推进规范管理 提升档案工作质量

1、 推进规范管理 提升档案工作质量上海立信会计金融学院档案馆2018.05.16主要内容1档案工作存在问题及整改方向档案规范化管理基本内涵档案信息化建设具体要求档案安全保密与优化利用 档案队伍基本素养与职责2345指导思想 党的十九大宣告中国特色社会主义进入新时代，档案工作也进入了新时代，档案工作要充分发挥在学校各项发展中的基础性、支撑性作用，不忘服务为本初心，牢记文化传承使命，切实承担起为党管档、为国守史、为民服务的职责，把推进档案工作改革创新作为动力，把依法治档作为基本方略，推动档案工作高质量发展。 工作要点 全面开展收集归档工作，推进档案资源体系建设；加强档案安全与保密工作，推进档案安全体

2、系建设；加强档案信息化建设，推进档案治理现代化坚持依法治档常态化，推进档案规范化管理充分挖掘档案价值，提高档案服务中心大局能力一、档案规范化管理基本内涵（一）积极推进依法治档，确保高校档案工作有法必依，有违必究上级法律法规中华人民共和国档案法法律中华人民共和国档案法实施办法行政法规上海市档案条例地方性法规高等学校档案管理办法（教育部27号令） 档案管理违法违纪行为处分规定（监察部30号令） 两办意见 关于加强和改进新形势下档案工作的意见（2014年2月27日中共中央办公厅、国务院办公厅印发）创新档案工作的重要纲领性文件；关于加强和改进新形势下本市档案工作的实施意见（2014年8月15日上海市委

3、办公厅、上海市府办公厅印发）为新时期本市档案工作创新发展指明了方向；深入贯彻的工作措施（2015年2月9日上海市档案局印发 推进本市档案工作创新发展做出全面部署档案工作标准：高等学校档案实体分类法及高等学校档案工作规范1993归档文件整理规则DAT22-2015文书档案案卷格式（GB/9705-1988）科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000） 照片档案管理规范（GB/T11821-2002）电子文件归档与管理规范（GB/T8891-2002）档号编制规则（DA/T13-1994）档案著录规则（DA/T18-1999）学校档案工作相关文件 现已拟定学校各类档案管理办法（O

4、A电子文件、教学档案、实物档案）各部门文件材料归档范围及保管期限表各部门实体分类方案关于档案管理违法违纪行为处分（二）实施分级分类指导，确保高校档案工作水平整体提升 1. 根据不同门类档案特点提供个性化的业务指导 行政党群教学科研设备财会基建出版外事声像实物专题历史人物2. 根据兼职档案员的不同需求给予分类指导 按需指导 定期跟踪 重点关注熟悉归档流程，熟练掌握归档技能的约20人，仅占30%有一定档案基础，至少有一年以上兼职档案员经验的约31人，占 47%零基础新兼职档案员约14人，占21%（三）推进精细化管理，确保高校档案工作高质量发展 1. 归档标准的统一 两校区归档模式、归档要求融合各部

5、门之间归档要求协调统一规章制度归档范围分类方案档案管理各环节信息化处理等大事记会议记录照片档案规格等 2. 案卷质量的提升： 形式内容页码编制规范编目著录准确扫描清晰可辨标题简明扼要外形整洁美观分类组卷合理文件排列有序信息完整可靠手续签署完备具有保存价值准标文件收集鉴定组卷扫描上传电子文件文件排列确定保管期限编制页码打印卷内文件目录、备考表、移交目录装订排架打印案卷封面办理移交手续归档完成文件材料归档流程图进入网络归档流程拟写案卷标题 归档验收分类编目著录收集鉴定分类组卷文件排列编目著录编页标题拟写依据本年度工作计划及历年文件材料的形成规律，预计可能产生的的内容及时做好部门预立卷工作，做到收集

6、全面、完整、准确简明扼要，内容完整，切忌文字的堆砌和要素不全，案卷题名应揭示卷内文件关键词容，不能简单而笼统，不超过50字对归档文件的价值进行鉴定甄别，既要保证应归尽归应有尽收，又要剔除无需归档的文件，忌全盘接收、“有文必档”；按照年度-问题分类法，先将文件按其形成或针对的年度分开，同时结合问题，将文件按其内容所反映问题、事物分开。按照重要程度或时间顺序排列，遵循结论性的文件在前，过程性文件在后，按时间结合事由排列逐页编制，统一编码的位置，文件材料有页码且拟编制页码与原有页码相同，可以保持原有页码，防止漏敲、错敲归档文件应该逐渐编目，著录时候尽量全面、准确、完整的反映案卷文件信息，杜绝错别字、

7、同音字，影响检索归档文件数字化处理要注意图像的清晰度、页面完整性、位置不偏不倒、页数不遗漏 不重复、上传挂接无误等数字化验收文件与目录一一对应性，各著录项检查，卷内文件质量，备考检查人签字，电子文件的可读性及标准性等最大限度地保持文件材料之间的有机联系，这种有机联系主要体现在文件的来源、内容、时间、形式和配套关系等。构建以利用为核心的档案管理理念利用收集整理鉴定编目著录编研数字化二、档案信息化建设的具体要求档案信息化管理系统建设OA电子公文在线归档归档文件数字化处理数字化外包管理1.档案信息化管理系统建设基本功能：接收、整理、保存和提供利用建设原则：先进、实用、安全、发展总体要求： 开放性可实

8、现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。 可扩展性应满足当前及可预见的时间内的业务需求，可方便地进行功能 扩展。 灵活性支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定 义与部署。 安全可靠保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名 数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全， 防止非授权访问。 此外，还应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库；应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案；应具备对实体档案进行辅助管理的功能。2. OA电子公文在线归档校外收文 OA系统 电子 文件校内发文内部请示会议相关文件合同相关文件信访材料 随着OA系

9、统改进升级后按要求归档把经OA系统流转的文件原件及处理单交档案馆根据归档范围将需要归档的文件分发到相关归档部门归档部门按照要求完成“双套制”归档不需要归档的收文，由档案馆做资料保存两办文件收发人员档案馆相关人员档案馆相关人员兼职档案员 校外收文校内发文 若有部门发文经OA系统办理，归档参照校级发文执行 打印办结完毕的文件（发文单、附件、正文） 加盖学校公章后按职能分发至相关部门 主办部门按照立卷组卷原则归档，同时完成OA电子文件到卷内文件的转化两办文件收发人员兼职档案员内部请示打印正文、审核记录及意见、发文单、附件（有原件必须归原件）加盖主办部门公章呈文部门在正文及内部请示处理加盖部门公章按照

10、立卷整理规则组卷，同时完成OA电子公文到卷内文件的转化主办部门呈文部门 转化校内发文立卷单位浦东、松江、徐汇立卷单位所属类目PD 、 SJ、 XH6根据保管期限表确定永长短除有密级外，均为内部年度+立卷单位所属类目立卷单位的全程或规范简称立卷人 立卷单位的规范简称，前加“立信金融”在案卷中文件的序号，除末尾文件外均为起始页文件落款时间，有时候与OA自动生成时间相同卷号+件号的形式，卷号是自然数中间用点好隔开，件号 用4位数表示，不足用0补足关于转化校外收文（资料存放）来文单位规范简称，联合发文的用等字表示标识件数，即文件的收文号一般均为短期一般为档案馆文件的页数资料一般可忽略全宗号 转化校内请

11、示立信会计金融档案字2017第2号-252195校内请示成功转化的目录表现形式3. 归档文件数字化处理鉴定分辨率图像处理成果与所归档的纸质版本保持同步，经过鉴定，利用价值一般的可不作数字化处理一般常见PDF或JPG，为了便于上传，建议以PDF为主，非PDF格式的转化后再上传；格式扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准，一般是200或300dpi；质检、纠偏、图像拼接、裁剪一一对应，防止错位，精准挂接做好异地异质备份，确保其安全、完整和长期可用；挂接数字化处理避免以下问题4. 数字化外包管理数字化外包档案为非涉密档案（不适用于涉密档案）选择具有档案数字

12、化资质的档案服务机构承担档案数字化工作，并签订安全保密协议；建立档案数字化外包项目管理档案，跟踪记录档案部门与档案服务机构实施档案数字化外包项目全过程；做好数字化人员管理、场地和设备管理；数字化人员提供个人基本信息及签订保密承诺，数字化场地封闭、相对独立并配有监控设施，数字化设备原则上由实施单位提供，并且不得与办公网络或互联网连接与共享外包服务合同、安全保密协议、数字化统计、数字化成果到档案馆归档（备案） 1. 档案的安全保密三、档案安全保密与优化利用建立健全人防、物防、技防三位一体的安全防范体系；提高库房的安全防灾标准、采用先进的安全保密技术和设备，改善档案保管保密条件；定期开展档案安全保密

13、自查，防止档案丢失损坏。对电子档案实行异地异质备份保管，确保电子档案长期可用；对上网文件、档案进行严格审查，严防把涉密文件、档案传输到到非涉密网络上，杜绝传输过程泄密事件发生。安全保密信息实体对以已归档的涉密档案进行保密管理严格执行涉密档案的借阅利用落实不同密级涉密载体的保管措施对各单位的保密档案进行培训指导档案人员要严守保密制度，不得随意泄露绝、机密文件内容，绝密文件严禁翻印，严禁随身携带或传、抄、转借。档案人员未经领导批准，不得携带任何档案资料离开档案馆根据学校档案安全保密制度规定，涉密档案的利用须经有关领导批准，任何人不得私自翻阅，保密文件的利用一般不提供原件档案人员要严格按照档案文件的

14、密级划分范围，对密级档案在接收、登记时应和普通文件分开立卷，对不同密级范围的档案采取相应的保管保密措施和借阅制度涉密文件与其他文件分类管理，有条件的部门可以采用保密柜对于涉及敏感话题的文件材料可参考保密文件的管理方式，归档时请在备注中说明立信会计金融党办201724号 中共上海立信会计金融学院委员会落实保密工作责任制实施细则档案的优化利用 安全保密开放利用重保密轻利用 重利用轻保密 对立统一密切联系相辅相成转变观念树立安全保密意识突出服务至上理念规范管理加强规章制度建设严格利用审批程序统筹兼顾控制原件利用频率优化远程服务效率四、档案队伍基本素养与职责 政治意识 责任意识档案意识保密意识档案员基

15、本素养 服务意识自觉贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策，增强做好档案工作的时代感、责任感和紧迫感，以强烈的政治责任和高度政治自觉做好档案工作主动肩负起为党管档、为国守史、为民服务的重任，把党和国家的宝贵文化财富自觉的管理好、利用好、维护好档案的完整和安全充分认识档案工作的重要性和必要性，以档案利用为目的，发扬档案工匠精神，干一行、爱一行、专一行、精一行，积极推动档案管理规范化、科学化、法治化树立严格的保密观念和良好的保密习惯，在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源，积极防范档案泄密事件发生服务为本、不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到的为利用者提供优质的服务，是档案专业人员职

16、业道德素质的最基本要求政治意识责任意识档案意识保密意识服务意识兼职档案员职责02 根据本部门不同文件材料形成特征及时制定预立卷，合理分类存放，便于今后利用和立卷归档03负责本部门文件材料的收集、保管和整理、立卷、归档工作，同时做好归档文件数字化，在规定时间内向档案馆移交档案04积极参加档案业务培训，主动接受档案馆业务指导不断提高业务水平，确保案卷质量06 保守档案秘密，维护档案的完整和安全，发现失密或其他损害事故，立即向有关方面报告，并及时处理05岗位变动及时向档案馆反馈，并向接替者完成档案有关材料交接，填写移交清单，经双方签字后方可离岗01贯彻落实上级和学校档案管理规章制度，向本部门师生员工

17、宣传档案工作的意义和作用兼职档案员立足实际履职尽责兼职档案员分块管理：立档单位文件材料分散在不同的岗位，归档前各自收集整理完毕移交给兼职档案员集中管理：立档单位文件材料由兼职档案员统一收集整理岗位岗位岗位岗位整理收集归档归档收集整理五、档案工作存在问题及整改方向档案工作现状： 自2016年6月合并以来，在第一时间内建立了全校档案工作网络 和业务交流平台；现有立卷单位64家，兼职档案员64名 基本完成编制了各立卷单位归档范围及保管极限表，同时出台了档案利用和保密等相关规定，拟定了OA电子文件、教学、实物等管理办法，正准备声像系统的筹建。合并前原有全宗的归档工作接近尾声；并校后第一批档案归档工作尚在进行中，仅有一半的立卷单位在规定时间里完成规定任务。存在问题及整改方向 档案管理的各项规章制度建设相对滞后，未能及时的指导新学校档案工作实际档案馆与立卷单位之间互相沟通还需加强，对各立卷单位的档案工作动态了解不够全面；加强档案工作业务培训和指导，全面提升档案队伍工作水平和职业道德修养加强制度建设，尽快建立覆盖档案工作各门类各方面的规章制度积极开展调研活动，主动了解关注各立卷单位档案工作状况和存在问题，并给予及时的帮助归档意识和归档积极性主动性有待加强，兼职档案队伍不稳定导致档案工作进度缓慢