有效会议管理课件

1、有效会议管理行政管理专业化标准化系列教材 调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议总居于首位。因为会议通常都没有很好的组织和召开。 会议是一种管理的手段 会议是管理沟通的方式 会议体现了团队管理能力 会议是人际交往的平台 会议是一种非程序化解决方案一夫当关的英雄时代已经过去；我们必须与他人愉快合作才能顺利成事。会议是团队合作最常用的沟通协调方式，会议的能力是现代人必备的团队工作能力；90%以上的重大决策是通过会议制定的。企业花在开会上的时间越来越多 开会频率越来越高每天都在开会，您会开会吗？本课程学习的目标1.了解会议的目的、种类和体系2.掌握会议操作流程3.了解会议效率不高的原因及对策4.掌握

2、有效为会议做准备的要领5.掌握会议中的沟通和反馈技巧6.掌握会议主持人的会议管理技巧7.学会提高会议效率和质量的技巧会议常识会议管理流程课程回顾开会的原因会议的成本效率不高的原因会前准备会中控制会后追踪高效会议清单情景模拟课程结构会议常识开会的原因会议的成本影响效率的原因会议常识 会议是一个集思广益的渠道 会议显示一个组织或一个部门的存在 会议是一种群体沟通的方式，是群体成员间思想、情感、信息和行为的交流过程算算看，你一周内总共开了几个会？为会议花掉多少时间？因为开会达成几项共识？因为开会完成几个结论？因为开会加了多久的班？因为开会失去多少关键时刻？因为开会耽误多少工作？人际交往的主要形式是沟

3、通管理的过程控制依赖于沟通沟通是解决问题的手段问题的产生来自于沟通的障碍为什么要开会？开会的目的开展有效沟通传达重要资讯协调员工矛盾项目执行追踪达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气 管理者必须尽早有效的进行沟通。他们必须对组织的未来发展方向产生共识。如果他们不能在这些“计划”上统一步调，那么他们就会向不同方向用力，团队/组织就会垮台。明兹伯格制定决策 解决问题交流汇报为什么要开会？会议的基本模式观念情感意向信息行为传递者1、编码2、传递通道：甲乙 接受者1、译码2、内心反映观念情感意向信息行为 接受者1、译码2、内心反映个体甲通道：甲乙传递者1、编码2、传递个体乙干扰变量 包括六个基本要

4、素：传递者、接受者、沟通内容、 通道、干扰和反馈为什么要开会？会议分类与频率 按人数分类按开会方式分类 按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政策的会议2.当众表扬或批评别人的会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议会议类别建议频率注意事项固定例会至少每月一次不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。全体会议至少每季度一次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重的负担。处理突发事件的会议随时切忌太频繁，否则会使员工感觉日日

5、有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。一对一会议按需要可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。无论是对危机作出反应，还是制定长期计划，有效沟通来自于对听众激情的敏锐洞察力开会让您小组面对面沟通众多讯息一次交流融合意见凝聚共识分派工作，公平合理但开会也让您工作时间被分割人多口杂，讨论耗时晚上加班没有产能别人发言比自己开口多耽误重要工作或客戶会议成本会议成本的计算1.会议的时间成本会议成本的计算2.会议的直接成本3.效率损失成本会议成本的计算思考：会议低效的原因？现实中，仅有49称得上是有效率的会议，会议浪费了经理人13还多的时间什么是必要的会议？ 会议目的单纯化 会议资料有准备 会

6、前先行沟通 书面解决无法当场决定的事项 报告内容有摘要 有负责会后考核的部门 不开会的五个如果已按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）必开会的五个如果必须把信息同 时传达给很多人 有些事情需要当众表扬或批评 要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务高效会议的特征高效会议的八大特征 只有必要时才召集 好好筹划过 拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和有才能的人出席 作出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人有效会议沟通的特征准确：不准确的典型形式包括：数据不足；

7、资料解释错误；对关键因素的无知；没有意识到的偏见；夸张清晰：“KISS”原则Keep It Simple and Stupid：逻辑清晰；表达清晰简洁：繁琐的会议意味着重点不突出活力：应该生动并易于记忆项 次 原因 具体表现 1时间 会议安排在即将就餐的时间，每个人都饥肠辘，无心开会。2地点 会议地点设在办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。3开会对象的选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。4主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。5参会者的技能 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。6会议的准备工作 开

8、会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。7开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。会议低效的原因会议信息传递的歪曲沟通中的参考框架，过去的经验和期望的影响传递者和接受者差异性知觉的选择性语义上的差异对沟通内容价值的判断多层次的组织过滤沟通的时机沟通信息太多、太集中否定反面的意见和先入为主沟通技能沟通气氛沟通双方的信任程度德鲁克：沟通的四项基本原则沟通是理解力沟通是期望沟通创造要求沟通和信息是不同的，实际上它们大部分是相对的会议管理流程会中控制会议前准备会后追踪会议管理流程有效借助团队的集思广益,解決个人无法完成的问题 ,达

9、到会议目标。 和谐营造和谐的气氛,使成员对团队有安全感、信任感、认同感，发挥个人才能。 参与参与的人用心关注,才能让会议得到健全发展。 效率当一个会议成功的要素具备后,能在预定的时间內完成开会,这就是效率。 学习在参与开会的同时有更多学习的机会1.明确会议举行的目的2.合理安排会议时间3. 邀请适当的人出席4. 准备背景资料5. 设定会议议程会前准备明确举行会议的目的 信息传播共享 动员激励 问题解决和决策制定准备背景资料 有用的信息提前发布到公告栏里。 提前发放会议资料，让与会者做好准备。 会议结束2-3天内，所有与会者应拿到会议记录。会前准备合理安排会议时间不要迟到 浪费时间等于浪费生命，

10、浪费别人的时间等于谋财害命！不要随意推迟和变更开会时间打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议；还会导致召集部门（人）的威信下降。严格按照议程进行，不要超时会前准备邀请适当的人参会参会人员的选择 知情者 决策参与者 执行者 重大关系人 预约参会人员 找出最适宜所有参会人的开会时间。 会议通知（目的、时间、地点）。制定议程 列出团队会议的目标 为会议制定规则 确定与会者名单 确定会议召开的时间、地点和持续时长 指定会议角色会前准备5W1H法Where-Who-When-What-Why-How 会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7

11、.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐并做好事先通知由重要到不重要会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。由不尖锐到尖锐将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。由容易到困难让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成

12、挫折感。会前准备会议议程设计题目1.前言2.跟进上一次会议的决议/行动3.行动状况报告4.为下星期/月作出计划5.里程碑6.后续步骤希望达到的成果-清楚知道我们今天尝试达到的成果和我们如何做到-了解我们直到目前为止的业绩，让我们可在中途进行修订-了解每项活动根据计划进行的状况-列出问题和得出建议 时间（分）101050会中控制会议议程会议的准备会后的跟踪两个基本点一个中心会中控制会议基本规则与注意事项会议基本规则1.参会者要将工作安排交给会议主席2.超过1小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束5.负责人对决议能否达成负主要责任6.在会上要维护别

13、人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量会议注意事项1.要守时,坚持到底 2.要做事前准备 3.针对主题发言,简短扼要 4.对事不对人5.予以真诚的肯定及赞美 6.倾听他人发言 7.用积极的话代替消极发言 8.以探询、谦虚代替主观论断会中控制开场白 欢迎词 讲明会议背景及目的：除了会议召开的背景，也可让与会人员自我介绍，并说明对会议的期待，以促进与会人员及会议气氛的融洽。 宣布会议议程：会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间。 制定纪律规则与会者行为守则会前充分准备；会后总结会中全情投入，贡献创意与意见以解决问题为己任保持

14、开放心态，摒除部门之见耐心聆听，尊重他人意见；尽可能获取信息勇于发言，言之有物不进行人身攻击；避免出现不当肢体语言会中控制 会议主持（掌握与控制会议节奏）主持人作用鼓励发言：让大家畅所欲言。分配工作：鼓励大家主动认领工作。激发创意：提出观点，激发大家创意。提出问题：让与会人员了解状况。 感情支持：创造和谐气氛。主持人会前准备主持人注意事项独占发言 占用大家交流意见时间。容忍支持 不可情緒化与他人冲突。优柔寡断 对决议事项要果断明确。 保持理性 站在中立立场化解冲突。操控议程 应以流程引导会议进行。设定沟通目标制订行动计划预备可能的争执主持人发言多的原因对会议的议题特别熟悉地位最高而且声音较大负

15、担较多的行政责任主持人发言时间应掌握在20%以内，保证每个人发言机会均等，形成互动的会议氛围。短话长说独占发言人身攻击时间不足为反对而反对离题争功诿过争议抱怨常见问题会中控制会议中的常见问题会中控制会议常见问题的对策人身攻击对双方进行安抚重申议事规则重提主体进行讨论离题兜一圈切回主题给予肯定再切断话题将离题的议题留置最后再做讨论请他做归纳或替他做归纳事先请将规则讲清楚发言限定时间争议暂停该项议题，容后再议参与第三者的意见将双方意见列表比较进行不记名投票重整双方意见提出新的方案重申共同利益抱怨同情其不满的情绪归纳其不满的原因寻求解决的方法独占发言主持人制止其行为。说明规则强制执行唠唠叨叨清楚其具

16、体的想法不要粗鲁打断对发言予以认可争功诿过主持人应制止不当发言,并给予其适当肯定。引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定时间不足选择重要的议题进行讨论。限制发言人数(可事先登记)限制发言时间征求与会人意见，是否挪到下次会议为反对而反对请他提出更好的对策。引导他思考是否有考虑周全不断施压不参与发言设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向肯定与鼓励。有效倾听与良好沟通。会中控制会议常见问题的对策会中控制会议常见问题的对策与“cicada蝉”相遇讲故事（和讨论的主题无关）讲了很长才进入主题讲的太模糊，没有具体事例拒绝倾听别人的

17、主要观点对于“cicada蝉”的解决可用话语或非语言的暗示事先提醒关于会议的程序和时间限制用总结的方式结束与“shark鲨鱼”相遇 有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意见对付“shark鲨鱼”型发言者的办法 非语言性打断 重申会议规范 反问法与“donkey驴”相遇 过于敏感 防卫性很强，心中有面墙 不能站在别人的立场看问题对付“donkey驴”型发言者的办法 点名发言 重复问题 突出他的贡献与“crab螃蟹（跑题者）”相遇 开会的同时一并做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 瞌睡 其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处对“crab螃蟹”型发言者的办法 强调时间压力 重申会议规范

18、带入别人 短暂沉默会中控制与会者的倾听责任发言内容要有组织适时发言一次只讨论一个重点口齿清晰，陈述有力一针见血音量适当解释方式让人易懂口吻要自信在要点处可稍加大音量积极的倾听不要多说共情目光接触赞赏性的点头及恰当的表情提 问避免分心的举动和手势复 述避免中途打断 倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。会中控制会议沟通别人行动的 20%别人听懂的40%别人听到的60%你嘴上说的 80%你心里想的 100%沟通的漏斗自己对方设身处地沟通的金三角 环 境话题5%20%工作层面80%95%关系

19、层面沟通的冰山模式会中控制会议沟通有效沟通原则 有明确的沟通目标 有明确的时间约束 重视每一个细节 积极倾听 努力达成目标如何建立信任 找共同点 适当展示自己的能力和水平 适当暴露自己脆弱的地方 不必说出所有的真相造成沟通困难的因素 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 重点强调不足或条理不清 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 按自己的思路思考，忽略他人的需求 失去耐心，造成争执 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 时间不充分 情绪不好 语言不通 大脑过滤 记忆力差会中控制会议沟通如何让大家发言塑造会议欢乐、和谐的气氛。 建立包容、安全的讨论环境。 保持客观,对事不对人。 不以言立人,

20、不以言废人。 带动与会人员的参与。 主动、适时发问，塑造发言机会，予以正向肯定与鼓励。 有效倾听与良好沟通。提问的技巧封闭性问题：要求进行简单的回答开放性问题：鼓励自由发挥。假设性问题：用于应变、解决问题能力和思维能力。连串性提问：主要在压力情景下的反映能力引导性提问；主要用于引发面试人的思考提问题时常见问题问题过于宽泛开始的问题太难问引导性问题可能是最封闭的问题提问之前已经表示不赞同找不到提问的内容主持会议的原则以人为本停止操控目标与过程兼得对事不对人 感觉与理性兼顾解決问题也处理情绪会中控制会议决策如何达成决议彼德德鲁克决议法： 用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识列举或图示各提

21、案并开始讨论客观比较各提案的优劣，避免意气之争估计各提案之获益律估计有无采集更多参考资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各提案之认同对提案做适当的修正与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督单位。共识法多数票通过法权威决策法决策方式无异议决策法影响群体决策的因素心理定势自尊、自信从众行为合理化动机权威效应责任扩散、风险转移会中控制会议记录会议记录要点 时间 地点 与会人 议题 重要发言 行动方案 会议决策或结论 完成时限 执行追踪检验会议记录技巧 活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much. 掌握主词、动词、形容词 明确数字

22、运用关键词 列点说明：可了解发言重点，归纳出主题方向 一言以蔽之 反应快、写字快、 知识面广 记忆力特别强 组织能力强 倾听能力强 总结能力强记录者能力会后追踪会议记录发放执行督促按会议决议追踪检验准备下阶段会议会议的结束讨论的主题要有结论形成会议记要形成执行文件明确未决议的问题明确下一次议题注意处理未被尊重的意见感谢与会者参会者会后跟进拿到会议记录以后要细读分析不同参会者的众生相考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始主持人的会后跟进请大家填写会议评估表针对意见做出改进措施询问和联络缺席的同事制定跟进计划，负责跟进如有需要找高层协助如计划进行顺利，取消下次会议会议之后检讨得失课程回顾情景

23、模拟高效会议清单有效会议的方法只有必要时才开会 会前要做准备事先颁发议程准时开会准时结束有意识把握会议的方向注意力集中在政策和行动上会议记录应阐明最后的结论会议成功只有用结果衡量强调实施所有的决定鼓励沉默人发言，阐明糊涂观点，删除重复话题有效的团队（Team）会议明确角色有针对性的目标大家已同意的程序成熟的关系MTEA七种会议陷阱员工会议太频繁 会议时间太长 会前缺乏准备主持人话说得太多 讨论结构松散 发言内容重复 会议常流于形式 团队式工作会议指引有针对性的目标明确角色大家同意的程序成熟的关系找出每个人的需要公开 个人的目标-发展需要-生活方式在小组目标上达成协议-发展需要-生活方式分享客户

24、的目标-最后成果-建立技能清楚说明麦肯锡的目标-客户开发-业务发展在谁做什么工作上达成协议厘定工作方面的角色-了解工作和最后成果-把你的技能和发展需要与工作配合-建立你的工作责任归属设计流程中的角色-了解所需角色-观察是否有人扮演所需角色-愿意采取行动重新保持流程的平衡计划有效率地运用时间设定沟通上的期望-就相互交流的方式和频率达成协议-了解驱使他人参与所需的职权设定取得最后成果的限期设立检查点-同意检讨流程-制定反馈和指导协议建立有建设性的气氛老老实实讲-要坦白、直率-提出和接受他人反馈-不要回避确保有平衡的参与-聆听-寻求意见-测试理解程度/共识语调要保持正面-根据目标来连成一体-争论时不

25、要作人身攻击-适当时提供解决方案或选择，而不是提出问题有效召开会议的规则 会议时间安排不超过30分钟，除非是关键的检讨会或者季度、月度经营分析会。 所有会议应有清晰书面的议程和明确的目标（如“会议结束时我们应已完成/决定了什么事情？”）。 会议主持人应控制进度/议程和需要时调整小组的进度。 主持人应总结每个议程项目的重点或就各项目作出决策，带领小组讨论另一题目。 会议结束时，应有清晰的决策、列出应采取的行动、分配好的职责和时间表，以及后续步骤计划。有效召开会议的规则减少会议阻力的方法验证根据我的理解，你的意见是是吗？站在同一阵线让我从你的角度去看试探告诉我多一点你关注的事项针对某方面我们如何努

26、力做好，达到？发问如要，需做些什么？会议纠纷的处理 验证基本的假设 列出有共识和意见不一致的观点 根据可取和不可取的地方进行辩论 找出调解纠纷所需的事实 把重点放在什么解决方案是不行的 把问题重新交予小组处理有效会议的预防措施会议开始时 每一节开始时 会议期间争取对以下各项的理解和寻求协议 -目标成果 -议程 -流程 -角色 -决策方式 -基本规则 -参与人士希望进行的活动察看大家是否理解，并争取大家对使用流程上的协议聆听；尝试理解鼓励有建设性的参与避免评估式的意见争取协议，让大家可向前推进提高会议效率的清单会议准备 会议目的明确 与会人选合适 会议地点确定 所需会议资料已经准备就绪并可用 已按时发出会议通知 会议通知应包括如下要点： 会议目的 待讨论的日程要点 会议地点 会议开始、结束时间 与会者应作的准备提高会议效率的清单会议主持人 主持会议 与会议安排在时间上保持一致 鼓励与会者 让与会者充分交流他们的观点 确保不偏题 总结会议要点 确保已做出了决定（谁？是什么？什么时候？）与会人员 按时到会 认真倾听并尽力理解别人的发言 不要打断别人的发言 创造一种开放的、创造性的氛围 清晰地交流，井井有条、切中要点会议记录 计时考勤 记下谁在何时做了何事 会议结论，行动方案 会后及时下发窍门一：在头脑风暴会议上，绝不允许对别人的建议进行评判 窍门二：决