4、书面汇报和邮件汇报

1、懂汇报，胜过10倍默默努力书面汇报和邮件汇报各位同学大家好，欢迎收听职场课程汇报的艺术。我是娄大海。从今天开始的三节课，我们要根据汇报渠道的不同，分别讲讲书面汇 报和邮件汇报的技巧、口头汇报和微信汇报的技巧以及在会议上如何 做汇报。在我们之前的课程中，按照汇报的渠道做过一次分类，当时我们是分 成两类。第一类是面对面汇报，需要第一时间得到对方反应的时候, 我们需要采用会议汇报和口头汇报两种方式，比方说汇报工作计划和 汇报工作问题的时候。第二类是我们不需要在第一时间得到对方的反 馈，这时需要采用邮件和微信的方式进行汇报，比方说汇报工作进度。我们现在把技巧相似的汇报归为一类，方便我们上课的时候来统一

2、讲 解。把信息量比拟大的书面汇报和邮件汇报归为第一类，把信息量比 较少的口头汇报和微信汇报归为第二类，把在展示和演讲方面需要注 意更多细节的会议汇报单独列出来归为第三类。之前分为两类，现在 分为三类，都只是根据不同的维度来划分的，两种分类的结果是没有 任何冲突的。中，大而全的图表放在汇报最后的附录里面。我们写完之后，需要开 口从头到尾读两遍，改掉错别字、病句和不通顺的地方。通过邮件汇 报工作，也需要注意五个方面。第一，我们写邮件要非常谨慎，因为 每一个字在将来都有可能被公开。第二，我们抄送邮件时要涵盖所有 相关的人员，按照职位的大小来排序。工作邮件不要暗送，如果有这 个需求就单独再发一封邮件。

3、第三，我们要明确发邮件的精准时间, 不要超时也不要拖到最后一刻再点发送按钮。第四，工作到深夜就深 夜发邮件。第五，发邮件要公私清楚。公事用公司邮箱，私事用私人 邮箱。好啦，我们今天的内容就到此为止。咱们下节课见。好，我们进入今天的课程。书面汇报和邮件汇报有哪些需要注意的地 方?在做书面汇报的时候，如何尽可能多地找出来可能出现问题的地 方，然后做好应对措施呢？我们每个人都有自己逻辑上的盲区。想要减少自己的犯规，我们就不 要从运发动的角度去出发，而要从裁判的角度去出发去思考。所以同 样的道理，我们不要想自己在写一份汇报的时候需要注意什么，而是 假设我们是领导，我们在看一份汇报材料的时候有哪些步骤，

4、在这些 步骤中会出现哪些减分的细节。我们收到一份报告，可以选择直接在 线看，或者保存进专门的文件夹再看。有些内容是我们已经知道的， 而有些信息是我们不知道的，并且正是我们急于从这份报告中得到的。 所以在翻开文档之后，我们是不会从头开始看的，而是希望快速找到 自己最关心的局部。这就好像去图书馆买书一样，我们会先看封面， 再看出版时间，再看序言，再看第一章吗?不会。我们会看一看目录， 然后找出自己最关心的局部，翻到这几页看看写得精不精彩，有没有 必要买回家慢慢阅读，因为如果连我最感兴趣的这一局部的文字都不 能吸引我的话，那么这本书是不值得我花费更多的时间去阅读的。现 在找到了最关心的局部，我开始用

5、心里的预期来考量你的工作了。我 会把预期和你做的事情做比照，你做的计划够不够细致?有没有一些 没有考虑到的地方?你的工作进度有没有延误?里面有没有隐藏着什 么危机?你哪儿出了问题?这个问题影响到底有多大?解决方案是否可 行?你总结的你的成果到底有多好呢?是还凑合，是比拟好还是前所未 有的好?你有没有夸大其词?仔细看完我最关心的局部，我会再把全部 汇报从头到尾粗略地过一遍，这个时候有可能是一目十行哦。我看看 有没有其他吸引我的地方，有没有其他的一眼能看到的漏洞或者问题。 最后我才会判断自己要不要回复这份汇报，以什么样的方式回复，是 直接发个邮件，还是把你叫到办公室来。请大家想一想你要看份报告 是

6、不是也是这么个流程。那在这样的步骤中，又可能会出现哪些问题 呢?让我们一点一点地来大胆推测一下。有可能领导是一个喜欢把文件保存在本地，然后再翻开阅读的人。但 由于你的这份文件的命名非常不职业，起名字的时候想得很不周全， 所以领导下载文件之后起身喝杯咖啡，再回到工位上，发现找不到这 个文件了，因为文件的名字叫做汇报或者工作汇报，这个命名很难让 领导与脑海中那个想找的文件的名称联系起来。这样的做法，除了让 人找不到文件，不得不翻开邮箱重新下载一份之外，还有一个潜在的 麻烦，就是在领导又收到一份其他人发送的和你这份文件的名称一样 的文件时，他把它下载后会覆盖你的文件。或者你在汇报工作进度的 时候，每

7、次的文件名都叫做工作进度汇报，无论你汇报多少次在领导 的这个文件夹里面只有一个文件，因为它会不停地被覆盖。即使没 有被覆盖，每次领导接收你的文件，笔记本上的页面就会弹出来个信 息。目标已包含一个*文件，请选择是替换、跳过还是比拟两个文件的信 息。这个时候领导就只能叹口气边摇头边给你的文件重新命名。你让 领导重新翻开邮箱下载文件，你让领导多摸了一次鼠标和键盘帮你重 新命名文件，那你在领导眼中就不是一个可以放心、安心、省心给你 安排重要工作的人。所以文件命名要用最能够清晰表达文件内容的文 字加上提交当天的日期，这样是最平安、最不会出问题的方法。我们接着往下看，领导翻开文件后，想要快速找到重点。如果

8、篇幅比 较长的汇报在开头有份目录的话，那是不是会方便很多呀?当领导继 续看的时候，用鼠标或者触摸板一页一页往下快速翻动，如果你的文 件章节非常清楚，那在领导快速翻动的时候，是不是也可以很快地定 位到他感兴趣的内容呢?是不是也能得到加分呢？如何做到章节清楚呢?有以下几个方法。第一，一份汇报不要超过三 种颜色，正文局部是黑色。正文局部里极其重要的局部要用第二种颜 色，不要加粗，小标题比正文局部大一个字号，加粗也用黑色靠左对 齐。章节的字号比正文局部大三号加粗，用第三种颜色，居中对齐。 第二，我们不要用过多的阴影、斜体、下划线，因为用了更多的颜色 或者更多的字体下划线之后，不但不会显得章节清楚反而会

9、显得更杂 乱无章。我们小学老师曾说过，重点太多就没有重点了。如果领导找 了一圈之后发现并没有想看的内容，那就太尴尬了。所以书面汇报内 容一定要全面，因为你不知道领导想看什么，你甚至不知道-份汇 报是几个领导去看。只有内容全面了，才能满足每一个人的不同的需 求。但要注意，这个全面是相对的，是在这份报告的标题范围之内的 尽可能的全面，而不是为了显的全面加入很多范围之外的信息。比方 汇报工作进度，就不要把工作计划也统统罗列在前面，显得好像信息 很多一样。现在，你的汇报对象已经找到了他最关心的局部，开始仔细阅读了, 并且在心中默默地拿你的工作和他的预期做比照。那你的描述是不是 要尽量客观一些呢?不要出

10、现什么形势一片大好、成果让人欢欣鼓舞 这样主观的词汇，因为这些词是没法拿出来做比照的。这个时候我们 就需要做到多用数字、多用比照、多用图表来说话了，即一数字，二 比照，三图表。比方你说新加坡是一个很小的国家，那这就是一个非常主观的描述, 这个描述让我很茫然。小是多少?是你觉得小还是大家都觉得小?是俄 罗斯人觉得小还是梵蒂冈人觉得小?我们不知道啊，因为你只说了一 个很小的国家。但如果你在描述中加，上数字和比照，那就生动多了。 你说新加坡是个很小的国家，面积只有719. 1平方公里，那么这是一 个多大的面积呢?大概和上海市的中心城区差不多大。注意我说的是 上海市的中心城区，如果加上闵行、嘉定、浦东

11、、奉贤这些地方，那 么整个上海市的面积是新加坡的九倍。你看听到这种描述是不是脑子 里马上就能呈现出具体的图像？如果在汇报的文字中加上图表，那么效果就更好了。但这儿尤其要提 醒大家一点，很多人因为忽略了这一点，就导致他即使用了图表也没 有起到锦上添花的作用，并且还给自己减了印象分。这个点是什么呢? 这个点就是当你要使用图表的时候，你一定不要把一个信息量巨大的 图表直接复制进文档。你只能截取图表中跟这个上面或者下面的文字 非常相关的一个局部，帮助阅读者来理解文字。因为图表的作用是帮 助阅读者更为直观地理解文字描述的内容，所以插入的图表只能和紧 挨着图表的，上面或者下面一段文字密切相关。比方文字说的

12、是2017 年第四季度某个新品的销量，那么紧接着出现的柱状图里面最好就只 有三个长方形，分别代表10、11、12三个月份的销量。如果你把一 张2017年所有产品每个月的销量以及增幅的图表放在这儿，那么阅 读者就不得不从文字的逻辑中跳出来，重新开始解读这份图表，寻找 图片里面的重点，那他的思路会被完全打断。当然有时候截取一张完 整图表中的一小局部出来的图像会出现清晰度不高、描述缺失、图表 形状奇怪，比方说特别长或者特别宽这样的问题，那你就自己做一个 嘛。用比照强烈的颜色在图片的正中间展示密切相关的信息，上面写 上图表的名称，在这些信息四周写上每一局部分别代表什么，单位是 什么，这样就直观多了。我

13、曾经有一次阅读一份汇报材料的时候，看 到中间有一个图片，这个图片是一个表情包，当时真的是让我觉得哭 笑不得，不知道怎么去形容这位给我提交汇报材料的同事。如果你觉 得某个完整的图表、文档、证明或者扫描件也很重要，希望领导看到， 但按照我们上面的标准又不适合插入任何一段文字中，那么就把这些东西贴在汇报的最后面，写在目录里。除了以上几点之外，在汇报写完之后一定要自己开口读两遍，注意是 开口读不是默读。因为默读的时候，大家很容易一目十行，都是你写 的嘛，你觉得很熟悉，但开口读出来，大局部的错别字、病句和不通 顺的地方才可以被找出来，把它修改后再发送给你的汇报对象。如果这份文档是通过邮件的形式发送，那么

14、我们还需要额外注意以下 五个方面的细节。第一，邮件作为在特殊情况下可以调取的文字信息，每一句话都要谨 慎地书写，做好将来每一个字都会展示在所有人面前被审判、被批判 的准备。你和一个同学的关系再好也千万不能把邮件回复当成朋友间 的微信聊天来发送。想想我们之前说过的防御战略，在写汇报时要将 有可能发生的危机和问题扼杀在摇篮中，在写邮件和回邮件的时候同 样如此。第二，在抄送的时候，收件人必须按照头衔的大小从大到小排序。如 果是平级的人就按照这个人和你的职位关系的远近来排序。注意，我 说的不是按这个人和你的关系的远近，而是按这个人的职位和你的职 位的远近来排序。都是一样级别的领导，先写和你职位关系比拟

15、远的, 再写自己部门的，不要漏掉收件人。所有参与的人员以及他们的汇报 人都要发邮件。如果是其他部的领导亲自负责，那么直接写他的邮 箱。如果是其他部门的非一把手的人对接工作，那么在收件人名单中 必须要加入这个人的汇报对象、他的汇报对象的汇报对象以及汇报对 象的汇报对象的汇报对象，直到整个流程可以连接到你身上。你和他 之间的每-一个人都要加入邮件的发送列表里面，把这些人都加入之 后，再重新检查-遍，是不是按照头衔的大小排序，千万不要出错。 发工作邮件的时候，我建议大家就不要使用暗送这个功能了。你想想, 如果你抄送名单里的人在你的暗送对象里看到你发的这封既有抄送 又有暗送的邮件，你会被如何定义?不要

16、觉得不可能，因为猪一样的 队友真的是非常多。如果你确实因为一些原因必须悄悄地给某人发邮 件，又不希望其他人，知道，那么你就先发正常的群发邮件，只有抄 送没有暗送，之后再单独并且光明正大地给这个对象发封一样的邮件 好了。第三点，我们要明确邮件发送的精准时间，也许早半个小时，什么事 都没有，风平浪静，晚半个小时就超过了截止时间。如果老板希望你 下班前发邮件，那就处理完手上更紧急的工作之后赶快去发邮件，不 要磨磨唧唧地推到最后一分钟。6点钟下班，你5点59分把邮件发 过去，虽然确实没有超时，但是你自己琢磨吧。第四，无论工作到多晚都可以直接发邮件。邮件不是 ，不是微信, 你半夜三点发送也不会打搅到你的

17、老板或者客户的休息。但是在某 些人的眼中，半夜发邮件是你工作勤奋、自觉加班、不干完工作不睡 觉的表现，这样的员工谁不喜欢呢？多发一次深夜邮件以后和老板谈 升职加薪的时候，你就多了一份筹码。第五，我们发邮件的时候一定要注意公私清楚，谈工作的时候只用公 司邮箱，其余的事统统只用私人邮箱。美国副总统Mike Pence在担 任印第安纳州州长期间，长期使用私人邮箱处理公共事务，被媒体和 其他党派的人士口诛笔伐。说实话这个行为真的并不触犯当地的法律, 但很多人觉得这个行为是不对的。在我们身边也有这样的人，他以为 公司邮箱属于自己的私人领域，竟然用公司邮箱去投简历寻找跳槽机 会，被发现后马上就被劝退了。所以给别人邮箱前，自己发邮件前一 定好好想想你现在做的到底是公事还是跟工作无关的事。最后，我们来简