COP-ZC-12会议基本工作规范

1、.文件称号：新会议根本任务规范 版号：文件编号：COP-ZC-12 修正号：0 页数：第 PAGE 6 页 共 NUMPAGES 6 页：.；1 .0 目的详细规定会议效力的任务要求及任务规范，为效力员在任务规范方面提供准那么，务求做到一致、规范的会议效力，为宾客提供优质的会议效力。2. 0 适用范围主要适用于会议组效力员、领班、DJ。3 .0 职责3 .1 餐厅效力员担任为客人提供优质的会议效力。3 .2 咨客担任引领及迎送客人。3 .3 餐厅主管和领班那么督促整个过程按规范及规范完成。4. 0 内容4.1 会议效力的预备任务4.1.1 效力员在接到会议通知单时，应通知直属上司，由上司一致安

2、排人手，并将会议通知单按照开会日期的先后顺序放在指定的文件夹内保管好，并在交班簿内做好交班任务。4.1.2 仔细阅读会议单，了解会议主办单位的身份背景、效力要求、接待规范、会议时间等，以便为宾客提供特征、优质的效力。4.1.3 提早30分钟按会议要求预备好所需的电器音响设备，并检查能否正常。 4.1.4 如有横幅、指示牌、座位牌等美工制造品的，要在会议前一天的下午5：30PM前到美工部取回并在交班簿内做好记录。并将取回的一切美工制品分类摆放在指定的位置。如美工未能及时完成的，那么要在交班簿内注明，交由下一班同事担任取回，并及时通知当值领班。4.1.5 按照会议单的要求依时预备好相应的物品，如：

3、台布、杯具等物品。 4.2 会场摆设4.2.1 按会议要求布置会场，熟习接待等级、提供相应的设备配置及效力规范。4 .2.2 VIP会议应摆设文件夹，文件夹应摆在每座位前的桌面正中位置，文件夹底部边缘应与台边相距1.5厘米。文件夹内应配笔，笔尖朝上，在摆放笔时应先检查笔能否能写。每个文件夹中应有三张信纸4.2.3 VIP会议的主席台，如客人没有特别指定的，普通情况运用鲜红色的台裙。台裙要求干净、无破损。台裙在靠座位那边应少用夹，运用大头针钉，但针头应藏在台群内，防止刮手。4.2.4 VIP会议主席台应配有鲜花，普通情况，主席台正中摆放一盆下垂式铺花，但主席台如过长的，应建议在两边各加一盆小铺花

4、不需下垂。4 .2.5 VIP会议主席台的椅子应与其他座位的有所区别，可采用加椅套或换较高档的椅子，如真皮沙发等。在场地和人数允许的情况下，座位之间的间隔 应相对宽松，方便出入，间隔 普通不少于25厘米。4.2.6 1.8米会议台摆3位。如人数太多或客人要求的情况下，可每台多加一位。摆台要求：横排、竖排都要成不断线，竖排间隔应为1.5米，横排通道间隔 不少于1.2米。椅子应平均摆放，横、竖排均要拉线对齐，凳与凳之间间隔 不少于20厘米。剧院式摆位要求每排之间的间隔 不应少于60厘米，通道间隔 不少于1.2米，凳与凳之间间隔 不少于20厘米。摆放要求参照讲座式摆椅子的要求。4.2.7 会议台布要

5、求干净、无污迹、无破损，中线要正对会议台中间，两边对齐，每排的高度要坚持一致。4.2.8 根据会议要求摆放相应的杯具。 茶杯：应摆放在座位桌面的右上方，杯把一概朝右方，茶杯杯耳要成不断线，垫碟与台上方边缘间隔 3厘米。竖排以杯盖顶点为规范点，做到每点在同不断线上。 水杯：在提供矿泉水或冰水时运用，摆放前必需检查一切杯具能否干净、无污迹、无指纹、无破损。摆放时要戴一次性手套，摆放在座位的右上方，与台边间隔 为3厘米。同时应配有杯垫及纸杯盖。杯垫、杯盖上的店徽应正对客人。矿泉水与水杯的中心点应在同不断线上。VIP会议运用高脚水杯，摆法同上。4.2.9 普通会议如要摆放纸和笔的，不需摆放文件夹，只需

6、在座位正面摆上2张信纸，信纸底部间隔 台边1.5厘米，笔摆放在信纸的右边缘，笔尖向上，笔头与信纸的底部对齐。 4.2.10 会议横幅要求平整无皱折、无污迹，横幅内容要与通知单上的内容相一致，字间均匀，上下对称，分布合理美观。制造终了应检查字体能否正确无误。如有错别字或内容不符的，应立刻与美工部联络，并通知上级。4.2.11 会场内原那么上制止吸烟，如客人吸烟，首先应礼貌地向客人解释，如客人一再坚持的，可向上级反映。烟盅按两人合用一个摆放，摆在两个座位中间，配垫碟及花纸。要求烟盅内有两个烟头就要及时改换。改换烟盅时要用右手拿一个干净烟盅覆盖在脏的烟盅上，将两个烟盅同时拿起放在托盘上，然后再将干净

7、的摆回在垫碟上。4.2.12 会议期间如要水果分盘效力的，必需在会议台上摆放纸巾、牙签及渣滓碟。普通每两位提供一盘水果，摆在两个座位中间，果盘两侧分别摆放渣滓碟及纸巾碟。VIP会议的水果效力要配水果叉。4.2.13 会议期间如有自助茶点效力的，要求设置自助餐台，台面摆放要美观大方、方便易取。要根据会议人数及会场特点合理设计台型，做到分散人流，防止出现过分挤迫的景象。预备好所需的餐具及相应的物品，如：咖啡炉、啡壶、食物夹等物品。4.2.14 清理睬场，会场内要求干净整洁，一切与会议无关的物品都要撤走或放入柜内。4.2.15 咨客担任按时、按地点摆放会议指示牌。4.2.16 通知管事部将会议所需的

8、植物送到指定的会场，协助摆放好。通知时要说清楚植物的用途及要求。 4.2.17 会议要运用立式讲台的，普通情况是摆在背向舞台的右上方。详细按客人的要求摆放。如有鲜花，要及时跟进。4.2.18 会见室普通客方应在面向主席台的左方，右方为主办方。每两个人为一组，然后摆一张小茶几，依次摆好成不断线。主席位背后各摆放一张椅给翻译。4.2.19 DJ担任检查会场灯光，对烧掉的灯要及时改换。4.3 会前检查及预备任务 4.3.1 普通会议接待，效力员应提早3045分钟到达会场，VIP会议那么要提早1小时以上到达预备。4.3.2 翻开热水器，并将茶壶擦干净，预备好茶胆及倒茶时用的小方巾。4.3.3 按接待通

9、知单的要求，全面对会场进展检查，确保所需用品齐全、无脱漏。4.3.4 按要求摆放好签到台，并将“嘉宾签到、“请赐名片等签到器具摆放好。4.3.5 DJ检查一切的电器设备，并提早15分钟调好音响与会议所需的设备。4.3.6 再次检查会议环境能否整齐、干净。4.3.7 如有食物供应，应在1530分钟前预备好，按客人要求的时间摆放。4.3.8 提早15分钟翻开会场部分灯光包括走廊。4.3.9 提早10分钟将茶水预备好，每壶茶的浓度应坚持稳定，不应太浓或太淡。4.3.10 提早15分钟翻开空调及会场全部灯光包括走廊。4.4 会议期间效力4.4.1 咨客与效力员必需提早1530分钟站在门口及电梯口凳与凳

10、之间间隔 不少于20厘米恭迎客人，并引领客人入座。引领客人时，与客人的间隔 不应超越1.5米，并要侧身引领，留意客人动向。对VIP客人留意拉椅效力。4.4.2 一级VIP接待一切效力员要求一致服式，佩戴白手套。冬季时，要求上热毛巾。4.4.3 客人入座后，应立刻为客人斟茶水，以八成满为规范。当一切客人全部入座后，应在5分钟内进展第二次倒茶，确保每位客人都有茶水。以后每隔1530分钟为客人添加茶水。加茶的时间应根据天气情况及客人饮用的多寡而定，灵敏处置。倒茶时，要留意动作规范，应右手握茶壶把，左手拿干净的小方巾轻托茶壶嘴，倒茶时尽量不要正面遮挡客人的视野，壶嘴不能正向客人，用左手的食指与中指将茶

11、杯盖悄然夹起，与杯口呈45度，防止茶水弹出。4.4.4 主席台的茶水，普通情况是嘉宾入座后立刻送上，特殊情况可提早510分钟倒好，如：电视直播、电视会议等。4 .4.5 在不远的地方站立好，方便客人能随时找到。4 .4.6 会议期间，如有茶点、水果的，效力员应及时拾掇台面的渣滓，确保会场的卫生。同时要补充食品及餐具。4. 4.7 会议期间，效力员应亲密留意客人动态，及时自动地为客人传送无线咪。4. 4.8 提早30分钟把单据预备好，方便客人结帐。4 .4.9 会议终了后，效力员应马上翻开会场大门，并站在门口恭送客人。咨客或效力员要提早为客人按电梯，方便客人。VIP会议可提早通知保安部恳求公用梯。4 .4.10 会议终了后，效力员应自动协助客人，把客人物品撤走。如物品太多、太重的，应找当值管理人员增派人手协助。4 .5 清理睬场4 .5.1 会议终了后，立刻检查会场。检查内容包括：会议设备能否齐全、客人能否有遗留物品，如有发现，需尽快归还，如客人已分开，那么要上交管理人员作好登记，并交保安部保管。4 .5.2 客人全部分开后，立刻封锁空调及会场的部分灯光，节约能源。 4. 5.3 回收一切会议物品，分类存放好。4 .5.4 清理睬场，将一切用过的杯具、餐具收好一致送到洗碗间清洗、消毒，然后放