会议准备作业指导书

1、.称号会议预备作业指点书编号编制/修正部门审核版本页码第 PAGE 5 页 共 NUMPAGES 5 页所属流程：.；会议预备作业指点书目的明晰会议预备任务的本卷须知，协助 会议组织者胜利进展会议预备。范围集团开展管理部、总部各职能部、各地域公司职责集团开展管理部担任制定本指点书，各职能部和地域公司遵照执行。会议预备任务程序对一次会议而言，高效的会议其真实正式宣布开场之前就开场了，可见会议预备任务的重要程度。4.1、确定能否真的有必要开会 一次高效会议的第一步预备任务是确定能否真的有开会的必要性。这一步确定任务的作用相当于一个“挑选器，使那些没有必要开的“会议提早落选，从而为高效会议的产生把好

2、第一关。4.1.1、无需开会的“五个假设 假设还有比开会更好的方法，即假设可以经过一些看似原始的方法到达与开会同样的目的，就无需举行会议，例如写纸条、打或发邮件等，这些方式简约有效，对于一些问题的处理具有经济适用的优势。 假设他是独一可以做决策的人，那么一定不要浪费本人和他人的时间，召开耗时长久的所谓会议。首先，由于他人的参与能够只能把问题变得更糟；其次，决策既然只能由他做出，就无需聚集他人集团讨论，结果又全盘推翻他人的意见，这种做法既不利于处理问题，又容易令本人堕入为难境地。 假设会议本钱过高。会议本钱是一个不容忽视的问题，一定要做好会议本钱的预算，不能用高昂的会议本钱来换取某些会议的发生，

3、由于长此以往公司必然会不堪重负、得不偿失。 假设曾经按惯例每周聚会。 假设没什么特别的事情需求讨论。4.1.2、必需开会的“五个假设 “听取部门汇报任务最好采用会议的方式，不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代。定时交书面报告往往会流于方式，容易使公司上下构成为了交报告而交报告的不良风气，使公司内部缺乏沟通，问题和建议无法畅顺流通。因此，每月一定要召开正式的会议，听取部门汇报任务，使各种信息在公司内部高效流通。 采用会议的方式表扬或批判，有利于充分发扬表扬或批判的作用。在大会上当众表扬“明星员工可以树立标杆，充分发扬典范的好作用，有效推进竞争；当众批判某些情节严重的错误行为，有利于警醒员工，

4、防止类似事情再度发生。 当他给某一个工程小组，或者给他的部门分配义务时，最好用会议的方式，而不宜采用邮件或者其他书面方式。由于分派义务意味着要到达团结上下、协作完成义务的目的，只需经过会议把义务公共化、明确化，才干促进协作，从而保证义务的及时完成。 必需把信息同时传达给很多人。 要让他人参与决策以集思广益。4.2、计算会议本钱 会议本钱包括时间本钱、直接会议本钱和效率损失本钱3种，会议本钱是非常可观的一笔数目，不能等闲视之。在每次决议开会前，把以下三种本钱思索一下，并大致算一下，也许会令他改动主意。4.2.1、会议的时间本钱 会议的时间本钱 = 参与会议的人数与会者的预备时间与会者的游览时间会

5、议组织者预备时间 假设时间本钱不太直观，可以将其转换成金钱本钱，即开会的时间本钱参会者平均时薪。4.2.2、直接的会议本钱 直接的会议本钱 = 会议设备租用费与会者的差旅食宿费文件预备费4.2.3、效率损失本钱 开会时，主管人员必需分开本人的岗位，这有能够呵斥公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而呵斥的损失，就是效率损失本钱。效率损失本钱包括以下三种情况： 因不能及时接听重要客户的而损失一笔生意； 不能及时处置客户的赞扬而得罪一批客户； 不能及时处理本人管辖范围内的突发事件而停工停产。4.3、确定会议的各项预备任务就绪根据会议预备核对单检查能否有脱漏的事项；根据高效会议预防性管理措施进展核

6、对会议预备情况。详见作业表单。4.4、会议议题、议程、文件报告的预备4.4.1、议题预备环节会议的议题预备是非常重要的环节，会议效率不高和会议流于方式根本上都有会议议题预备不充分相关。会议召集人必需对会议的议题预备担任，拟定总议题、分议题，并根据重要程度安排各个议题的讨论时间。4.4.2、议程安排确定各个分议题的讨论时间、安排顺序、主持人，即会议的议程，会议议程以打印会电子文档方式分发到每个参会人手中。4.4.3、确定会议记录人根据会议的规格和详细要求，比如说议题范围、专业程度、严密级别选定条件适宜的会议记录人。4.4.4、会议文件预备通知各项文件资料预备的担任人，让其清楚需预备资料内容、篇幅

7、、质量、以及完成时间通知和聚集人，并有专人进展跟踪资料预备情况，保证在会议召开前保质保量完成一切所需文件资料的预备任务。大型会议可成立会议筹备组，由筹备组来跟踪和督办会议文件的预备。需在会前讨论的文件和资料，应另行书面通知文件讨论稿完成时间、讨论时间、讨论地点、参与人员。4.5、选择最恰当的决策方式 在议题预备环节，召集人还必需为需求表决的议题选择最恰当的讨论和表决方式，选择的原那么是基于议题的重要程度、紧急程度、议题涉及范围、决策的影响层面。通常根据对提案的支持程度，可分为权威决策、少数服从多数决策、共识决策和无异议决策四种。召集人可根据议题选择最小目的，即最小支持率必需到达多少才经过。 4

8、.5.1、权威决策 权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，一方面做出决议时。适宜运用：当组织授权团队指点人做最终决策并全权担任时。 不宜运用：当团队指点人希望团队成员接纳并支持某项决策时。优点：决策迅速高效；在急需行动的情况下最适用；在权益界限明显的地方最有效。缺陷：虽然可迅速做出决策，但实践支持和执行建议也不易；当复杂性增高时，权威决策的质量会由于思索面不宽而遭到影响。4.5.2、少数服从多数决策 少数服从多数决策出现于多数成员赞同议案时，它以民主原那么为基础。适宜运用：当时间有限，而决策结果不会对反对者呵斥消极影响时。 优点：允许绝大多数人对问题发表本人的意见。决议可经过简单唱票，相

9、对迅速和高效做出。缺陷：投票一向促成人们分派。这种竞争会影响一项决议的质量和执行。投票容易导致胜负之争，输方将难以尽职和投入。4.5.3、共识决策 共识决策出现于一切成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。共识决策提供一种反映一切成员想法的全面处理方法，可以提高成员实施决策的积极性，表达平等之风。但假设断策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧时，决策就难以构成。优点：保证一切问题和思想得到公开争辩，每个团队成员有时机发表意见。复杂的决议经过沉思熟虑，从而产生高质量的决议。缺陷：达成一致需求相对长的时间，并具有挑战性。而且需求大量的沟通、耐心的倾听并了解他人观念；为确保一切团队

10、成员有时机发表意见和分享其见解，会议上，必需进展有效的推进。4.5.4、无异议决策 无异议决策产生于一切成员对某项提议完全赞同时。当提案非常重要，要求一切成员达成完全一致时，团队应做出无异议决策。然而，由于没有哪两个人的思想完全合拍，达成无异议决策也许会破费很长的时间。而且无论团队具备什么样的阅历，达成无异议决策都很高。4.6、会议主持人的预备任务会议支持人能够是会议召集人，也能够是会议指定的主持人，主持人必须在会前对会议的议题、议程、希望达成目的、表决方式、主要参会者能够的态度都心中有数。会议主持4.6.1、主持人的四个预备任务：设定沟通目的、制定行动方案、预备能够的争论、进展SWOT分析。4.6.2、SWOT分析 本身Strengh优势Weakness优势