声像档案管理课件培训

1、声像档案管理北京市档案局赵丽萍一、声像档案的内涵和外延（一）声像档案的内涵： 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的，以磁性感光材料为载体, 摄影摄像为记录方式的历史记录。 此内涵的三个核心点。一是必须是直接形成的；（档案的原始属性);二是具有保存价值的（档案的查考属性)；三是历史记录（凭证属性）.一、声像档案内涵与外延 （二）声像档案的外延 声像档案是指照片、录音带、录像带的统称。 照片分为：纸质（相纸）照片、数码照片。 录音带、录像带分为：传统盒带、光盘音像带二、声像档案工作程序与要求 （一）形成和积累直接关系档案齐全与完 整程度的“源头” 1.主要问题

2、： （1）档案意识薄弱，无人管理； （2）档案分散保管现象突出； 2.工作措施： （1）行政手段：健全制度、绩效考核等 （2）经济手段：签合同、严格财务报销手续、物质鼓励。 （3）宣传教育手段：总结推广经验等 二、声像档案工作程序与要求（一）形成和积累直接关系档案齐全与完整程度的“源头 3. 收集的渠道 (1)主动收集:上门宣传服务,发现线索; (2)定向收集: 抓重点工作、重点环节、重点部门、重点人员; (3)协作收集:档案员承担业务指导; (4)跟踪收集:档案员参与活动并亲自拍摄,收集; (5)定位分阶段拍摄:用于文物修缮、工程建设等二、声像档案工作程序与要求（二）归档影响档案质量的关键环

3、节 1.主要问题: (1)归档工作难于展开。存在“瓶颈” 现象 (2)归档工作质量低。 归档不全：重要的档案散落 内容庞杂：“玉石不分，良莠不辨” 无从考证：”死档”现象突出二、声像档案工作程序与要求 2. 应对措施: 依法确定归档范围；涉及如下内容的声像档案均需归档。 本单位主要职能活动和工作成果重大公务活动重要外事活动本单位或本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害本地区、本单位、本地区地理概貌、名胜古迹、重大工程、自然风光、民间风俗本单位领导、著名人物形象 二、声像档案工作程序与要求 2. 应对措施: (2)明确归档要求 必须是原版、原带； 内容要真实、准确； 主题须鲜明，具有代表性、影像

4、须清晰、画面须完整； 声像档案与文字说明一并归档。文字说明的要素要全，格式要规范，字数要控制； 要严格鉴定筛选，同一场景、同一角度有选择地归档。（构图、光线、内容）三、声像档案工作程序与要求 2. 应对措施: (3) 落实归档时间：根据需要灵活运用。 实时归档:一个事件结束后立即由摄录人员归档。 定期归档：一定阶段工作任务结束后归档（月度归档、季度归档） 年度归档：在形成的当年连同其他门类档案一并归档三、声像档案整理程序与要求（三）整理档案规范化管理的核心 1.常规照片档案的整理（参照 GBT11821-2002） （1）分类：可采用下列一种方法，且相对固定。 “ 保管期限-年度-问题”法：首

5、先按照片的保管期限分开，然后区分其形成的年度，最后再依据照片反映的问题分为重大活动、重大事件、重要会议等类进行整理。适用于单位规模小，照片形成数量少的单位。 “保管期限-问题-年度”法：首先按照片的保管期限分开，然后区分照片所反映的问题，最后再以年度为单元整理。适用于单位规模大，照片档案数量多的单位。 三、声像档案工作程序与要求（三）整理档案规范化管理的核心。 1.常规照片档案的整理 （2）排列： 要与分类方案相一致。 “先排组，后排张”，既将若干张具有有机联系的照片确定为一组先行排列。然后，以每组照片为单元按照其形成的时间顺序、空间顺序、重要程度、排列每张照片。如，重要活动，建筑物、自然风光

6、。二、声像档案整理程序（三）整理档案规范化管理的核心 1.常规照片档案的整理 (3)编号: 构成：全宗号目录号案卷号张号 位置：照片册的芯页、内封面质量要求：全宗号为档案馆接收时给与。目录号与全宗内其他载体目录号顺延编制。全宗内照片案卷号从“1”依序排列。照片案卷内照片号为顺延流水号。各类编号不能“重、漏、空”。 二、声像档案整理程序与要求（三）整理档案规范化管理的核心 1.常规照片档案的整理 （4）入册 按照分类、排列顺序固定照片位置 使用标准化照片册（297210cm，30页芯页） 大幅照片放置于专用档案袋、盒中，可竖直放置或水平放置。二、声像档案整理程序与要求（三）整理档案规范化管理的核

7、心 1.常规照片档案的整理 （5）编写分说明：对单张照片的说明。 构成：题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者。其中，参见号系指与本张照片密切关联的其他载体档案的档号。 位置：根据照片固定的位置写在其左侧。 格式：横写、分段。 要求：题名要揭示影像基本特征。要素齐全，内容准确。字数在五十字以内。芯页（分说明）格式参考示例1照片号：1-1 （照片）底片号： 5-4 参见号： 3-16 时间：2003.12.24摄影者：付题名：国家体育场开工奠基仪式文字说明：市领导委、办、局以及国家体育场领导奠基培土（正中间为王岐山同志）芯页（分说明）格式参考示例2照片号：1-19 （照片）底片号： 5-4

8、参见号： 3-18时间：2008.6.28摄影者：付题名：国家体育场落成典礼（左三为北京市长郭金龙、右四为中央政治局常委、北京市委书记刘淇 二、声像档案整理程序与要求（三）整理档案规范化管理的核心 1.常规照片档案的整理 （6）编写总说明：对一组照片（如，国家体育场建设情况系列照片）的说明 构成：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。如照片不归属于本单位，还应注明版权来源。 格式：段落式。其中，摄影者、摄影单位另起一段。 位置：每组照片第一张照片的正上方 要求：要素齐全，准确揭示文件内容。字数控制在200字以内。二、声像档案整理程序与要求（三）整理档案规范化管理的核心 1.常规照片档案的

9、整理 （7）填写案卷内封皮 内容：全宗名称、案卷题名、全宗号、案卷号、目录号。 要求：内封面最上方的空白处填写立档单位规范性全称。内封面正中央的空白处须填写案卷题名，要包括三要素。即：责任者、内容、照片。目录号要在全宗范围内顺延流水编制。案卷号不能错、漏、空。二、声像档案整理程序与要求（三）整理档案规范化管理的核心 1.常规照片档案的整理 （8）编制卷内目录： 构成：包括照片号、题名、时间、页号、底片、备注。 位置：照片册内最前面 方法：以单张或每组照片为条目顺序编制。二、声像档案整理程序与要求（三）整理档案规范化管理的核心 1.常规照片档案的整理 （9）编制案卷目录 构成：包括照片号、题名、

10、时间、页号、底片、备注。 位置：照片册内最前面 方法：以单张或每组照片为条目顺序编制。二、声像档案整理程序与要求（三）整理档案规范化管理的核心 1.常规照片档案的整理 （9）编制案卷目录 构成：包括照片号、案卷题名、时间、摄影者、底片号、备注。 方法：以每卷照片为条目顺序编制。 要求：各项内容据实抄录。照片档案案卷目录（实例） 案卷号 案卷题名起至年月照片张数期限备注档案室编档案馆编1北京市档案局全市档案工作会议、档案信息化工作会议等重要会议的照片2008.1-2008.11260永久2北京市档案局档案行政执法检查等业务工作的照片2008.1-2008.11266永久二、声像档案整理程序与要求

11、 （三）整理档案规范化管理的核心 2. 底片的整理 （1）分类：负片和反转片单独整理和存放。 （2）编号：全宗号底片号 方法： 全宗内编制一个流水号，并用铁笔横排刻写。 位置：底片乳剂面的片边处、底片袋右上方 （3）装袋入册：将每张照片装入无酸底片袋，插入标准化的底片册。二、声像档案整理程序与要求 （三）整理档案规范化管理的核心 3.数码照片整理 (1) 鉴定、存储：将具有保存价值的，拍摄质量符合要求的，同一角度的1-2张照片及时存储于电子计算机。 （2）分类：按照常规照片的分类方案或按年度或按问题设置电子文件夹。保管期限年度组的方法。 （3）排列：首先在每类电子文件夹内结合文件事由排列每组照

12、片。然后在每组照片内按时间顺序排列每张照片。 二、声像档案整理程序与要求（三）整理档案规范化管理的核心 3.数码照片整理 （4）编号：一是对每组数码照片文件夹编制组号，二是在分电子文件夹内编制照片张号。 构成：组号、照片张号。 方法：顺延流水编制 （5）命名：首先，按照分类方案对电子文件夹命名。如，重要会议类。然后，在分文件夹中对每组照片命名。由组号、组题名组成。举例：市档案局重大活动中2010年全市档案会照片，用2-3表示。“2”代表重大活动文件夹。“3”代表第三组照片为2010年全市档案会三、声像档案整理程序与要求（三）整理档案规范化管理的核心 3.数码照片整理 （6）编制数码照片目录 构

13、成：照片编号、题名、文字说明、拍摄时间、摄影者。 要求：照片编号由组号与张号组成。 其中， 题名要简要揭示照片基本内容、时间、人物、地点、事由等要素。文字说明的编制方法同常规照片。三、声像档案整理程序与要求（三）整理档案规范化管理的核心 3.数码照片整理 （7）刻录光盘 方法：按照分类方案将各类电子文件夹刻在一次写光盘，同时用“光盘签字笔”在光盘表面编注主要内容、责任者和光盘号。 要求：字迹应耐久不易摩擦，禁止粘贴光盘标签。光盘装具要规范(光盘册、光盘袋）三、声像档案整理程序与要求（三）整理档案规范化管理的核心 3.数码照片整理质量要求 （1）主题鲜明、影像清晰、画面完整，真实、有效、完整。

14、（2）存储格式要符合要求。推荐采用JPEG或TIFF格式。像素数应在300万以上。电子文件夹不能嵌套子文件夹。 （3）从同一角度拍摄反映同一内容的照片应选择地归档。一般1-2张即可。 （4）数码照片应与常规照片双套对应整理，并异地备份管理。（冲洗纸质照片，刻录光盘）三、声像档案整理程序与要求（三）整理档案规范化管理的核心 4. 录音录像档案整理： （1）分类：根据载体类别区分录音、录像档案。 （2）排列：按照事由与其形成的时间顺序排列。 （3）编号：以盘为单位按排列顺序编制顺延流水号。编写位置：盘面上、标签上。三、声像档案整理程序与要求（三）整理档案规范化管理的核心 4. 录音录像档案整理 （

15、5）编写文字说明：由归档部门用简洁的语言概括录音录像档案主要内容。方法同照片档案。 （6）填写盒带标签：主要内容包括：立档单位名称、题名、盘号、档号、密级、拍摄日期、拍摄人、版本、长度、数量、制式等内容。三、声像档案整理程序与要求（三）整理档案规范化管理的核心 4. 录音录像档案整理： （7）编制录音录像档案目录 内容：序号、题名、日期、长度、数量、载体类型、部门。其中，载体类型用专业术语表述。如，VHS、BETACM、HDCAM等。长度，指影像播放的时间长度，按照小时、分、秒计算，格式举例：01：25：40。日期，指摄录时间。数量，以盘为单位。三、声像档案整理程序与要求（三）整理档案规范化管

16、理的核心 5. 电子声像档案整理： （1）分类：方法同常规录音录像档案。即，将录音带与录像带分开整理，并设文件夹。 （2）排列：“年度时间顺序”法。 （3）编号：一个电子声像文件编一个号。一个电子文件夹中的声像文件编制顺延流水号。三、声像档案整理程序与要求（三）整理档案规范化管理的核心 5. 电子声像档案整理： （4）编制电子音像文件目录 内容：序号、文件号、责任者、题名、日期、长度、部门、备注。 各项内容要据实著录。其中，题名要简明扼要反映电子音像文件内容。四、声像档案的保管工作 （一）主要问题 1. 档案装具不标准，导致照片粘连、褪色，底片受污染等。 2. 措施不当，导致影像失真，无法读取; 3. 借阅手续不健全，导致珍贵原版声像档案下落不明等; 四、声像档案的保管工作 （一）主要措施 1.使用符合国家及北京市标准的中性纸质档案装具(照片册、底片册、光盘册） 2.档案库房要整洁,并防火、防光、防潮、防紫外线、防污染、防有害气体、防震、防盗，温湿度控制在14-24，40%-60% 3.要定期听音看像,做好检查记录,及时采取补救措施; 4.严格借阅手续,明确版权归属;五、声像档案的利用服务工作 一、工作的指导思想： （一）服务社会发展、服务经济建设、服务科学发展，通过各种手段开发，传递档案信息，最大限度地满