武汉XXXXXXXXXXXXXX公司合同管理办法(共26页)

1、武汉XXXXXXXXXXXXXX公司(n s)合同(h tong)管理办法第一章 总 则第一条 为加强公司合同管理，规范企业经济行为，降低经营风险，预防(yfng)经济纠纷，根据中华人民共和国合同法等法律法规，结合公司实际，制定本办法。第二条 本办法合同是指以武汉XXXXXXXXXXXXXX公司汽车有限公司为一方主体，因从事经营管理活动，与其他法人、自然人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面形式协议。合同称谓可以是“合同”、“协议”、“意向书”等。当事人之间协商同意的有关修改和补充的合同文书、与履行合同有关的技术协议、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）、往

2、来信函和图表等书面材料也是合同的组成部分。第三条 本办法适用于武汉XXXXXXXXXXXXXX公司经营性质合同的管理，公司等分（子）公司参照执行。劳动合同、劳务合同、集体劳动合同等参见相关劳动合同管理制度，由人事行政部归口管理。第四条 公司合同管理实行(shxng)统一授权、分级管理、分工负责的管理(gunl)机制。公司合同的审批权和签订权由总经理统一界定并授权(shuqun)；公司享有合同审批权和签订权的人员根据总经理授权权限，分级行使相应权力；相关部门和人员根据本办法所规定的职责分工，履行相应职责并承担责任。第五条 合同管理遵循以下原则：（一）“利益最大化”原则。即在不影响交易达成的前提下

3、尽量使公司利益最大化；（二）“过错追究”原则。即公司对违反本办法规定或履职不当等给公司造成损失或不良影响的行为追究责任并予以处罚。第二章 涉及部门、人员的职责与权限第六条 法务部门为合同归口管理部门，全面负责公司合同管理工作，其职责为：（一）建立合同管理与监控机制，制定合同办理流程。（二）作为合同评审主责部门，对合同风险和法律效力进行审查。（三）参与对公司经营发展有重大影响的投资合同、技术合同等合同的谈判，指导合同承办部门草拟合同文本。（四）组织开展合同知识培训，对承办部门的合同业务进行指导。（五）负责(fz)处理(chl)公司各类经济(jngj)合同纠纷。（六）负责公司授权委托书的归口管理。

4、（七）协助公司供产销各环节格式化合同的拟定和完善。第七条 具有采购权限的部门（以下简称“采购部门”）为公司采购业务及其合同的具体承办部门，其职责为：（一）根据合同项目指定合同承办人，负责业务合同的具体办理。（二）负责组织业务相关部门开展合同前期论证和谈判工作。（三）负责合同文本的拟定。（四）负责组织承办业务合同评审。（五）负责授权范围内合同的办理活动，包括签订、签章、履行、变更、解除和终止等。（六）负责（或协助）建立供应商资质、商务与服务能力、信用能力评审及预警机制。（七）负责配备合同管理员，履行本部门合同管理职责。第八条 财务部是合同所涉费用的管理部门，其职责为：（一）负责审核确认合同所涉及

5、的费用支付条件、金额。 （二）审查合同中的财务收支事项是否符合国家财经法规和公司财务管理制度。（三）协助合同承办部门监督合同执行情况。（四）按照合同约定办理收支事项。第九条 总经理办公室负责合同用章的保管和使用(shyng)，负责公司合同的最终归档封存。第十条 公司授权代表是授权范围内合同的主要经办人和签订(qindng)人，其职责为：（一）负责(fz)授权事项范围内具体合同的洽谈、草拟、签订、履行以及配合纠纷处理等工作。（二）负责收集和整理本人所签合同及相关资料，定期交合同管理人员归档。（三）负责授权委托书的保管和使用。第十一条 合同管理员负责部门合同管理具体工作，其职责为：（一）建立合同管

6、理台账，跟进合同履行和资金支付情况。（二）负责合同的统一编号管理。（三）配合合同评审、签订、履行、纠纷处理等各环节工作。（四）负责合同的传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁等。（五）收集和整理约定周期内承办合同资料，交总经理办公室归档封存。第三章 合同的订立第一节 合同谈判第十二条 采购部门根据公司生产经营需要或获批申请，就相关事务以公司名义组织对外洽谈(qitn)合同，其为合同的承办部门。第十三条 合同(h tong)洽谈前或过程中，采购部门应考察对方(dufng)的主体资格、经营范围、资信情况、履约能力等与拟签订合同密切相关的所有情况。对不具备合法主体资格、资信差、无履约能力者或超越代理权限

7、者，不得与之订立合同。第十四条 对于风险较大或无法了解对方资信情况的合同，采购部门应要求对方提供可靠担保（包括不动产抵押、股票或债券质押）或采取现款现货、先收货后付款、先收款后交货、收取银行承兑汇票等措施，以确保合同顺利履行。第十五条 对公司生产经营有重大影响或标的额超过500万的合同谈判，采购部门应组织法务、财务、技术等专业人员参加。第十六条 对于需签订技术协议的合同，技术协议应当先于主合同进行谈判，但不得涉及价格、支付方式等商务条款。主合同和技术协议原则上应当同时签订，技术协议签订的份数同主合同相同。技术协议应加盖双方单位的合同专用章或公章，不能加盖部门公章。技术协议中应有参与谈判的技术人

8、员签字。 技术协议或其它合同涉及技术成果的，应明确技术成果（如专利权等）的归属，在不违背有关法律(fl)的前提下，尽可能约定公司享有所有权。第十七(sh q)条 合同经办人员要妥善保管谈判过程中的信函(xn hn)、传真、电子邮件、手机短信、电子聊天记录、图表等书面资料。第十八条 谈判过程中或谈判后，我方若有不同意见，应及时告知对方并体现在合同文本中，避免因缔约过失而承担经济责任。第二节 合同文本的拟定第十九条 除采购金额在1万元以下的偶发性采购项目如零星购买日常办公用品、低值易耗品等能及时结清的业务外，其他情况应当采用书面形式订立合同。第二十条 合同文本必须使用中文。适用中国法律的涉外合同，

9、应译成中文订立。合同文本只能打印，不得手写。第二十一条 凡国家法律、行政法规规定应当公证、鉴证、备案的重大特殊合同，应提交有关机关公证、鉴证和行政备案。第二十二条 对于(duy)规律性强和权利义务内容可类型(lixng)化的事务，可采用(ciyng)通用格式合同；国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准的合同文本；其余情形下，合同承办部门应当根据具体情况专门订立合同。第二十三条 合同承办部门负责草拟合同文本，遵循“细化己方权利，模糊己方义务；模糊对方权利，细化对方义务”的原则，维护公司权益，应当包括但不限于以下条款：（一）当事人的名称或姓名和住址1.对方单位有多个主体的，要明确与哪一个法人主体

10、进行经济交往，以防止对方借此逃债或转移资产；2.当事人为自然人的，应载明其身份证号码；3.合同中的主体名称应当使用全称，并与合同专用章或公司行政公章一致，不得使用简称或别称；4.合同中应同时写明对方单位的法定代表人、委托代理人、联系电话、邮政编码等内容。（二）标的、标的物1.法律明令禁止的不得作为合同标的；2.标的内容必须明确；3.标的物的名称、规格型号、商标和生产厂家等须同时明确。（三）数量1.合同数量的文字表述应当明确具体，不论是数词（1、2、3）的使用，还是(hi shi)量词（个、台、辆）的使用(shyng)都应符合规范的语言表达方式，不能产生歧义；2.对机电设备，应明确规定随机的辅机

11、、附件(fjin)、配套的产品、易损耗备品和安装修理工具等；3.对成套供应的产品，应当明确成套供应的范围，并提出成套供应清单；4.对特殊产品，应明确交货数量的正负尾差、合理磅差和在途自然减（增）量规定及计量方法。（四）质量1.合同中应当写明检验的标准、方法和期限；2.对需经过运转才能发现问题的合同标的，应当约定提出异议的时间；3.合同中约定需要抽检的产品，应标明抽检标准或方法以及抽检的比例；4.对需要封存样品的，应当共同封存，分别保管。（五）价款或酬金合同必须约定单价和总价款，涉及不同币种的，同时应当明确相关汇率风险的承担。（六）履行的期限、地点和方式1.履行期限应当明确具体，规范表述为年月日

12、；2.合同的履行地点应约定在公司所在地或准确的目的地；3.根据合同的内容不同，应当明确履行方式，比如在货物买卖合同中，就应当根据实际需要明确约定(yudng)是采用自提、送货方式，还是采用托运方式。 （七）违约责任合同中应当订立(dngl)违约责任条款，在不违背有关法律、法规的前提下，尽可能的免除或减轻公司的责任。违约责任条款应充分考虑公司可能出现的违约情形，进行具体约定。（八）争议(zhngy)的解决方式1.合同中关于纠纷的解决方式，可以选择仲裁也可选择向法院起诉，但不能同时约定仲裁和诉讼，否则，约定无效；2.合同中约定诉讼解决争议的，合同承办部门签订合同时应争取选择向公司所在地人民法院起诉

13、；3.合同中需要约定仲裁条款的，应当选择重庆仲裁委员会进行仲裁；涉外合同一般应选择中国国际经济贸易仲裁委员会西南分会进行仲裁。（九）适用法律（涉外事务时需要）、语言文字效力（涉及多国语言文字时需要）； 第二十四条 合同中涉及公司商业秘密的，应在合同中订立保密条款或单独签订保密协议，明确保密责任。第二十五条 订立合同原则上应使用我方拟定的合同文本。如确需使用对方合同文本，合同承办部门应当逐条对该合同草稿做权利义务内容上的实质性审核并做相应修改后作为合同草拟稿进行公司评审。第二十六条 合同订立后，由合同承办(chngbn)部门确定合同编号。第二十七条 签订合同时，至少应有四份具有同等(tngdng

14、)法律效力的合同文本。公司保留三份（法务部门、财务部和合同承办部门各一份(y fn)），对方一份。同时可根据需要进行增加。第四章 合同的评审与批准第二十八条 合同正式签订前，由合同承办部门组织对合同内容进行评审会签，并报相应权限领导批准。第二十九条 通过招投标方式订立合同的，应在招投标文件发出前对其进行评审，通过后方可发布招投标信息。第三十条 合同评审对象为合同文本以及与合同签订密切相关的资料，含对方当事人身份证明文件（企业法人营业执照、营业执照或自然人身份证）复印件、授权委托书、双方往来文书、信件、函电、图表、异议书等。第三十一条 合同评审的要点包括业务的可行性、合同的严密性、可履行性、合同

15、技术条款的适宜性、内容的合法性、权利义务的对等性、风险评估及对策等。第三十二条 合同评审通过(tnggu)会签方式进行，并由公司相应(xingyng)审批权限领导最终批准：（一）合同经办人将拟定(ndng)好的合同文本报本部门负责人审核，并在合同评审表（见附件一）上签字认可后方能提交评审。（二）法务部门、财务部等相关部门对合同文本以及密切相关资料进行审核，对于重大合同应组织专题会议进行会审。参与合同评审的部门应当按照各自的管理职责对合同相应条款进行审核：1.凡涉及收支事项的合同，必须提交财务部审查。财务部审核收支条款、协助合同经办部门核查对方银行资信，对公司财务风险性负责。2.法务部门对合同适

16、法性和风险性进行审查，需核实的资料包括合同相对方的营业执照副本、组织机构代码证复印件、法人授权委托书等资质证明。审查内容包括：（1）合同承办部门和承办人员是否具有代表公司签订合同的主体资格和是否在委托代理人的代理权限内签订合同；（2）合同当事人双方在合同中约定的条款是否符合权利义务对等的原则；（3）合同内容是否符合国家和地方的法律法规及政策；（4）合同条款是否完备、文义是否准确规范；（5）合同签订的程序和形式是否符合国家法律和公司(n s)的规定；（6）合同中约定有担保条款的，则要审查(shnch)所选择的担保方式是否符合国家法律和公司要求；（7）合同中约定(yudng)的履行地、争议解决方式

17、等条款是否符合公司要求；（8）其他有必要进行审查的内容。合同审查人员有权向委托代理人询问该合同的相关问题，委托代理人应如实回答。对有疑点的合同审查人员有权留查。（四）参与合同评审部门如有修改意见，以书面形式向合同承办部门提出。合同承办部门根据相关意见修改合同文本，并将有关情况反馈给参加评审的各相关部门，并重新会签。（五）合同评审结束，由合同承办部门根据合同金额将合同评审单连同合同文本一并呈报公司相应审批权限的领导进行最终审批。第三十三条 对于主要适用外国法的重要合同，应当由法务部门同时委托外国律师机构出具法律意见；对于法律专业技术性要求特别强时，应当同时委托具丰富相关从业经验的境内律师机构出具

18、法律意见。第五章 合同的签订和签章第三十四条 通过评审和批准的合同可以正式签订。第三十五条 合同签订应遵循“双方法律主体确定”的原则。（一）己方签订的法律主体。1.己方合同签署(qinsh)的法律主体应当为武汉XXXXXXXXXXXXXX公司(n s)汽车(qch)有限公司，不得以分公司和部门名义对外签订合同。2.武汉XXXXXXXXXXXXXX公司汽车有限公司具有合同签订权的人员，当其职责变更、终止或其授权被撤销时，合同承办部门应书面通知相关业务往来单位，以此排除代理不利的法律后果。（二）对方签订的法律主体。1.签订合同的对方法律主体是法人名义进行的，合同签署的法律主体应当是该法人，合同签订

19、人应为该法人的法定代表人或其授权代表。2.签订合同的对方法律主体是以个体工商户或非法人合伙企业名义进行的，合同签署的法律主体应当是营业执照上记载的负责人或其授权代表。3.签订合同的对方法律主体是自然人名义进行的，合同签署的法律主体应当是该自然人本人或持有该自然人的授权委托书（需经该自然人本人所在地公证机关公证）的自然人。第三十六条 只有公司法定代表人或授权代表，才有资格以公司名义对外签订合同，并对签订的合同负直接责任，其他自然人无权以公司名义对外签订合同。第三十七条 授权委托人代表公司签订合同，须在授权范围及期限内行使代理权，禁止越权代理。第三十八条 合同签订后，合同承办(chngbn)部门将

20、合同(h tong)评审(pn shn)单连同合同文本、己方授权委托书等资料一并交法务部门审查并签署用章意见。第三十九条 总经理办公室公章保管人员确认合同评审单评审、批准和签章手续是否完备，并加盖公司公章后合同方为有效。第四十条 合同文本两页或两页以上的，应当加盖骑缝章。第六章 合同的履行、变更和解除第四十一条 合同依法成立，即具有法律效力。当事人双方必须及时、全面履行合同约定的各项义务。第四十二条 合同签章后，合同承办部门的合同管理员负责监督本部门所有合同的履行情况，并填写合同履行情况季报表（见附件二）于每季首月15日前将上季合同履行情况报送法务部门，接受法务部门的检查监督。第四十三条 合同

21、签订人员负责自己所签订合同的履行，并定期向合同管理员报告所承办的合同履行情况。当签订和执行主体不一致时，合同执行部门有义务配合签订人员履行合同，并共同承担己方责任。第四十四条 合同履行中，合同承办部门、承办人员、合同执行部门应与对方当事人保持经常联系，随时掌握合同执行进度及对方生产经营和资信情况，发现问题后应及时向有关部门和领导反映，并采取补救措施防止给公司造成经济损失。第四十五条 合同约定由公司先履行义务的，当合同承办部门有确切(quqi)证据证明对方当事人有下列情形之一的，应当立即通知对方中止履行：（一）经营状况(zhungkung)严重恶化；（二）转移(zhuny)财产、抽逃资金，以逃避

22、债务；（三）丧失商业信誉；（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其它情形。第四十六条 对方当事人出现上述第五十七条所指的情形时，若其向公司提供了可靠担保（法律规定登记才有效的，应办理完毕登记手续），公司可以恢复履行。第四十七条 合同中止履行后，如对方在合同约定期限或双方另行约定的期限内未恢复履行且未提供担保的，公司应及时按合同法规定的程序解除合同。第四十八条 签订债权债务转让合同，如转让债权，必须书面通知债务人；转让债务时，则必须经债权人书面同意，债权债务一并转让时要经相关当事人书面同意。以上通知书、同意书必须随合同文本留存。第四十九条 生效合同需变更或解除时，应与对方当事人充分协商并达成书面

23、协议(xiy)，严禁口头协议（如电话通知、捎话等）。但出现下列情形之一的，公司可单方以书面方式通知对方解除合同：（一）公司(n s)因不可抗力致使不能实现合同目的；（二）在履行期限届满之前，对方当事人明确表示或以自己的行为(xngwi)表明不履行主要债务的；（三）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；（四）对方迟延履行债务或者有其它违约行为致使不能实现合同目的；（五）对方分期付款未按约定支付到期价款的；（六）法律规定的其它情形。 第六十一条 法律、行政法规规定解除合同应当办理批准登记手续的，依照其规定办理。第五十条 合同承办人及其他相关人员应当保守合同所涉及的商业秘密、技术秘密。

24、第七章 合同纠纷的解决第五十一条 合同在履行过程中发生争议时，合同承办人员应及时报告本部门分管领导，同时积极与对方当事人进行协商，妥善解决争议，避免给公司造成经济损失。第五十二条 合同双方或多方对争议协商未果需要用法律途径解决的或对方当事人依据合同约定已提起诉讼或仲裁的，合同承办部门应及时将有关情况拟成书面报告，经部门领导签署意见并加盖部门印章后，按公司法律事务管理办法规定的案件处理流程(lichng)办理。第五十三条 法务部门指定的案件承办人有权向相关当事人进行调查、询问、提取(tq)证据和材料，当事人应积极配合，不得隐瞒实情，不得提供(tgng)伪证。第八章 合同印章管理第五十四条 总经理

25、办公室公章保管人须妥善保管合同用章，保证印章安全，不得在空白合同书上盖章或出借印章。如确有必要需携带合同用章外出签订合同的，须填写合同用章外借审批单（见附件三），注明借章用途。合同用章外借审批单经本部门主管和公司分管领导签字同意后，到法务部门办理借用手续后到总经理办公室去章。使用完毕必须及时归还，同时应将所签合同交法务部门存档。借出、归还经办人员均应完善手续。第五十五条 合同(h tong)用章发生毁损(hu sn)、遗失的，应当及时报告法务部门(bmn)，并按照公司规定办理报废和重新制发手续。第五十六条 合同用章发生遗失的，应当及时通过有效方式通知所有业务往来单位并立即在相关媒体刊登遗失声明

26、，避免因印章遗失造成损失。第五十七条 法务部门应当及时了解合同专用章使用情况，并将此作为合同监督检查的重要内容。第九章 合同档案管理第五十八条 合同承办部门必须建立健全本部门合同档案管理制度。第五十九条 合同档案的主要内容应当包括：合同文本（包括技术协议、还款协议、抵帐协议、补充协议等）、双方往来信函、电报、传真、销售发票、物资发运单、提货单、检验报告、收付款凭证等凡涉及合同订立、履行、变更、解除、终止、纠纷解决的一切资料。是原件的必须保留原件，是复印件的必须注明原件的去处，并由相关人员签名确认。第六十条 以一年为周期，经评审签订生效的合同原件及评审表由合同承办部门暂时建档留存。次年3月30日

27、前，合同承办部门需将上一年度合同台账和档案资料报送至法务部门核对，确认无误后由法务部门统一交总经理办公室封存保管。第六十一条 法务部门(bmn)作为公司合同管理部门，负责建立公司级合同(h tong)档案，并按公司档案管理标准归档。凡借阅合同资料，应办理借阅、清退(qn tu)手续。第六十二条 总经理办公室负责合同的保管。履行终结后的合同文本档案，应保存十年以上，经仲裁或诉讼的合同文本档案，在仲裁或诉讼文书生效后保存五年以上。属于利用合同进行违法乱纪活动的合同文本档案，在处理材料生效后保存十年以上。第十章 罚 则第六十三条 合同管理工作按照公司绩效考核办法纳入经济责任制考核，由法务部门提出处罚

28、建议，按照公司制度执行奖励或处罚。第六十四条 凡符合下列条件之一者，由公司给予表彰和奖励：（一）在合同审批中，发现合同存在重大缺陷而使公司和本部门免受重大经济损失的；（二）在合同履行中发现重大问题，积极采取补救措施，为企业挽回经济损失的；（三）敢于揭发、抵制利用合同进行违纪、违法行为的；（四）其它应予表彰和奖励的。 第六十五条 在合同的订立、履行中，对有下列行为之一，且产生较大影响或严重后果的，由监察部门按照有关(yugun)规定进行查处，并追究责任单位（部门）负责人和直接责任人的责任。涉嫌犯罪的，移交司法机关处理：（一）不按本办法规定程序订立(dngl)、变更或解除合同的；（二）订立(dng

29、l)合同内容不完全、主要条款不齐备有重大缺陷或无效合同、虚假合同、可撤销合同的；（三）提供虚假资料，误导领导审批同意订立合同的；（四）因审核人员疏忽大意未纠正合同缺陷的；（五）超越代理权限或无权代理而擅自以公司名义对外签订合同的；（六）在合同履行过程中，不积极主动、玩忽职守、疏于履行，导致公司承担违约责任的；（七）在合同履行过程中，承办部门及承办人员发现问题未及时向有关部门和领导反映，并未采取补救措施给公司造成经济损失的；（八）在合同订立或履行当中，与对方或第三人恶意串通、收受贿赂或使用其他非法手段，损害公司利益的；（九）未经审批，擅自以公司名义签订合同或对外提供担保的；（十）对合同用章管理不严，违反公章、合同用章管理制度，给公司造成经济损失的； （十一(ShY)）借用合同用章未按审批单注明用途使用，另作他用的；（十二(sh r)）以部门名义对外签订合