物资采购管理思路

1、物资采购管理思路为切实做好采购管理，采购部将从其外部和内部两方面着手。（一）纵观全局，协调与主要部门的接口关系EPC承包模式的核心问题是施工与设计的整合，这种模式的有效性，取决于 项目实施过程中每个环节的协调效率，尤其采购工作在项目实施过程中充当着 “承上启下”的衔接作用。在采购管理工作中，采购部充当着与其他主要部门相协调的关键角色。采购工作与设计工作的有机融合。在工程进度计划中统筹安排设计、采购， 将采购纳入设计程序，进行设计工作的同时开展采购工作，对设备、材料进行跟 踪控制，特别是对关键的长周期设备要提前采购，从而有效地控制工程成本和工 期。具体来说：（1）设计部门：设计阶段，负责编制项目

2、所需的设备表及材料表， 作为采购文件提交采购部门；招标阶段，负责编制材料请购单，由采购部门向供 货商发起询价，设计部门协助对供货厂商报价的技术部分提出评审意见，为采购 部门确定合格厂商提供有效参考；负责技术及资料图纸方面的谈判，参加由采购 部门组织的厂商协调会；现场交接阶段，参加由采购部门组织的关于设备材料试 验及试运行等检验工作。（2）采购部门：负责对设计的可施工性进行分析；负责 依采购文件编制具体的采购进度计划，对所有设备、材料的采购控制点，分类提 出计划方案，获得设计部门认可，提交项目经理批准；选择合格厂商阶段，主要 负责商务评审的内容，并结合设计部门的技术评审意见进行综合评审，确定最终

3、 供货厂商；负责催交供货商提交的先期确认图纸及最终确认图纸，转交设计部门 审查；负责组织采购过程中涉及的各种协调会议，必要时可邀请设计部门参加。总体上来说，设计为采购提供技术支持，是EPC总承包项目的龙头。采购 部门负责对设计中的采购文件予以响应和具体实施，其过程中发生的成本、设备 和材料的质量将影响设计蓝图的实现程度和效果。两者之间的通力合作和完美搭 接是工程顺利开展的有效保障。采购工作与施工工作的有效结合。采购和施工是发生项目成本的两个主要 环节，在项目开展过程中往往是环环相扣的。良好的采购管理，不仅要满足经济 性的要求，也要满足施工进度安排。一方面，采购部门与施工部门协商，根据项 目的总

4、体进度计划要求确定所有拟采购设备及材料运抵现场的时间，分类提出进 度计划方案，并提交项目经理批准，进而交给现场项目经理部和通知供货商。另 一方面，在工程施工过程中出现现场变更、施工进度变更时，会对相应采购工作 的开展产生影响，此时施工部门应与采购部门进行充分有效的沟通，采取“早意 识早预防，早发现早解决”的原则，把握最佳的时机将变更对工程进度和质量的， 高效率创造利润的最终目的。（二）统筹规划，把握内部采购环节的控制要点工程物资采购包括采购计划、采买、催交、检验和运输等具体环节，要求承 包商有战略远见，善于抓住主要矛盾，把握各环节的控制要点，以此实现高效的 采购管理。1.采购计划项目采购计划是

5、项目总体计划在采购方面的深化和补充，是采购工作的具体 而详细的指导性任务文件。本项目的采购计划分为总体计划与采购进度计划。总体采购计划包括的内容有：项目采购范围；业主相关部门对采购工作的特 殊要求，以及业主对采购文件的审查规则；与厂家/供货商的协调程序和采购工 作应遵守的工作程序；项目采购进度与费用的控制目标；总体采购原则，包括符 合合同原则、进度保证原则、质量保证原则、价格经济原则、安全保证原则；采 购其他问题说明等。采购进度计划是在采购总体计划的框架下，完成主设备、主材、辅材、各类 消耗性备件等物资采购的进度控制目标，由采购部经理组织其人员编制的计划性 文件。在对EPC项目采购进度计划控制

6、时，重点关注两方面的内容：一是计划的“刚性”与“柔性”相结合。其“刚性”主要表现在采购进度计划必须 满足项目的总体进度计划。但由于项目总体计划在实施过程中可能有所调整，而 且大型复杂的长周期设备的供货周期受到很多外部条件的约束，容易发生改变。 因此，在确保符合总体进度计划的同时，保持一定的弹性。二是采购进度计划与设计进度计划、施工进度计划的衔接。在采购进度计划 中，充分考虑设计部向采购部提交请购文件的时间，厂家返回图纸资料和审查的 时间，施工部要求材料、设备交付项目现场的时间，各进度计划之间必须协调一 致。物资采买采买工作是指采购部门从询价到下订单的工作流程。对于采买的具体物资，可以分为两大类

7、：第一类是必须从业主确定的“供货 商名单”购买的物资，这类物资主要是工程设备；另一类是EPC承包商可以自行 决定从市场采购的其他设备和材料。对于第一类物资，下订单前，一般须获得业主的批准，但一般只是程序的审 核，即：采购的供货商/厂家是否符合合同的约定。对于后一类物资，可以根据 EPC承包商内部的采购程序执行。物资采买过程中需要注意如下几方面：一是采买方式的选择。物资的采买方式包括公开招标、邀请招标、议标/单 一货源采购。但由于项目实施条件的限制，对大宗材料和设备，大多采用邀请招 标或直接议标采购。对于确定参加投标的厂商应综合考虑各厂商的技术水平、生产能力和信誉， 且不要太多，应控制在三到五家

8、为宜。二是招标/询价文件以及供货合同的编制。物资采购的招标/询价文件的编制 是采买过程中最重要的环节之一，尤其是设备采购。招标/询价文件由技术询价文件和商务询价文件构成。技术文件主要包括请 购单、数据表、技术规格说明书、相关图纸。商务文件主要包括供货基本合同条 件和报价表。在编制商务文件时，应根据EPC合同的要求来强调供货商必须满 足的供货条件，如交货期等。合同控制方面，对各种细节比如拟采购物资的技术 要求、供货方式、供货时间、结算方式都要写清楚，防止因合同不明造成不必要 的争端和索赔。三是价格以及支付方式的确定。采购过程中，EPC承包商应选择适合自身的 价格方式，并在合同中约定下来。对于施工

9、所在国当地所采购的物资，可以采用 出厂价或交付现场价。对于从其他国家采购的物资可以采用离岸价、到岸价、货 运至指定目的地价等。另外，在与供货商签订供货合同时，关于支付条件，应考虑EPC合同对设 备和材料的支付方法，尽量避免EPC承包商垫付过多的资金。催交从签订采购合同开始到最终物资抵达现场都属于催交工作的范畴。对于EPC项目的采购来说，催交是一项十分重要的工作，从EPC项目的实 践来看，催交的工作量占整个采购工作量的20-30%。催交工作要有预见性，供 货商有多种情况不能够按时交货，比如在准备、加工制造、装运过程中出现问题， 供货商有时面临很多订单，不能按时生产出所采购设备或其质量规格与合同不

10、符 等，这就要求催交工作人员能够及时发现问题并采取有效的费用控制和质量保证 措施，以防进度拖延。如果项目的采购量大，采购过程不易控制，则可以在EPC 采购部设置专门的催交工程师，负责催交工作。尤其对于设备采购，其催交工作 比较紧迫，为此需要制定详细的催交计划。通过与供货商在设备设计、制造、运 输等各环节保持紧密联络，从而实施监督检查。对于材料采购，主要工作集中在 每次材料启运前，向供货商确认所运材料是否属于按计划本次应运的材料，防止 运至现场的材料与计划所需不一致，对工期造成延误。检验检验工作是对所采购物资的质量是否符合要求的检查工作，是采购过程中的 质量保证环节。检验的类别可以分为：现场接收

11、检验、启运前检验、工序节点检 验、驻厂检验。根据设备和材料的重要性和复杂性，加上交货期方面的因素，可 以考虑进行这四类检验中的任何一类或几类同时应用。检验工作的核心是确保材 料、设备的质量符合订货合同规定的要求。操作过程中，应避免由于质量问题影 响工程建设，并依据项目机构人员配备的具体情况，由专业的检验人员做好材料 设备制造过程中的监制、检验和验证工作。每次检验结束后，应由承包商检验工 程师整理检验报告，真实地纪录检验的过程和结果，并给出被检验的设备或材料 是否符合合同的规定。检验合格的签发检验认可书，对不合格品的处理方法通常 是：其一，要求制造厂返工、返修以达到要求，提出的返修方案应征得工程

12、公司 的同意；其二，若返修后仍不合格，在不影响安全和使用功能情况下，经设计人 员认可，可让步或降级使用；其三，拒收或报废，对不合格品经返工返修后仍不 能达到规定要求时，应予拒收，对已采购的产品按报废处理。需要注意的是此类 检验属于验证，并不解除厂商对产品的最终质量责任。运输运输是指所采购物资经检验合格后，从出厂到抵达施工现场的过程。运输工 作中需要注意控制运输的费用、安全性、运抵现场的时间，以经济的方式保证物 资顺利到达现场。运输也是国际物资采购过程一个受外部环境影响最大的环节。不同运输方式的选择会对价格、运抵时间造成较大的影响。在运输工作开始 前应制定具体的运输工作计划，包括准备工作、运输时间、运输方式和运输路线 的确定。对于大型设备要注意选择从港口到施工现场的运输路线，对于贵重物资 还要选择购买合适的保险种类。运输方式的选择对采购价格有较大的影响。按交 货的地点不同，可以分三种：出口国内交货，装卸港口交货以及目的地交货。其 中出口国内交货价格最低，但是需要自行办理清关、