秘书沟通常识沟通能力

1、.：.； 秘书沟通常识：沟通才干 【考试大：中国教育考试第一门户】 沟通才干的含义普通说来，沟通才干指沟通者所具备的能胜任沟通任务的优良客观条件。简言之，人际沟通的才干指一个人与他人有效地进展沟通讯息的才干，包括外在技巧和内在动因。其中，恰如其分和沟通效益是人们判别沟通才干的根本尺度。恰如其分，指沟通行为符合沟通情境和彼此相互关系的规范或期望；沟通效益，那么指沟通活动在功能上到达了预期的目的，或者满足了沟通者的需求。 外表上来看，沟通才干似乎就是一种能说会道的才干，实践上它包罗了一个从穿衣装扮到言谈举止等一切行为的才干，一个具有良好沟通才干的人，他可以将本人所拥有的专业知识及专业才干进展充分的

2、发扬，并能给对方留下“我最棒“我能行的深化印象。因此建议程序员们在某些场所还是要留意一下仪表，不能邋里邋遢蓬头垢面，讲话要有力，要有自信， 沟通才干的必要性 人是社会的动物，社会是人与人相互作用的产物。马克思指出：“人是一切社会关系的总和。“一个人的开展取决于和他直接或间接进展交往的其他一切人的开展。因此，沟通才干是一个人生存与开展的必备才干，也是决议一个人胜利的必要条件。 1职业任务需求沟通才干各行各业，无沦是会计、社会任务者、工程师，还是医生、护士、教师、推销员，沟通的技艺非常重要。整体护理活动的实际阐明护士需求70的时间用于与他人沟通，剩下30左右的时间用于分析问题和处置相关事务。很显然

3、，好像其他职业一样，护理不仅需求专业知识和技艺，而且越来越需求与他人沟通的才干。 2社会活动需求沟通才干人们在生活中每时每刻都离不开实际活动，总难免要与他人沟通。但是，沟通本身也不是非常容易的事。要向他人表达一个意思，一直说不清楚；要为他人办一件好事，但有能够弄巧成拙；本来想与他人解除原有的隔阂，但能够弄得更僵。所以说，现实的实际活动需求有一定的沟通才干。 3沟通也是个人身心安康的保证与家人沟通，能使他享用天伦之乐；与恋人沟通，能使他品味到爱情的甘甜；在孤单时，沟通会使他得到抚慰；在忧虑时，沟通会使他得到高兴。英国著名文学家、哲学家培根有句名言；假设把高兴通知朋友，他将获得两个高兴；假设他把忧

4、虑向朋友倾吐，他将被分担一半优愁。 提高沟通才干的方法 1 悉心倾听：不打断对方，眼睛不躲闪，全神贯注地用心来听； 2 英勇讲出：坦率讲出自已的内心感受、想法和期望； 3 不能口出恶言：恶言伤人，就是所谓的“祸从口出； 4 对事不对人； 5 理性沟通，有心情时防止沟通； 6 敢于认错，勇于承当责任； 7 要有耐心，也要有智慧； 8 学会回绝； 沟通需求留意以下几点： 在与他人沟通的时候，需求留意如下问题： 1 沟通目的：每个沟通，都会有一个目的或目的，就是想经过这次沟通到达或实现什么，其他的都是为实现这个目的效力，在沟通中也必需时辰检查能否符合这一目的 2 沟通主体：在区分沟通主题的时候，除了

5、要留意沟通双方的身份之外，还应该要思索到谁是这次沟通的发起者，普通说来，沟通总是实现信息的传送，而要传送信息给对方的人就要担任将沟通坚持在正确的渠道上，防止偏离。 3 沟通媒体：这里讲的沟通媒体，除了选择最恰当的交流方式，比如，面谈等，更主要是指采用什么介质，比如图片，文字，还有就是用什么方式，比如引见，演示等。 4 沟通言语：言语毫无疑问是最重要的，除了要防止运用方言外，还要留意运用双方了解一致的词，在有专业词汇的时候，一定要运用专业词汇，但要留意对方的反响，适时地给予解释。 秘书沟通常识：沟通管理 来源：考试大 2021/4/13 【考试大：中国教育考试第一门户】 模拟考场 视频课程 字号

6、:T T沟通管理 所谓沟通，是人与人之间的思想和信息的交换，是将信息由一个人传达给另一个人，逐渐广泛传播的过程。著名组织管理学家巴纳德以为“沟通是把一个组织中的成员联络在一同，以实现共同目的的手段。没有沟通，就没有管理。沟通不良几乎是每个企业都存在的老缺陷，企业的机构越是复杂，其沟通越是困难。往往基层的许多建立性意见未及反响至高层决策者，便已被层层扼杀，而高层决策的传达，经常也无法以原貌展如今一切人员之前。 沟通管理是企业组织的生命线。管理的过程，也就是沟通的过程。经过了解客户的需求，整合各种资源，发明出好的产品和效力来满足客户，从而为企业和社会发明价值和财富。企业是个有生命的有机体，而沟通那

7、么是机体内的血管，经过流动来给组织系统提供营养，实现机体的良性循环。沟通管理是企业管理的中心内容和本质。 没有沟通，就没有管理 企业管理有四种职能：方案、组织、指点、控制，而贯穿在其中的一条主线即为沟通。沟通为实现其管理职能的主要方式、方法、手段和途径。 没有沟通，就没有管理，没有沟通，管理只是一种想象和缺乏活力的机械行为。沟通是企业组织中的生命线。好似一个组织生命体中的血管一样，贯穿全身每一个部位、每一个环节，促进身体循环，提供补充各种各样的营养，构成生命的有机体。 企业的日常管理任务离不开沟通。日常管理任务即业务管理、财务管理、人力资源管理，全部借助于管理沟通才得以顺利进展。业务管理的中心

8、是在深化了解顾客和市场的根底上，向企业的目的市场和目的顾客群提供适宜其综合需求的效力和产品，而与市场进展互动，就需求沟通。财务管理中财务数据的及时获得和整理、分析、汇总、分发、传送，更是企业管理层监视企业运转形状的权威根据，为典型的沟通行为。人力资源管理更是直接以一刻也离不开沟通的人为管理对象，只需良好的管理沟通才干打通人们的才智与心灵之门，鼓励人，发掘人的潜能，更好的为企业发明价值。 沟通管理是发明和提升企业精神和企业文化，完成企业管理根本目的的主要方式和工具。管理的最高境界就是在企业运营管理中发明出一种企业独有的企业精神和企业文化，使企业管理的外在需求转化为企业员工自在的观念和自觉的行为方

9、式，认同企业中心的价值观念和目的及使命。而企业精神与企业文化的培育与塑造，其本质是一种思想、观念、情感和灵魂的沟通，是管理沟通的最高方式和内容。没有沟通，就没有对企业精神和企业文化的了解与共识，更不能够认同企业共同使命。 沟通管理更是管理创新的必要途径和肥沃土壤。许多新的管理理念、方法技术的出台，无不是经过数次沟通、碰撞的结果，以提高企业管理沟通效率与绩效为目的，其根本目的是提高管理效能和效率。 某种意义上讲，现代企业管理就是沟通，沟通确实就是现代企业管理的中心、本质和灵魂。 建立内外部沟通机制 知道管理沟通的重要性后，不仅仅停顿在理念层面，而应落实到执行层面，必需经过内、外部沟通机制来协助执

10、行，以执行到位，效果更好。 管理沟通分外部沟通和内部沟通。 外部沟通一是经过公共关系手段，利用群众传媒、内部刊物等途径，与客户、政府职能部门、周边社区、金融机构等，建立良好关系，争取社会各界支持，发明好的开展气氛；二是企业导入CIS企业笼统识别系统，把理念系统、行为系统、视觉系统进展有效整合，进展科学合理的传播，树立良好企业笼统，提高企业的知名度、佳誉度、资信度，为企业腾飞和继续开展提供好的环境。 内部沟通一是建立健全规范公司会议系统，使公司各种指令、方案信息能上传下达，相互协调，围绕企业各项目的的完成统筹执行。经过月会、周例会、调度会、座谈会、班前班后会等方式，快速地将信息进展有效的传送，使

11、大家按方案有条不紊进展，步伐一致，方向目的明确，提高任务效率和效能，使目的完成得到保证。二是针对公司全体员工展开“合理化建议活动，设立合理化建议箱和合理化建议奖。无论是技术改造、本钱控制、行政管理等各领域，全面展开。从为企业开展到献计献策，树立主人翁精神，获得好的效果，从经济各个角度收获很大。三是建立公司内部刊物，每月一期，发致公司各个层面，把公司消费运营动态进展有效汇总，整合公司信息，一致全体员工思想。各车间定期办黑板报、报纸专栏，丰富职业精神生活，同时也是沟通的一种方式。五是把每周五定为公司“沟通日。公司总经理的门是敞开着的，欢迎各级层员工进来沟通说话。无论是意见，还是建议一并笑纳，快速做

12、出改良，了解各级层员工的需求动态，尽能够满足他们，真正实现“以人为本，提高员工称心度，把员工当作绩效同伴而非“打工者雇员，构成命运共同体，而非单纯利益共同体。六是每月集中给该月生日的员工过“生日餐会，公司给每位生日员工发生日蛋糕、聚餐的同时，送上总经理签名的生日卡，使很多员工都很打动，感到企业大家庭的暖和，更是一心一意为公司做奉献，提升对公司的忠实度和凝聚力。还有定期举行的联欢会、运动会、表扬会、优秀员工干部旅游活动等，使大家干得起劲、玩得开心，觉得本人与公司已密不可分，人企合一，共同生长，把公司当本钱人创业、发扬才干的大舞台，产生良好的效果。 沟通在管理中的作用 1、沟通有助于改良个人以及群

13、众作出的决策。任何决策都会涉及到干什么、怎样干、何时干等问题。每当遇到这些急需处理的问题，管理者就需求从广泛的企业内部的沟通中获取大量的信息情报，然后进展决策，或建议有关人员作出决策，以迅速处理问题。下属人员也可以自动与上级管理人员沟通，提出本人的建议，供指点者作出决策时参考，或经过沟通，获得上级指点的认可，自行决策。企业内部的沟通为各个部门和人员进展决策提供了信息，加强了判别才干。 2、沟通促使企业员工协调有效地任务。企业中各个部门和各个职务是相互依存的，依存性越大，对协调的需求越高，而协调只需经过沟通才干实现。没有适当的沟通，管理者对下属的知道也不会充分，下属就能够对分配给他们的义务和要求

14、他们完成的任务有错误的了解，使任务义务不能正确圆满地完成，导致企业在效益方面的损失。 3、沟通有利于指点者鼓励下属，建立良好的人际关系和组织气氛，提高员工的士气。除了技术性和协调性的信息外，企业员工还需求鼓励性的信息。它可以使指点者了解员工的需求，关怀员工的疾苦，在决策中就会思索员工的要求，以提高他们的任务热情。人普通都会要求对本人的任务才干有一个恰当的评价。假设指点的表扬、认可或者称心可以经过各种渠道及时传送给员工，就会呵斥某种任务鼓励。同时，企业内部良好的人际关系更离不开沟通。思想上和感情上的沟通可以增进彼此的了解，消除误解、隔阂和猜忌，即使不能到达完全了解，至少也可获得体谅，使企业有调和

15、的组织气氛，所谓“大家心往一处想，劲往一处使就是有效沟通的结果。 如何使沟通更顺畅 有资料阐明，企业管理者70%的时间用在沟通上。开会、谈判、说话、做报告是最常见的沟通方式，对外访问、约见等。另外企业中70%的问题是由于沟通妨碍引起的，无论是任务效率低，还是执行力差，指点力不高等，归根结底都与沟通有关。因此，提高管理沟通程度显得特别重要。 那么，如何使沟通更顺畅呢？ (一)首先让管理者认识到沟通的重要性 沟通是管理的高境界，许多企业管理问题多是由于沟通不畅引起的。良好的沟通可以使人际关系调和，顺利完成任务义务，达成果效目的。沟通不良那么会导致消费力、质量与效力不佳，使得本钱添加。 (二)公司内

16、建立良性的沟通机制 沟通的实现有赖与良好的机制，包括正式渠道、非正式渠道。员工不会做他期望他去做的事，只会去做奖罚去做的事和考核他去做事，因此引入沟通机制很重要。应纳入制度化、轨道化，使信息更快、更顺畅，到达高效高能的目的. (三)从“头开场抓沟通 企业的老总、老板是个相当重要的人物。老总必需以开放的心态来做沟通，来制定沟通机制。公司文化即老板文化，他直接决议能否能建立良性机制，构建一个开放的沟通机制。老总以身作那么在公司内部构建起“开放的、分享的企业文化。 (四)以良好的心态与员工沟通 与员工沟通必需把本人放在与员工同等的位置上，“开诚布公、“推心置腹、“设身处地，否那么当大家位置不同就会产

17、生心思妨碍，致使沟通不胜利。沟通应抱有“五心，即尊重的心、协作的心、效力的心、赏识的心、分享的心。只需具有这“五心，才干使沟通效果更佳，尊重员工，学会赏识员工，与员工在任务中不断地分享知识、分享阅历、分享目的、分享一切值得分享的东西。 管理其实很简单：只需与员工坚持良好的沟通，让员工参与进来，自下而上，而不是自上而下，在企业内部构成运转的机制，就可实现真正的管理。只需大家目的一致，群策群力，众志成城，企业一切的目的都会实现。那样，公司赚的钱会更多，员工也将会干得更有劲、更高兴，企业将会越做越强，越做越大，为社会发明的财富也就越多。秘书沟通常识：沟通技艺 来源：考试大 2021/4/13 【考试

18、大：中国教育考试第一门户】 模拟考场 视频课程 字号:T T什么是沟通技艺 所谓沟通技艺，是指管理者具有搜集和发送信息的才干，能经过书写、口头与肢体言语的媒介，有效与明确地向他人表达本人的想法、感受与态度，亦能较快、正确地解读他人的信息，从而了解他人的想法、感受与态度。 沟通技艺涉及许多方面，如简化运用言语、积极倾听、注重反响、控制心情等等。虽然拥有沟通技艺并不意味着成为一个有效的管理者，但缺乏沟通技艺又会使管理者遇到许多费事和妨碍。 沟通技艺的重要性 对于组织沟通中能够遇到的偏向，需求从多方面采取改良措施，除了改善沟通讯息本身的质量，还需求改良对于他人信息沟通的了解。改良组织沟通的主要途径是

19、加强沟通技艺。在各类组织日益全球化、员工队伍日益多样化的今天，开放式沟通成为最为重要的管理技艺之一。 据研讨，胜利的高层经理约有80的时间花在说话和倾听意见上；在几乎一切管理层次，约有75的任务日花在各类沟通中，而在商务沟通中，大约70的沟通没能到达目的。这些都阐明，沟通技艺对于组织管理具有特殊的重要性。 沟通技艺的提高 1、跟踪信息与调理信息流 跟踪信息是指在组织沟通中，宁可假定本人的信息被人误解，因此需求设法跟踪信息的发送，以便确定本人的信息能否已准确地得到接受和了解。并且，可以经过对沟通进展质量和数量方面的调理，采用“例外原那么，设法消除“沟通讯息超载，以确保经理们得到最正确的信息流。

20、2、利用反响和移情 反响是有效的双向沟通的一个关键条件。在面对面沟通中，可以得到直接反响，而在下行沟通中，往往由于反响时机有限而呵斥沟通偏向。因此，研讨普遍以为，需求大力加强上行沟通中的反响，并在组织沟通中更为“接受者导向，留意在反响中的移情，即把本人摆在他人的角色上，并擅长顺应他人的观念和设身处地了解他人的心情，从而获得共同了解的根底。此外，上下级之间的互置信任有利于提高沟通的信息加工层次与质量。 3、加强沟通技巧 改良组织沟通的重要技巧之一是经过加强倾听技巧，促进自动沟通，并把重点放在了解上，既要了解他人，也要了解本人，可以采取多种方法。比如，排除信息歪曲，使发言者放松，表达对信息的兴趣，

21、讯问问题等，都能改良倾听效果。在沟通中，需求掌握一些沟通技巧： 擅长像收音机那样，仔细、完好地接纳和倾听信息； 简化沟通中所运用的言语，使沟通讯息尽量简约； 留意分析和抓住段落信息，要求对方加以复述，并作出小结和回想； 尽量采用“我的表述，而防止“我们如何如何的称谓； 在沟通讯息中，订立阶段目的，例如，“这次主要处理问题等； 防止过多议论本人的话题，而留意有足够时间倾听对方的意见，使话题平稳地转移； 注重运用一定技巧，经过信息反响、姿态、表情和运用“对抗方式一定本人意见； 留意防止干扰姿态或动作，不打断发言者，集中倾听对方的信息； 适当利用小道沟通渠道，以便经过非正式渠道加强沟通的灵敏性和速度

22、； 留意在沟通中针对情景或人员作出不同的信息处置，并强调时机性。 研讨阐明，沟通倾听有三种程度：边沿式倾听，评价式倾听，投射式倾听。 边沿式倾听。这时，信息接纳者并没有仔细倾听，双方并未相互倾听或了解； 评价式倾听。评价式倾听是指信息接纳者留意评价发送者的信息，只是在听到不能接受的信息内容时才仔细倾听，但这时，倾听往往很快终止，信息接纳者开场对不完好信息作出反响； 投射式倾听。投射式倾听最有利于相互了解，信息接纳者仔细倾听，以对方的立场加以仔细思索，而不马上作出评价，也称为“移情倾听。 秘书沟通常识：沟通目的 来源：考试大 2021/4/13 【考试大：中国教育考试第一门户】 模拟考场 视频课

23、程 字号:T T沟通的四大目的： 1.阐明事物陈说现实引起思索影响见解 2.表达情感表示观感流露感情产生感应 希望得到一些好的觉得；或摆脱一些不好的觉得。在于相互之间觉得良好。 3.建立问候暗示情分友善不友善建立问候 4.进展企图透过问候阐明暗示达成目的 口头言语沟通优点：思想共享，及时获得反响，进展充分交流， 缺陷：不利于传达详细的信息，有时浪费时间。 书面言语沟通优点：正式，方便，可传送复杂信息，可以提供永久记录，缺陷：反响慢，不利于评议，讨论，进展充分的意见交流。 非言语沟通优点：真实，表达的内容更加有效，及时获得反响，缺陷：不利于传达详细的信息 沟通技巧1擅长与交往者建立友善与良好的关

24、系。2擅长倾听，从而了解他人的观念3擅长提出问题，以期获得更广泛的了解。4擅长把本人的观念传达给对方。秘书沟通常识：沟通中应留意的问题 来源：考试大 2021/3/2 【考试大：中国教育考试第一门户】 模拟考场 视频课程 字号:T T一、选择适宜的方式 1、直接沟通 在普通情况下，秘书应选择直接的方式与对方沟通，只需在不得已的情况下经过第三方传话与对方迂回沟通。普通来说，假设双方关系亲密，有一定的交情，交流的内容又不希望被另外的人所知道的话，那就最好采用直接沟通的方式进展交流。假设他与对方关系不太亲密，他又以为对方不太好打交道的话，那就请朋友协助 ，用间接的方式迂回沟通。 秘书在直接沟经过程中

25、有些问题该当留意。比如总经理直接让他调查某件人事纠纷，虽然他上面还有办公室主任，但由于事属，所以，他调查的结果还是应该直接向总经理汇报，不适宜由主任转给总经理。他越级向总经理报告，普通来说，即使主任知道了，他也不会介意。但是，他也不能大肆张扬，否那么就有能够让主任感到没面子。 但是，假设只是普通性的任务，他就不应越级汇报，这样可以防止不用要的误解。假设普通性的任务也越级汇报，那就会被人当作打小报告，不仅办公室主任会疏远他，其他的同事也会厌恶他这种小人行径。 假设出现紧急情况需求立刻请示，那他首先要向本人的直属上司请示，假设找不着，他才干越级请示。不过，事情处置终了之后，他要立刻将事情的来龙去脉

26、完好地向直接上司汇报，以免呵斥误解。 2、迂回沟通 迂回沟通就是透过第三方把他想说的话转告对方。比如，秘书因误解而遭到总经理的批判，假设不及时阐明情况，本人背黑锅在其次，最后还会影响任务。怎样办？假设直接找总经理阐明真相，总经理怒气未尽，如今去找他只能再挨批判。于是，秘书向本人的顶头上司办公室主任阐明情况，请主任代本人向总经理阐明本人的苦衷。主任了解了事情的经过之后，能够会马上找个时机向总经理阐明了情况，这样，覆盖在秘书头上的乌云马上散开了。这就是迂回沟通的效果。 二、学会“铺垫 秘书在沟经过程中，特别是在他在不赞成对方观念的时候，他一定要留意先一定对方，比如“您说的这些我非常了解，不过，我们

27、是不是也可以这么来看问题这种先给对方以一定的方式就叫铺垫；铺垫语能起到一种缓冲的作用，使双方不会堕入紧张关系，他既阐明了本人的观念，对方也不会以为他反驳了他。 于雪是去年进的公司总裁办当秘书，业务才干有目共睹。这天总裁办开会，讨论即将召开的董事会所需的文件。 当轮到于雪发言时，她又直言不讳：“我听了刚刚主任的发言，我不赞同他的结论，由于我到销售部和几个门市部调查过，我的调查结果与主任的结论相去甚远。她本来以为本人拿出了一连串扎扎实实的数据，不是信口开河，大家都会点头称是，可结果是既没人反对她也没人赞成她，甚至可以说是根本没有人理睬她。她心里很难过，会后便问跟她一同进公司的同事：“上个星期我就知

28、道了会议的议题，所以，我做了大量的预备任务，我不是无的放矢，为什么他们都不仔细听我说呢？我究竟错在哪里呢？ 同事说：“他的我不赞同的我就是问题所在。我调查过了的我也是一样。由于他过于强调我，他人觉得他这个人太傲慢，这样，其他人在评价他的意见之前就曾经对他很反感了。当然，假设他是老总，那就另当别论。 “那我应该怎样说呢？ “他应该学会铺垫。比如，听了主任的意见后，我到销售部和几个门市部调查了一下或者我参考了大家的意见之后觉得有了铺垫之后再这么说我个人以为他们觉得怎样样？这样就能阐明他是在谦虚听取大家的意见之后产生的一些想法。假设他这么说，他人就会说是啊，于雪的这个意见也可以思索。于是他的目的就到

29、达了。 三、就事论事 秘书在沟经过程中，特别是在批判对方的时候，一定要留意就事论事；只需这样对方才容易接受；假设他讲话带有心情性，即使对方明明知道本人错了，但人家也不一定会接受他的批判。比如新来的同事小钢任务出现失误，他应该这么就是论事地给他指出来：“小钢，这个会议通知的时间好似有点问题，请再仔细核对一遍。假设他带着心情这么批判他：“小钢，他怎样回事？！会议通知的时间又搞错了！他这粗枝大叶的缺陷怎样老是改不掉？！那结果又会怎样？即使人家不直接顶撞他，他也会把他的话当作耳旁风。 四、多建立性少强迫性 上司做决策时也有犹疑不决的时候，他能够想听听他的意见，问他“他觉得这事怎样样？在这时，他最好给他

30、建议，并且是多重选择题：“我觉得这样比较好那样做的话也不错绝对不能这么说“他应该如何如何或“假设我是他，我就会怎样怎样这等类似强迫性的话。作为上司，他看问题的角度与秘书不尽一样，他咨询他的意见能够只想得到他的共鸣，并不见得真想听取他的意见。所以，遇到这种情况，他要用建立性而不是强迫性的口气与之沟通。把处理问题的钥匙留给对方，他的问题由他本人决议。 五、沟通中的不良习惯 1、在角落说话 在角落讲话会给人家觉得到他有。有一天，一个总经理让秘书到客服部去了解客户赞扬的事。秘书一进门，客服部经理就跟她说，“能不能到那边说话？秘书一看，他指的是一个角落，于是她马上说：“刘经理，我们都是管理人员，不适宜站

31、在角落说话，否那么人家会误解我们在谈什么。 2、关门说话 秘书在谈普通的任务时，尽量不要关门，以免让人误解他有多大的。但是有些秘书在谈任务时，不但喜欢关门，而且关下门时还要做一个动作，像小偷一样伸出头去看一看。 3、压低声音说话 同样的道理，他一压低声音说话就让人家觉得他有。有些人一讲到重点的时候，声音就会忽然压低，有的还故意用手遮一下，这都是暗示他人，我们正在谈，我们之间的关系很特别，我们是一伙的。 4、玩弄词藻 许多人对本人的专业有一种骄傲感，所以在说话的时候，不时说出几个专业名词来，这是完全可以了解的。但是，作为秘书，当他与他的同事沟通，或跟客户沟通时，最好不要用专门术语，由于他沟通的目

32、的不是为了夸耀本人的学问，而是让对方了解本人的意思。在沟通时，遇到专有名词，尽量地将它直白化，采用让人家听得懂的方式进展沟通。有些秘书虽然没什么专有名词可显摆，就喜欢不时说几个英文单词来表现本人的优越感。 5、大声说话 在办公室等公共场所大声说话是一种没有教养的表现，所以，秘书无论是在上班时间还是下班与朋闲聊时，都应该留意本人说话的音量。作为职业秘书，她们应该是我们这个时代也是我们这个社会最丰有教养的人。 书沟通常识：沟通的途经 来源：考试大 2021/3/2 【考试大：中国教育考试第一门户】 模拟考场 视频课程 字号:T T一、当面沟通 人们常说见面三分情。面对面地沟通，不仅显得亲切，而且显

33、得灵敏；双方在讨论问题的同时还可以增进彼此的感情，假设双方有不同的意见，可以及时协商；他可以在吸收对方意见的根底上完善本人的想象，从而到达最正确的沟通效果。因此，秘书对于那些重要的或敏感的事情应尽量采用当面沟通的方式。即使是一些简单的通知或传话，只需条件允许，也最好当面交待。 选择当面沟通的条件是： 1、对方对他所提的问题很感兴趣。 2、对方比较忙，能够没有时间来看他的书面文件。 3、对方对他的问题能够有不同的意见，甚至会提出批判。 4、当对方知道他的意见后，能够会产生剧烈的抵触心情，而他又必需坚持，需求双方相互讨论才干一致意见。 5、双方关系亲密，运用口语自然而又随意。 在普通情况下，凡是与

34、自已切身利益有关的事情，人们都希望用当面沟通的方式来亲身处置，这样可以争取本身利益最大化。 采用、QQ或MSN这类即时电子沟通，在沟通的效果上远不如当面沟通，所以，假设在电子沟通中讲不通，就要赶紧想方法补救，争取当面沟通。 对于筹备重要会议、撰写年终总结报告这类重要任务，由于事情艰苦，关系复杂，涉及面广，他在向上司口头汇报时不一定都能说得清楚；即使他说清楚了，上司对开会人数、会议程序这类细节问题也不一定听得明白记得住，所以，遇到这种情况，最好在口头汇报之外还加以书面资料作补充。 二、书面沟通 书面沟通就是文字沟通，它的优点是比较正确、详尽、权威和可以永久保管。书面沟通在时间和费用方面也比较经济

35、。书面沟通适用于以下几种情况： 1、需求沟通的人比较多而且分散，不适宜当面沟通。 2、对方需求一定的时间来思索他所提出的问题。 3、对方需求将他提出的问题当作书面的记录加以保管，以便未来查询或当做凭据。 4、对方需求按照规定的程序去完成他交待的任务，他们需求有书面的阐明，这样可以按部就班，随时查阅。 但是，书面沟通有两个缺乏之处，必需小心，一是对方不想看，收到了和没收到一样；假设他问他的意见如何，他可以说没有收到或者还没有看，从而推卸本人的责任。二是对本人不利的文件，他看完了可装成还没有看。因此，秘书在进展书面沟通时应留意以下几点： 1、主题鲜明，引人注目。 2、言语尽量通俗易懂，让对方感到亲

36、切。 3、在措辞上尽量防止对产生对抗心情。 4、书面资料送出后，用讯问对方能否看到文件，有什么困难或意见，使对方没有推脱的借口。 秘书在与上司沟通时，究竟是采用当面沟通还是书面沟通的方式，主要看上司喜欢哪种方式，不能以本人喜欢什么或擅长什么方就用什么方式。假设上司喜欢当面沟通，那就应尽量以当面沟通为主，书面沟通为辅。相反，假设上司习惯于看资料，不喜人家在本人面前罗里罗嗦，那他就应该以书面沟通为主。 三、电子沟通 电子沟通包括、电子邮件、网上交流等方式。其中，沟通偏向于当面沟通，电子邮件又类似于书面沟通，而网上即时通讯那么介乎这两者之间。 沟通虽然是一种口头沟通，但普通的看不到对方的笼统，所以，

37、沟通只适用于以下几种情况： 1、间隔 远，双方无法当面沟通，但他又希望尽快知道对方的反映。 2、双方交情不错，见不见面都一样，经过沟通方便快捷。 3、一些当面沟通时难以开口的事情可用来阐明。 4、虽然目前不能见面，但可以先用沟通，增进感情，为未来的当面沟通作预备。 秘书的日常任务非常繁杂，虽然一切的同事能够都在一个楼里上班，但假设事事都去当面沟通的话，确实勉为其难；但书面沟通的效果往往又不怎样理想，所以，沟统统常是秘书第一选择，如紧急联络、暂时通知等，快速而有效。但是，秘书在沟通时应留意以下两点，一是不能在里聊天，影响任务。二是假设他通话时间太长，影响其他的进来。 运用电子邮件非常方便，但由于

38、每个人运用的习惯不同，带来的效果也不一六。有些人也借口没收到以推卸本人的责任，这一点也要加以留意。 如今任务中采用QQ、MSN等其他即时通讯手段也很普遍了，它们的情况与沟通非常类似。 秘书交流沟通常识：肢体言语 来源：考试大 2021/3/1 【考试大：中国教育考试第一门户】 模拟考场 视频课程 字号:T T秘书在与人的交流沟经过程中，并不只需言语在传达信息；其实交流信息的要素很多，他说话时的重音、口齿能否清楚等要素，都作为准言语影响说话的效果，甚至连他的穿着装扮也作为一种沟通工具在向对方发出某种特定的信息。有时，他找同事沟通，他却一言不发，这种沉默的实践上也是一种“言语。这些都可以说是“肢体

39、言语在起作用，所以，作为秘书，不仅要熟习根本的肢体言语，还要能运用肢体言语协助 本人到达最正确的沟通效果。1、肢体言语的含义 肢体言语bodylanguage又称身体言语，是指运用身体的各种动作替代言语以到达表情达意的沟通目的。哈佛大学曾经对人的第一印象做了行为研讨报告，报告指出：在人的第一印象中，55%肢体言语，37%声音，8%说话的内容。 2、肢体言语的意义 假设人们在沟通中没有肢体言语的辅助，那他就会显得非常拘谨；当然过多或不适宜的肢体言语也会让人望而生厌，只需自然和自信的肢体言语才会让人们的沟通更加自若。 掌握普通的肢体言语该当是职业秘书的根本技艺。秘书一定要学会“看人，所谓“看人，实

40、践就是看懂对方经过肢体言语表达的想法与情感。比如陌生的客人一进门，他就要能经过他的穿着装扮和面部表情，八九不离十地猜出对方的身份和来访的意图，从而采取相应的接待方式。 但是，人们的肢体言语远不如口头或文字言语那样详细明了，而且每一个人的眼神、手势和语气都各不一样，即使同一个人同一种眼神或手势在不同的时间和地点表达不同的意思，所以，对肢体言语不能只凭本人的客观判别，应该反复察看，细心领会，以免出现误解反而添加沟通的困难。 由于社会环境复杂，人们都学会了伪装，包括用肢体言语来伪装本人，但是，人的眼神是无法伪装的，所以，要了解对方的真实想法，最美观对方的眼睛，当然，他不能不断盯着对方的眼睛不放。只需

41、他本人的目光是真诚的，对方才有能够用真诚的目光回馈他。 3、常见的肢体言语 肢体言语的“词汇非常丰富，比如在交谈中，对方不断在俯视他，那就表示他对他的尊崇和信任；假设他老是握拳击掌，那多是想吓唬他；假设他手撑下巴，那就阐明他正在思索；假设他站在他面前双臂交叉，那就阐明他对他有剧烈的优越感假设对方总是不开口，那实践上那也是一种言语，也是一种表态。 人们在沟经过程中，利用肢体言语交流的信息越过了一半；而在各种肢体言语中，又以眼神为主，其次才是手势和语气。对于秘书来说，眼神和语调是最重要的两种肢体言语。 眼睛是心灵的窗户，她最能反映一个人的真实感情和想法，想伪装都很难。他假设希望尽快获得对方信任，进

42、展有效沟通，那他就不要斜视或由上向下看对方，最好尽快调整身体正面向着对方。 语调包括了声音的速度、节拍和音调的高低等。这其中蕴藏了很丰富的沟通讯息。不论我们是面对面地沟通，还是在打长途，我们说话的语调也在不知不觉中传送着我们的内在心情。假设他匆匆挂掉对方的，那就阐明他不耐烦了或看不起对方。有些让他不忍放下话筒，能够是由于对方亲切热忱的语气，或是悦耳动听的音调。 4、不良的肢体言语 秘书在沟经过程中，不要手臂交叉、手插口袋或者老是摸扶手，这些都是泄漏消极心情的不良肢体言语。比如他双臂交叉，就阐明他对人家非常警惕，他在防备人家。秘书交流沟通常识：沟通的方式 来源：考试大 2021/3/1 【考试大

43、：中国教育考试第一门户】 模拟考场 视频课程 字号:T T一、“听的学问 无论是什么人，都要说话，也要听人家说话，由于表现本人与认识本人是我们人类的天性之一。而言语正是我们人类相互之间交流思想、表达感情最根本的工具，所以，虽然有些人说话说得不那么好，词不达意，但并不一定讨人嫌，由于有许多人就喜欢听人家说，让人家说出本人的心里话，从而得到一种精神上的自我表现的满足。人们的交流是从“听开场的，所以有“听比说难的老话。 有些秘书由于害怕上司的指摘，经常对本人没听懂的地方不敢问第二遍。当然，秘书在接受上司的指示时，精神应该高度集中，但是，对上司的指示确实有没听明白的地方或者觉得上司有些模糊其词的时候，

44、秘书那么绝对不能有半点模糊，特别是在安排任务日程的时候，对于一些时间和地点的安排，假设有不清楚的地方，哪怕是让上司说他这个人太哆嗦，他也得问个明白。 在任务中经常会出现这样一种情况，由于某件不测事情的影响，上司的任务日程被打乱，并引起一连串反响，必需调整后面各项任务的时间。比如原定上午10点接待天成公司的赵总，如今必需推迟到下午一点半；而原方案安排下午2点去昌盛公司的方案那么不得不取消面对这种多米诺骨牌效应，秘书必需及时通知有关方面。但是，当秘书向上司汇报与各方面联络的结果时，上司能够还在心里想着下午怎样向天成公司赵总负疚的事，显得心不在焉，所以，在这时秘书要大胆地问，必需得到上司明确的指示才

45、行。 与“说相比，“听难就难在不仅要熟习对方“说的习惯，而且要能听出对方说话的言外之意。所以说，要想“听好确实不是一件容易的事情。 在“听的时候一定要留意以下几点： 1、小声附和 当对方说到关键的地方或者快要说完的时候，秘书该当点点头或者小声附和，表示赞同对方的说法；假设在对方说话时，他毫无表情，无动于衷，或者显得非常紧张，一动也不敢动，那对方就不明白他终究是不是听懂了他说的意思，所以，当对方说话时，他无论如何要有所表示，让对方明白他已听懂了他的意思。 2、看着对方的眼睛 在听对方说话时，最美观着对方的眼睛，这是“听的一个窍门。当上司与他说话时，特别是在上司向他作指示的时候，他总是望着头上的天

46、花板，头脑里想着今晚与男女朋友约会的事，对方一定就会对他产生反感，由于他觉得他不信任他和不尊重他。相反，在对方说话时，假设他不断看着他的眼睛，那么，对方就会自然而然地产生一种亲近感。 有些人在听对方说话的时候，虽然也是不断看着对方的眼睛，但心里也还是在走神，如想着晚上约会的事，那对方能从他那凝滞的目光中看出他心不在焉，这样，事情的结果会变得更糟。 3、让对方说完 在听他人说话，特别是在接受上司指示的时候，还有一条重要的原那么，那就是一定要让对方把话全部说完。且不说在上司向他作指示时，就是在平常与普通的客人说话时，假设他老是中途插话，对方一定会反感，这一点就与他厌恶他人打断他的说话是一个道理。假

47、设他对他人说话有什么疑问，他也不要急于提问，可以先把疑问记在纸条上，待对方说完之后，再把本人的问题一条一条地提出来。 4、不能问得太急 对方说话的时候，他把本人的疑问记了下来，待他说完之后再提出来，但是，他提问也得留意分寸，对方刚说完，还没有喘口气，他就象挺机关枪似的把问题一个接一个地向他提出来。这样，对方就会感到恼火，由于接受他人的提问在心思上都得有个心思预备过程，所以，提问不能提得太急。 他人在讲话的时候，假设他经常提问题，会让他以为他在留意听他讲话，觉得话题非常有兴趣。人讲话时最害怕的是对方一点声音都没有，弄得本人都不知道他人对这个话题有没有兴趣。所以与人沟通时，不要只会听，不时地提问一

48、两句，这样他会非常情愿不断往下讲，而且会进出他想知道的内容。 5、反复要点 不论是在接受上司的指示，还适在听取客人引见情况，当对方说完之后，都别忘了将对方所谈的要点反复一遍。特别是在商定双方见面的时间、地点时，一定要将日期、时间、地点和人员反复一遍，以免出现过失。 6、集中精神 秘书任务很忙，但当他人到他办公室来谈任务时，他一定要集中精神与对方交流，不要在人家跟他说话时，他一边看文件，一边回应对方，更不能打。假设他手头的任务真实很紧迫，那他就要向对方阐明，另约时间。不能集中精神与对方沟通，既不能到达沟通的最大效果，更是对对方的不尊重。 二、“说的艺术 人们常把秘书戏称为“联络官。现实上确实如此

49、，由于秘书的一大根本义务就是与各方面联络。上下之间，左邻右舍，大多是靠秘书来沟通情况的，它不仅要求及时，而且要求准确，所以，秘书任务对秘书“说话的要求是非常高的。 其实，不只是秘书任务，就是在我们的日常生活中，相互交谈或报告演说，对“说都有一定的要求。那么，“说得好与坏的规范是什么呢？很简单，这就是看他人能否完全明白他说的意思。 秘书说话时要留意以下几点： 1、言语通俗易懂 秘书是联络官，就自然而然地要与各方面的人打交道。这些人不止是本公司的，也有外单位的，所以，秘书说话时在言语上要有所区别，有些简称和略语在本公司里已商定俗成，假设不这样说，能够反而显得不自然，但是假设对外单位的人也这样说，那

50、么有能够让对方莫名其妙。 2、看对方的眼睛 在本人说话的时候，最好也看着对方的眼睛。假设他在说话的时候，目光游移，东张西望，不仅是一种短少涵养的表现，而且对方有能够疑心他没有诚意，信不过他。不过，他也不能死盯着对方。 3、掌握节拍 不论是秘书还是上司，每天都非常忙，为了节省时间，秘书在向上司反映情况或汇报任务时，总是希望快点把话说完，所以，经常出现这种情况：秘书不论上司是不是在仔细地听，说话象扫机关枪似的；本人以为说完了，可对方并没有真正去听或仔细了解。即使了解了，也没有余地思索，所以很难收到预期的效果。 比如，秘书正在与某公司的秘书商定今晚双方上司见面的有关事宜，当对方提出见面的时间、地点及

51、人员时，正坐在秘书旁边的上司问秘书：“这次就不让销售部的李经理参与了，他看这次还派谁去比较适宜？秘书想了一会儿说：“市场部的江经理前一段身体似乎不太好，如今曾经根本好了，听说胃口很好，我看派他去比较适宜。对于他的建议，上司也许要好好斟酌斟酌，因此，在这时他不能说得太快，而且不能说得太多，否那么上司就会腻烦他这种啰啰嗦嗦。总之，在他说话的时候，要留意对方的表情和反响，随时调整本人说话的节拍，以免出现对牛弹琴的景象。 为了提高“说的技巧，秘书要把掌握说话的节拍当作一项根本功来练，做到见缝插针。在日常生活中，似乎很少有人去留意本人说话的语调。但是，对于秘书来说，必需留意本人的语调，由于一个人说话的语

52、调往往能反映他的整个精神形状。人们经常评价某人的言语富于感染力，实践上就是说他留意了语调，抑扬顿挫，富于热情。假设秘书做到了这一点，那么，他不仅能给说话本身带来一种亲切的气氛，而且还能缩短他与对方了解上的间隔 。 在与客人交谈时，他论述了本人的观念或提出了新的意向，对方一定要发表本人的意见，是赞成还是反对，或者还要思索一段时间，因此，在客人发表意见时，他不能无动于衷，在对方说到关键的地方或者停顿的时候，他要稍略点点头或说“是的“是吗？，这样就阐明他是真正在听取他的意见。 对于这一点，特别是在接待那些没有约定的客人时要留意。由于对方不请自来，一些秘书会由于他们打乱了本人的任务安排而产生腻烦的心情

53、，想尽快把他们打发走，因此在对方说话时无动于衷，这样就有能够损伤对方的自尊心，对他缺乏诚意而产生反感。秘书千万要留意，只需在这些客人中有一两个是指点的重要关系户或上司少年时代的密友，那他就有能够铸成大错。 4、不问“他找我有什么事 有时，秘书在接待那些没有约定的客人或者上司找他时，习惯于这样问对方：“您找我有什么事吗？虽然他说话的语气是谦恭的，但是，他这种问话的方式本身是冷冰冰的，由于对方是有事才找他，没事当然不会找他！所以，这种提问方式总让他人感到别扭。遇到这种情况，他应该这样问对方：“刚刚是您叫我吗？或者这样问：“您找我是什么事？这样，就阐明他对他是采取积极自动热情的态度，从而自然而然地对

54、他产生好感。 特别是在接待那些不速之客的时候，假设秘书这样问对方：“您找我有什么事吗？对方会产生一种被盘问的感受。假设是个多心眼的人，还会以为他是看不起他。所以，在接待那些不速之客时，他应该是这样问对方：“我能帮您什么忙吗？或者“假设他不嫌气的话 秘书交流沟通常识：沟通的根本原那么 来源：考试大 2021/3/1 【考试大：中国教育考试第一门户】 模拟考场 视频课程 字号:T T一、为人谦逊 狭义的沟通仅仅是指一种交流的技巧，但是，对于秘书来说，沟通更重要的是一种维持调和人际关系的一种手段；秘书与同事沟通的目的在于做好任务并维持调和的关系。所以，在开场沟通之前，他一定要端正本人的心态。假设他无

55、私或自大，那他就很难到达有效沟通。 小田进公司不久，总经理的秘书就出国留学去了，由于她的谦虚、勤劳和聪明，总经理秘书这个空缺就被她填补了。随着“位置的变化，她开场有些飘飘然了；不久，同事们能从她说话的口气中感遭到她那种无形的优越感。 市场部张经理原来是总经理办公室副经理，小田的顶头上司，这天他打来找总经理。小田回答：“总经理出去了，等他一回来我马上就与您联络。 小田的这种回答让张经理非常郁闷。都是同一个公司的人，为什么还要“联络？听小田这口气，总经理只属于她一个人，本人只是一个外人！他越想越生气，觉得有必要找个时机在总经理那里参她一“本，让她知道本人有几斤几两。假设小田这么回答他：“总经理如今

56、不在，等他一回来我就给您打，他看可以吗？那张经理心里就会温馨很多。 外表上看起来这是说者无心，听者有意，但这种“无心实践上也是“潜认识作用的结果，所以，秘书一定要有谦逊的心态，否那么，在沟通中他随时都会流显露那种无形的优越感，而这种无形的优越感又会让他的人际关系遭到无形的损伤。因此，一些秘书经常感慨，说本人不知什么时候把就又把哪路神仙得罪了。 二、说话委婉 作为秘书，无论是与公司内部员工沟通，还是与公司的客户沟通，一定要留意说话的方式，尽量委婉，由于每个人都有自尊心，都爱面子，假设他不留意说话的方式，就很容易伤对方的自尊心。可以说，说话的方式与说话的内容一样影响沟通的效果。同样一件事，假设他说

57、得委婉，那对方接受的能够性就比较大；假设他一开口就让对方感到不温馨，甚至会损害他的利益，那他就有能够与他针锋相对；假设对方产生了抗拒心思，那有效沟通就到此为止，他说得再多也没用了，所以，作为秘书，在与同事沟经过程中不要把委婉当作扯谎，更不能看作是一种欺骗行为。 这天销售部送来的本季的销售报告，只罗列了这个季度的销售数据，没有把销售额大幅度下降的缘由找出来，上司不称心，让秘书于雪把报告退回销售部让他们重写。当于雪把报告递给销售部经理时，她只说总经理如何如何不称心；听着听着，销售部经理心里开场不温馨了，抵触情况绪也就上来了。于是不再听于雪说什么，开场计较于雪是怎样说的。虽然他知道本人的报告没写好，

58、但他给本人找到了各种借口，最后两人不欢而散。假设于雪说话婉转一些，比如先同情对方，说市场竞争太猛烈，整个行业的大环境都不太好等，之后再说出“添加内容，找出缘由的意思，那销售部经理对她能够会是另外一种态度，沟通的目的自然就会到达。 三、看人说话 俗话说“交浅不言深。作为秘书，对于本公司的员工不认识的恐怕不多，由于彼此抬头不见低头见，但是，有些员工他并不一定熟习，由于在任务中的交往并不多，交情也不深，更不知对方内幕，因此，当他与这样的同事进展沟通时，假设他一开口就谈任务，直接了当地通知他本人找他的目的是什么，那么，在对方缺乏心思预备或对他不是很了解的情况下，他不仅很难接受他的意见，而且很有能够产生

59、剧烈的抗拒心思。所以，当他预备做沟通时，他最好先应付几句，看看对方对他是什么态度；假设适宜就进入正题；假设对方对他还有戒心，那他无妨先说点别点，表现本人的诚意。 随着彼此的解了，有了交情，那说起话来就比较方便了，由于他再也不会随便地疑心他的动机了，即使他说错了，他也会以为他这是无心的，比较容易体谅他；他说漏了嘴，他也能够用一句“开玩笑的粉饰双方的为难，不会与他计较。假设他与他的交情很浅，那他就会提高对他的警惕性；他一句无心的玩笑，也有能够引发严重的误解。作为秘书，一定要养成“见什么人说什么话的习惯。这并不是让他去欺骗同事，而是为了更好地沟通。 四、观言察色 正如每个人都有本人独特的个性一样，每

60、一个人在与他人沟通时也都有本人的习惯。作为秘书，假设他能了解本人同事的这些沟通习惯，并根据他们的这些习惯来进展沟通的话，那他的沟通就能事半功倍。 当他预备与对方沟通时，他应先察看一下对方，看他是怎样想的，如今想不想与本人沟通。即使他还没有开口，他也可以经过他的神态或其他肢体言语来判别。假设经过观言察色，他知道了对方将用什么方?与本人交流，那他也差不多就了解了对方的真实意图。为人真诚，与人为善，只需这样，他才有能够让对方畅所欲言，把心里话掏给他。 一些年轻的秘书为了追求效率，不论三七二十一，一见面就滔滔不绝说开了，不论对方心情如何，想不想跟他交流。欲速而不达，这样的沟通不仅很难获得实践的效果，反