文员工作的内容1

1、.：.；第一条 传达事务1、接待来访：来访者不同，事有大小，文员要区别对待。对应该会见的人，应直接转达对方的意图，并引其进入会客室或告知各部门接洽人，不论对方要求见面还是约定。对不宜会见的人，在请示相关人员后以“不在、“正在开会或“任务很忙等为由，回绝对方或是将个人意见报经理后接受回答。2、接听：接听时一定要先声明“这里是公司，然后记下对方的姓名、任务单位等，根据对方情况，不妨碍时可明确回答，但普通不说总经理能否在。3、转达：需求转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，并准确、迅速地转达。4、文件的收发及分送：收到的邮件或送来的文件首先要区别是直接呈送办公室主任的，还是需文员再进展处置和整理

2、的，或者是私用文书这些区分的范围需事先请示主任。需主任办理的要直接送主任，主任不在时假设有于之人直接有关的留言、电报、快递，可用告知。第二条 日常运转任务1、日程的设计及其安排：对所确定的应由主任处置的事项 如会见、出席会议的日期和时间进展记录整理，并随时进展调查，协助主任制定出日程表。日程方案应记入每月日程表，必要时在上面记下预定内容和变卦情况。2、预备及安排：有些任务需求特别的预备和安排，这些任务通常都有一定的时间限制，因此必需提早做好适当的预备。第三条 用品的整理文员应将主任任务中所需求的文件资料、各项用品及备用品事先预备齐全。1、在办公室内：平经常常运用的物品及备用品，应在适宜的地方放

3、置适宜的数量，为此，应设计一张用品及备用品的明细表，在上面记下种类和一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期。2、主任外出时：主任外出时需运用的钢笔、铅笔等，每天都应该留意事先做好预备好一定数量，需求收入提包内的物品也要做同样思索。这些需求预备的物品应在讯问过主任后制做一张明细表事先贴好以防脱漏。3、文件、资料的预备：首先要弄清楚那些文件是重要的，假设不明白。要详细讯问，以便将能够会用的文件资料一并预备齐全，然后画一张文件明细表以方便运用。第四条 文件整理业务1、为使主任处置终了或正在运用的文件不丧失 、散乱，并且随时可以提用，需求对文件进展整理。整理任务首先要根据主任的意见将文件分类，并放

4、入固定的装具和内容器内，运用中还要经常整理，做到很容易查到文件。2、整理任务的关键是分类工程确实定和保管及整理文件用品的选择与整理、借阅手续的完善。3、业务用的文件分为正在处置的文件、正在运转的现行文件和已处置终了的文件，此外还有类的文件。根据运用情况还可以分为每日必用、常用和不常用的三种。4、经过整理后，对文件进展装订，并给每一个文件集合体以一定的户头称号。应在听取合租人意见后再制造一张文件分类的明细表，将表贴在保管场所或保管人的桌子上以便于参照。第五条 整理清扫任务1、清理桌面：台历每天调整日期，桌子要擦抹干净，常用品要预备好，并按要求备齐数量，将前一天取出的图书、文件放回原处，有破损和污

5、染的物品要清扫改换。2、室内的物品要放在固定的地方。第六条 代行业务1、参与庆典、丧礼等仪式留心服装和服饰品及行为以表达得体，同时还要非常讲究应付、应付的用语。2、转达主恣意见或命令：表达主恣意见要完好、准确，留意简约迅速。有时根据情况还要将对方的回答向主任汇报。第七条 会计实务该项事务是指由经理直接运用的几种账目的管理，包括各项物品的购入及发放、次产的调配及运用、现金收入及支出等方面的账目记录及管理。1、关于次产形状及收支情况要制造明细表，至少一个月要制造一张月报表。在特殊情况下，要随时根据经理及副经理发要求拿出报表。2、处置资产情况还应留意以下几点：1支持及收入可以根据原始凭证将其发生额记

6、下现金出纳账中。现金出纳账中与先进余额的数额应坚持一致。票据上要有经手人和秘书的印章以明确责任。将这些收据汇总后让经理过目。2日常的现金支出应限定一定的数量，假设有特殊工程，应恳求特别支出的资金或开出支票。3开具支票需有收据或其他凭証，并在支票上记下用途，由经理盖章。4资产分为土地、建筑物、有价证券备用品及各种家具杂物的押金等。应设立各种资产的台账及有价证券薄，详细记录各种资产的内容、单价、数量及现有额及出入额等。5银行存款及邮政储蓄要设存款底帐，接受款项者应按称号分别立帐并明示账额。3、各种物品的购入和发放应留意有无运用恳求、手续能否齐全，并及时入帐，以免遗忘和推迟记账。第八条 协助调查公司

7、的调查通常分为任命调查和普通性调查两类。公司在开展各种调查调查时办公室秘书需做好协助任务。1、进展调查任务时，秘书应选择适宜的专家、顾问进展委托或将他们列为调查委员，并与之坚持联络，需求时提出调查课题请他们完成。2、有些专家事项的调查，秘书也可以亲身听取专家和当事人的意见，或在调查各方面情况后，将意见和调查情况汇总后报告给经理。第九条 文书任务文书任务有包括写作信涵、起草文件，以及卷清和印刷文件三个方面。1、信涵的完成：对经理睬经常运用的信件种类可事先聚集为“规范通讯范围例，需求时选择一种，略加增删便可运用，较为方便。2、文件的卷清及印刷：主要包括将草案以笔记方式卷清、用打字机打印、直接打印以

8、及辑录图书杂志上的有关内容等任务。第十条 联络业务联络任务就是要向经理或副经理转达某项事情并向对方转告经理或副经理的意图，听取对方的回答，并将回答再反响给经理。第十一条 款待事务款待是指在 经理外出、前往或有客人来访时的礼仪性款待，多指派事务员或勤杂工来完成。款待包括导游、收存携带物品、奉送茶点、迎来送往等。1、为经理效力1经理外出时应预备好车辆。2回到公司时，要接过脱下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并随时用刷子清洁衣物。3从外面回到办公室的时候，夏天要递上湿毛巾、冰水、咖啡或苏打水，冬天要递上热毛巾或咖啡。4要视空气情况调好空调。2、为客人效力：秘书还须对客人进展效力，比如出入公司时参

9、照对经理的效力进展接待。假设需求来访者等候时，应递上报纸或画报等。前台文员职责 1. 担任前台效力热线的接听和转接，做好来电咨询任务，重要事项仔细记录并传达给相关人员，不脱漏、延误； 2. 担任来访客户的接待、根本咨询和引见，严厉执行公司的接待效力规范，坚持良好的礼节礼貌； 3. 对客户的赞扬，及时填写登记表，并于第一时间传到达客户效力团队，定期将客户赞扬记录汇总给副总经理； 4. 担任公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放，并坚持整洁干净； 5. 接受行政经理任务安排并协助人事文员作好行政部其他任务； 仔细执行目的卡的管理规定，完本钱部门分配的任务和义务 前台文员效力规范 前台 造访： 1

10、客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着那么先于客人问话而致以问候或欢迎辞。 单个人问候规范语如下： “先生，您好！或“先生，早上好！ “小姐，您好！或“小姐，早上好！ “您好！欢迎来到XX公司。 来者是二人，规范问候语那么为： “二位先生好！ “二位小姐好 “先生、小姐，他们好！ 来者为三人以上，规范问候语那么为： “各位好！或“各位早上好！“各位下午好 “大家好！或“大家早上好！“大家下午好！ 对知道客户或来访者姓名的，规范问候语如下： “X先生好！ “X小姐好！ 对已是第二次或二次以上来公司的客户、来访者，在沿用“单个人问候规范语并看到客户点头或听到客户跟说“他好之

11、后，还可选用如下规范问候语： “先生，我记得您前不久以前来过我们公司，今天光临，再次表示欢迎！ a) 引导客户或来访者到咨询厅就座，递上茶水，送上公司营销宣传资料； b) 当场解答或通知相关业务接待人员出现，引见时先引见主人，后引见客人； c) 引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手表示。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意； d) 进入房间，要先悄然敲门，听到回应再进。进入后，回手关门； e) 引见双方，退出。如相关人员抽不开身回应，那么安抚客户或来访者稍等， 退出。 7当值前台为女性，着职业套装，化淡妆。男性，那么着西装，打领带。 忌讳：头发脏且蓬乱；穿拖鞋

12、或穿皮鞋而不穿袜；口腔不卫生。 ： 1听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒； 2听话时先问候，并自报公司、部门。规范语如下： “您好，XX公司！或 “您好，这里是XX公司！ 对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时通知对方。随后根据对方的初次问话，迅速判别出他有何需求？作出规范回话。 咨询家装业务：先生小姐，关于这方面情况家装咨询，让我们公司客户顾问X先生为您效力吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把转过去，请稍等。 联络业务：与本公司关联的业务那么转接相关部门相关人员；无关联业务，那么直接回答：先生小姐，我们公司如今没有这方面需求，请您联络其他公司吧，谢谢！ 找人：先生小姐，您找

13、的X先生小姐名字叫什么？您跟他她约定了吗？请您稍等。然后接通本公司X先生的，讯问转接与否。 不指明的，判别本人不能处置时，可坦率通知对方，并马上把转给能处置的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地通知接话人； 通话简明扼要，不应长时间占线。 终了时应说“谢谢！，礼貌道别，待对方切断，再放下听筒。前台接待一 接待客户 1 客户接待 2 客户交接 3 端茶倒水二 效力 1 接受咨询 2 进展回访 3 接受赞扬三 日常事务 1 人员外出登记 2 部门文件交接 3 接待场所卫生管理沟通礼仪规范站立接听和拨打随手做记录自动处理问题，不推搪响两声接听，逾期负疚问好，报公司称号声音响亮、明晰、自信语速适当，不快不慢及时进展恢复公司周会五项原那么一 每周必开，开必准时二 部门必到，到必发言三 制定流程，提高效率四 多谈成果，少做检讨五 针对问题，不对个人六 不开那么已，开必有果七 会议结果，马上执行八 珍惜时间，快开会散员工考勤报到任务时间报到时间卫生清理早会培训部门早会内部员工午餐及员工午间休憩1个小时迟到早退累计五次记旷工一天迟到早退以考勤机统计为准因故外出应填写员工休假制度员工每周休憩一天，周六周日不休憩，休憩可以累积延顺，但最多不超越十