房地产开发有限公司文书管理制度

1、4/4房地产开发有限公司第一章 总 则第一条 文书管理工作包括公文的收发管理、文印及印章管理.第二条 档案管理工作包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。第三条 公文包括指示、批复、通知、通报、公告、通告、请示、报告、公函、会议纪要等。第四条 综合办负责文档的统一管理。 第二章 收文处理第五条 凡属外来文件或信函，均由综合办统一签收、登记、拆封、传递、拟办或催办，不得直接传递。第六条 凡省、市主管部门和业务主管部门的文件以及各类挂号信、机要文件和需要公司作出答复的函件,均应统一登记、造册。第七条 来文登记编号后，综合办按来文内容和性质分送给有关领导阅批，再送给承办部门办理；文件承办涉

2、及到两个部门以上的，应按领导批示顺序依次传递办理，不得横传.第八条 属于一般业务性文件、会议纪要,直接送对口部门阅办.第九条 文件材料的传阅时间原则上以一天为限.综合办应加强催阅工作,在当天或第二天将文件送至领导和承办部门。承办部门接到文件后，要立即指定专人办理并及时反馈情况.第十条 重要文件、公司领导指示、会议纪要、参考资料，由综合办处理后及时组织传阅。第十一条 传阅文件应抓紧时间，阅后及时将文件退至综合办,并签名、附建议或意见。阅批文件一般不超过两天（特殊情况除外）.第十二条 传阅文件应严格遵守传阅范围、传阅程序及保密规定.第十三条 各部室上报公司文件,一律上报给综合办，由综合办按公文运转

3、程序集中处理。第三章 行文规定第十四条 发文用纸一律用16开纸。第十五条 公司对内、对外发文实行统一格式，正规文件要用标准的文头纸发。第十六条 发文文号由综合办统一拟定，文件文号后要注明文件签发人。第十七条 文件撰稿要求内容详实，观点明确,文字精练.第十八条 核稿工作由综合办领导负责；各部门起草的以公司名义对外或跨部门发出的文件（不包括简报、信息、函件等）送分管领导审批签发.第十九条 已经公司领导或部门负责人审签的文稿,所涉及的人名、地点和数据要准确，稿面修改要清楚.文印人员如遇辩认困难，可退回送文单位重新抄写清楚.第二十条 打印件由拟稿部门校对。审阅清样或校对者均签署姓名、日期，以示负责。第

4、二十一条 打印人员要确保打印件质量.第二十一条 发文底稿连同打印好的正式文件两份,送交档案管理人员统一保管存档。第二十三条 通过邮局发出的文件，应在信封上写明收件单位全称及邮政编码;急件挂号要向经办人员说明；涉及公司机密的,须使用挂号或特快专递邮寄。 第四章 文件借阅、清退第二十四条 经办部门确因工作需要阅办或备查存档，需到档案管理人员处办理借阅手续，或予以复印和摘抄,原件应及时周转并归档.第二十五条 借阅文件应严守登记、签收手续，遵守借阅时间，按期归还。第二十六条 严格文件清退制度.综合办除对需要承办的公文进行日常催办外,对要求限期清退的文件及时催交,不得延误积压；如文件丢失，必须查明原因和

5、责任,写出书面报告,按情节轻重给予必要的处分。第五章 文件归档、保管第二十七条 凡记述和反映公司主要职能活动的具有查证价值和参考价值的文件，均应由综合办档案管理人员立卷归档、保管。重点是：省、市政府、开发区、业务主管单位及其他相关单位文件、通报、简报,以及他们转给公司或公司领导的批文和重要电话、谈话、记录；公司领导或有关人员外出开会带回的文件材料。第二十八条 公司组织活动及内部管理中形成的文件、信函、信息、报表、凭证、照片、声像带的原件或复印件;公司干部任免考察审查材料；各种介绍存根;会计资料等.第二十九条 业务主管单位的重要往来文件等。第三十条 公司办理的其他重要事项的资料.第三十一条 公司

6、领导或有关人员外出带回的文件,传达汇报后应及时交综合办登记归档；以公司名义召开的各种会议所形成的会议材料，由有关部门送交综合办整理归档。第三十二条 各部门在工作活动中形成的其他文件材料，需要归档的，由负责文书管理工作的人员收集立卷，集中保管,于年底或次年一季度前送交综合办归档.第六章 印章管理第四十五条 公司印章分机构印章和合同专用章两类，分别由综合办专人保管。第四十六条 合同用章按合同管理制度规定的程序进行。第四十七条 其他以公司名义对外发文用印应由公司分管副总以上批准后方可启用.第四十八条 印章保管人员须谨慎启用印章,不盖空白纸,不盖空白介绍信。凡使用印章必须登记，造册存档,特殊情况由分管副总以上领导决定。第四十九条 印章必须放在安全、保险的地方,由专人妥善保管，原则上不许个人携带外出。特殊情况需要携带使用须经分管副总以上领导批准,并按规定办理正常借用手续。第五十条 印章保管人员须维护公司利益，严格按章办事，如发现盗用印章、先斩后奏者将给予严肃查处。第五十一条 公司职员应以公司利益为重，自觉遵守用章制度,保守公司机密,不得泄露用章内容。第五十二条 公司职员不得借情况紧急之名强用印章