泛微协同办公系统知识文档管理系统解决设计

1、e-Document：知识文档管理e-Document，创建知识积累、共享、利用和创新的平台。1. 问题的提出作为公司最大财富的知识，没有得到积累、共享和利用，并且随着人员流动而丧失。我们需要从不同 的地方收集信息：打电话，找文件，等待他人帮助，接收电子邮件和备忘录。但是，这种信息获取方 式取决于个人能力，以及他人是否愿意提供。总之，获取信息的效率太低。现在，很多公司致力于使 用群组和网络技术实现对数据库的快速、便捷的访问一一但信息仍然需要被复制，企业仍然需要维护 不同的数据库。2. 解决方案e-Document的解决方案：搭建知识积累、共享、利用和创新的平台。人们可以将宝贵的时间用在分析、判

2、断、解释信息和采取行动上，而非最基础的收集信息上；市场信息、管理经验、专业技能，无论是成文的信息、还是脑海里的构思，皆可发布、分类和强大的搜索、个性化的分发，随时随地可迅速获得需要的信息和知识；一人对一人的交流，或多人对多人的沟通，充分运用群体智慧，知识在分享中得到更新。3. 模块架构e-Document知识文档管理模块总体结构各类文档的存档自动归档和分发原始票据合同证明传真信件知识与人力资源知识与工作流程知识与资产晶理企业内部知识文档库知识与项目管理知识与财务管理知识与供应链自动按目标分发文档I各种来源，各种格式的知识文档，都可以上传或下载，并通过一定的流程发布到公司知识库；知识文 档分类存

3、放后，员工可根据文档、目录的权限，以及搜索引擎很方便的利用知识库内的信息，同时系 统可根据相关的设置将知识发送到不同的门户：包括内部门户、外部门户（外部网站，客户门户，分 销商门户和供应商门户），这样可以为不同的部门和不同的用户提供个性化的信息。模块综述e-Document提供了全面的知识文档管理的框架，对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地 点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档；e-Document可以管理内部和外部网站，并针对不同的目标用户制订不同的网站内容，通过与信息门户 的结合，用户获得完全个性化的界面和内容服务；e-Document维护动态的知识库，用户可以自由地就某个主题

4、进行广泛的讨论以获取信息和经验，同时， 也可以利用巳有的知识库对自己的知识进行补充，还可利用各种知识管理工具提升对知识的分析、利 用；e-Document严格的安全限制和完备的日志功能，保证文档的读取和操作的安全性；e-Document与其他模块的协同工作，完整地管理文档从创建、维护、审批、分发、归档的整个生命周 期。功能简介基础功能规范的知识文档管理e-Document采用中央数据库，所有应用和数据集成在一个信息管理平台之上，并以统一的用户界 面提供给用户。统一的文档数据库，方便进行管理根据企业的实际情况制定相应的知识文档目录结构为目录设定相应的管理权限，具有权限的人可以对目录进行编辑等操作

5、对目录的属性进行定义，包括发布、回复、共享、创建、审批、移动等操作权限，以及附件、模板、信息链接等属性，发布在此目录下文档自动获得此属性定义各种模板，包括文档模板、邮件模板、新闻页模板、用户显示界面等各种结构化和非结构化的文档的管理，例如公文、表单、网页、扫描文件等都可以得到有 序的管理可设定文档的查看、编辑、发布等操作权限可设定文档的下载、复制、打印等操作权限对文档进行移动、复制等操作，使得文档的排布更为合理可以对文档的关键字进行自由的升序或者降序的排列统计、监控等功能对文档发布、阅读等情况作出分析e-cology泛微协同管理平帝工作流程知识管理人力资源客户管理项目管理财务管理资产管理门户管

6、理设置中心Weaver e地我的知识（3我的文档 .留I订阅伍史.匝订阅批准 订阅收回 审批文档.心批量共享 分享知识 移动复制.最新文档 目变档目录 查询攵档1.史档监控 :启虚拟目录 :.a全女搜索调查结果粉新建:通C3 .收夹甲签退a我的分类销售管理令客尸需求及资料于方案招投标书令报价书合同书客尸服筑若应用推广CIS专区令CIS建议网站建设于其他资料寺专题页面寺设计源交件令网站素材知识地图令知识地图e office 专区令提交缺陷令日口而匚：巳知识库令泛#内部交流品质管理示自定义目录小发布支裆令谈天说地令技术文档喝弟户自定义+知识中心令项目实施勺洌试交档解展开寺新产品部门.户寺市场铠售企

7、业培谓e-cologv开发项目去程夺后勤办公4企业内训令产品工程令公司管理F甚专区常见问题及答案工作计划、报告和考核4交档、电邮和佳真令用户使用令部门工作总姑泛哉知识库令项目实施令个人工作总结弹相关资源寺软件铠售令个人工作计划夺仃业解决方案令用户hu口提壹4绩效考核令协同软件市场营销外部贺海4企业信息门.户（EIP）令市场推广相关夺竞争对手4企业资源计划ER.P）令产品形象相关令合作快伴令客户关系管理（CRM ）寺媒体发布备媒体寺知识管理（KM ）令印刷资料令I顽构令供应链管理（导匚啊）e-cologv 专区令政府部门毛电子商务令使用规范令其他外部资源去工作流（我口 rk：f 1 口即）令系统

8、改进建议项目管理令市场营销令系统英文版改进备需求资料寺技术研发信.息中心目标效 边我的知识 &我的协助 田我的流程 含我的资产 函我的客尸我的人事一 白 1 寺技术支持和服蓉关注新闻令外部新闻令综合新闻寺市场销售新闻寺实施计划 令调研表单 寺实施文档 令偏差公析 令页面设计 小系统培训 4技术文档 令问题探讨 令其它文档令项目报告 令项目准备 游客尸升忠斗硬件及系统集成寺美工创意寺办公自动化（QA）寺项目管理孕人力资源管理HRM ） 弹商业智能饵I）令目标敲莪管理备竞争情报系藐安全非病毒防止暂时存放令暂时存放I| 可信站点（文档目录）地我的知识您喜文档:搜索-结果新建交档I.国我的文档 4订阅

9、历史 .尼订阅批准 叵（订阅收回 审批文档 心批量共享 甚分享知识 .&）移动复制 .回最新文档 0变档目录 应查询文档 邕文档监控 .0虚拟目录 氏全文搜索 q调查结果订阅无权查看的11101篇文裆导入选中文裆到虚拟目录导入所有文裆到虚拟目录共27603：记录 每页5口条 共5S3页 当前第W页首页上一页下一页尾页 转到I第3页1文者所有者创建日期修改日期，目录曰复教浏览量总分状态操作成郡新希望集团E-H&l力资源菅张虹桥理项目顺利上雄并验收型画 2007-09-13Re:热烈欢迎卢清梅加入泛微深圳销售团队，一欢迎加入，一起努马昌喜2007-09-13力，共同发展，|牵Re：热烈欢迎卢活悔加

10、入泛徵销丰利击9nn7 riQ售团队？-欢迎加入.泛徵1京障堂些2007-09-13热烈欢迎卢清悔加入泛微深圳销口日古售团火*理 2007-9-13项目首理2nri7-ng-i：-i项目新闻in44n正常项目新闻关注新闻2007-09-13泛徵课圳新闻0110正富泛微深圳新闻关注新闻2nri7-ng-i：-i泛徵深圳新闻nein 正常泛微深圳新闻关注新闻2007-09-13泛微深圳新闻1158正常泛微课圳新闻编辑册J除共享旦编辑IJ除共享旦编辑册J除共享旦编辑fl院共享旦a我的分类 耳信息中心_目标绩效 中我的知识 噩我的协助 目我的流程 售我的资产 安我的客户 力我的人事白。回rRe:巳 C

11、dldCi13补丁包？：该版本增加门.户言 匿隹理功能和编辑器控件更新功壁2007-09-132007-09-13品质管理版本发布版本发布09正常编辑fl院共享旦 志Re: EcoloBuild4,CICICI,CI913 安装包下载文档（2007-09-品质管理编辑册J届13） -Windows平台？:该版 陶吝 车增加了门户首理功能和编辑器 控件更新功能1幢Rm: E c旧口站B Li旧牛口口匚1，口 13 安装包下载交档（2007-09-2007-09-132007-09-13版本发布 版本发布品.质管理090正常除共享旦 度编辑册曲 13）-非Windows平台，：该 gig 版本增加

12、了门.户管理功能和编辑 器控件更新功能？械 EeI或F安装包：Ec口旧qy2007-09-132007-09-13版本发布 版本发布品质管理070正常降共享旦度编辑1O Build 4,QBeta5版（非隋酒Windows平台）罪华2007-07-092007-09-13版本发布版本发布0310正常除共享旦 志mu nn i（文档列表）以各种形式创建e-Document与office的功能集成可以在线轻松编辑各种形式的文档。集成office组件，可发布HTML、WORD、EXCEL等各种形式的文档在线编辑文档，并集成电子签章、痕迹保留、公文收发等特性可预先设置固定的文档模板并导入插入多个附件对

13、文档的排版和格式进行编辑，如不同的颜色和字体显示、加入页眉、图片、表格、超级 链接等回复别人的文档；设定别人对自己文档回复的提醒功能（新建文档）（在线编辑）以各种形式发布e-Document提供多个发布出口方便用户根据实际情况进行选择。e-cology i泛敝协同管理半吞*信息中心3新闻会告3 0门户新闻 3其它1孑乏徵练吾新闻 泛散太窟荷藏 :J泛微成都由部 :J泛微北京内部 :J泛微广州内部 ：J泛微南京内部 !J泛微天津内部 :J泛澈昆明内部 :J泛微深圳内部 :J泛微郑州肉部 :J泛微杭州内部 !Q泛微大连内部 /网上调查 a提醒信.息泛微公司内部端台新闻We Stay togethe

14、r to enjoy Weavers daily Achievement!o热烈,耽迎李斌加&泛微广州项目部？。成都新希望集团E-HfU力资源管理项目顺利上线并验收2007-09-17热烈欢迎李斌加及泛 微厂州机御项目部！望李斌在广州 区域项目部经理李为带领下能更好 的为客户服务。更加准确、更加迅 速完成项目的验收。注纸2007-09-13成都新希望集团E- HRA.tr资源管理项目顺利上践遂 翅j浅微粽合新商ZIo泛微2DD6半年度工作总结o泛微太原签约山西阳泉上社 煤炭有限公司O泛徵协同办公标推版 Euffice站3臼2口口白口41日社 丁包发布a我的分类 E目标绩效 地我的知识 决我的协

15、助 田我的流程 首我的资产 幻我的客户 %我的人事J B。E） o然烈欢迎卢活梅加入泛徵襟圳销售团队七2007-09-13热烈欢迎卢活梅加.入 泛徵徭圳销售团队？一本人为人诚 实工作积极不怕吃苦虏于迎殖而 上,自己深信自己是出色的一人一才,具有 一落忧秀销售人的素质对铠售工作 有足够的信心-本人长期从事销售 工作，经过以前销售工作的锤炼，自己 对铠售工作有深刻的认识,我也将在 工作的挑战中提高自己的能力，努力 的完成公司的任备与目标,同时向自 己的萝想目标努力，遂缠o祝贺泛微杭州成功签约浙江登哩壹通集团O祝贺泛徵杭州成功携手瓶实集团MINTH2007-09-10泛徵再传捷报，成功 签约敏实集团

16、，通过搭建泛微巳- g I 目湖同管理平台促进公司集中 昔理,规范工作流程,全面提升企 业核心竞争力-0泛微B-offiCE签约广州市永溢船务代理有限公司登峰集团OE NGFEN G 切（P?|嫖央舂 泛微目录/活动剪影田我的知识新建文档 |Qj我的文档 订阅历史 .瓯订阅批推 :度订阕收回 :.。审批文档 |心批星共享 分享知识 :稼动复制 ；.但最新文档 曲文档目录 以查询文档 |.匿|文档监控 .度昼既蝎 I全文搜索 调查结果&我的分类 信息中心 百目标懿效漫我的协助 回我的流程 今我的资产SJ我的客户 力我的人事Eh-ljj泛微目录| -J活动剪影|-J产品相关文件白也技术部交件|-3

17、工作总结与计划| -3绩效考核e-cology客户问题H-crilrigy客户需求|-3新产品客户需求 日新产品客户问题!3 H-CLlIljgyW求妇当j-3 e-cology设计文档| -3新产品需求文档|-/3新产品设计文档3技术部新闻Ft3 e-cologyff发指南L-n新产品开发指南|-3 ISO3T件|-3客服文件臼CMM3文件囱品质文件白m销售部文件I-a常用投标文件|-s岸用模根文件| -3销售部常用知识地图|-a销售部门规章制度|-3竞争对手资料| -3销售部门培训文件 卜创建知识共享环境e-Document是一个动态的知识库。员工可以通过e-Document达到增强协同交

18、流和知识共享的目 的。（知识地图）文档创建、查看、复制、转移等操作权限的设定可从目录角度、也可从单个文档角度进行权限设定；可分别设定发布、回复、共享、创建、审批、移动等操作权限，形成多维的权限定义与工作流程管理的结合进行文档发布的审批文档被查看、操作的系统日志记录创建一个知识共享的环境，每个人都可以找到适合的目录发布自己的心得、经验并分享他 人的知识可设定不同的知识地图，如专家地图、岗位地图、行业知识地图等，方便知识的归类、获 取通过与文档回复、讨论专区、工作流程、网络会议、即时通讯、邮件、短信等的集成，加 快知识文档的流动和共享辅助的评分机制、订阅机制、网上调查、在线编辑、收藏夹等功能提升知

19、识文档的利用 与人力资源的结合，激励员工分享和创新知识，并帮助快速找到有知识专长的人员 各种分析报告帮助对知识库进行分析（文档打分）自定义功能目录结构和属性e-Document让用户根据企业的实际情况制定相应的知识文档目录结构。同时可以设定目录的属性， 包括发布、回复、共享、创建、审批、附件、模板、相关信息链接等。这样就不必对目录下的文 档属性逐个进行设置。文档及邮件模板文档和邮件模板可以使相关文档和邮件都采用设置好的格式，例如合同、方案和发送给客户的邮 件都可采用企业统一的版式。新闻页模板对新闻页的样式，包括图片等进行定义。可以使某类新闻页具有统一的格式。文档分布重定义对目录下的文档进行重新

20、的分布。只需要选择源目录和目标目录，以及需要复制或移动的文档。用户自定义e-Document与信息门户相结合，提供给用户个性化的应用。在此基础上，用户自己还可以进行一 些定制以满足个人的特殊要求，如文档摘要显示的字段、用户界面的目录结构等。分析功能统计及报告e-Document提供的报告功能可以供用户对文档的以各项指标为基础的统计信息进行整体浏览，及 从不同角度对知识文档进行统计和分析。所著文档数目最多的员工 所著文档数目最多的部门 最多被阅文档 最高得分文档 文档价值评价每位员工对知识的利用度 每位员工对知识的贡献度（文档创新）从组织的角度分析通过e-Document，您能清晰地以企业组织结构图形式查看文档在各部门或分支机构的分布情况， 您还可以通过点击查看某个部门文档的详细信息。协同功能资产及产品管理管理文档相关的所有资源与普通的文档管理不同，由于e-cology按照企业信息网状体系设计，在e-Document中，用户获得 的不仅仅是文档的创建者和内容这样的信息。e-Document将所有与文档相关的实体集成起来。例 如读取一份合同，可以了解到所有与之相关的信息，包括合同关联的客户、项目、交易情况、相 关工作流等。并且可以层层深入地追溯了解最详细的信息。e-Document与其他模块的协同使得所 有的文档信息都不是孤立的。（文档协同性）e-Document实现的协同