现代办公自动化

1、第1章 概述(i sh)1.1 我国信息化的现状(xinzhung)和发展1.1.1 我国政务信息化的现状和发展1.1.2 企业信息化的现状和发展1.1.3 我国信息资源建设的现状与发展1.1.4 我国信息化发展战略1.2 OA的基本概念和发展历程1.2.1 OA的基本概念1.2.2 办公自动化发展历程共七十三页1.3 OA系统的基本(jbn)组成、技术及应用发展1.3.1 OA系统的基本组成1.3.2 OA系统的技术发展趋势1.4 OA软件系统的作用与基本功能1.4.1 OA软件的作用1.4.2 OA软件的基本功能共七十三页1.5 OA系统存在的问题及OA系统的新需求1.5.1 传统OA系统

2、存在的问题1.5.2 对OA系统的新需求1.6 我国办公自动化发展方向(fngxing)及策略1.6.1 新时期办公自动化建设的内涵和外延1.6.2 我国办公自动化的发展趋势1.6.3 我国办公自动化的发展策略1.6.4 办公自动化的实施过程 共七十三页1.1我国信息化的现状(xinzhung)和发展 1.1.1我国政务信息化的现状和发展1.我国政务信息化现状 我国政务信息化建设，以1993年启动(qdng)的“三金工程”（即金桥工程、金关工程和金卡工程）为标志开始了起步阶段，这一阶段是建设从经济效益和政府自身建设角度考虑属于优先级的重点行业和部门的系统工程，也是中央政府主导的以政务信息化的特

3、征的重点信息基础设施建设。共七十三页 1998年5月中旬，我国第一个严格意义上的政府网站“青岛政府信息公众网”开通标志着我国电子政务的发展开始转入第二阶段，1999年1月，40余个部委（局、办）的信息主管部门共同倡议(chngy)发起了“政府上网工程”，截止到2000年1月底，已建成的www下的政府网站达3200多个，70以上的地市级政府在网上设立了办事窗口，在该阶段主要标志是可以实现政府与用户单向互动 共七十三页 到2005年年底(nind)，我国政府域名（GOV.CN）注册量达到23752个，政府网站达到11995个。 共七十三页2.政务信息化对政府管理创新的作用 目前，世界上各国政府都在

4、积极进行电子政务的建设，这成为国际公共行政管理改革的新动向。 如2000年3月，日本政府宣布实施电子政务工程，并计划2005年全面进入“办公电子化阶段”； 美国在2000年6月6日至6月30日，用了二十天的时间完成了建设电子政务的全部立法程序，戈尔将其喻为“第二次美国独立(dl)革命”，并将在2005年前后最终进入电子政务时代； 英国也在2000年提出，要建设最适于知识经济发展的“电子英国”，并把全面开通电子政务的时间从2008年提前到2005年。共七十三页此外，新加坡、韩国、印度等国家以及区域政治、经济共同体也在积极行动之中；欧盟、东盟(dn mn)均提出“电子欧盟”和“电子东盟(dn mn

5、)”计划。总之，电子政务建设已成为国际公共行政管理改革和衡量国家竞争力水平的显著标志之一。共七十三页 我国政府通过吸收国外在电子政务领域的最新研究成果和对我国当前电子政务建设的深入研究，提出(t ch)了一套三位一体的电子政务理论框架。该框架是从政府基本职能出发而划分的基本建设任务，政府的内部基本职能是行政决策，对此，政务信息化的任务是在内部建立以为领导依法决策服务为中心的“行政决策系统”；政府的外部基本职能是公众服务，因此，政务信息化的任务是在外部建立为社会、公众履行政府职能的“公众服务系统”。 共七十三页 政府部门实现(shxin)了政务信息化，对政府的管理工作主要起到以下作用： 建立统一

6、的办公自动化（OA）平台 确保各部门公文流转、文件传递、信息共享的数字化、网络化和无纸化，实现了部门内部、部门之间、部门与领导之间网上无障碍的沟通与交流，明显提高了政府的工作效能。 共七十三页 推进行政业务(yw)网络化，将办事程序规范化、科学化和流程化，逐步实现政府内部业务(yw)流优化和计算机网络化。政府内部业务(yw)流的计算机网络化是政府实现对用户服务信息化的基础，在政务信息化建设中以政府的业务(yw)流为主线，以OA系统建设与应用为基础。共七十三页 利用政府信息网站，强化(qinghu)政民沟通渠道，提高政府公信力。 发挥信息化手段的监督功能，加强廉政建设。 共七十三页3我国政务信息

7、化建设的发展趋势 中共中央办公厅、国务院办公厅2006年5月颁布了2006-2020年国家信息化发展战略，并发出通知要求各地区各部门结合实际，认真贯彻落实。这是我国信息化发展史上首次出现的全国性的中长期发展规划，也是未来十五年我国信息化建设趋势(qsh)和走向的一个纲领性文件。 共七十三页 今后一个时期，我国政务信息化的发展趋势是： 政务信息化在促进行政管理体制改革方面的作用将进一步显现 政务信息化一体化建设将进一步加快 政府信息系统的大规模应用(yngyng)将普遍展开 政务信息化为公众服务的宗旨将进一步强化 共七十三页 政务信息化建设中将强调政府信息资源开发利用和共享度将进一步加强 政务信

8、息化建设和应用的法律法规体系(tx)、配套的规章制度和政策措施将不断完善。 共七十三页1.1.2 企业信息化的现状和发展1我国企业信息化的现状 当前，我国企业信息化的现状主要(zhyo)表现为：大中型企业纵深发展，中小型企业快速起步。 共七十三页2我国企业信息化发展趋势 随着信息网络时代的到来，企业电子商务、供应链管理、客户关系管理等应用兴起(xngq)，企业信息化发展的重点日益从内部信息化诸环节向外部管理信息化转移，与产业链、消费者、社会信息联系日益紧密，对信息网络和应用服务的需求日益迫切。 共七十三页1.1.3 我国信息资源建设(jinsh)的现状与发展 近年来，世界各国都十分重视本国信息

9、资源的建设工作，我国政府也不例外，中共中央、国务院办公厅联合于2004年发布了关于加强信息资源开发利用工作的若干意见（中办发200434号），对我国信息资源建设提出战略性的发展规划，体现出我国政府对信息资源建设的重视和发展战略眼光。 共七十三页1我国信息(xnx)资源建设的现状 政务信息资源开发利用 政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设，取得了积极进展。主要体现在： 国土资源基础数据库的建设与应用取得新进展 公安系统信息资源综合开发利用全面展开 中国自然灾害灾情信息化建设取得重大进展 共七十三页 信息资源的公益性开发利用 农业、科技、教育、卫生、社会保

10、障、档案等领域信息资源的公益性开发利用取得了较大进展，为提高政府公共服务能力、推动社会和谐提供了重要保障。信息资源的公益性开发利用主要(zhyo)体现在： 农业信息资源的开发利用，积极为解决“三农”问题服务 共七十三页 科研信息化建设取得新进展 专利信息资源开发利用取得进展 就业信息资源开发利用积极为高等学校学生就业服务 各级各类教育资源库建设成效显著 图书情报资料信息资源建设发展迅速 档案管理数字化，有利(yul)推进档案资源开发利用工作 共七十三页2我国信息资源建设的发展趋势关于加强信息资源开发利用工作的若干意见中明确提出我国信息资源建设的基本原则：“统筹协调 正确处理加速发展与保障安全、

11、公开信息与保守秘密、开发利用与规范管理、重点突破与全面推进的关系，综合运用不同机制和措施，因地制宜，分类指导，分步推进，促进不同领域、不同区域的信息资源开发利用工作协调发展。”需求导向 紧密结合国民经济和社会发展需求，结合人民群众日益增长的物质文化需求，重视解决(jiju)实际问题，以利用促进开发，实现社会效益和经济效益的统一。共七十三页创新开放 坚持观念创新、制度创新、管理创新和技术创新，充分利用国际国内两个市场、两种资源，鼓励竞争，扩大交流与合作。确保安全 增强全民信息安全意识，建立健全信息安全保障体系，加强领导，落实责任，综合运用法律、行政、经济和技术手段，强化(qinghu)信息安全管

12、理，依法打击违法犯罪活动，维护国家安全和社会稳定”。 共七十三页 在若干意见中提出了我国信息资源建设发展趋势主要体现在以下几个方面： 加强政务信息资源的开发利用 建立健全政府(zhngf)信息公开制度 加强信息资源的公益性开发利用和服务 支持和鼓励信息资源的公益性开发利用 促进信息资源市场繁荣和产业发展 加快信息资源开发利用市场化进程 共七十三页1.1.4 我国信息化发展战略 2006-2020年国家信息化发展战略中为我国今后一段时期的信息化发展制订了发展战略，其主要体现在： 1要实现的具体目标(mbio)是 促进经济增长方式的根本转变实现信息技术自主创新、信息产业发展的跨越 共七十三页 提升

13、网络普及水平、信息资源开发利用水平和信息安全保障水平 增强政府公共服务能力、社会主义先进文化传播能力、中国特色的军事(jnsh)变革能力和国民信息技术应用能力 共七十三页2我国信息化发展的战略重点 推进国民经济信息化，推进面向“三农”的信息服务 推行电子政务，改善公共服务 建设先进网络(wnglu)文化，加强社会主义先进文化的网上传播 推进社会信息化，加快教育科研信息化步伐 共七十三页 完善综合信息基础设施，推动网络融合，实现向下一代网络的转型 加强信息资源的开发利用，建立(jinl)和完善信息资源开发利用体系 提高信息产业竞争力，突破核心技术与关键技术 共七十三页 建设国家信息安全保障体系，

14、全面加强国家信息安全保障体系建设 提高(t go)国民信息技术应用能力，造就信息化人才队伍 提高(t go)国民信息技术应用能力 共七十三页1.2 OA的基本概念和发展(fzhn)历程 1.2.1OA的基本概念1“办公室的故事” 故事一：王先生是报社的一名记者，他每天早晨走进办公室，打开电脑，边收电子邮件边处理当日要发的稿子，然后将稿件从内部公共平台上发给美编进行版面设计、出样版。发版中间进入报社内部信息发布系统，浏览今日工作须知，并填好近日的采访(cifng)或会议活动，报告自己的行踪，也让同事共享近日的业界动态。王先生的“办公室的故事”就是让工作时间升值、让工作过程“无纸化”。 共七十三页

15、 故事二：李先生是位某公司的技术人员，他想了解公司某项产品的全部信息，通过安装(nzhung)在电脑上的技术导航图，关于此产品的特性、相关解决方案及开发指南等一并汇集到王先生眼前。看了这些内容，王先生还想了解开发此类产品的技术难点，只需点击屏幕上的某个问答按钮，基于全球的技术问答库中的许多技术专家会及时给出答案。共七十三页 故事(gsh)三：刘小姐是某公司的人事主管，每天上班时一打开电脑，与她常联系的人便从电脑上呈现出来，谁没在线，谁有事想与刘小姐商讨，均一目了然。刘小姐只需点击一个键，便可与在线的某人取得联系，并在网上与其进行视频交流。如果事情处理完，刘小姐可以查看与该部门相关的其他部门信息

16、，如行政办公室、财务部等，它们很快就会动态地显示出来 共七十三页 OA作为电子政务和企业信息化的核心功能之一，越来越受到人们的关注和大力推广应用。人们普遍使用(shyng)计算机来提高个人工作效率，但是在需要许多人一起协同工作的现代工作环境中，我们更需要提高我们的整体工作效率。 共七十三页办公自动化，一个极大的概念，目前，无论是办公设备公司，还是系统集成公司，都大力推出自己的办公自动化产品。有办公设备、办公自动化电脑、办公自动化软件等。可见，办公自动化中内容庞大，那么，首先我们来探讨一个问题，什么是办公？办公实际就是文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁、存档的全过程。那么随着文件的这一流程

17、，需要(xyo)使用各种各样的设备。随着技术的发展，计算机网络技术的进步，办公自动化网络的建设也得到了大力推广。 共七十三页 传统办公模式 传统的办公模式主要以纸介质为主（工作流程如图1-1所示），在信息革命(gmng)的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了人们的重视。 共七十三页图1-1传统办公模式共七十三页 网络化办公模式 Internet/Intranet的迅猛发展，为信息的交流和共享，团队的协同运作提供了技术的保证，同时也预示(ysh)着网络化办公时代来临，现代办公模式如图1-2所示。 共七十三页图1-2现代

18、办公模式共七十三页 谈到OA（Office Automation，办公自动化），往往我们就会联想到各种Office、Excel之类的软件，若是这样的话仅体现了以数据处理为中心的第一代OA阶段(jidun)的OA概念。若我们联想到的是E-Mail、文档数据库管理、目录服务或是群组协同工作，那么，我们对OA的理解已经进入了以网络为基础，以工作流为核心的第二代OA时期；若我们已经认为它应该是能够在网上实时交流、信息可以广泛集成的平台，那么，我们对OA的了解和认识已经进入到以知识管理为核心的第三代OA系统。 共七十三页随着信息技术、Internet、知识经济时代(shdi)的到来，OA已经超越了传统O

19、A办公室的范畴。对OA的定义目前也有很多种，如：办公自动化（OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式；是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域；是信息化社会的产物；是通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过OA系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大的扩展了办公手段，实现了办公的高效率。 共七十三页2OA的基本含义 从OA的功能角度来看 OA 应该是一个组织除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，呈现不同的功能表现，如：对于企业高层领导而言，OA 是决策支持系统（DSS），OA运用

20、科学的数学模型（方法模型和知识模型等），结合组织内部/外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用组织的各业务环节提供的基础“数据”，加工(ji gng)处理成有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率；对于普通员工而言：OA是事务/业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快的工作。共七十三页 从网络的性质(xngzh)来看 办公自动化应定位于内部网（Intranet）。 从办公性质来看 办公自动化应定位于数字化办公。 从信息化建设的角度来看 办公自动化应是信息化建设的基础。 共七

21、十三页根据目前市场上OA系统的功能，OA系统可分为广义的办公自动化和狭义的办公自动化两类：广义办公自动化（新一代 OA） 以人力资源为中心和工作流程为血脉，在统一的组织信息平台上实现跨部门和跨业务的公文/销售/人事/资产/客户/项目等处理，最大的特色是消除了企业内部的各类信息孤岛，并让所有员工(yungng)在统一平台上协同工作。狭义办公自动化（传统 OA） 主要是以公文处理、档案管理为中心的行政管理办公系统，很难与业务系统对接，对企业协同运作的效用不大。 共七十三页 办公自动化系统建设的本质是提高决策效能为目的的。 办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。 办公自动化的灵魂(ln hn

22、)是软件，硬件只是实现办公自动化的环境保障。 共七十三页1.2.2办公自动化发展历程 从管理信息系统的发展历程来看，随着计算机技术的进步，其功能、应用领域和概念外延不断衍生、扩大与提高，迄今为止，已经历了三个发展阶段。 1第一代办公自动化 第一代OA是在二十世纪八十年代中期到九十年代中期以个人电脑、办公套件为主要(zhyo)标志，实现了数据统计和文档写作电子化，即将办公信息载体从原始纸介质方式转向bit（位）方式。 共七十三页2第二代办公自动化 从二十世纪九十年代中期开始的第二代OA系统以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，即将收发文从传统的手工方式转向工作流自动化方式。

23、与第一代办公自动化相比，第二代办公自动化系统有三个显著特点：以网络为基础(jch)，强调协同工作，把工作流作为实现业务自动化的技术手段。共七十三页3第三代办公自动化 1996年世界“经济合作与发展组织”（Organization for Economic Cooperation and Development，OECD）在“科学技术和产业展望”的报告中首先提出了“以知识为基础的经济”概念(ginin)，人们把它归纳为知识经济（Knowledge Economic）。 共七十三页知识经济的建立(jinl)和发展主要指发展科学技术、教育以及创新（Innovation）、应变能力（Responsiv

24、eness）、生产率（Productivity）和技能素质（Competency）为主要内涵的知识管理（Knowledge Management）。 共七十三页 第三代OA是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。它以知识管理为核心，提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保使用者能随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，并因此提高组织(zzh)运作效率，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高组织(zzh)与机构的整体创新和应变能力。共七十三页什么是知识管理？安德鲁卡内基曾说过：“在一个组织内，唯一不能被替代的资产是组织的知识和

25、它的人员。”知识正在成为推进一个组织持续性发展的源动力。尤其当前社会已经迈入知识经济时代，与工业经济时代不同，它的特征(tzhng)是社会生产能力和商品过剩，竞争异常激烈、客户需求变化频繁，对组织的应变能力、决策能力和创新能力都提出了更高的要求。因此推动社会发展的主要力量不再是传统的自然资源、资本和劳动力，而是知识。 共七十三页 什么是知识管理呢？斯维拜（Karl E Sverby）从认识论角度对知识管理的定义：“利用组织的无形资产创造价值的艺术。”知识首先不同于传统的资产，它更多的以“无形”的形式存在，例如人的经验、心得，人所掌握的技能等，而无形的知识却是无价的，知识管理就是要用科学的方式获

26、取、组织、分享、更新、创新这些知识，从而在组织中成为管理运营的智慧资本，给组织带来价值。通俗(tn s)地讲，知识管理是指在恰当的时间，将正确的知识传给合适的人，让他们采取最恰当的行动，以避免重复错误和重复工作，它关注的是如何充分得到分布在不同地方的知识。 共七十三页 值得一提的是，这里所提到的知识有两种形式：显性知识和隐性知识。显性知识是指存储在信息系统中的已经表述(bio sh)出来的结构化或半结构化的信息内容；隐性知识是指专家的知识和员工头脑中具有的实践经验、思想和思维方法。 共七十三页知识管理所包含的基本要素知识管理所包含的基本要素： 知识来源 从内容上来分类，知识包括各种技能、专业、

27、事实、能力、法则、规律等；从存在(cnzi)的形态来分类，知识包括显性知识（各种数据、文档、材料等）和隐性知识（人头脑中的思维方式、专业知识、掌握的技能技巧等）。 共七十三页 存储知识 知识的存储包括存储的场所、存储的形式、组织(zzh)的方式等。 共享知识 知识的共享从另一个角度来说就是知识的分发、传播，让知识的使用者可以最大限度的获取知识，从而使知识通过共享实现自身价值。 利用知识 知识的利用就是要让知识在获取的同时，转化为人员的技能、能力，以及组织的智慧资本。共七十三页OA对知识管理的支撑 现代OA系统应该为知识管理的这些要素提供相应的管理工具：知识的获取知识的整理(zhngl) 知识的

28、分发 知识的利用 知识的创新 共七十三页第三代OA系统的突出特点 第三代OA系统的突出特点是：实时通信(tng xn)、实时交流。以知识管理为核心的第三代办公自动化系统，其具有以下几个明显的特征： 功能丰富、来源丰富的数据信息处理功能 充分利用各种协同工作手段 办公自动化系统起到“知识管理”的平台与门户作用 共七十三页1.3 OA系统的基本(jbn)组成、技术及应用发展1.3.1OA系统的基本组成 OA系统的基本组成：一个OA系统主要由现代办公(bn gng)设备、计算机及网络通信设备及系统软件、OA软件及所需其他软件、办公(bn gng)人员等构成。 现代办公设备：各类在办公中所需要的设备。

29、如：传真机、复印机、打印机、数码相机、扫描仪、视频会议相关设备等设备。 共七十三页 计算机及网络设备及系统软件：主要包括服务器、计算机、交换机、路由器、防火墙等设备。系统软件包括：网络管理软件、操作系统、数据库管理系统等软件。 OA软件及所需其他软件：需要(xyo)一套OA软件和办公数据处理的相关软件 OA软件是OA系统中的核心。 字处理软件 工作流（Workflow）管理软件 E-mail管理软件 数据库 等 共七十三页 办公过程是一种知识劳动的过程，而知识劳动永远不可(bk)能全盘自动化，因此，人（管理者和使用者）是OA系统中不可(bk)缺少的组成部分，而且是一个重要的组成部分。 共七十三

30、页1.3.2OA系统的技术发展趋势OA技术平台(pngti)分析 微软的.net+关系型数据库（RDB）技术 SUN的JAVARDB技术 IBM Lotus Domino技术 共七十三页1.4 OA软件系统的作用(zuyng)与基本功能 1.4.1 OA软件(run jin)的作用 办公自动化软件在办公管理过程中主要的作用体现在： 第一是能极大地提高工作效率 第二是节省运营成本 第三是规范单位和部门的管理 第四是提高组织的竞争力和凝聚力 第五是使决策变得迅速科学 共七十三页1.4.2OA软件的基本功能 目前较为流行的OA软件都具备以下基本功能： 个人信息管理（PIM， Personal Inf

31、ormation Management）功能 信息发布和内容(nirng)管理（Content Management）功能 文件共享和文档管理功能 共七十三页 讨论和公告(gnggo)管理功能 公文管理功能 档案管理功能 办公事务管理功能 工作流程管理 系统安全维护管理 共七十三页1.5 OA系统(xtng)存在的问题及OA系统(xtng)的新需求 1.5.1 传统OA系统存在的问题 传统OA系统的应用是基于文件系统/关系型数据库系统，以文档数据为存储和处理对象，强调对文档数据的计算和统计能力，缺乏对于协作型工作的处理能力，而办公过程主要是群组协作过程，如收发文、日常报销(boxio)流程等。 共七十三页1.5.2 对OA系统的新需求 具体表现在： 需要一个高效的协同管理工作平台需要一个有效的知识(zh shi)资产管理平台 需要一个个性化的系统访问门户 需要一个良好的组织文化管理平台 需要一个集中的信息整合呈现平台 需要一个灵活的业务流程整合平台 共七十三页1.6 我国办公自动化发展(fzhn)方向及策略 1.6.1新时期办公自动化建设的内涵和外延 在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互联网技术的发展，人们对办公自动化的认识也越来越深入。从更深层次理解现代办公自动化，从网络的