通知的写法与格式

1、 一、综论(一)定义及特点通知是机关单位向特定的受文对象告知有关事项的晓谕性公文。它具有下列三个特点：一是适用范围的广泛性。在所有的公文 中，通知的适用范围最为广泛，上至高层机关，下至基层单位；大 到全国范围内的重大安排，小到一个单位内部告知一般事项，都可 以用通知行文。二是文体功用的晓谕性。通知总是有所告晓，有所要求，即包括“晓”和“谕”两重功用 ，或告诉人们有关事项，或 要求办理，遵守执行。三是知照事项的时间性。 在所有的公文中,通 知的时间性最强，告知事项或要求办理的事情，往往都有很强的时 间要求，即使是规定性通知，也不像其他规范性文件具有较长期的 时效。通知是一种使用范围较广的公文。从

2、内容性质上看，可分为批示性通知、指示性通知、一般事务性通知和会议通知四种。.批示性通知：(1)用于发布行政法规和规章，即领导机关将业经批准或通 过的行政法规和规章如条例、规定、办法等，用“发布”、“颁发” 或“印发”通知的形式发给有关单位；2）转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文, 即将上级机关、同级机关和不相隶属机关发来的公文 , 而又对本地区、本系统的工作有关联, 或有重要指导意义的 , 用“转发”通知的形式 , 转发给所属下级机关 ;3）批转下级机关的公文, 即将下级机关报送来的文件 , 如“报告”、“请示”、“会议纪要”等, 加上本机关的批示用“批转”通知的形式, 转发给所属单位

3、。无论是“颁发”还是“转发”、“批转”都应把法规文件或上级、同级、不相隶属机关的来文连同通知一起发出去。这类通知的正文内容都具有批语的性质 , 故通称批示性通知。“发布” （ 包括“颁发”、“印发” ） 、“转发”、“批转”三种形式, 它们的职能、作用不同 , 行文关系不同 , 运用时要严加区别 , 不得相混。指示性通知 :用于上级机关对下级机关某一项工作有所指示和安排 , 而其内容不适宜用“命令”、“指令”发布时 , 用指示性通知。一般事务性通知 :用于要求下级机关办理或者需要知道有关事务性事宜 , 如庆祝节日活动, 机构变动 , 启用印章 , 催报材料 , 任免调动等。会议通知 :用于准备

4、召开会议时 , 告诉收文机关会议的时间、 地点、 内容、参加人员、会议材料、注意事项等。（二）写法及要求通知一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。标题通知标题一般由发文机关、 事由和文种三部分组成。 有的还要根据具体情况写明“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”等。非正式文件处理的一般性通知 , 标题可直接标出文种。主送机关在标题下、正文前顶格写受文的单位或个人。正文通知正文包括通知的缘由、通知事项、通知要求三部分。不同种类的通知其正文的写法有所不同 , 下面分别说明。1）发布性通知的正文一般很简短 , 写明发布的意义和目的提出执行的要求。如果在题目和正文中已指明所发布的

5、文件名称也可在正文后不再注“附件”的字样, 直接将所发布的文件附在通知后即可。2）指示性通知的正文包括两个部分。开头部分写明通知的缘由 , 可以写当前存在的问题 , 发本通知的意义, 也可以写发本通知的依据和任务。 这一部分文字简短概括。 然后由 “特作如下通知或“特通知如下”转入通知的内容。通知的内容大多采用分条列项法 , 具体地提出要求和措施、 办法。 指示性通知一般不单独结尾, 以正文的完结而收束。3）批示性通知的正文一般包括发文的缘由, 对批转、转发文件的评价, 执行要求等部分。有的批转、转发文件的通知 , 不仅要表明本机关的态度, 还要结合本地区、本单位、本部门的实际情况作出具体的指

6、示性意见。对下级机关要求的通常用语, 有“参照执行”、“遵照执行”、“研究执行”、“认真贯彻执行”等等不同提法。 要根据所批转、 转发文件的情况, 仔细推敲 , 明确措词 , 提出恰当的要求。4）会议通知的正文要具体全面。一般包括, 召开会议的机关、会议名称、会议起止时间、地点、会议内容和任务、参加会议的人员范围和人数、入场凭证、报到时间及地点、与会人员须携带的文件材料、其它要求事项（ 如提前上报会议人员名单 , 要求预先告知乘坐的交通工具及车次、航班等） 等内容。会议通知要适当地提前发文 , 以便出席人员作好准备。如果事情重大 , 时间紧迫 , 可发“紧急通知” , 并在封套上注明 , 引起

7、受文机关注意。5）任免通知的正文比较简单, 只要写清决定任免的时间、机关、会议或依据文件 , 以及任免人员的具体职务就可以了。（ 6） 一般性通知所涉及的事项比较具体, 正文主要交代要办什么事 , 什么时间完成和要求等, 有的告诉受文单位一些事项, 以便工作联系 , 不需办理。4. 落款和日期在正文右下方写上发文机关名称和发文日期。一般说 , 通知是下行文, 不能向上级机关、同级机关和不相隶属机关发通知。但在实际工作中 , 有时通知的事项不仅需要自己的下级单位知道, 同时也需要同级机关或不相隶属机关了解, 甚至还需要上级机关了解掌握, 这时就要用抄送、抄报的形式将通知送交上级机关和其他单位 ,

8、而不必向他们另发通知。写通知一忌罗嗦, 二忌条理不清, 三忌无谓的客套寒喧。通知是一种简洁明确的公文, 决不能用写函的方式来写通知。此外还要注意 : 虽然同属于告知性公文, 但通知、通报、通告三者却有着很大的区别 , 不能混用。二、答疑（一）通知的标题应如何拟写标准的通知标题应由发文机关、事由、文种三部分组成，如XX公司关于下达X X计划的通知 。如果使用本单位的专用公文纸写通知 , 因公文纸上已印出了单位名称 , 所以在这种情况下标题可省略发文机关的名称。如有特殊情况 , 还可在“通知”两字之前加上“紧急”、“补充”、“联合”等字样 ,如XX、XX关于XXXX的联合通知。除非通知内容过于简单

9、无需归纳，或内容较多无法归纳 , 一般不能仅以 “通知” 二字为标题。 只有完整的标题，才能使读者很快地抓住通知的主旨。（二）通知的正文应如何拟写完整的通知正文应由受文单位名称、通知缘由、通知内容、结束语等部分组成。受文单位名称通常要写全称 , 在正文开始的第一行顶格书写,后用冒号。如果是周知性的通知 , 则受文单位名称就可以省略不写了。受文单位名称之后 , 就是通知缘由部分。这个部分要用简明的文字说明发通知的原因和目的。再后就是通知事项部分。 这部分文字可以用分条列举的方式写出来, 也可以把几个意思分成几个自然段来写 ; 如果内容单一则可用一个自然段来完成。不管采用何种方式 , 这部分文字都

10、要条理清楚、 明白具体、 针对性强 , 切忌 “假、大、空”。有些通知在写完上述这些文字之后就自然结束了 , 也有些通知在写完这些文字之后 , 还要另起一行空两格写上“特此通知 ”之类的习惯语, 用以结束全文（非周知性通知如果开头未写受文单位名称, 那么在这里就要用“此致”过渡, 补全该项内容）。（三）凡需其他单位知道的事, 都可以用通知发送吗是否用通知的形式告知 , 要由“其他单位”和本单位的关系及通知事项的性质来决定。如果“其他单位”是本单位的上级、同级或与本单位无行政隶属关系 , 同时通知的事项又不需要他们直接办理, 这时通常要将原通知以抄报、抄送的形式送交到其他单位 , 而不需要直接向

11、“其他单位”发通知。如果 “其他单位”是本单位的上级机关而通知事项又需要他们直接办理 , 这时通常要以“请示”的形式行文。如果 “其他单位”是本单位的同级机关或与本单位无行政隶属关系而通知事项又需要他们直接经手办理, 那么就应该用“函”的形式来告知对方。有时为了尊重对方也可将“函”写成“请示”。如果“其他单位”是本单位的同级机关 , 而本单位又是某项业务工作的主管部门 , 那么在联系该项业务时, 本单位除了可用“函”之外 , 也可以用“通知”告知对方。综上所述 , 并非“凡是需要其他单位知道的事都可以用通知发送”。因此，我们在拟写通知之前就一定要先弄清行文关系 , 否则文种选择就会出现错误,

12、在公文的措辞、语气上也会相应出现失误。（四）什么情况下可在通知中使用附件一般说 , 发布文件、转发文件和批转文件的通知需要在正文之后带有附件。这个附件就是被发布、转发、批转的文件。这三种通知 （ 发布性通知、转发性通知、批转性通知 ） 的正文通常都较为简洁 , 它们的重点在于它的附件而非正文。因此, 这三种通知的正文就一定要全面、准确地写出被发布、转发、批转的文件名称 , 至于其他内容则应尽量求简。如果缺少了附件 , 这三种通知的正文就会成为无的之矢。除此之外 , 有些指示性的通知也有附件。如果发文者认为下级有必要结合有关文件来深入理解通知中发出的指示, 而这些文件下级机关没有接到过, 那就要

13、把这些有关文件作为附件列于文尾。如果缺少了附件, 那么下级对此类通知的理解就有可能出现偏差 , 不利于很好地完成工作。（五）通知与公告有哪些区别“通知” 与“公告” 都有告知事宜的作用 , 这是它们的相同点。它们的不同主要体现在发布方式、 发布范围、 发布机关的不同以及发布事项的重要程度的差别上。从发布方式上看, 通知常以文件的形式发送, 少数通知可以在报纸上公布。多数公告要通过报纸、广播、电视等公共新闻媒介发布 , 少数公告还可以采用张贴的形式发布。从发布范围看, 公告的发布范围很广 , 它是用来向国内外公布重大事件的一种普发性、 周知性文件。 而通知则多有具体的受文单位 , 即使有一些普发

14、性的通知 , 他们的适用范围也仅仅局限在国内。从发布机关看, 通知对发文机关没有限定, 任何机关团体都可以发布通知。而公告对发文机关的要求则较为严格, 只有中共中央、 全国人大、 国务院等党政最高领导机关及其所属部委和其他授权机构才有权发公告。从发布事项的重要程度看, 公告所发布的是需要国内外周知的重要事项, 而通知所发布的则多为一般工作事项。即使有一些通知事项本身很重要, 那也只是相对而言 , 这些事项毕竟还没有重要到需国内外周知的程度。由此可见 , 通知与公告是两个不同的文种 , 在实际的公文写作中绝对不能混用。（六）通知与通报有何区别通知是让受文者了解上级的意图 , 告诉受文者做什么、怎

15、么做的 , 它是一种硬性规定。而通报则是以具体的事例来教育受文者以期改进工作的。如果说通知是一种硬性规定, 那么通报就是一种软式建议。具体说, 这两个文种的区别主要体现在用途、行政约束力及写法等方面。通报的用途不如通知广泛。 通知多用于告知事项、 情况、 规定、要求 , 传达上级指示及转发批转文件等方面, 直接告知是它的特点 。而通报则多用于表彰先进、批评错误等方面, 借助具体事例来表明上级的意图 , 传达信息是它的特点。多数通知有较强的行政约束力。通知中正面传达的各项事宜都需要下级不打折扣地认真执行。 而通报的行政约束力相对就要小些 , 它主要用于告知情况, 并不要求受文者主动执行。即使通报中有一些规定和要求, 受文者也不必字字落实地执行, 对有些