文件管理制度

1、目的为规范文件（包括公文与规章制度）的编写、批准、发布、修订、销毁等，以 保证文件的适用性、协调性和有效性。保证使用人及时得到所要的规章制度有效版本并确保文件的保密性和平安性。适用范围集团的管理体系文件、技术性文件、内行文和外行文均要遵循本规定。权责董事局主席：批准集团内部规章制度对外行文及集团内部重要发文。董事局办公室：审核集团内部规章制度、局部对外行文、集团内部重要发文及 网站发布的文字信息和图片、大型招聘广告、媒体新闻稿等；总裁：批准、发布集团一般性文件、质量手册、程序文件等；人事行政部：负责以集团名义发布的各类公文的草拟、修订；负责人事行政管 理制度、运营管理制度的制订及修订；负责规章

2、制度文件格式的统一、发布、 正本存档，记录、收发、存档、销毁等；财务管理部：负责财务管理制度、合同管理制度的制订及监督实施；职能部门、分子公司：负责与有关的质量文件及生产作业文件、工艺文件的编 写、审核，负责文件的领用、保存和执行使用。公文管理公文种类请示：下级请上级指示和批准使用的公文；报告：下级向上级汇报工作、反映情况用的公文；公告：宣布集团内外重大事件用的公文；通告：在集团一定范围内公布应当遵守或周知的事件用的公文；通知：传达集团指示，要求下级办理或知晓的事项，转发上级或同级的公文等;通报：表扬好人好事，批评违纪等错误，传达重要情况等；决定、决议：对某些重大问题或事项做出安排，用决定；经

3、会议讨论通过，要 求贯彻执行的事项，用决议；函：平级或不相隶属的部门之间商洽工作时使用的公文；会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用 会议纪要；1. 10签呈单：用以详述经办单位在处理事件过程中，须事件批准人批准的签批性的 申请文书；1.11工作联络单：各部门之间，集团总部与分、子公司平行部门之间为加强事务配 合，提高工作效率而制作的联络性文书。4. 2 公文格式4. 2.1函头：按发文的性质、涉及范围确定函头。如属天宝矿业集团母公司发文用“福 建天宝矿业集团股份文件”字样，各分、子公司发文那么用公司全称加“文件”。（函头字体为宋体、初号、加粗、红色）4. 2.

4、2发文编号：（宋体五号）“1”代表发文公司，如天宝、武夷天宝、西朝等；“2”代表发文机构、部门，如人事行政部简作“人字”;“3”代表年份,如2004表示2004年的发文；“4”代表文件的序列号，如：001o文件标题：应当简明扼要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，如“关于陈*先生人事任命的通知”；2. 8公文格式附后公文标题：是公文的名称，概括公文主要内容并标文种;4.2. 10 送：指主要受文单位，是公文承办或处理的阅读对象；抄送：指公文需要协助承办，或需要知晓的其他单位；发文时间：以文件批准签发日期为准；. 2.13公文格式见附件1。发文特别规定对外如向政府职能部门的请示、报告，只能以集

5、团公司的名义发文；对内行文可按照文件的种类和性质，用部门名义发文。对外发送的公文代表公司的立场和形象，不管是正式的公文还是便函，从拟稿到盖章各环节都要严格把关、慎重处理。除了函头、编号等格式符合公司 的要求外，还要符合现代商务文书的要求。各部门一般不允许越级行文，特殊情况需越级行文的，应抄报越过的部门或单位。发文应根据需要确定主、抄送部门，杜绝滥发公文。7相关规定公文 各类公文按照权限在签发之前必须进行会签，局部集团级发文及集 团内部重要公文须先经董事局办公室审核；o公文签发：一般性集团文件由总裁签发。局部对外行文及公司内部重要发文由 董事局办公室审核、董事局主席签发，如五等位以上（含）员工及

6、关键岗位员 工的任免通知、在集团网站发布的文字信息和图片、大型招聘广告、媒体新闻 稿等。盖章发文：经签发的集团级公文和对外公文，由集团人事行政部送到公章保管 人处盖章发文并登记。公文传阅：须相关部门知晓、执行或反应意见的公文，应采用传阅方式，由人 事行政部负责限期传阅。公文执行与反应：相关部门在接到待处理的公文后，应按规定时限执行完毕， 不得积压延误。公文处理完成后，经办人应及时将处理结果反应给发文单位。公文管理公文在传递过程中必须履行登记、签发、签收等手续；要求组织学习或传达的公文，收文部门应及时组织学习，确保文件规定事项传 到达相关当事人。7. 6.3有规定传阅范围甚至属秘密文件的，应严格

7、遵守，不得扩散；7. 6.4各部门在工作过程中形成的各类公文必须有专人存档保管，其他人员不得擅自 截留公文；凡没有存档价值的一般性公文的销毁必须由部门最高主管负责鉴别，报总裁批 准后方可销毁。8规章制度有关规定8. 1 规章制度构成公司总部规章制度可以分成：组织管理体系、人力资源管理体系、行政办公管 理体系、财务管理体系、投资管理体系、合同管理体系、采购管理体系、营销 管理体系、核算管理体系等。公司本部每个管理体系的规章制度可以分为两个层次：(1)第一层次为管理规定及其配套表单，是对体系内一系列管理事务的文件描 述，是公司管理制度的主要组成局部。(2)第二层次为作业程序、管理方法及其配套表单，

8、是对第二层次文件的支持, 使管理规定的相关环节得以细化，具有更具体的操作指导意义。2 规章制度汇编每个管理体系的规章制度汇编成册，便于保存、使用和修订。汇编格式如下： (1)封面：见附件4。(2)扉页第一页：目录。目录内容应包括文件名称、编号、版本。“目录”二 字字体为宋体三号、加粗、居中，二字间距4个字符；只设一级目录标题, 字体为宋体四号、加粗，行距1.5倍。(3)扉页第二页：“文件修改记录”表。8. 3 制度汇编受控状态汇编应标识受控状态，在封面上盖“受控”章，以确保有效版本的使用。8. 4 制度文件行文要求(1)主题明确、内容完整、行文规范、措词严谨；(2)文件的规定应与国家法律、法规

9、和上级部门政策法规相一致；(3)文件应遵循格式的一致性；(4)文件中出现的制度名称用书名号，表单名称用双引号。8. 5 工作流程8. 5. 1文件制定缘由当公司出于完善内部管理的需要，认为欠缺某一方面公司管理事务的规范性要 求时，就有必要制定出相关的规章制度。8. 5.2制定公司范围的管理制度由总裁办组织，各权责部门编写。编写的文件格式应符合公司的规定。文件格式见附件3和附件4。8. 5.3审核与签发主办部门拟稿人完稿后交部门主管核稿，再提交集团总裁办审核，需要相关 部门会签的文件，由总裁办安排会签，会签通过后提请集团总裁批准签发。 如果会签没有通过，再返回主办部门修改。8. 5. 4发布经集

10、团总裁批准的文稿人事行政部编号打印发文。人事行政部统一编号、规范 文件格式后打印发放。需要汇编成册的，由人事行政部通知相关部门及人员， 将新文件装订入所有受控的制度汇编中，扉页中的目录等内容也相应修改、换 页，确保各部门使用的规章制度的一致性。8. 5. 5签收与保管各部门接收文件时，需在文件发放签收单上作签收记录，并妥善保管。原 件存档人事行政部。如遇文件损坏或丧失，可向人事行政部申请补领，人事行 政部记录领用。8. 5. 5修订由董事局办公室向主办部门提出修订要求或业务部门提出修订要求。修订报批 作业流程同新制度报批流程。8. 5.68. 5. 7改正当现有的规章制度局部内容需稍作改动，由董事局办公室批准改正要求，经主 办部门改正后交人事行政部，人事行政部将修改后的正确页替换掉制度汇编中 的错误原页，修订情况记录在文件修改记录上。回收与销毁新版文件发布实施时，人事行政部负责收回所有旧版文件，并在文件发放签 收单上做回收记录，在作废文件的封面上加盖作废章。人事行政部保存作废 文件的原件存档备考，其余销毁。相关表单发文审批表文件发放签收单签呈单工作联络单文件修改记录表（编号:（编号:（编号:（编号:（编号:TB-XZTB-XZTB-XZTB-XZTB