绿都档案管理作业指导书

1、 SHAPE * MERGEFORMAT 工程档案管理作业指引编号：LD-GC-ZY009版号：A/0页码：第 PAGE 7 页 共 NUMPAGES 7页工程档案管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人制度概况目的加强建设工程文件的归档整理工作，建立完整准确的工程档案，顺利通过档案验收和竣工验收，并保障后期物业管理和项目后评估的档案使用。适用范围适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。定义建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。主导及参与部门城市公司项目部部门流程

2、中承担职责城市公司项目部/本部工程管理部城市公司综合部负责施工过程的工程文件档案管理；负责代表建设单位收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；负责组织工程档案验收；负责工程档案移交档案馆。工作程序1施工过程城市公司项目部文件档案分类2.1.1A册：公司管理规范工程管理控制文件一套城市公司项目部职责及人员架构表2.1.2B册：合同文件施工合同文件监理合同文件材料采购合同文件合同登记汇总表施工合同月报2.1.3C册：公司内部来往文件发文：送公司报告发文：发合约采购部文发文：发设计、研发部文发文：发预算管理部文收文：合约采购部来文收文：设计、研发部来文收文：预算管理部来文2.1.4

3、D册：监理公司往来文件监理人员登记表及证明资料监理规划监理细则监理例会纪要监理备忘录及专题报告监理月报及审核意见发监理单位文件2.1.5E册：与施工单位来往文件施工组织设计施工方案工程联系单报告及函件2.1.6F册：设计变更和工程签证设计变更工程签证2.1.7G册：计划管理总进度控制计划及评审记录施工图纸交付计划承包单位进场计划甲供材料进场计划资金使用计划总进度计划（施工单位）月计划（施工单位）周计划（施工单位）2.1.8H册：作业指导书工程管理指导书技术交底记录2.1.9册：材料设备管理封样登记一览表收（调）料单设备调试验收记录2.1.10J册：进度款支付工程进度款审批单物资进度款审批单扣款

4、通知单奖/罚款通知单（J4）2.1.11K册：会议纪要公司工程检查例会纪要现场工作协调会纪要甲方召集专题会议纪要城市公司项目部内部会议纪要2.2城市公司项目部文件索引目录2.2.1城市公司项目部文件按上述方法进行分类，每个文件夹须有文件卷目总索引表、文件卷索引表、文件目录表此三级索引表，以便对归档文件进行检索；2.2.2文件卷目总索引表列明归档文件各卷目编号及名称，贴于文件夹外，以便于检索；2.2.3文件卷索引表列明本卷归档文件的分类及名目；2.2.4文件目录表作为质量记录、文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的编号、主题及归档时间。2.3城市公司项目部文件夹标签2.3.1文件须以

5、文件夹分类存放，文件夹侧面以标签进行标识；2.3.2标签上须标明项目名称、卷目名称及卷目编号；2.3.3各文件夹按卷目编号进行排放。2.4城市公司项目部移交公司文件2.4.1工程完工后在城市公司项目部撤消时，城市公司项目部需将上述十二册内容移交城市公司综合部公司综合管理部。2.5工程竣工后文件归档基本要求2.5.1在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，城市公司项目部代表建设单位，组织公司相关部门应履行下列职责：在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；

6、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；城市公司项目部在组织工程竣工验收前，提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；2.5.2城市公司项目部负责督促勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。2.5.3城市公司项目部、监理单位负责督促总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时

7、向建设单位移交。2.5.4城市公司综合部负责对接城建档案管理机构对工程文件的立卷归档工作进行的监督、检查、指导。在工程竣工验收前，城市公司项目部负责交付工程档案至城建档案管理机构进行预验收，验收合格后，获取工程档案认可文件。2.6归档文件的质量要求2.6.1归档的工程文件应为原件。2.6.2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。2.6.3工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如： 红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。2.6.4工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。2.

8、6.5工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm*210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。2.6.6工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。2.6.7所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章示例如下：竣工图章尺寸为：50mm*80mm.竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。2.6.8利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置

9、等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。2.6.9不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mm*210mm），图标栏露在外面。2.7工程文件的归档2.7.1归档应符合下列规定归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。文件材料的质量符合要求。归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。2.7.2归档时间应符合下列规定根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。2.7.3勘察、设计、施工单位在收齐

10、工程文件并整理立卷后，城市公司项目部、监理单位应根据城建管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后移交城市公司项目部。2.7.4工程档案不少于三套，两套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。2.7.5城市公司项目部接收勘察、设计、施工、监理等单位移交的档案时，应编制移交清单，双方签字，盖章后方可交接。2.8工程档案的验收与移交2.8.1列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程，城市公司项目部在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。2.8.2城市公司综合部交在城建档案管理机构进行工程档案预验收前，应重点检查以下内容：工程档案齐全、系统、完整；工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；文件的形成，来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等