秘书处职能手册(完整版)

1、.PAGE ：.；目 录第一章 秘书处任务职责1第二章 秘书处岗位职能2第三章 秘书处任务制度4第一节 公文管理方法4第二节 文件管理方法8第三节 报告管理方法11第四节 会议管理方法13第五节 督办管理方法16第六节 档案管理方法18第七节 严密管理方法20第八节 对外接待管理方法23第九节 总经理日程安排管理方法25第十节 秘书行为准那么与根本素养28第四章 任务流程30第五章 模板、范文37第一节 文件管理表单37第二节 报告管理表单44第三节 会议管理表单52第四节 公文范本64第五节 总经理日程安排表单70第一章 秘书处任务职责一、在行政副总指点下处置日常任务、协调部门任务，监视各部

2、门仔细及时贯彻事业部各项任务决策、指令。二、担任总经理日程管理，包括会议安排、文件签批安排、总经理日程安排。三、担任文书任务，包括事业部各类文件的起草、打印、收发、传阅、归档、作废、销毁等任务。四、担任信息、综合资料的搜集整理，为总经理决策提供有价值信息，发扬顾问作用。五、担任会务管理，包括会议室的管理运用、会议议程安排、会议提案搜集、会议资料预备、会议通知、会议签到、会议记录、会议纪要和会议简报的制发。六、担任会议决议的督办、反响任务。七、担任各部门周、月、季、半年、全年方案、总结以及报告的搜集、整理和上报任务。八、担任总经理报告、汇报、致辞的起草任务。九、担任文件、信息、机要严密任务。十、

3、担任记录、电子邮件的传接。十一、担任完成总经理交办的其他任务。第二章 秘书处岗位职能一、总经理助理、秘书处主任岗位职责一在行政副总指点下协助完成总经理交办的任务义务；二协助行政副总做好秘书处团队、文化、制度建立，定期对秘书处人员进展业务技艺培训；三协助行政副总制定秘书处整体任务规划、任务方案及报告； 四协助行政副总对秘书处的相关管理任务进展全面监视指点；五协助行政副总参与制定、执行事业部内部管理机构设置及各类规章制度、有关方案；六担任起草、修正以事业部名义送发的各类公文函件、请示、报告，指点报告、讲话、致辞等；七担任汇总实践任务遇到的问题，提出建立性意见并及时呈报行政副总；八担任督导秘书做好事

4、业部文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管任务；九担任秘书处严密任务；十担任对外联络、督办、催办事项及指点交办的其他暂时性任务。 二、秘书岗位职责一总经理办公室事务管理1担任总经理任务期间日常事务管理；2担任总经理日程安排，包括总经理活动、内外部接待安排、约定任务、商务活动安排；3担任总经理办公室客人来访约定、登记、接待及效力任务； 4担任总经理文件和信函收发、分送及接听等任务；5担任总经理私人物品、办公用品管理、单据整理等任务；6担任总经理办公室整理任务，每天总经理下班后，封锁门窗、电脑、电源，整理办公室备品，做好保洁任务； 7担任总经理交办的其他任务。 二文件、档案、

5、严密管理、督办任务8担任事业部日常文件信函、报告等资料的起草、打印、收发、登记、转递、催办任务，做到手续完备、及时准确；9担任外来文件的分类、登记任务，并放入待处置文件夹内，便于总经理查阅；10外来公函、通知及文字资料，及时呈报总经理批阅，根据总经理指示办理；11重要和紧急文件，须提示总经理；12每天将呈报总经理批阅的文件清理一次，并核对登记记录，及时按照总经理指示进展传阅并做好登记；13根据档案管理要求做好文件登记、立卷、归档任务；14做好借阅档案的登记、回收任务；15不可私自对外界泄漏与公司有关信息，不可私自外借公司文件；16做好督办任务。三会务管理17担任会议室安排、会议提案搜集、会议程

6、序拟定，以及会议通知；18担任会议资料预备、会议签到及记录；19担任会议备品预备、会场布置检查；20担任会议纪录、会议纪要、事业部简报制发。四其他任务21担任秘书处办公用品的保管、发放登记等任务；22担任本部门办公和接待区域的整体环境的整洁，发明良好的办公和接待环境；23担任秘书处日志记录；24接听、妥当应对，并做好记录；25完成总经理、行政副总、总经理助理交办的其他事项，并对其担任。第三章 秘书处任务制度第一节 公文管理方法第一条 根据GB/T9704-1999，结合事业部实践，特制定本方法。第二条 公文管理方法概念。公文管理制度是对事业部业务文书进展系统化、规范化、规范化、信息化管理的专项

7、制度。第三条 公文管理方法制定根据。贯彻执行事业部各项决议和指令，记录事业部运营管理活动全部信息。第四条 公文的范围1.内部公文：事业部与下属部门、下属部门之间因组织、管理任务或业务而进展的往来文书，分为：1上行文如：请示、报告、意见、提案等；2下行文如：通知、批复、章程、制度、命令、决议、指令、公告、通报等；3平行文如：函等。2.外部公文：事业部或事业部下属部门与政府机关、企事业单位、社会团体或个人等外界进展往来的文书，大致可分为行政类、经济类、法律类、外交类、书信类、研讨类、新闻类、礼仪类等，如请示、报告、函电贺信、合同协议等；第五条 公文用字。文字从左至右横写、横排。批语用3号楷体字，公

8、文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，正文普通每页排22行，每行排28个字详见模板。第六条 公文构造层次序数。第一层为“一、，第二层为“一，第三层为“1.，第四层为“1。第七条 公文用纸。普通采用国际规范A4型210mm297mm，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实践需求确定。第八条 公文写作1.写作要求。遵照现代运用文写作要求，简明扼要，言语措辞力求准确规范。2.格式要求。内部公文除遵照既定的各类公文写作格式外，加注事业部一致文眉、页尾，外部公文视行文内容加盖事业部印章详见模板。公文普通由等级和严密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件阐明、成文日

9、期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。等级和严密期限。涉及事业部的公文该当标明等级和严密期限。等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识严密期限，标识方法与等级一样，等级和严密期限之间用“隔开。“绝密、“公文应在公文首页左上角标明份数序号。紧急程度。紧急公文该当根据紧急程度分别标明“特急、“急件。用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标注等级与紧急程度，等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。电报该当分别标明“特提、“特急、“加急、“平急。3.发文标识。由事业部全称或规范化简称后

10、加“文件二字组成。发文标识字体运用小标宋体字，用红色标识如人和商业控股运营管理事业部文件。4.发文字号。由事业部代字、文种代字、年份和序号组成。如：下行文、平行文通常采用“事业部发函2021号。各部门呈报的报告、请示由“事业部代字+部门代字+年+号组成，如“事业部人资2021号组成。发文字号普通在发文标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布。文种代字普通用“发上行、平行、下行文件和“函平行、下行文件2种。年份一概采用公元纪年全称用六角括号“括起，如2021，不得运用09之类简称。序号为每年同一文种按发出时间顺序编流水号，序号不编虚位即1不编为001，不加“第字。5.签发人。

11、分公司、各部门上报的公文该当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示该当在附注处注明联络人应为分公司、各部门的详细承办人员的姓名和。签发人姓名一概在红色反线之上居右空1字，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。6.公文标题。公文标题应准确、简要概括公文主要内容并标明公文种类，普通应标明发文分公司、部门。如转发文件原件标题过长时，可用原件发文字号替代，如“人和商业控股运营管理事业部关于转发发2021号文件的通知。公文标题中文种部分必需符合法定行文关系，与公文的内容性质相吻合。公文标题中除法规、规章称号加书名号外，普通不用标点符号。公文标题在红色反线下空2行，可分

12、一行或多行居中陈列；回行时，要做到词意完好、陈列对称、间距恰当。7.主送。指公文的主要受理机关、单位、部门，该当运用全称或者规范化简称、统称。在标题下空1行，左侧顶各用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关称号后标全角冒号。命令令、决议、会议纪要的主送机关写于主题词之下版权栏之上，“主送二字用“已发替代，后加冒号。最后一个发送单位后加句号。主送机关的全称、特称、单位概念，均应运用一致文字表达方式，不得前后不一。8.公文正文。主送部门称号下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要，层次清楚。9.附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附

13、件，后标全角冒号和称号。附件如有序号运用阿拉伯数码如：“附件：1.；附件称号后不加标点符号。附件应与公文正文一同装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件，有序号时标识序号；附件的序号和称号前后标识应一致。如附件与公文正文不能一同装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件或带序号。10.成文日期。成文日期以担任人签发的日期为准，电报以发出日期为准。并用汉字将年、月、日标全，“零写为“。11.印章。公文除“会议纪要和以电报方式发出的以外，一概加盖印章。加盖印章要端正、居中。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施处理，务使印章与正文同处一面，不得采

14、取标识“此页无正文的方法处理。12.附注。公文如有附注需求阐明的其他事项，如“此件以方式发出、“此件不登报等，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。13.主题词。公文该当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，并刊于抄送栏横线之上。14.抄送部门。抄送部门在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送，后标全角冒号；抄送部门依上级单位、平行单位、下级单位、部门次序陈列，抄送部门间用逗号隔开，在最后一个抄送部门后标句号。15.印发单位和印发日期。印发单位是指公文的印制主管部门；印发日期

15、以公文付印日期为准。印发单位和印发日期位于抄送单位之下，占1行位置；用3号仿宋体字。印发单位左空1字，印发日期右空1字。印发日期用阿拉伯数码标识，并在印发单位和印发日期横线右下角刊字“共印份。第九条 拟文。公文的起草、打印、校稿均由发文部门自行担任，秘书处担任以事业部名义制发的文件起草。第十条 公文的处置流程1.上行文。提报事业部的文件均由秘书处秘书担任接纳、处置。各部门按规定起草后将公文递交秘书处办理公文审批手续附公文处置/审批公用单，呈总经理批阅。秘书处秘书担任提示总经理对公文进展及时批复，并将批复的内容转送发文部门及相关担任人，同时进展收文登记登记时间要准确。提报董事会、政府部门的公文由

16、秘书处担任制发、送达；2.下行文。由秘书处根据事业部决议或总经理意图起草，并以事业部名义发送至各职能部门，并予以收文登记；3.平行文。指事业部之间、事业部内部门之间的文件。对外部公司的文件由秘书处担任起草，用事业部文头制发。事业部内部门间的协商函由部门担任起草，并报秘书处存档备案。第十一条 附运营管理事业部常用公文模板、范本。第二节 文件管理方法第一条 目的保证事业部文件管文科学、规范化，实现文件处置准确、及时，提高文件处置效率。第二条 定义 秘书处根据总经理指示对于事业部通行文件进展综合管理，主要由文件制定、归类，借阅、保管管理等构成。 第三条 文件类型按照文件发布去向，可分为上行文、平行文

17、、 HYPERLINK baike.baidu/view/1594484.htm t _blank 下行文、泛行文四类。1. 上行文：事业部向董事会或政府相关部门的发文。2. 平行文：事业部向其他平行部门的发文。3. 下行文：事业部对所属各部门、团队的行文。4. 泛行文：可以同时上行、下行、平行及社会公布的一种行文如行政公文中的公告，通告等。按文件密级，可分为绝密、普通、传阅五类。1.绝密：极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件。2.：次级重要并且所涉及内容不能像无关人员泄漏的文件。3.：不能向公司以外人员泄漏内容的文件。4.普通：非文件。5.传阅：运营管理事业部内部传阅或传达的文件。第四条

18、 发布方式根据发布文件公开性、重要性，按时效、节约、环保原那么，确定以下发布方式。1.上行文：OA办公系统、电子邮件、纸质2.平行文：OA办公系统、电子邮件、纸质3.下行文：电子邮件、纸质4.泛行文：公司网站、电子邮件注：以电子邮件、纸质方式发布文件时，视必要程度，接受者须签收登记。第五条 文件管理原那么 文件制定遵照适用性、可操作性原那么；文件管理遵照严密性、可追溯性原那么。第六条 文件制定根据指示和规定，担任文件的起草、转发、印发、回收、归档任务。1.文件起草：根据总经理要求，担任总经办相关文件的起草任务。2.文件秘书处起草文件后，须报送行政副总或总经理审核同意。3.文件编号：指点审核同意

19、后，对文件进展编号、印发、登记。4.文件转发：部门需求秘书处转发的文件，呈报上级指点同意后，由秘书处担任转发、印发，如有必要，进展回收、归档。第七条 文件收发 事业部身手业部与董事会、其他事业部之间的书信、文件、传票、小包裹等以及事业部下属部门文件的收发、分发等均按本制度，由秘书处执行、管理。1.文件接纳：文件由秘书处接纳，进展登记、分类，经秘书处主任审核、整理后呈报总经理审批。2.文件发送：根据文件发布类型、指点签批指示，进展呈报或发送，如需传阅进展逐渐登记。第八条 文件归档 1.归档范围：归档的文件资料必需按年度立卷，事业部内部在任务活动中构成的各种有保管价值的文件资料，均按本方法规定，分

20、别立卷归档。包括：1会议资料，包括会议通知、报告、决议、总结、指点讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等。 2董事会关于事业部的决议、决议、指示、命令等文件资料。 3事业部对外的正式发文及与其他事业部或政府来往的文书。4事业部的各种任务方案、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表及简报。 5事业部与有关单位签署的合同、协议书等文件资料。 6事业部担任人任免的文件资料以及关于职工奖励、处分的文件资料。 7事业部职工劳动、工资、福利方面的文件资料。8事业部的历史沿革、大事记及反映事业部重要活动的剪报、照片、录音、录像等。2.文件保管：文件按内容整理后，分为两类保管：一类是尚未结束的文书，一类是可

21、以归档的文件。全部结束的文书，分别按所属部门、文件程度、整理编号和保管年限进展整理与编辑，并在文件保管簿上做好登记，归档保管。按文书类别不同，保管年限不同。1凡属于规那么、指令、决议、诉讼、重要契约、证书、统计及会计文书，以及员工人事劳资文书等归于永久保管文书。2类似永久保管文件性质，没有必要永久保管的文书，如合议书、志愿书、违约书、往来公文、复命书、报告书和重要往来信函等，可保管十年。3保管期从编辑之日起计算，次重要且没有必要保管十年的文书，可保管五年。3.借阅复制：借阅或复制有关文件,须填写，行政副总或总经理签批后方可借阅或复制，须在借出当日17时前归还。4.作废销毁：填写、对一切失效文件

22、进展登记备案，经行政副总或总经理审批后进展销毁。销毁须由两人以上共同执行并签字。第九条 本解释权归属人和商业控股运营管理事业部秘书处一切。如与事业部其他制度相抵触，以其他制度为准。第三节 报告管理方法第一条 目的：提升运营管理事业部内控管理程度，强化管理沟通认识，加强任务方案有效性，为运营管理事业部指点决策提供及时、准确根据。第二条 适用范围：人和商业控股运营管理事业部各工程公司及部门。第三条 定义：本方法中报告包括运营管理事业部下属各运营、营销、市场开发团队以及人力资源、行政办、品牌管理中心等各职能部门担任人，定期或实时向事业部总经理进展述职报告的行为；各事业部或工程运营团队之间需协同或通报

23、事项；运营管理事业部向董事会进展的任务汇报行为等。第四条 报告分类主要包括例行报告、专项报告和其他报告三种。1.例行报告：根据本方法要求在规定时间内必需上报的方案、总结等资料，包括月报月任务方案、总结、季报季度任务方案、总结和年度报告年度任务方案、总结三种详见附表；2.专项报告：针对某项详细任务或按总经理要求暂时上交的报告，包括自动报告即事件报告，符合以下规范，可按此类上报：给事业部整体运营带来艰苦影响的行为或事件；妨碍某一工程营销或运营正常有序开展的行为或事件；危及或影响到事业部财富、员工人身平安的行为或事件；能够损害到事业部正常运营或利益的自然灾祸，如地震、水灾、台风等不可抗力要素、复命报

24、告针对总经理暂时问询提交的报告等；3.其他报告：任务简报、口头报告等。第五条 报告方式主要有纸质文件、电子版本等方式。纸质文件指参照本方法附件范本制定并打印出的报告；电子版本即存储于某种存储设备中未打印出的报告；当出现紧急情况不便以上述方式上报时，也可运用口头、短信、等方式。第六条 报告规范：报告应全面表达报告人、报告对象、报告事项、方案完成时限、完成规范、实践完成情况及未完成缘由等要素。第七条 与董事会沟通1.每月初首个星期一，事业部向董事会提交每月一次的例行任务汇报；2.月任务汇报包括当月任务汇报、下一阶段任务重点等，主要围绕市场开发、工程营销与运营等方面任务进展综述；3.秘书处汇总报表，

25、经事业部总经理审批经过，上报公司并收取回执；4.戴总指示后，秘书处收取指示并呈报事业部总经理批阅，督办各部门执行指示情况，并及时将结果反响给总经理。第八条 事业部间沟通指与其他各事业部以及各工程团队之间的任务交流、协调与信息共享。主要沟通方式有简报和任务协调函等,经过纸质文件和电子版本两种方式发行。1.简报指事业部及事业部下属部门根据详细任务进展总结的阅历、教训；2.事业部任务协同函指身手业部需求其他事业部或各工程团队予以任务配合、支持或协调时，按本方法范本制定并发送的函。第九条 事业部内部沟通事业部内部沟通是指事业部与下属部门及部门之间的沟通，主要有例行报告、专项报告及简报三种方式。1.例行

26、报告：各部门须在每周一12时前上交周任务方案、总结；每月第三个任务日12时之前上交月任务方案、总结；每季度初五个任务日内上交季任务方案；6月25日前上交年中任务总结表格、书面；12月25日前上交年度任务总结表格、书面。报告须及时交至秘书处，如有特殊情况不能及时上交，应提早三个任务日知会秘书处担任人，并填写报总经理。2.专项报告：要求各部门根据详细任务实践及时反映问题，便于总经理对任务进展情况实时把握，并做出准确决策。根据自动与复命两种报告类型，流程不同。1自动报告：秘书处接纳后对报告进展审核分类后呈送总经理，如有批复及时传达给上报部门。2复命报告：秘书处传达总经理问询至相关部门担任人，临近报告

27、前给予提示，及时接纳报告并呈送总经理，如有批复及时传达。3简报：部门简报由部门担任人指定专人结合部门任务进展制定，每季度一期，力求加强简报编写部门凝聚力、荣誉感，激发事业部其他部门发明力，构成争优创先的良性循环。部门委派专人制造交由秘书处审核，经秘书处主任审批，印制后于事业部内部发行，如有必要传阅后归档。第四节 会议管理方法第一条 目的：为规范事业部各项会议及培训流程，一致会议管理方式，减少会议数量、缩短会议时间、提高会议质量，特制定本方法。第二条 适用范围：人和商业控股运营管理事业部各工程公司及部门。第三条 会议方式：见面会议、视频会议、会议等。第四条 会议安排：事业部会议分为总经理办公会议

28、、部门会议、专项会议、事业部年度大会及其他暂时性会议等。1.总经理办公会议。由总经理主持，事业部高管参与，围绕艰苦事件及决策展开，全面掌控事业部开展目的及管理动向。秘书处担任人列席会议并担任会议纪要的整理和分发会议安排详见附表。2.部门会议。事业部所属各职能部门担任人组织召开的会议，包括日、周、月例会。会后构成会议纪要，1个任务日内将会议纪要备份呈报至秘书处存档备案。3.专项会议。事业部总经理确定会议主题及参与会议人员，秘书处下发会议通知，指定召开时间、地点、会议主题，并在会后构成会议纪要，跟进督办。 4.事业部年度大会。总结全年任务情况，布署任务义务，表扬奖励先进部门及个人。此项会议由秘书处

29、详细组织实施，并制发会议简报。5.其他暂时性、凡涉及到多个部门担任人参与的会议或由于任务需求暂时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理同意后的会议通知单报秘书处，由秘书处进展一致安排。第五条 会议管理1秘书处担任会议方案管理，各类会议经事业部指点同意后到秘书处登记备案，秘书处每周、月编排会议安排表；2凡公司已列入会议方案的会议，如需改期，或遇特殊情况需暂时安排其它会议，组织部门应提早2天报总经理审批并报秘书处调整会议方案，未经秘书处调整的，任何人部门不得随意调整正常会议方案。3各部门任务例会必需服从事业部的一致安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会、部分服从

30、整体的原那么。4会议一经确定，与会人员应预先做好各项任务安排，原那么上不可请假、迟到或缺席，遇特殊情况须提早向总经理请假，获得同意后方可指派专人代为参与，会后应自动讯问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项任务按时保质完成并对任务结果担任。5各类会议资料除自行存档外，应提交秘书处立卷、存档。第六条 会议预备1事业部级会议由秘书处制发，编排会议日程，预备会议相关资料，担任会议签到、会议记录和纪要制发；2行政办公室担任预备会议所需相关设备用品，并检查能否正常任务；3礼仪部担任会议效力任务；4企划部担任会议摄影和摄像任务。 第七条 会议纪律1与会人员须严厉按照会议时间出席，提早非常钟到达会议室，并填

31、写；2与会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗或随意进出，应按次序发言，如有急需阐明事项，应向会议组织者表示获准后发言；3周会、月会等例行会议要求与会人员主要围绕当期的任务重点、存在的问题和处理的方法、措施，以及总结的胜利阅历或失败教训，下一步任务重点以及需求其他部门或团队予以协同的事项等展开；4会议期间，与会人员须将手机关机或调成振动形状，不准接听，如有重要应向会议组织者请假后离场接听，以免影响会议效果。违者将予以100元处分；5任何人员不得无故缺席会议，如确有紧急情况，须提早请假中层干部以上人员请假需总经理同意，其它人员需向会议组织部门请假，否那么视为缺席。违者将视情节严重性予以100元以

32、上处分。第八条 会议纪要管理1本着真实有效的原那么撰写会议记录，并要求与会人员在会议记录文件上签字确认，构成会议纪要文件，并由总经理审批后下发至与会人员；2事业部一切会议纪要由秘书处担任分类管理，指定专人负指摘份、编号、登记、存档；3恳求借阅会议纪要须严厉参照借阅流程，办理相关审批手续；4所借阅的会议纪要档案须在借阅当日17时前归还，如不能按期归还，须再次办理延期借阅手续；5所借阅的会议纪要档案严禁复印留存；6借阅期间借阅人须保证资料的完好，归还时如发现资料破损或改动，那么按照对当事人进展处分。第九条 会议决议督办1督办范围：周例会、月例会、各项专项会议决议等；2事项督办方式：会后由秘书处指定

33、专人进展跟进督办，每次督办须做好记录任务以备查阅，督办方式主要包括：、手机短信、邮箱、现场跟进督办、调阅部门会议纪要；3督办事项记录要求：督办人员必需准确详实了解所跟进事项进展情况，并照实填写。督办人员应根据所跟进事项实践情况实时或定期向主管副总经理、总经理上报。 第十条 附会议管理表格、流程。第五节 督办管理方法第一条 督办目的：为协助总经理对运营管理事业部各项任务有效管理与跟进，进一步完善内控管理体系，提升管理程度，降低运作本钱，特制定本督办管理方法。第二条 适用范围：人和商业控股运营管理事业部各工程公司及部门。第三条 督办任务职能1.补充完善事业部内控管理体系，有效提升管理程度；2.记录

34、总经理日常任务方案，并进展分类管理督办；3.搜集各工程团队及部门例行任务方案、总结并进展统筹管理；4.重点任务跟踪，定期反响总经理，提供及时有效的决策根据；5.其他总经理交办事项的督办管理。第四条 督办原那么1.为决策效力原那么：提供决策根据，树立宏观统筹、高度协同的效力理念；2.实事求是原那么：督办任务人员要全面、准确地了解情况，讲真话、报实情；3.督而不决原那么：秘书处在督办过程中具有监视监察权，不得擅自决策和替代督办对象的职能任务；4.时效性原那么：督办任务快速、高效，确保督办事项在规定时间内完成；5.严密性原那么：秘书处要严厉遵守事业部严密制度，防止信息泄露。一旦泄密将按照事业部相关规

35、定处分。第五条 督办对象：各工程公司和部门主要担任人，以及其他需督办人员。第六条 督办方式：OA办公系统、邮件、晤谈及其他合理有效方式等。第七条 督办范围分为五个层面：1.运营管理层面：针对商城的环境设备、客户效力、人员管理、物业平安、物流配送、后勤保证和应急机制的督办管理。2.营销管理层面：针对市场调研、文化建立、品牌定位与传播、营销战略、公关谋划、招商开业、促销活动等进展督办管理。3.市场开发层面：针对市场开发战略、政府接洽、商圈概述、选址意向等市场开发各项任务进展督办管理； 4.行政管理层面：针对日常行政事务、会议管理、公共关系、文书档案、后勤管理和平安捍卫等进展督办管理。5.人力资源层

36、面：针对公司人员招聘、岗位异动、人员流失、员工晤谈、员工关怀、员工培训、绩效考核等任务进展督办管理。第八条 督办内容分为三级：一级督办内容包括集团公司的艰苦战略部署，重要会议决策，总经理重要指示；二级督办内容包括例行督办、方案督办和指点交办事项督办等；三级督办内容包括公司高管的暂时指示，职能部门的任务完成情况等。第九条 督办问责规范1.问责目的：提升督办人员任务效率，加强本身管理认识，更好的效力于事业部决策层，提升内控管理程度。2.问责对象：督办组内部任务人员3.问责内容：1任务缺乏自动性；2任务落实不力；3虚报、瞒报督办事项；4泄露公司。4.问责方式：诫勉说话、通报批判、绩效调整、劝退、解雇

37、。第十条 督办任务流程1.督办类型：督办分为例行督办、专项督办及指点交办事项督办等三种类型。所谓例行督办是指定期对事业部各工程公司和部门例行任务的督办。专项督办是指对各工程公司和部门专项任务的督办。指点交办事项督办那么是指指点直接交办的督办类任务。2.督办流程：督办任务立项向督办对象下达督办通知根据督办事项进展情况向督办对象有效提示整理督办信息并构成督办报告呈报指点批阅根据指点批阅指令进展跟进提示督办事项完成后构成报告并存档反响。第十一条 附那么1.本管理方法解释权归运营管理事业部秘书处；2.本管理方法自公布之日起实施；3.附、。第六节 档案管理方法第一条 管理部门。事业部秘书处设立综合性档案

38、室，并指定专人担任档案管理任务。人资、财务、营销、运营、网络等专业档案可由相应职能部门担任管理。第二条 归档范围。包括但不限于以下具有保管价值的各种载体方式的文件资料：1管理文件：在运营活动中具有重要根据的各类文件，包括规章制度、部门任务职责、年度任务总结和方案、大事记；各类公文、会议纪要、业务来往函件和件等；2立项文件：包括工程的可行性报告、评价报告和协作合同、章程等文件，以及政府部门关于工程立项的各种批复文件等；3证照文件：运营活动中产生的各类证件、执照等；4资信文件：验资、审计、评价报告等；5合同文件：运营活动中产生的各类合同、协议等；6工程开发报批文件：征地文件、规划报建文件、施工及开

39、工验收文件等；7设备和技术文件：设备、技术资料等；8国家有关行业开展的政策、法律、法规等文件；上级主管部门、单位的来文等9声像信息类：事业部具有重要价值或用于营销谋划广告的照片、录音、录像、电子文件及内部网络资料等。10其他需求归档的重要文件。第三条 搜集归档1档案在构成过程中，档案员应及时对有关文字资料和图样进展系统搜集和整理，不脱漏、不丧失，保证全部资料可以真实、完好、齐全地移交档案室归档。 2凡属归档范围的文件，档案员应在文件办理终了一个任务日内将原件及时归档，不得私自留存；文件的复印件可存于本部门备查。3以事业部名义发出的日常文件、各类会议纪要、往来函件和件等由秘书处担任搜集、整理，按

40、年度立卷归档。4为防止归档档案的脱漏和混乱，档案员要仔细核对归档档案的称号、份数、原件或复印件等情况。经办人要设立档案归档签收本，列明档案的称号、份数及必要阐明并办理签收手续。各部门资料员每月应与档案管理员核对档案的归档情况。第四条 分类编目。档案管理员应根据归档范围对归档文件进展分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理任务顺利进展。第五条 档案保管1档案室必需做好防火、防潮、防蛀、防盗任务，坚持档案完好无缺；一旦出现险情，必需立刻向有关指点报告。2严禁无关人员进入档案室；非档案管理人员无故不许在档案室逗留。3档案发生损毁或丧失时，根据所呵斥损失的大小，

41、按规定对有关责任人进展处分。第六条 档案借阅1借阅任何文件资料，必需办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续；2借阅非性文件包括复印件，须秘书处担任人同意；借出原件，须报行政副总经理以上指点审批；3因办理相关政府事务所需的资料，须经行政副总同意方可借出；4借阅性文件包括复印件，须经行政副总经理同意；绝密性文件包括复印件，须经总经理同意；5外部人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经行政副总经理以上指点同意，方可查阅；6任何人借阅档案原件，原那么上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准在文件上作记号、涂改，污损文件。确因任务缘由需求摘抄、复制，须经秘书处担任人同意；7借

42、阅档案者必需严守公司，绝不能将档案资料内容外泄；由于走漏而给公司呵斥损失者，将按奖惩规定对其进展处分直至清查其法律责任。第七条 档案移交档案需移交时，应将档案移交的详细目录上报行政副总经理或以上指点审批，方可移交。档案销毁档案销毁须经总经理同意，并由档案管理员和秘书处担任人同时在场监视。第九条 其他人事、财务、营销、运营等专业档案的管理可根据其特点添加其他要求，但必需遵守本规定根本原那么，并由各职能部门担任。第七节 严密管理方法第一条 严密范围：1政府、董事会下发的内部参阅、级以上文件；2艰苦决策中的事项；3尚未付诸实施的运营战略、运营方向、运营规划、运营工程及运营决策；4开发报建、设计施工、

43、诉讼或仲裁事项及纠纷的处理方案等；5章程、合同、协议、意向书、制度、规定及可行性研讨报告；6各部门上报、下发和相互交换的内部文件、资料；7各部门每个时期的任务方案、总结和情况综合文件、资料；8各类行政、业务会议的文件、资料、记录录音、录像、纪要；9财务运作、资金运作方案、统计报表，财务预决算报告及各类财务报表、金融管理部门的原始数据、资料；10人事档案，员工个人工资、奖金及劳务性收入资料，员工情况综合资料；11在运营过程中构成的市场调查、预测、投资工程可行性研讨、工程招商、工程评价、工程进展情况等专题报告及有关资料；12招商、营销战略等资料；13招招标资料、底价及竞争对手的有关情况等；14工程

44、预算、结算书和各种图纸；15事业部管理层住址、行迹；16一切印章、财务用章、法人章等；17各部门所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；18不测或突发事件，其它经公司确定该当严密的事项。第二条 密级确定：属严密范围的文件、资料、图纸等，应分类编定为、绝密三个密级。1公司运营开展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级；2公司的规划、公司运营情况、重要会议记录为级；3公司人事档案、财务报表、统计资料、法律诉讼资料、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息及其它为级。第三条 严密措施1密件应由各级行政管理部门分别盖上相应密级的印章。2密件应有专人监制、保管，存放在保险箱

45、或保险柜内；条件一时不具备的，也应存放在上锁的资料柜、抽屉内。3级含以上的文件传阅至公司指点；级文件传阅各副总以上级他人员。非经以上人员同意，不得复制、摘抄或传阅。4密件的制造、收发、传送、运用、复制、摘抄、保管和销毁，由秘书处或主管副总经理指定专人执行；采用电脑存取、处置、传送的公司由经办人或电脑管理员担任严密。5外出携带密件，由指定人员担任严密并采取必要的平安措施。6查阅、借阅密件，需求经总经理赞同，并经密件保管部门担任人审批后，方可借阅。件须先经秘书处担任人审批，再经行政副总同意后方能借阅，并要求当日归还。7凡涉及严密内容的底稿、资料、文件、笔记簿等，废弃时必需销毁。8秘书处档案室、打字

46、室和有关部门资料室设为严密室，未经赞同，无关人员不得擅自进入严密室。各指点的办公室，未经本人赞同，不得进入。9全体员工要严厉遵守严密制度，预防丧失或被窃取文件资料；不准在私人交往和通讯中泄露公司；不准在公共场所议论公司；在正常的任务交往中要留意保守公司。10具有属于公司内容的会议及其他活动，主办部门应采取以下严密措施：1选择具备严密条件的会议场所；2根据任务需求，限定参与会议人员的范围，对参与涉及密级事项的人员予以指定；3按照严密规定运用会议设备和管理睬议文件；4确定会议内容能否传达及传达范围。11任何员工发现公司曾经被泄露或能够被泄露时，该当立刻采取补救措施并及时报告秘书处担任人及主管指点处

47、置。12各部门在运营中如遇有能够给公司呵斥负面影响的紧急情况，在场员工应立刻处置，无法处置时应立刻向部门担任人报告。对有负面影响的突发事件除有义务协助司法机关调查取证外，不得对外发布任何音讯；确有必要时对外发言时，应由筹建处担任人以上指点指定专人进展或在一致口径的情况下经筹建处担任人赞同或认可后进展。13.员工请长假、长休、辞职，必需将与公司业务有关的书面资料、合同协议、客户档案、电子文档填写详细清单并上交部门担任人。第四条 公司员工应与公司签署严密协议，公司有权对其进展背景调查。第五条 本制度规定的泄密是指以下行为之一：1身手业部被不应知悉者知悉的；2使事业部超出了限定的接触范围，而不能证明

48、未被不应知悉者知悉的。第六条 罚那么出现以下情况之一的，予以警告、经济处分、解雇，情节严重的根据、有关规定，清查法律责任。1、泄露公司，尚未呵斥严重后果或经济损失的；2、违反严密管理程序的；3、泄露公司但采取有效补救措施的；4、故意或过失泄露公司，呵斥严重后果或艰苦经济损失的；5、违反严密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司的；6、利用职权强迫他人违反严密规定的。第八节 对外接待管理方法第一条 为使事业部接待任务有所遵照，特制定本制度。第二条 本制度适用于事业部接待任务。第三条 秘书处、行政办公室担任制度解释。第四条 接待事务分类A类：贵宾接待。指公司指点重要客人、公司重要客户、主流

49、媒体、外宾及观赏团或政府部门的接待；B类：业务接待。指营销客户的接待；C类：普通接待。指普通来客的接待。第五条 接待场所管理1总经理办公室、会议室用于贵宾接待；2VIP商务室用于业务接待；3休闲厅用于普通接待，待客必需在指定区域。第六条 接待职责分工1接待是窗口任务，对于塑造企业良好笼统具有非常重要的意义，相关部门人员必需高度注重、规范品行。2接待内容包括：迎客引入、讯问让座、接待洽谈、观赏引见及款待效力等。分工如下：1警卫值班：提供平安保证及来客导入；2礼仪中心：提供普通接待良好环境的保证及备品预备，协理贵宾室、商务室定时清扫任务；3总台文员：提供信息沟通保证、调度控制及来客记录；4经办部门

50、：担任接待洽谈并陪同一直；5秘书处：管理总经理办公室、贵宾室，担任款待效力并陪同洽谈及观赏。3.行政办公室主任对接待任务负全面责任。第七条 接待方式1贵宾接待：秘书迎接来客于总经理办公室或会议室入座，事业部指点陪客接待，以咖啡、冷饮、热茶、名烟、水果等款待，如需就餐由事业部指点或指定专人陪同安排于酒店就餐。2业务接待：营销部门、招商主办人员迎接客户于商务室洽谈，以香烟、饮料、糖果等款待。如需就餐，原那么上安排任务餐，营销、招商经办人陪同。如需安排外出就餐，由副总或指派人员陪同。3普通接待：业务部门接待并效力，以纯真水款待，如需就餐由部门指定人员陪同于餐厅就餐。第八条 接待规那么1接待普通程序：

51、警卫值班问清来由后指点道路并通报总台，总台礼仪、文员礼貌讯问后让座于休闲厅并通报接待部门及效力人员，接待经办人员请来客到专门接待室接待洽谈。2接待礼仪要点：1接待人员须严厉遵守事业部相关规定，不准有任何越格行为发生；2总台礼仪、文员于接待进展时，须亲密凝视接待动态，做好控制指挥任务，保证规范进展；3接待过程中如有来客提出办理限制事宜，须婉言解释、礼貌回绝。3.接待用品预备：1通用备品：烟及配套用品、水及水具、糖果、报纸、便笺及铅笔等；2特殊备品：速溶咖啡、冷饮、茶品及公用茶具、水果等。 4环境规范：1物品摆放整齐，外表无灰尘；2地面干净，空气流通清新；3室温适宜，灯光适中，演示设备调好待机；4

52、备品齐全。 5、观赏规定1观赏须请示行政副总经理同意；2观赏引见由礼仪或部门接待人员担任；3观赏所到之处，任务人员须集中精神做事，不得东张西望，更不许与观赏人员交谈。如有必要可礼貌表示。第九节 总经理日程管理方法第一条 日程是总经理的任务质量、任务效率、任务成果的表现之一，总经理任务日程安排是秘书处的一项根本任务，是辅助任务的根底，安排好总经理日程，有利于总经理高效任务，更全面地处置事业部各方面事务。第二条 日程安排原那么1了解总经理的日常任务、近期业务重点、作息习惯、身体情况； 2优化任务方法，细心察看总经理的任务习惯与做事风格，自动顺应其任务节拍； 3了解公事业部业务开展情况，特别是业务进

53、展情况；4对方案内事情预先写入日程，及时整理日程表，以免安排冲突；5明确任务事项优先级，在处置事务时留意理顺、排序，分清轻重缓急，酌情安排处置；6定期与总经理沟通，使双方的要求、需求和能够会遇到情况的处置原那么达成共识，以利任务开展；7日程安排做到张弛有度、松紧适当。第三条 秘书处担任总经理任务日程方案安排。1每周确定总经理任务方案安排表；2根据方案安排制定每日总经理任务备忘录；3每天将总经理交办的任务及完成、进展情况登记汇总。第四条 总经理任务安排包括：日程安排、出差日程安排、会议安排、大型活动和突发来访等部分组成。1日常任务安排：总经理日常任务分为两种，即事先有方案的相对固定的任务汇报、会

54、议、出差、接待、文件签批等和突发性任务暂时安排事项。秘书处每日需将方案内事项预先填入拟好的日程表中，同时灵敏安排突发随机事件。各部门需提交总经理处置或决议的事务，一概提交秘书处予以登记安排，以便列入总经理日程表中；各部门每日在上午8：50之前将总经理需审核的任务提交至秘书处。各部门需总经理审核的单据，那么不需登记，直接呈总经理审批即可。2出差行程安排：总经理国内外出差事务，均由秘书处予以统筹方案安排，相关部门如需与总经理一同出差，需提早1-2周通知秘书处，同时提供出差日期、地点、主要活动内容、下榻酒店资料、接送人员等资料。秘书处根据情况拟出“总经理国内外出差行程表，确定行程，预定机票。同时做出

55、日常任务协调必要时，拟写“授权书。如需办理国外签证，须提早1-2个月提交秘书处办理。总经理出差期间，秘书处根据总经理出差安排，随时通报事业部业务进展情况。出差后，秘书处及时向总经理汇报出差期间事业部内部事务及业务进展。3会议安排1会前与总经理及相关部门担任人明确会议内容、议程和参与人员；2综合总经理日程，安排会议地点及时间；3下发会议通知后，确认参会人能否已收到通知，对特别重要的参会人员，可进展确认；4会中协助放映PPT，时辰关注会场内情况，随机应变；5对会中达成的决议及时跟进，并反响给总经理。4媒体采访1秘书处提早为总经理预备好采访提纲和问题答案；2对于需求摄像或拍照的采访，由秘书处担任提示

56、总经理着装和发型；3采访如在事业部外进展，须事先与行政部门定好车辆；如采访在事业部内进展，秘书处通知行政办公室预备会议室，并根据采访需求留意采光及电源；4采访终了后秘书处与记者沟通，及时了解播出或见报确实切时间。5活动安排1接受活动约请后，根据活动议程判别重要程度，咨询总经理意见，如总经理赞同参与活动，立刻安排日程；2秘书处为总经理预备PPT、发言稿、主持词等，经总经理审阅后修正、定稿；3活动终了后秘书处根据录音整理讲话稿。 6突发来访安排1问清对方来访目的；2对于总经理熟习且非常重要的客人，假设总经理当时有时间接待，应尽量安排，可把来访者请到会议室，为对方预备饮料和报纸，并告知对方估计等待时

57、间，同时礼貌暗示对方总经理的下一个约会时间；3对于总经理熟习且非常重要的客人，假设总经理当时不便接待或不在办公室，由秘书对情况做出解释，同时咨询来访者意见，自动和来访者另约一个见面时间，或协助 他安排和相关担任人见面；留下来访者的联络方式和资料，待总经理方便时转告总经理，如有必要可进展后续安排；4对于与事业部和部门毫不相关的来访者，咨询相关担任人意见处置；5对于与其它部门业务相关的来访，提供其相关部门的联络方式，留下对方的联络方式和资料，转交相关部门处置。7应急事件安排。发生突发性应急事件如火灾、人员伤亡事故等要第一时间通知总经理，启动应急预案，按照总经理要求召集有关担任人研讨对策，制定方案和

58、方法。第四条 沟通协调。1秘书处要及时了解总经理近期的任务重点、业务要点及管理思想。准确了解总经理授意，做好上情下达的任务。2要加强与部门人员充分沟通，及时了解各项业务进展情况，并将信息及时整理反响给总经理，有效协助总经理推进任务。第五条 未尽事宜按照总经理指示办理。第十节 秘书行为准那么与根本素养 一、秘书任务纪律及原那么一任务纪律1.忠于职守，爱岗敬业；2.讲究原那么，秉公办事；3.保守，严厉自律。二任务原那么1.耿直-公平，坚持既定政策和原那么；2.忠实忠实于上司、企业；3.敬业-以秘书任务为荣，设定高目的；4.勤劳-努力任务，不断学习；5.有序-利落，有条不紊；6.高效-追求效率和效益

59、；7.可靠-按商定完成任务，保质、保量、及时；8.守信-不失约、不违约、不食言、不泄密。二、秘书礼仪与涵养一礼仪1.仪表风度温文尔雅，举止仪态优雅得体，待人接物落落大方；2.言谈恳切文雅、轻松自若，语速不疾不徐，沟照射畅；3.具备自动性、顺应性，注重团队、创新精神。尊重他人，谦虚恭敬。二涵养1.做好助手、顾问任务。参与有度、顾问有方，多谋而不擅断，到位而不越位；2.辅助总经理树立良好的言语、行为协作、行为鼓励、行为感化笼统；3.发扬表率作用，察看力先行，加强指挥与控制才干，树立大局观；4.具备良好的心思素质，波涛不惊。三、秘书根本才干一多元化才干。具有良好的言语才干、根本公文撰写才干和常用办公

60、软件操作技艺；二组织才干。具备制定各种会议和活动方案，处置任务日志、方案表、文件和电子档案才干；三沟通才干。具备和指点、同事以及客人友好沟通并擅长协调其间关系的才干；四求知才干。具备不断吸收新知识、提高专业技艺以顺应事业部开展需求的才干；五协同才干。具备友好协作、团结并进的才干。四、秘书任务技巧一保证指点办公环境清洁温馨；二注重细节，秘书任务无小事；三诚实征求、搜集他人意见、想法；四擅长揣摩，勤于察看，心领神会。第四章 任务流程【流程一】外部来文流程秘书处签收行政副总经理/总经理指示文件分发留存整理外部来文秘书处督办秘书处编号登记上报【流程二】文件制发流程秘书处登记行政副总经理/总经理指示文件