秘书的职业素养修炼（秘书必备的９个条例）

1、1秘书的职业素养修炼SECRETARYS PROFESSIONAL ACCOMPLISHMENT秘书必读“为什么理想的秘书难找？不是没有人打字与速记的水准一流，一年一届秘书训练班中出的人材就有不少，个个在秘书技巧上都成绩优异，到头来能在大机构与大人物身边成为一个举足轻重，备受上司重视的秘书，少之又少。就为了一句话，只晓做事，不懂做人。而秘书偏偏就是最需要会做人的工作。 梁凤仪秘书必备的9个条件 1.像心理学家一样善于观察和理解他人； 2.像政治家一样有灵敏的头脑； 3.像外交家一样有潇洒的风度； 4.有调查各种棘手问题的丰富经验； 5.有良好的速记能力以及文字功夫； 6.熟读各种商业往来中的法

2、律关系； 7.能熟练地使用各种办公自动化机器； 8.具备相当的金融和税务方面的知识； 9.能熟练地对各种文件资料进行整理归类。秘书的工作 秘书人员应“政治上可靠，思想上敏锐，工作上勤奋，学习上刻苦，作风上严谨”。邓颖超CONCENTS目 录一、秘书的职业道德二、秘书的知识素养三、秘书的能力素质四、秘书的性格要求五、秘书的心理素质秘书的职业道德爱岗敬业，忠于职守遵纪守法，严守机密诚实守信，恪尽职责埋头奉献，甘当配角谦虚谨慎，廉洁自律案例1：她为什么如此受欢迎？在台湾有这么一位女秘书，老板们都争相出高价聘用她。据圈内人士说：哪个老板用到她，必然会财运亨通，诸事顺达。她是一位怎样的秘书呢？从外表看她

3、并不起眼，既不年轻，又不漂亮，四十来岁，瘦弱且略显憔悴。个性也并不开朗，腼腆内向。但她举止文雅，待人有度，尤其她有着惊人的敏感性与记忆力。每一位上司的朋友和客户她都了如指掌，在公众场合或适当的时机，她会悄悄的提醒上司，该向某某道喜，因为他的公子考上了台大，该向某某致候，因为，由此，她的上司总能在公众中赢得良好的口碑和极佳的人缘。案例2：这样插话该不该？ 一次，某基层单位向领导汇报如何落实科学发展观的有关问题。某领导还未讲话，他的秘书就抢先不断插话提问题。后来不等领导做出决定就大谈有关的几条办理意见，而且经常这样，在类似场合插话、提问，做决定性的讲话。案例3：毛泽东喜欢老实人 在毛泽东身边工作的

4、人员都知道，毛泽东喜欢老实人。毛泽东身边工作人员，大都老老实实，勤勤恳恳。毛泽东不喜欢的是自作主张，做事事先不报告，爱出风头，喜欢投机钻营的人。 毛泽东曾批评陈伯达:“我和你相处这么多年，不牵涉到你个人，你从来不找我。”可见，毛泽东对陈的油滑心态是多么深刻的洞察和鄙弃。胡乔木在1959年庐山会议和文革中以基本上“过关”，主要也还在于毛泽东平时对胡乔木印象不错，认为胡乔木是个老实人。 说乔木跟他一二十年“总还是一介书生”。这句话颇为传神，也说明毛泽东对人的诚实是看得很重的。 秘书必读 “当大人物的秘书要有极高的学识知识与智慧修养，然而，本事却要深藏不露，静静渗透于工作之中。” “秘书呢，一旦表现

5、得稍为高调，就会惹人瞩目，有可能被认为过分抢风头。” 梁凤仪秘书之友 八戒一戒盲目遵从、缺少主见二戒作风浮躁、处事不稳三戒心胸狭窄、缺少气度四戒私欲膨胀、忘乎所以五戒妄自尊大、脱离群众六戒头脑空空、不学无术七戒假承意旨、越权办事八戒麻痹大意、失密泄密秘书的知识素养 一位秘书，常常被认为是一位万能博士，是一位心理学家、政治家、外交家，一位饱学之士，作家，机械师，上司的私人财务出纳，跑街女郎与办公桌的清理人。 秘书要胜任工作，必须有胆识，有口才，秘书不必是哪门知识的专家，但应是具备广搏知识的“杂家”。 （美）赖特秘书工作手册 基础知识01专业知识02相关知识03秘书的知识素养秘书知识素养办公室秘书

6、最起码的知识面办公室秘书区别于其他专业人才的重要标志 边缘学科知识的掌握有助于办公室秘书整体素质的提高 秘书的知识素养新浪与智联招聘的一项联合调查结果： 40%的人认为好的秘书最好具备本行业的专业知识背景，34.30%的人认为具备专业知识的秘书更有出路，只有9.92%的人认为不需要。秘书的能力素质表达能力能力素质办事能力人际沟通能力创新能力包容能力听知能力自制力阅读概况能力办公设备操作能力秘书谈吐“十忌” 一、忌信口开河二、忌人云亦云 三、忌花言巧语 四、忌装腔作势 五、忌出言不逊六、忌模棱两可 七、忌晦涩难懂 八、忌唯唯诺诺 九、忌手舞足蹈 十、忌冗繁罗嗦 小技法 秘书的工作责任范围日益扩大

7、，工作累积繁杂，往往每天加班还不见得能够做完工作，结果不是事情没有办好，便是错误不断。如何才能使工作顺利进行呢？有如下建议可供参考： 1.掌握工作的整体概况。若是忽略了这一点，而把目光集中于特定细节，就会忽略真正重要的部分。唯有对工作有通盘的了解，才能进行有效率的规划。 2.善于借助他人的力量。这里指的他人，包括后辈、资深同事和上司等，借助他人的力量运用在工作上。为了便于得到他人的帮助，平时待人处世的态度非常重要。若能建立良好的人际关系，广结人缘，那么办起事来自然方便许多。 3.了解自己的实力。譬如准备熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能恢复精神等等，知道自己的能力极限，方可有效地建立工作进度

8、表。秘书的性格要求开朗敏捷幽默稳健坚毅自制秘书的性格要求乐观、工作热情、无抱怨牢骚、对人热情、乐于助人、勇于挑战、不惧困难办事稳当、观察细致、考虑周详、不贸然从事、不惊惶失措、待人稳重做事百折不回、坚持到底的勇气和毅力,正确对待理解与不理解、并自信自重思维敏捷、动作敏捷、易于接受新事物、办事干练、下笔千言、倚马可待 是智慧、机敏、学识、风趣的综合表现，它能使自机智乐观，也能给人带来愉快能控制自己的情绪和行为，不为成功而冲动、也不为挫折而丧气，利诱不动心案例4 钉钉子的故事 从前，有一个脾气很坏的男孩，他的爸爸给了他一袋钉子，告诉他，每次发脾气或者跟人吵架的时候，就在院子的篱笆上钉一根。第一天，

9、男孩钉了37根钉子。后面的几天他学会了控制自己的脾气，每天钉的钉子也逐渐减少了。他发现，控制自己的脾气，实际上比钉钉子要容易的多。终于有一天，他一根钉子都没有钉，他高兴的把这件事告诉了爸爸。爸爸说：“从今以后，如果你一天都没有发脾气，就可以在这天拔掉一根钉子。 日子一天一天过去，最后，钉子全被拔光了。爸爸带他来到篱笆边上，对他说：“儿子，你做得很好，可是看看篱笆上的钉子洞，这些洞永远也不可能恢复了。就像你和一个人吵架，说了些难听的话，你就在他心里留下了一个伤口，像这个钉子洞一样。”插一把刀子在一个人的身体里，再拔出来，伤口就难以愈合了。无论你怎么道歉，伤口总是在那儿。要知道，身体上的伤口和心灵

10、上的伤口一样都难以恢复。你的朋友是你宝贵的财产，他们让你开怀，让你更勇敢。他们总是随时倾听你的忧伤，你需要他们的时候，他们会支持你，向你敞开心扉。告诉你的朋友你多么爱他们，告诉所有你认为是朋友的人，你的行动可以从讲述这个小小的故事开始。秘书的心理素质办公室秘书处于单位组织管理系统的中枢，地位的特殊、事务的繁重，角色的复杂，经常使他们的心理处于高度紧张状态，加之个人对职业、岗位、角色的认知偏差和社会世俗观点及群体舆论压力等原因，极易产生一些心理障碍，如果不能及时加以调整，久而久之就会造成心理失调，如缺乏自信心、失败感、忧虑不安或者自视甚高的优越感、好出风头、不肯吃苦等等，这些心理障碍不仅会给秘书

11、的工作和人际交往造成困难，甚至会影响到秘书自身的身心健康。 1.秘书的正确价值观作为办公室秘书应具备的健康和谐的心理素质，主要是指： 树立正确的人生观，价值观，热爱本职工作； 建立自我成功期待，拥有恰当的人生抱负水平； 善于反省，能自我调节心理压力； 自觉抵御各种不良思想观念行为的影响； 善于营造和谐、互助的人际关系氛围； 做事有百折不回、坚持不懈的勇气和毅力； 具有自信、热忱、沉着、乐观饱满的情绪，有幽默感。2.秘书的心理调适为了有效地工作和正常的生活，办公室秘书要善于调适自己的心理，保持稳定、乐观、健康的心态，行之有效的调适方法是： 培养广泛兴趣，丰富业余生活，以陶冶性情，培养乐观情绪；

12、博览群书，以拓宽视野，开阔胸襟； 主动与人交流、沟通，利用各种心理咨询服务，通过倾诉、宣泄以调节情绪； 正确地评估自己，培养高尚的人格修养； 劳逸结合，坚持锻炼身体； 学会转移注意力，其中学会克制与忘记很重要。 掌握一些心理保健知识。 案例5 面试吕芬到恒达股份有限公司应聘总经理秘书职位，初试以优异的卷面考试成绩通过，复试由总经理亲自主持，当面回答总经理提出的问题。总经理问吕芬：“吕小姐，从你的个人资料上看，你的毕业论文得过奖，大学生演讲比赛得过第一名，你的口头表达和书面表达的语言应用能力一定很过硬了。”“总经理先生”，吕芬回答，“这只能说我学生时代在语言应用上有一定的基础，但到工作单位后，对

13、行业术语和管理语言，特别对秘书语言应用特征的把握上，还必须苦下功夫，向领导和前辈们学习。只有在大家的帮助扶持下，我才能较快进入角色。”总经理微笑地点头，又问：“吕小姐品学兼优，才德兼备，获奖证书如此之多，个人条件如此之好，到目前面临不少困难的恒达公司应聘，不觉得屈才吗？” 吕芬回答：“正好相反。我注意到贵公司的股票正在下跌，从有关资料上反映，这是贵公司与国际市场接轨进行产业结构调整和技术升级出现的暂时困难。经过这惊险的一跳，公司的综合素质和整体竞争实力将有极大的提升。我若能在公司机遇与挑战并存之际加入公司团队，这是我的荣幸。”总经理连连点头，又问：“若请你任我的秘书，你将为我的工作提供怎样的帮

14、助？”“总经理，刚开始我只能做一些事务服务的工作，”吕芬回答，“若需要我草拟文稿，还需领导和前辈指导、把关；经过几个月实践考验后，若公司认为我基本合格，我自信能够承担起总经理秘书的参谋辅助和事务服务的工作职责。”面试结果，吕芬被聘任为恒达股份有限公司总经理秘书。 案例分析与讨论 从吕芬在恒达公司应聘复试的过程中，分析公司需要怎样的秘书？ 吕芬具有怎样的职业素养？ 谈谈你由此案例受到的启发。案例6 信函某董事长收到一封有长年生意往来的代理商寄来的无礼信函。于是，董事长把秘书叫来，要他速记下回信大意：“真没想到会收到这么不讲理的信，虽然我们有过长久的生意往来，也只能到此为止了。对此事，我还打算对外公开。”他要秘书依据以上内容，迅速复函给对方。那么，秘书应如何做呢？ 你选