公司文件管理制度()

1、公司文件管理制度（）- - 作者:日期:河北源泰文化传播有限公司文件文件编号our ref : HBYT-13-D001拟文日期date: 2013-12-17文件类别category:制度规范拟文人FROM ： 黄翠萍审核/日期VEREFED/DA TE ：田杰批准/日期APPROVED/DA TE ： 张发志收文人TO：源泰全体员工收文部门TO （DPT）： SIS抄送CC :附件ATTACHMENT :附件文头格式说明传阅 CIRCULAR阅后存档 FILIG保密/期限 CONFIDENTIAL/TERM 其他 OTHERS 页数 NO.OF PAGES : 6河北源泰文化传播有限公司文

2、件管理制度目的1、规范源泰公司文件管理流程。2、明确公司、部门及地区不同文件层级的规则。3、规范行文及编号规则。名词解释文件是指公司各机构在经营管理过程中形成的规范性文书。适用范围适用于河北源泰公司。文件管理职责建立河北源泰公司文件管理体系，负责贯彻执行、修订，并对公司文件进行管理文件层级根据文件涉及范围不同，文件分为：1、公司级文件：即源泰公司文件。2、部门级文件：即人力资源部文件、市场部文件、财务部文件等；3、地区级文件：即*地区文件（如：保定地区文件）”；4、联合行文：即两个及以上单位联合文件。5、每一层级文件一经发布，即产生效力。其内容不得与上一层级文件有原则性 抵触。文件格式根据文件

3、内容不同，文件格式分为：1、请示/申请类文件格式2、普通文件格式（非请示/申请类文件格式）文件种类根据文件内容不同，文件种类分为：1、决定（代码A）: 一般是指传达上级决定的事项，起决定的事项。2、通知（代码Z）:指通告事情的文字或口信。3、通报（代码B）:指上级机关把有关情况以书面形式通告下级机关。例如：通报批评。4、制度规范/管理流程（代码D）:指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则5、请示/申请（代码E）:指向上级或有关部门中述理由，请求批准。6、报告（代码C）:指向上级或群众就调查、观察的结果提出详细书面材料或作 口头叙述。7、会议纪要（代码G）:纪录会议重点内容及需要跟踪解决的问题。

4、8、其他（代码I ）:例如策划案等活动相关文件。行文规则.公司级文件：源泰公司文件行文适用范围：面向全体员工的重大战略、组织架构、干部任命、通用管理制 度、奖罚通报、总经理室决策内容的通报、其他重要通知等使用公司级文 件格式。涉及公司职能管理的文件可使用公司级文件格式。签字权人：公司级文件由总经理或其授权人批准签发。公司级文头格式：分普通类、请示类。（见附件1、附件2）内布署的文件（见附件3附件8）.部门级文件：各部门级文件行职责范围签字权人：部门负责人或其授权人分部级文头格式：分普通类、请示类。.地区级文件：各地区级文件行文。适用范围：涉及地区整体布署的文件。签字权人：地区负责人或其授权人。

5、地区级文头格式：分普通类、请示类。（见附件9、附件10）.联合文件行文适用范围：公司同级部门之间就同一问题需协作处理的，可协商一致后联 合行文。联合行文文件头中应列出联合行文部门，主办部门名称应排列在前。签字权人：部门第一负责人或其授权人；联合行文部门第一负责人或其授 权人共同批准签发。联合文头格式：普通类。（见附件11）九、文件处理程序及规范.拟文拟文人是明确行文目的与要求，并具体起草文件的人。拟文人要遵循拟文三原则：简洁：力求简短、条理，倡导“一页纸文章”；明白：易懂、不晦涩；准确：不模棱两可。文头三要点：明确标明收文部门，以公司发布的部门英文缩写为准；明确收文人和抄送人姓名；标题应突出，

6、采用“事由+类型”形式（如“关于 XXXX的通知”），须明 确文件内容的关键字。.审批（审核/批准）文件审批应遵循业务分管原则及效率原则。审核人是对文件内容进行初步审查并签字的人，审核人对拟文人的工作质量负责，审核人姓名应手签。批准人是对文件内容全面负责并签字的人，批准人姓名应手签。审批人需以效率为原则，一般文件三个工作日内给予明确答复，紧急文件 在一个工作日内给予明确答复，审核/批准人需在签字同时标明回复时间。文件内容涉及相关部门业务时，需向该部门主管负责人征询意见，经同意 后方可正式发布。. 发文公司级正式文件须转换为 PDF格式，通过公司邮箱发布。文件管理者审校格式、编号后进行发文，对不

7、符合规范的文件，须要求拟 文人修改或重新拟制，责任由拟文人自负。文件管理者发文时应遵照收文人为文件相关人。不应发给不相关的人，以 免造成垃圾邮件。.存档文件管理者发文后将原件存档，保留文件电子版，并对已存档文件负责管 理。联合行文由主办部门将原件存档，其他部门保存复印件。.监督一级监督：人力资源部负责公司文件管理的执行情况监督。二级监督：部门经理负责监督部门内文件管理的执行情况。十、解释权限：本规定最终解释权在人力资源部。十一、生效时间：本规定自发布之日起试行。附件：文件文头格式（11个附件）附件1:公司级普通类文件文头 附件2:公司级请示类文头公司级文件普通类文件.doc公司级文件请示文头.

8、doc附件3附件10:各部门普通类文件文头及请示类文件文头部门普通类文件文头.doc部门请示类文件文头.doc附件11:地区普通类文件文头附件12:地区请示类文件文头地区普通类文件文头.doc地区请示类文件文头.doc附件13:联合行文普通类文件文头（例如：HR&CC,文件文头中用部门英文缩写，文件编号只标明主办部门的文件编号。）联合行文文件文头.doc附件14:会签表源泰会签表.doc附件15:附属说明：编号规则 见例：河北源泰文化传播有限公司RfNH皿叫:HBTT-13-政日皿文件类别cm蜕：话亍1A3EA FROM：推卷，日翱APPF的加HE：触印就小五收交人TO：一忧t苗门TtHIfT

9、X -触（E4：TL：r 册wMw小六卜对号KTTACH阳江二，传阅84山比口郎后存稳由再口保密/蟒COHFTLfNTULEM 其他由的页基而加注一延：魁网J加体六号热 由出了工也不讲将停答送二拜*畀曲日瓶徉/于上雅日内岚/一、文件头部分.编号通用编号规则：公司英文简写一 部门/地区/英文简写年份（取后两位）- 顺序号（三位）。部门拼音首字母或者英文大写缩写：人力资源部（Human resources ）;简写：HR。财务部（）； 简写：ERH。市场部（； 简写：WRH。地区级英文规则：以所在城市汉语拼音第一个字母大写。联合行文文件编号只标明主办部门的文件编号。各类文件举例说明：公司级文件：H

10、BYT-13 D001部门级文件：HBYT-HR-13-I001联合文件：HBYT-HR&CC-13-I001地区（如保定地区）：HBYT-BD-13-I001拟文日期由拟文人填写，采用年-月-日的形式。文件类别根据文件内容依据而定。申请类文件、源泰政策类文件（如关于激励方案、操作性或流程类规范文 件）签批前一般只能以一个收文人为主送对象，不能以文件或电子邮件形 式同时主送多位领导；由3人以上（含3人）签批意见的申请类文件需附 加会签表。见附件14源泰会签表签批后应将文件主送经办部门。审核人如没有，则划“ /”。收文人是对所收文件需承担第一直接办理、答复责任、参照执行的上级或 相关部门人员；抄

11、送人指对所收文件无需承担直接办理、答复责任，只需了解文件内容的上级或相关部门人员。收文部门的英文缩写按收文人、抄送人的顺序填写。如有附件必须列出附件顺序及标题，如无则划“/”。拟文人必须注出文件是属于传阅或阅后存档或保密，如是保密，必须标注 保密及期限。文件页数用阿拉伯数字标注，如有附件则标注一个总页数。二、正文内容.字号：标题采用宋体3号粗体，正文采用宋体小4号字；.段落：采用单倍行距。.重点标示：对需强调的重要内容可用加粗、下划线或颜色字来突出，不改变 字体字号。.结构层次顺序：数字排序：第一层为“1”、第二层为“1.1”、第三层为“1.1.1”，以次类推。罗马符号排序：第一层为“I”、分层级时用“ A”，B”以此类推。从 第五层开始为“ V”、“VI” “VII” “VIII ” “IX” X”以此类推。.制度规范类文件应在标题后注明制度版本号。制度版本号采用 V （Version） 十年度代码（取最后二位）.发布月份的形式。如2006年12月发布的文件管 理规定标题应为：源泰公司文件管理规定 V06.12。.面向全员发送的关于向全员发送的邮件：.“授权通知”禁止以邮件形式向全员发送。发布公司主页上。.“管理规定”可以放在主页或公用文件夹数据库中，通过邮件向全员发送一个文档链接。.喜报、通报、离岗通知、活动报道”等，除公司重大消息由人力资