第9节 工程信息管理

1、大连新东昌置地有限公司第 PAGE 11 页 共 NUMPAGES 11 页第三章 工 程 管 理 大连新东昌置地有限公司 第九节 工程信息管理编制人： 审核人： 批准人： 日 期：2013年 9月 日 修 改 记 录序号修改日期修改条款内容修改人审批人生效日期第一条 目的1.1 保证公司项目部对内、对外收发文准确、及时，规范公司项目部对内、对外收发文管理流程。1.2 保证公司项目部文件的正确传递，有效落实，以及保证项目部内部的信息交流及时、准确。第二条 适用范围适用于参与公司建设项目各项目部、监理公司、施工企业。第三条 定义（工程信息分类：技术、质量、进度、档案、影像、日志、合同等等）各种报

2、表、记录、报告、联系函、信件、会议纪要、技术文件、图纸、标准、规范的收集、传递、存储、处理、运用等工作需要实现自动化管理，为建设项目决策、实施和使用阶段的各项管理工作提供及时准确的信息。3.1 信息管理：这里是指在项目建设中的资料管理与信息交流。3.1.1 项目资料管理分为收文管理与发文管理3.1.1.1 收文管理：指对政府主管部门、参建各单位发来的资料、信件等进行管理的行为过程。3.1.1.2 发文管理：指对项目部或公司委托项目部向政府部门、各参建单位发去的资料、信件等文件进行管理的行为过程。3.1.2 信息交流、反馈：是指项目部与公司、项目部内部个专业之间的信息及时传递与沟通、相互学习的行

3、为过程。3.2 管理文件3.2.1 技术联系单：是指用于联系工程上技术处理，工程质量问题处理，设计变更、技术交底等的函件。3.2.2 工作联系单：是指用于联系工程上非技术类，如工期、进度款、工作回复等的函件。3.2.3 整改通知单：是指针对施工过程中发生质量缺陷、安全隐患、文明施工等问题而下达限期整改指令的函件。3.2.4 处罚通知单：是指针对施工过程中发生质量缺陷、安全隐患、文明施工等问题，并根据施工合同约定条款而下达经济处罚指令的函件。第四条 基本规则 ：、信息的共享、信息的无障碍沟通、信息的标准化、规范化。4.1 统一管理原则4.1.1 项目部档案员负责接收主管行政部门及各格参建单位发来

4、的函件。4.1.2 项目部档案员负责发放各参建单位发来的函件。4.2 效率原则4.2.1 收文，原则上须在收到文件后4小时内通知并发放相关责任人员，紧急文件即收即知会。4.2.2 发文，原则上须在收到批准的4小时内发给相关单位或责任人。4.2.3 所有收文、发文呈核环节，审批/审核/审查人原则上须在一个工作日内审完，紧急文件即报即审。4.3 谨慎原则4.4.1 项目部发文须要求收文单位签收，并保存好发文登记表。第五条 职责5.1 工程副总经理5.1.1 审批项目部向各参建单位的重要发文。5.1.2 审批项目经理上报的文件。5.1.3审批项目部发放的工作联系单、技术联系单。5.2 项目经理5.2

5、.1 审阅收文，签署批示/拟办意见。5.2.2 审核发文文稿。5.2.3 审核用印发文格式。5.2.4 审批各专业工程师上报的整改通知单、处罚通知单。5.3 各专业工程师5.3.1 负责审阅分管专业范围内的收文文稿内容。5.3.2 负责拟定分管专业范围内的发文草稿。5.3.3 负责填写用印申请单并执行呈核流程。5.3.4 负责发文的备份存档。5.3.5 负责追踪、确认对外报送文件原稿的送达情况。5.3.6 负责跟进发文处理情况。5.4 档案员5.4.1 负责接收、登记外来文件，并及时通知相关责任人。5.4.2 每周汇总收文登记表、发文登记表报项目经理审查 。5.4.3 负责将发文文稿套入发文格

6、式并编码。5.4.4 负责及时、完整填写收、发文登记表。5.4.5 负责归档已用印的发文原稿。5.4.6 负责归档外来文件。5.4.7 负责记录项目部例会会议纪要，并在24小时内整理完成承包项目经理签发。第六条 流程6.1 对文件的管理6.1.1 收到建设局等政府有关部门发放的文件后，工程部档案员做好收文登记表，如须发放到施工单位、监理单位的，复印后及时发放并做好发放登记表。6.1.2 对发放到施工单位、监理单位的通知等，必须保留一份在工程部，做好发放登记表、文件存档记录。6.1.3 对施工单位、监理单位提交的文件、报告等，做好收文登记表，如需回复的，经办人应及时呈有关领导批阅处理后予以回复，

7、并做好发放登记表。6.1.4 所有文件，须经档案员同意后方可借出，并做好借阅登记表。6.2 对施工图纸、设计变更通知的管理6.2.1 设计院发放到工程部的施工图纸、设计变更等要做好收文登记表。6.2.2 在收到设计院发放的施工图纸（设计变更）后，根据合同约数量，及时把图纸（设计变更）发放到施工单位、监理单位、成本部、技术部，并做好发放登记表，工程部必须保存两份，一份用于日常查阅，一份用于存档。6.3 对合同文件的管理6.3.1 对施工合同、监理合同、施工许可证、规划许可证、质量监督登记书、安全监督登记书等，原件留在公司存档，工程部保存一份复印件并注明原件的去处。6.3.2 如需借出，须经工程部

8、项目经理同意后方可外借，并做好借阅登记表。6.4 施工技术资料的管理6.4.1 要求施工单位在每栋的基础、主体、竣工验收前把施工技术资料交工程部检查验收通过后方可提交质监站申请验收。6.4.2 对于图纸会审、开工令、基槽、主体、竣工验收的通知书、验收报告，质量保证书等需要公司签字、盖章的，按公司相关流程进行办理，办理完成后，如需发放相关单位的，及时发放，做好发放登记表，工程项目部保留一份存档。6.4.3 在竣工验收后，监督施工单位提交两套竣工资料，一套交城建档案备案馆，一套留公司存档。6.4.4 对于备案资料应及时办理，备案后把通过的备案表留一份项目部存档。6.4.5 项目部定期（每月一次）对

9、工程资料管理进行检查，发现问题及时督促施工单位、监理单位整改、以确保工程资料完整。6.5 对于施工过程中发生的工程质量缺陷、问题、事故资料管理6.5.1 在施工过程中，若发生质量缺陷、问题、事故，要求施工单位提交质量缺陷（问题、事故）处理方案，处理方案经项目经理和工程副总经理同意后进行存档。6.6 监理单位提交的工程技术资料按现行国家及地方文档规范收集、整理、归档。6.7 对工程签证资料的管理6.7.1 签证单按签证与变更管理流程进行操作，要做好文件收发记录，并保留一份项目部存档。6.8 对工程书籍的管理6.8.1 对项目部所购买的工程书籍，项目部档案员须编制好书籍目录。6.8.2 所有书籍，

10、须经档案员同意后方可借出，并填写借阅登记表，借阅人须妥善保管所借书籍资料，如有遗失应原价赔偿。6.9 用印管理6.9.1 技术联系单、工作联系单6.9.1.1 专业工程师将要发放的技术联系单、工作联系单拟好，并填写印章使用申请单交于档案员审核格式、编订文号后，通过，呈项目经理审核。未通过，返回拟稿人修改。6.9.1.2 项目经理审核上呈联系单，通过，在联系单及印章使用申请单上相应位置签字确认，拟稿人呈工程副总经理审批。未通过，返回拟稿人修改。6.9.1.3 工程副总经理审批上呈联系单，通过，在联系单及印章使用申请单上相应位置签字确认。未通过，返回拟稿人修改，重复上述流程。6.9.1.4 拟稿人

11、将审批通过的联系单及印章使用申请单交于资料员。6.9.1.5 资料员审查文件已获批无误后，在批准通过的联系单上用印盖章，并将一份联系单与印章使用申请单进行归档。6.9.2 整改通知单、处罚通知单，6.9.2.1 专业工程师将要发放的整改通知单、处罚通知单拟好，并填写印章使用申请单交于档案员审查格式、编订文号后，通过，呈项目经理审核。未通过，返回拟稿人修改。6.9.2.2 项目经理审批上呈通知单，通过，在通知单及印章使用申请单上相应位置签字确认，并知会工程副总经理。未通过，返回拟稿人修改，重复上述流程。6.9.2.3 拟稿人将审批通过的通知单及印章使用申请单交于档案员。6.9.2.4 档案员审查文件已获批无误后，在批准通过的通知单上用印盖章，并将一份通知单与印章使用申请单进行归档。6.9.3 档案员每天把项目部用章情况列出清单，通过OA报综合部备案。第七条 激励7.1 发文文号出现错误或疏漏，负激励档案员10元/次。7.2 发文格式出现错误或疏漏，负激励档案员、项目经理各20元/次。7.3 收文未按规定时间执行批办流程，负激励档案员10元/次，项目经理20元/次。7.4 收到审批完成的印章使用申请单及发文文稿后未按规定时间印出，负激励档案员10元/次。7.5 所有收文、发文审批环节，责任人未按规定时间审批完成，负激励责任人20元/次。7.6