X股份公司人事档案管理规定

1、X股份公司人事档案管理规定第一章总那么第一条为贯彻落实中央关于干部人事档案指导精神和政策 要求，进一步加强公司人事档案管理工作，推进人事档案工作科 学化、制度化和规范化建设，根据国家档案法、干部人事档 案工作条例、干部人事档案材料收集归档规定等法律法规和 相关规定，结合公司实际，特制定本规定。第二条 人事档案是记载员工个人经历、政治思想、品德作 风、业务能力、工作业绩以及工作变动等内容的文件材料，是反 映员工自然情况、全面考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。第三条 人事档案工作应当遵循以下原那么：（一）（二）（三）（四）（五）党管干部、 依规依法、 分级负责、 真实准确、 方便利用、党管人才

2、; 全面从严; 集中管理; 完整规范;平安保密。第四条 本规定适用于中国广电x网络股份省公司 本部、分公司在职劳动合同制员工及全资子公司、控股子公司班 子成员的人事档案管理工作。全资子公司、控股子公司班子成员外人员的人事档案管理由 子公司参照本规定执行。第二章人事档案管理机构和职责（五）转入单位收到，经检查核对无误后，在回执上签名盖 章及时退回，逾期一个月未退回回执，转出单位应及时跟进催促, 以防档案丧失；假设缺少材料应在回执上写明，限期补齐缺失材料; 对不符合要求的人事档案，退回转出单位，重新办理。第三十四条严格执行转递制度，防止产生“无头档案”。对 已出现的“无头档案”，应认真查转。对确属

3、查不到人员下落的， 凡有保存价值的档案材料可移交员工原籍档案管理部门保存。第七章人事档案信息化管理第三十五条人事数字档案是按照国家相关技术标准，利用 扫描等技术手段将人事纸质档案转化形成的数字图像和数字文 本。第三十六条 各级人事档案管理部门可结合实际推进人事档 案管理数字化和信息化建设，为干部资源配置、员工队伍宏观管 理、组织人事工作规律研究等提供精准高效服务。第三十七条人事数字档案在利用、转递和保密等方面按照 纸质档案相关要求管理。第八章纪律与监督第三十八条 公司各单位及其人事档案管理部门在人事档案 工作中，必须严格执行本管理规定，自觉接受组织监督和党员、 干部、群众监督。第三十九条对于违

4、反相关规定和纪律的，依据有关规定予 以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪处分, 并视情追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规-10- 处理。第九章附那么第四十条 本规定自印发之日起执行，由省公司人力资源部 门负责解释、修订。附件：1.人事档案管理台账（参考模板）.人事档案材料分类解释.人事档案材料形成部门.查（借）阅人事档案审批表.人事档案材料转递通知单第五条 公司各级人力资源部门为人事档案管理部门，人事 档案管理范围及权限原那么上与人力资源管理范围及权限一致。第六条 省公司人力资源部门主要职责：（一）负责贯彻落实国家有关人事档案管理政策、法规，制 定公司人事档案管

5、理制度，监督、检查并指导分（子）公司人事 档案管理工作。（二）负责收集、报送省公司领导班子成员的人事档案材料, 协助上级档案主管部门做好归档材料的审核、归档及档案副本材 料的归档工作。（三）负责省公司本部员工（除档案由上级组织人事部门负 责管理的领导班子成员）、市级分公司班子成员及子公司班子成员 的人事档案材料的管理工作。（四）负责组织公司人事档案工作业务培训和经验交流，积 极开展业务指导，推广人事档案工作先进经验。（五）负责推进人事档案管理信息系统规划，并组织应用实 施与推广，做好全省人事档案信息化建设。第七条 市级分公司人力资源部门职责：（一）负责收集、报送市本级领导班子成员的人事档案材料

6、, 协助省公司人力资源部做好归档材料的审核、归档及档案副本材 料的归档工作。（二）负责市本级员工（除档案由省公司负责管理的领导班 子成员）及县级分公司班子成员的人事档案材料的管理工作。（三）负责组织落实国家和公司人事档案管理有关规定和制度。第八条 县级分公司人力资源部门主要职责：（一）负责收集、报送县级分公司领导班子成员的人事档案 材料，协助市级分公司人力资源部门做好归档材料的审核、归档 及档案副本材料的归档工作。（二）负责本单位员工（除档案由市级分公司负责管理的班 子成员）的人事档案材料的管理工作。（三）负责组织落实国家和省市公司人事档案管理有关规定 和制度。第九条 子公司人力资源部门主要职

7、责：（一）负责收集、报送子公司班子成员的人事档案材料，协 助省公司人力资源部门做好归档材料的审核、归档及档案副本材 料的归档工作。（二）负责本单位员工（除子公司班子成员）的人事档案材 料的管理工作。（三）负责组织落实国家和省公司人事档案管理有关规定和 制度。第十条 人事档案管理部门应中选配政治素质好、专业能力 强、作风正派的党员从事人事档案管理工作，主要职责包括：（一）负责人事档案的建立、接收、保管、转递、统计和保 密，档案材料的收集、鉴别、整理、归档，档案信息化等日常管 理工作。（二）负责办理人事档案的查（借）阅，组织开展人事档案审核工作，配合有关方面涉及人事档案的调查和信息提供。（三）负责

8、人事档案台账的建立和维护等工作（管理台账参 考模板见附件1）。第十一条 人事档案管理部门应当按照预防为主、防治结合 的要求，建立和维护科学合理的档案存放秩序，按照有关标准要 求建设人事档案库房，加强库房平安管理和技术防护。暂不具备 管理条件或档案数量较少的，人事档案可委托社会人事代理机构 管理。第十二条 特殊情况人员的人事档案管理：（一）离岗待退、停薪留职人员的档案由原档案管理部门负 责新建台账管理。（二）退休人员（省管干部除外）的档案管理按国家、地方 或原档案管理机构有关政策规定执行。（三）员工离职（包括辞职、辞退、解除/终止劳动合同）， 原档案管理部门应当根据具体情况将档案转递至新就业单位

9、或本 人户籍所在地（或常住地）相应人事档案工作机构或公共就业和 人才服务机构。（四）员工亡故的，其档案管理按照国家、地方或原档案管 理机构有关政策规定执行。（五）员工在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由原档案 管理部门保管。刑满释放和解除劳教以后离职的，按第（三）条 管理。（六）员工出国不归、失踪、逃亡的，档案由原档案管理部门负责新建台账管理。（七）人事档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案， 由档案管理权限单位人力资源部门另行指定专人管理。第三章人事档案的内容和分类第十三条 人事档案分为正本和副本。副本根据工作需要建 立，由正本主要材料的复制件构成，正本有关材料和信息变更时, 副本应当相应

10、变更。第十四条 人事档案主要内容及分类（附件2）：（一）履历类材料。（二）自传和思想类材料。（三）考核鉴定类材料。（四）学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培 训类材料。（五）政审、审计和审核类材料。（六）党、团类材料。（七）表彰奖励类材料。（A）违规违纪违法处理处分类材料。（九）工资、任免、出国和会议代表类材料。（十）其他可供组织参考的材料。第四章人事档案材料的收集、鉴别与归档第十五条 人事档案形成部门和人事档案管理部门，必须认 真贯彻执行有关的法律、法规和组织人事等工作的政策规定。收 集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。第十六条 人事档案材料形成部门（附件3）应按照有关规

11、 定规范制作人事档案材料，在材料形成之日起一个月内按要求送 交人事档案管理部门归档并履行移交手续。第十七条 人事档案管理部门要建立人事档案材料收集归档 工作机制，及时掌握新形成人事档案材料的信息，主动向人事档 案形成部门、本人和其他有关方面收集人事档案材料。第十八条收集归档的材料，必须经过认真鉴别。属于归档 的材料应真实完整、文字清楚、填写规范、对象明确、手续完备。 归档材料经人事档案管理部门审查后归入人事档案。第十九条归档材料填写不规范、手续不完备，或与档案记 载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或由人事 档案管理部门审改并加盖公章。第二十条 经过鉴别，不属于归档范围的材料不得擅

12、自归档, 可结合实际情况予以处理。第二十一条 归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊 情况需要复印件存档的，统一使用国际标准A4办公用纸，必须注 明复制时间（不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写）， 并加盖材料制作单位或人事档案管理部门（所在单位）印章。第二十二条符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个 月内放入本人档案，一年内整理归档。第二十三条 人事档案材料收集归档工作中，人事档案材料 形成部门、人事档案工作人员、本人必须严格遵守以下纪律：（一）不准以任何借口涂改、伪造档案材料。（二）不准将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档。（三）不准将归档范围之外的材料擅自归档。（四）不准将虚

13、假材料和不符合归档要求的材料归入档案。（五）不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案 材料。对违反人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节 轻重和造成后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人进行 处理。其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，从严从 重处理且不得继续从事人事档案工作。第五章人事档案的利用和审核第二十四条 因工作需要，符合以下情形之一的，可以查阅 人事档案：（一）政治审查、开展党员、党员教育、党员管理等；（二）干部录用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教 育培养、职称评聘、表彰奖励、退休、社会保险、治丧等；（三）人才引进、培养、评选、推送等；（四）巡视、巡察，

14、选人用人检查、违规选人用人问题查核, 组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办 等；（五）其他因工作需要利用的事项。第二十五条查阅人事档案按照以下程序和要求进行：（一）查阅档案应当2人以上，一般均为党员。任何个人不 得查阅或借用本人及其直系亲属的人事档案。（二）查阅人员须填写查（借）阅人事档案审批表（附件 4）o本级或上级人事档案管理部门人员查阅的，由本级或上级人 事档案管理部门负责人审批签字；非本级或上级人事档案管理部 门人员查阅的，按程序报所在单位负责人审批签字并加盖公章后, 报需查阅档案的人事档案管理部门负责人审批。（三）查阅人员在规定时限内查阅。查阅人员应严格遵守人 事

15、档案保密制度和阅档规定，不得涂改、划圈、污损、拆取、撤 换、增添、摘录、复制、拍摄档案材料，不得泄露或擅自向外公 布档案内容。（四）归还档案。档案管理人员认真核对档案材料，无误后 办理注销手续并入库归位。第二十六条人事档案一般不予外借，确因工作需要借阅的, 借阅单位应当履行审批手续，在规定时限内归还，归还时档案管 理人员认真核对档案材料，无误后办理注销手续并入库归位。第二十七条确因工作需要复制、摘录档案材料的，应当由 人事档案管理部门按程序审批，对复制、摘录的档案材料注明时 间、使用范围并加盖公章。第二十八条 各级人事档案管理部门可根据上述原那么结合实 际制定查（借）阅本单位管理人事档案的具体

16、规定。第二十九条在干部动议、考察、任职前公示、交流，人才 引进，档案转递、接收等环节，严格按照有关政策和标准，及时 做好人事档案审核工作。第三十条 人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、 工作经历、家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务（职称）、 学术评鉴、奖惩等基本信息，审核档案内容是否真实、档案材料 是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有 影响提拔任用的情形等。第三十一条 人事档案审核中发现的问题应当按照相关规定 及时进行整改和处理。涉及个人信息重新认定的，应当及时通知 所在单位和本人。凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，应当立即查核，未核 准前，一律暂缓考察或者暂停任职、调动等程序。第六章 人事档案的