文机关，由事由和文种组成。 公文标题用二号方正小标宋体。行距用固定值35磅。 注意把握一点： 无论何时不省略文种。公文体例和格式规范第11页，共52页。发文机关标识文种主要内容（事由）标题编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布，呈梯形或菱形。要求回行断词时，词意完整，排列对称。第12页，共52页。公文标题中一般不用标点符号。当然“一般不用”也不是“一律不用”。除法律法规、规章制度外，书刊名称也可用书名号（）；某些表示特定意义的专用词语等，可用引号（“ ”）；有些需加注释或补充词语时，可用括号；有些特别情况可用顿号（、），如下例情况；

5、但人名、单位名之间等不用顿号，用半格空开。 禁止使用逗号、分号、冒号、句号、感叹号等。第13页，共52页。不用顿号第14页，共52页。转发公文，如被转发文件的标题过长，可以进一步压缩文字，概括内容，但不可以其发文字号代替标题。比如：关于转发吉林油田公司中油吉内控2008101号文件的通知。转发上级通知，在其标题之后，可以不再标公文的种类，以免出现“通知的通知”。关于转发财政部关于印发委托会计师事务所审计招标规范的通知的通知可省略第15页，共52页。2.主送单位主送单位是指公文的主要受理单位，应使用全称或规范化简称、统称，位于正文上方，顶格排印。决议、决定、公报、条例、规定、意见、通报、会议纪要

6、等文种，主送单位名称标注于印制版记上方，主题词下方，打“发：xxx”。行政口：公司各站队、机关各科室： 党群口：公司各党支部（总支）：第16页，共52页。3.正文正文文字用3号方正仿宋体，公文用纸采用国际标准A4型，每页22行，每行28个字；行距为固定值28磅。 自然段落起头空两格。第17页，共52页。公文各层级标题字号要求标题层级序号字体字号公文标题2号小标宋正文各层次标题第一层次一、3号方正黑体第二层次（一）3号方正楷体第三层次13号方正仿宋体 第四层次（1）3号方正仿宋体 第18页，共52页。第19页，共52页。4. 附件标注附件题目，要在距正文空1行、前空2字写上“附件：” 而后接着写

7、题目，若需回行，则采取内对齐的方式编排。附件标注序号均用阿拉伯数字，不用汉字序号；数字后面用的是圆点而不是顿号。第20页，共52页。第21页，共52页。对于“方案”、“计划”、“工作要点”、“办法”等非正式文种需要上报或印发时，必须利用正式文种（如报告、通知等）作为载体来行文。这类被载运的非正式文种内容应作为公文的主体，而不是附件。第22页，共52页。5.发文机关署名、成文日期发文机关署名。署发文机关全称或规范化简称，列成文日期之上。各单位根据拟发文件等级在发文机关署名处标注本级机关名称，不标所属上一级机关名称。第23页，共52页。成文时间一般以领导人签发的日期为准；如系联合行文，以最后签发机

8、关的领导人签发日期为准。成文日期位于发文机关署名下方，一般右空4字编排。采用阿拉伯数字，年份应标全称，月、日不编虚位。 2014年6月20日二一四年六月二十日正确：错误：2014年06月20日第24页，共52页。 6. 印章公文中有发文机关署名的，应加盖发文机关印章，并与署名机关相符。少数文种（如：会议纪要、简报、情况通报等）不加盖印章。印章为红色，顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。印章统一采用下套式，即端正、居中下压发文机关署名和成文日期，下弧边缘与成文日期下边相切。印章位置应盖在成文日期中间偏上位置，要求上不压正文，下不压日期（即：尽量露出日期）。 下套式中套式 二五年十一月十七日中国

9、石油天然气集团公司中国石油天然气集团公司 二五年十一月十七日办公厅二五年十一月十七日下套式中套式第25页，共52页。 特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。第26页，共52页。“此页无正文”不能再用了！第27页，共52页。三、附注公文印发传达范围等需要说明的事项。上行文、平行文附注处注明联系人及电话；下行文可标注印发传达范围。用3号方正仿宋体字，位于成文日期下行左空2字加圆括号标识。但如要求报送材料等文件中的联系人及电话属于正文内容，不应标识在附注处。第28页，共52页。四、版记部

10、分（包括印发机关、印发日期等）用4号方正仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，如名称过长，可采用规范化简称。印发日期右空一字，用阿拉伯数字，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。第29页，共52页。五、页码：一般用4号半角方正宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各加一条一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应连续编排。第30页，共52页。六、公文用纸幅面尺寸及版面要求。公文用纸为A4型纸，尺寸：宽210mm高297mm。公文版心尺寸：宽156mm高225mm。公文页边距：指文字区域与各页边的距离

11、。上边：37 mm，下边：35 mm，左边：28 mm，右边：26 mm。公文排版：一般每页22行，每行28个字，行距固定值28磅。字体和字号：均为方正字体，根据各要素不同使用方正字库内的相应字体和字号。第31页，共52页。第32页，共52页。制发公文的流程填写文件拟稿纸第33页，共52页。第34页，共52页。文件的处理不能仅签名了事第35页，共52页。 （一）适用范围用于向上级机关请求指示或批准的事项：1.超出本单位职责权限,请求上级单位批准的事项;2.在工作中遇到新情况、新问题，请求上级单位解决或协助解决困难；3.因某些工作事项比较复杂或涉及不相隶属单位，请求上级单位批转或转发所制发的文件

12、；4.对上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握的问题，请求上级单位指示或予以明确。请示 报告 函一、请示第36页，共52页。（二）请示的写法1.主送机关: 只能是一个(向主管机关请示)，而且原则上不能越级。 2.正文: （1）请示缘由:请示事项的原因、背景、理由和依据。 注意：写清请示事项的重要性、必要性，以引起上级的重视。 （2）请示事项：写明请求上级指示或批准的具体事项。必要时提出对解决问题的意见。情况复杂的还可提出几种方案，分别说明理由，以供上级选择。3.结束语：常用妥否，请示等做结束语。第37页，共52页。模版XX（单位）关于XXXX（事由）的请示XX（主送机关）：

13、 为了XXX（目的）， 根据XXX（依据），我公司拟XXX（意图主旨）。具体情况如下： 一、XXXX（工作基本情况）。 二、XXXX（请示事项的必要性和可行性及其意义）。 三、XXXX（具体方案和请示事项）。 妥否，请批示。 （印章） XXXX年X月X日 （联系人及电话：XXX XXXXXXXX）第38页，共52页。 第39页，共52页。需要注意的事项1.请示应一文一事。陈述请示原因时理由要充分，表明请示事项的重要性、必要性和迫切性。请示的事项要具体明确，并提出倾向性的处理意见，供上级机关批复时参考；2.请示只有一个主送机关，不得多头主送。由于请示事项尚未获得上级机关的批复，一般不应有抄送机关

14、。特殊情况如受双重领导的部门或单位，可将请示抄送另一个上级机关； 3.准确规范使用文种，不得将请示和报告混用。报告中不得夹带请示事项。报告中若涉及请示事项，应另行请示文件，与报告严格区分；第40页，共52页。4. 公司各单位报送公文，应统一归口报送至公司总经理（党委）办公室办理，一般不直接主送公司领导同志或业务部门。如因领导同志直接交办确需主送领导同志的，应以便函形式报送，文件落款处由单位负责人亲笔签字，不加盖单位印章；5.公司各单位报送上行公文时，主送机关应写规范化简称，即“吉林油田公司”或“吉林石油集团有限责任公司”，不得使用“油田公司”、“吉林油田”、“吉林油田公司办公室”等。上行公文应

15、规范使用结束语，请示的结束语为“妥否，请批示。”，报告的结束语为“特此报告。”。标点均为“。”，不得用“？”或“！”。结束语均另起段落，单占一行，与正文间不空行。 第41页，共52页。 （一） 适用范围： 用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问或交办的事项、上报有关材料等。 （二） 种类： 1.工作报告 2.情况报告 3.答复报告 4.报送文件或材料的报告提醒关于XX的汇报不合适，因为 “汇报”不是规范的文种，应改为“报告”二、报告第42页，共52页。（三）报告的写法 正文部分结构：原由（陈述报告的原因、目的）+事项（分条或分段）+结语（“特此报告”，或“以上报告如有不妥，请指正

16、”） 1. 工作报告：简要写明汇报缘由、目的；重点对所做的工作进行认真总结，写明基本情况、主要成绩、存在问题、经验体会和教训；阐述下一步工作的意见和采取的措施。 第43页，共52页。模版XX（单位）关于XXXXX工作的报告XX（主送机关）： 根据XX要求（或XX以来），我们XX（概述工作背景或基本情况），对XX工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下： 一、XXXXXX（工作基本情况）。 二、XXXX（主要做法和成绩，包括办法、措施和效果等）。 三、XXXX（存在问题及拟采取的对策措施）。 四、XXXXX（下一步工作安排和思路）。 （印章） XXXX年X月X日第44页，共52页。2.情况报告：

17、 面对工作中出现的新情况、新问题，特别是突发事件、意外事故、特殊问题等，需要向上级单位反映情况而写的报告。 以陈述为主，首先要交代清楚事件有关情况。叙述事件的发展过程，其性质及当时的态势；其次是分析存在的问题，提出处理意见和拟采取的措施等。 要侧重阐述情况、问题和所采取的措施。 第45页，共52页。请示和报告的区别1.行文目的不同：请示需要上级机关做出明确答复，具有呈请性；报告不需要答复，具有呈报性。2.行文时间不同：请示在工作行动之前行文；报告在工作结束或进程中、以及情况发生之后行文。3.写作内容不同：报告不能夹带请示内容，请示可以带有报告内容；报告内容可以宽泛（综合性报告），也可以集中（专题报告）；请示只能一事一文。第46页，共52页。4.处理方式不同：上级必须答复下级的请示，不必一定答复下级的报告。5.失误后责任划分不同：把应该请示的写成报告使问题得不到及时处理而造成损失的由下级负责；未能及时处理下级请示而造成损失的由上级负责。请示和报告都是上行文，用语要尊重、简要，分寸适度。第47页，共52页。保密知识宣贯第48页，共52页。保密工作方针谁主管、谁负责， 谁产密、谁定密谁使用、谁管理， 谁泄密、谁负责保密工作原则积极防范 突出重点 技管结合 保