《邮件及客户管理软》PPT课件

1、上海孚盟软件有限公司技术服务部Trade Mail邮件管理系统功能讲解1管理课件目 录权限功能概述主要功能扩展功能菜单功能基本功能Trademail是孚盟软件公司专门针对外贸行业迫切需要加强邮件管理和客户资源管理的要求，为外贸企业开发的专业的电子邮件管理系统 外贸行业的主要特点是：贸易形式的多样化，业务流程的多样化，产品结构多样化，产品开发复杂，成本计算困难等等 外贸行业跟传统行业最大的不同在于由“以产品为中心”逐渐转变为“以客户为中心”，可以说把握住客户就等于把握住了企业发展的命脉。外贸行业的主要特点是：贸易形式的多样化，业务流程的多样化，产品结构多样化，产品开发复杂，成本计算困难等等 2管

2、理课件企业的发展第一阶段第二阶段更高阶段企 业 发 展 路 径业务量运作初期的邮件往来中期的客户关系最终的整个业务流程3管理课件主题目录 使用Trade Mail可以提升您的管理模式，提高工作效率，一直以来受到各企业特别是外贸型企业的广泛欢迎。 您可以通过Trade Mail对客户的邮件自动分发和及时跟踪，并结合客户关系管理，实现邮件、传真、文档、 样品、快件等客户资料自动化管理，还可以和其它业务系统集成，可以随着您的业务的增长而扩大。权限功能概述主要功能扩展功能菜单功能基本功能4管理课件为什么用Trade Mail外贸企业管理电子邮件中存在的问题怎么将分散的Email客户资源统一管理，领导查

3、询、监督及审批管理，怎么进行?邮件量大，怎么保存？业务员流动，怎么保护客户资源不被流失？ 如何整理业务记录，如何按客户、联系人、项目、报价、合同及服务分别归档？通过参加展览会或推广获取的大量信息如何挖掘？如何保持持续有效的跟踪和？如何有效处理和整理开发客户或项目的过程？如何面对垃圾邮件、病毒、邮件丢失、电脑故障等？公司人员出差怎么办，怎么监控他们的工作，他们又怎样才能正常的与客户联系？Trade Mail完全可以帮助解决以上问题5管理课件邮件管理的解决方法面对问题最好的方法传统邮件管理系统Trade Mail 邮件管理系统Fox mail国内、国外其他邮件系统 竞争 对手相互差异Outlook

4、Trade MailTradeMail邮件管理系统1、TradeMail是网络版的，是基于单机和网络的一个整和 2、TradeMail在服务器端处理邮件收发、自动分发、邮件备份、邮件过滤等操作 3、TradeMail是用采用的是目录方式存储邮件，邮件不会丢失。另外还有邮件自动备份的功能，保障邮件万无一失，TrdeMail提供远程访问接口4、Trademail的用户可根据授权访问其它用户的邮件，也提供领导查询 5、定义转发规则，系统将自动跟据转发规则将邮件转发给不同的用户 6、OutlookFoxmail的数据库容量最大只有2G空间，邮件一旦超过2G就会出现丢包或者打不开的情况。而TradeMa

5、il邮件管理软件进行的邮件管理所有的邮件都是保存在数据库里面的，服务器有多大的空间，邮件就可以放多大 7、面对大量的邮件，重要的或者不重要的，管理员可以根据各部门的需要加以分发管理6管理课件主题目录权限功能主要功能扩展功能菜单功能概述基本功能Trade Mail 的基本功能分为如下几个方面：基本功能新建邮件、邮件发送、邮件收取（手动和自动）、群发邮件、邮件维护邮件账号管理（公共和个人）、邮件模板（新建、回复、转发）搜索查询、邮件转发（内部转发）、邮件回复、邮件答复邮件列表（数量）、邮件显示、邮件刷新时间邮件规则（服务端和客户端)、默认方式7管理课件邮件发送 客户端具有和FoxMail和OutL

6、ook功能相同邮件浏览、编辑、发送、定义模板等功能并支持群发功能邮件发送TradeMail邮件发送说明A、多文本格式”可以编辑出更丰富的邮件内容，如插入图片、编辑颜色和字体、表格、背景，超级链接等 B、当建立一封新邮件时，可以按不同的方式进行处理，一是提交到服务端发送，二是保存到以.eml格式，三是保存到发件箱和草稿C、快速选择收件人，并可以按所建立好的联系或客户档案进行选取 D、请求对方发送回执和发送的优先级，如果需暗送，请在菜单视图显示暗送地址栏 E、在发邮件时，如果是给内部人员发邮件，那么直接可以进行内部转发，不用输入业务员的邮件地址，直接进行内部转发就可以了(内送) 备注：发送邮件时是

7、先保存邮件到服务器，然后再通过本机发送邮件附件栏8管理课件邮件发送（补1） 客户端具有和FoxMail和OutLook功能相同邮件浏览、编辑、发送、定义模板等功能并支持群发功能邮件发送新增功能一（跟踪设置）TradeMail邮件发送说明对当前发送出去的邮件是不是需要设个未回复跟踪，比如，某个时间里发送出去的邮件如查对方没有进行回复，那么可以通过软件里的跟踪提醒设置可以再次发送。9管理课件邮件发送（补2） 客户端具有和FoxMail和OutLook功能相同邮件浏览、编辑、发送、定义模板等功能并支持群发功能邮件发送新增功能一（主动申请审核）TradeMail邮件发送说明这个主动审核功就是说当某个业

8、务员在发邮件时，无法确定此邮件内容里的比如金额或报价等事项，可以主动提出审核，这时提交上去的审核在审核人那里与建立审核规则进行审核方式是相同的附件栏10管理课件邮件接收邮件接收接收邮件分两种：一是手动接收，在客户端第二排图标显示菜单中有一个接收邮件手动接收邮件选择要接收的邮件账号就可以显示在企业邮局里的邮件，并可以手动接收需要接收的邮件TradeMail邮件接收说明例：A、公司服务器在下班后或放假时不关闭机器，此时服务端会自动收取所有邮箱账号里的新邮件B、业务员阿巨在与客户通电话中想收到客户刚刚发送的邮件，那么就用手动接收，此时企业邮局里的新邮件会刷新出来，进行及时快速的接收，并可以选择性的接

9、收，收下来的邮件会自动保存到服务器，服务器与客户端会在时间不等的情况下相互刷新邮件数量，在服务器上进行统一存贮管理注：接收邮件间隔时间可以自行设定，按邮箱地址排序接收；手动接收时还可以选性接收，按重要级进行处理邮件，保正邮件接收的完整！11管理课件群发邮件 当您需要把一封内容相同的信件发给多个客户的时候，可使用邮件“群发功能” 具体步骤操作如下：1、点击“新建邮件”打开“写邮件”窗口，把您的邮件内容写好以后，在内容的最前端输入相关信息，如图，点击“邮件群发”图标12管理课件邮件维护功能说明邮件维护只是对管理员在查看删除邮件的管理，对已删除的邮件进行详细的管理，可以恢复邮件，并可以了解删除的原因

10、等TradeMail邮件维护说明A、管理员可以把员工因误删除的邮件恢复给员工 B、管理员可以查看员工删除邮件的原因（为什么删除，或错误的删除） C、在有权限可以查看的前提下，用户、邮件账号、邮件类型都可以很细的进行操作查找 备注：在邮件维护里进行清除邮件，此时的邮件是彻底删除，再也无法恢复的，请小心使用！13管理课件邮件账号管理邮箱类别邮箱性质邮箱账户邮箱服务器备注公共邮箱两人以上共同接收和发送的邮箱地址g1开始运行，输入：telnet POP3服务器地址 110 如果出现(这是测试POP3服务器设置方法) telnet SMTP服务器地址 25 如果说出现220就是设置正确(这是测试SMTP

11、服务器设置方法)公共邮箱是根据邮箱的性质而定，邮箱地址所处的作用是什么，他的作用在两人或两人以上共同使用的就是公共邮箱，比如：部门邮箱个人邮箱公司员工个人独立邮箱aju个人邮箱是每个人独立的邮箱地址，一个人可以多个邮箱地址，TradeMail邮件账号管理说明A、设公共账号时就一定要设“公共邮件自动分发设置”，不然所有邮件都会在未分发邮件里，拥有和允许客户端接收邮件者最好设为高级管理员；B、设置接收（POP）和发送（SMTP）服务器时，客户端软件连接到这个服务器接收邮件。如果SMTP和POP3是同一个主机，则两者相同，如均为：。POP3服务器和SMTP服务器有可能是不同的。一些POP3服务器习惯

12、上以“pop”开头，如：。如果您使用的邮箱可以通过网页进入，在帮助信息中一般可以找到smtp和pop3服务器的正确填写方C、在试用过程中一定要设置为保留附本，意思是说当Trademail软件收下邮件后，在企业邮局里还会保留这些邮件，其他设置都是以默认D、个人邮件账户的设置与公共的一样，只是在选择拥有和允许客户端接收邮件者为业务员本人14管理课件邮件模板建立模板时有三种：新建邮件：可以通过高级管理员给所有业务员及主管建立相对应的邮件模板，只需选择拥有者就可以 回复邮件和转发邮件：回复邮件模板必需加入%QUOTES引用原邮件内容TradeMail邮件模板说明说明：为了能改变写邮件时的字体和加入图片

13、、表格等功能，在选模板类型时请选择HTML，在设拥有都是，如果所有业务员都用统一的模板，那么请选择里面有一个公用模板。 备注：为了方便使用模板，在点击每个模板进行工作时可以设为默认15管理课件邮件搜索查询邮件搜索查询主要包括1.指定搜索范围（所有当前用户文件夹和有权限可以查看的文件夹）2.根据收件人、发件人、主题、备注/分类、邮件内容、指定客户、时 间限制、是否带有附件等信息搜索邮件TradeMail邮件查找说明说明：要在浩如烟海的几千上万封邮件里找到自己所需要的邮件可是一件费心的事，不过通过邮件搜索查找，可以很方便的查找到自己所需要的邮件信息（包括已删除的邮件）。备注：A、多种方式的查找邮件

14、，主窗口的第二排菜单中也有查找邮件，此是可以按邮件账户、主题、发件人等进行查找邮件，并还可以根据不同的邮箱账户查找收到的、发送的、垃圾邮件等B、还可以按邮件标记、邮件备注和进行查找邮件例：业务员阿巨想查找某一个时间段带有附件的并有备注和红色重要标记的邮件，此时就Trade Mail就可以完全满足这个要求16管理课件邮件转发、回复、答复TradeMail邮件回复说明例：A客户发了一封邮件给业务员阿巨，并抄送给了B客户，此时阿巨收到的这封邮件时要进行：1、转发给上级主管，（方法是：点击转发邮件，直接在内送地方选择主管确定就行，如果转发给供应商，那么在收件人地址栏里输处收件人邮箱地址，两都可以并用）

15、；2、回复给A客户，那么回复的内容只有A客户才能收看；3、全部答复，此时答复的内容就会A客户和B客户都能收到，有多少与此邮件相关的邮箱地址就会同时收到答复的邮件内容邮件的三种处理方式1、邮件转发：把收到的一封邮件转发给其他人，包括给内部同事间的转发2、回复邮件：是把收到的某一封邮件回复给发件人3、答复：也叫全部答复，意思是说收到的某封邮件的同时，这封邮件还抄送给其他人，此是使用全部答复就会把答复的邮件内容发送到这封邮件相关的所有邮件地址17管理课件邮件显示、列表设置例：A、业务员阿巨在他的收件箱里的邮件上几千封，每次读取时都很慢，他只想查看两周或半年及不同时间的邮件；主管或老板在查看服务器收件

16、箱时也有上几万封邮件（因为服务器收件箱里的邮件就是所有账号收到邮件的总和）这么多邮件查看起来一定在速度上达不到要求 B、在做其他工作时要想知道什么时候有新的邮件；在点击一封邮件时自动标记为是否读取的时间想设长一些，并且查看邮件时为了计算机安全用什么方式读取邮件；在显示邮件、读取邮件以及撰写邮件时都可以设置他们的字体和字号C、每封邮件都可以自定义标记，这样更容易进行查找邮件邮件显示、列表说明18管理课件邮件规则TradeMail邮件规则说明例：A、设置方法：点开规则窗口后，规则名称任意输入，一般设置的都是收件箱和已发件箱，条件有两种，选项有发件人、收件人和主题，可以输入邮件后辍或绝对邮件地址，两

17、条件可并列使用；动作标记：提醒是有窗口弹出并有提醒内容，转移到文件夹就是在收件箱（已发件箱）下建立的比如客户名称的目录，标记为是供八种颜色选择备注：按上述的设置方法完成后，如果想对服务器或个人文件夹的收件箱（已发件箱）的邮件进行按设置归类的话，就点中要归类的地方。再点第二排图标显示菜单中自动转移，此时邮件就会按所设置的规则进行分散到收件箱（已发件箱）下建立的相对应目录里邮件规则与提醒A、服务端邮件规则（管理员专区菜单里） 当用高级管理员登陆时，在服务器文件夹的收件箱里有很多邮件，如果要点击就会很慢，这个刷新过程的速度是根据邮件的多少，此时可以按不同的方式设置邮件规则，分散到收件箱下建立的目录里

18、B、邮件规则和提醒（工具菜单里）：对用户的个人文件夹进行分类所设置的规则，比如：在收件箱（已发邮件箱）里建立一个客户名称的目录，再设置一个规则，此时收件箱（已发邮件箱）里的邮件就会归到建立的客户目录里，作用是为了更好的对某一客户邮件进行查看，并可以解决因收件箱（已发邮件箱）邮件多而影响刷新速度的问题，19管理课件业务员及主管高级管理员及老板邮件撰写 邮件发送 模板签名 邮件收取邮件查找 群发邮件 显示刷新 转发回复 邮件查看 功能设置 邮件管理 邮件规则基本功能关系图20管理课件主题目录权限功能基本功能扩展功能菜单功能概述主要功能Trade Mail 的主要功能分为如下几个方面：主要功能公共邮

19、箱的转发规则（八条转发规则相互功能及分析说明）审核规则（所有邮件、除内部邮件外、收发邮件人以及按客户和联系人等）员工离职与人员调动、人员的添加、业务员工作交接远程访问的设置步骤、设置的方法；更改登陆密码邮件及联系人导入、服务器和个人文件夹说明21管理课件审核规则TradeMail邮件审核说明功能说明：A、审核人可以多人，作用在于第一审核人出差或其他原因无法马上进行邮件审核时，此时第二审核人会对邮件进行审核，并通知第一审核人，这样使邮件及时到达客户，B、审核邮件时有两种方式，当被审核人发送的邮件，会在审核人处显示并提醒，如果邮件内容需有改动，审核人可以自行修改并及时发送出去，如果内容让员工修改，

20、审核人可以写上审核意见，并返回给员工，修改后发送并再次审核通过例：业务员阿巨用jupanyun邮箱地址发送邮件， 需要系统管理员（老板或上级主管）审核，此时邮件内容里的报价有点高了，管理员（老板或上级主管）如果想修改直接发送就可以；如果让煤务员阿巨知道报价太高，那么可以给出审核意见，驳回邮件审核请求，要求改报价后再重新审核通过修改发送同意发送邮件审核请求驳回审核请求22管理课件.按联系人的分配权限分发邮件（默认）：将和联系人匹配的信件转给接收人 （先要设置员工的联系人及其邮件地址 ）注：先解释一下“客户”和“联系人”的含义， “客户”可以简单理解为“某公司”， “联系人”可以简单理解为某公司内

21、的“某业务员” 公共邮箱里的所有邮件让老板、主管、业务员都可以收到那么就选择此条规则：将此邮箱所有邮件转发给接收人 注：在设置过程中，邮件标为已转发选项只能在最后一位接收者上打勾，如图： 按邮件主题和发件人关键字，比如：某一业务员专门负责阿里巴巴的邮件，那么在关键字输入阿里巴巴，这样在公共邮箱收到的邮件时，只要有主题或发件人带阿里巴巴的就会自动分到此业务员那里 八条转发规则相互功能及分析(一)联系人权限 主题关键字 所有邮件 内容关键字 公共邮箱：两人以上共同收发的邮箱地址使用软件的公司里业务员所建立的联系人，谁建立邮件就是谁接收当与业务员建立的联系人来并列设置时，也是同样的方法，如图：内容关

22、键字很难采取，因为不同的客户发邮件时有不同的同容，并且内容很多，这样很难提取关键字 发件人关键字 比如关于报价，订价，订单等内容，接收的邮件就会是指定的业务员收23管理课件八条转发规则相互功能及分析(二)八条规则可以独立使用也可以并行使用，分发设置首先要知道公共邮箱所收到的邮件是怎么去处理的，这些邮件是按公司的那一种方式进行的公共邮箱：两人以上共同收发的邮箱地址TradeMail邮件转发说明A、按收件人关键字，此时是某一特殊情况，比如：在公共邮箱里某封邮件主题为“转交某某业务员”此时的收件人关键字就是接收人，用得最多的是人事部用“应聘”“职位”等关键字B、新客人邮件按工作效率随机分发（默认）：

23、将新邮件按照员工工作效率随机分发。（工作效率设置在选择此规则同时，在“接受人”项后边的“选择”-“添加” 中设置）联系人分配权限邮件内容转发所有邮件转发邮件主题转发收件人关键字发件人关键字新邮件工作效率关键字随机分发24管理课件员工管理TradeMail员工管理说明说明：A、修改：选择期望修改的员工档案，点击窗口左上方的”修改“按钮，弹出”员工档案窗口“。之后可修改期望改变的员工信息。修改完毕后点击保存按钮，该员工信息即被修改B、删除：选中期望删除的员工档案，点击窗口左上方的”删除“按钮，弹出提示窗口，之后按删除即可C、离职：如果此员工已经离职，请点击修改后设置为离职，此员工就无法进次登陆，并

24、可以把他之前所有的业务转移到其他业务员或新进业务员名下，在相互交替与跟进客户档案时让业务员更轻松更方便员工离职与人员调动、人员的添加、业务员工作交接25管理课件远程访问远程服务器登陆设置TradeMail远程登陆说明说明：A、如果是静态IP：我们应输入服务器IP和服务器端口（软件默认为9000端口）B、如果是动态IP：就输入序列号和激活码，并设为默认连接（序列号和激活码请参照购买软件时的授权书）静态 IP与动态IP区别：静态IP：固定IP是长期固定分配给一台计算机使用的IP地址，一般是特殊的服务器才拥有固定IP地址。动态IP：因为IP地址资源非常短缺，通过电话拨号上网或普通宽带上网用户一般不具

25、备固定IP地址，而是由ISP动态分配暂时的一个IP 地址。通过Modem、ISDN、ADSL、有线宽频、小区宽频等方式上网的计算机，每次上网所分配到的IP地址都不相同，这就是动态IP地址注：在设置IP时，此时输入的IP地址是服务器的IP地址，也就是说局域网内，服务器的固定IP，也可以在Trademail服务端点属性停止目录服务，此时会显示的IP地址 例：业务主管阿巨因为长时间出差在外，希望能查看公司业务处理情况和对业务员的邮件审核情况，可以通过Trade Maill远程登陆的方式登陆公司服务器，可以每时每刻了解到业务的进展情况，全面掌控邮件及客户信息，不受时间和地域的限制。26管理课件邮件及联

26、系导入TradeMail邮件导入说明导入邮件 1、如果要从Outlook Express的邮件导到Trademail里，那么，可以把两窗口并列，直接按住选中 的邮件拖动到Trademail相应的目录里2、如果想从Foxmail里的邮件导到Trademail里，首先在建立一个空目录，把Foxmail里的邮件导出到目录里，再从Trademail里文件导入邮件从存储目录导入，选中已建立的目录，再选中导入到个人文件夹下某个栏目里导入联系人 注：邮件导入A、此时导入邮件目标位置必需是：个人文件夹下的栏目，不能是服务器文件夹下的栏目；B、导入成功后请删除建立目录里的邮件，再按同样的方式从Foxmail里的

27、邮件导出到目录里，再从Trademail里文件导入邮件从存储目录导入 联系人导入方法：文件导入地址薄，请选择导入方式，因为Outlook有版本区别，导入到建议选公共联系人（因为当业务员建立了自己的公共联系人后，其他业务员不能再建立相同的联系人，联系人与业务员是相对应的，谁建立的公共联系人就有权接收此联系人发过来的邮件，不然收到的邮件就随意分发，无法一对一的接收）；个人联系人就等于个人地址薄一样，为个人查看方便27管理课件服务器和个人文件夹服务器文件夹主要包括：1.垃圾邮件箱：根据设置后，邮件会自动归入；2.未分发邮件：公共账号无法找到目的地的邮件；3.收件箱：软件里所有邮件账号收到邮件的总和；

28、4.发件箱、已发邮件箱和草稿箱在服务器文件夹里不体现。个人文件夹主要包括：1.垃圾邮件箱：根据设置后，邮件会自动归入；2.收件箱：有权限可以收到的所有邮件；3.发件箱：没有发送成功的邮件（包括待审核的邮件）4.已发件箱：已经发送成功的邮件3.其他目录：可以在个人文件夹下任一子菜单里建立多级目录注：可以按邮件规则对邮件进行归类，也可建立联系人对邮件归类28管理课件主要功能总述主要功能相互关系管理功能主要功能管理转 件 操 作 功 能邮件审核规则 基本功能工作交接远程访问员工管理公共邮箱转发规则 导入步骤员工操作员工控制相互作用29管理课件主题目录权限功能基本功能主要功能菜单功能概述扩展功能Tra

29、de Mail 的扩展功能分为如下几个方面：扩展功能公共联系人与个人联系人的关系、功能和作用以及区别往来单位、公共联系人、个人联系人（个人地址薄）、收藏夹公共联系人与往来单位的关系、相互之间的功能文档管理、活动管理、任务管理、快件管理、传真管理 邮件归类、统计分析、（其他扩展功能说明）30管理课件往来单位及联系人TradeMail客户关系说明资料:A、如何建设完整的客户信息完整的客户信息可以帮助我们更好地开展业务，建设完整客户信息的基础是建立相关的业务规范，在业务过程中不断收集、整理和完善客户信息。B、客户信息规范与整合当建立一封新邮件时，可以按不同的以客户为管理对象，基于客户业务发生、发展的

30、全过程，从多角度（如：邮件往来、联系信息、活动管理、相关文档等）、多种方式（行动记录、业务文档、快件记录等）动态归集客户的信息，来描述客户的状态及变化。说明：往来单位就是联系人所在的公司名称，联系人就是客户公司里的某一个业务员往来单位:在建立客户进行资料录入时,所选择的客户单位和联系方式,并可以设置的所有项目,包括:客户档案,保险公司, 供应 商档案, 快递公司,客户分类,销售区域,客户级别,客户来源客户资料:在往来客户里,当建立一客户档案后所显示的资料,并可以在建立客户档案时录入资料,包括:编号,公司名称,状态,区域,等级,来源和拥有者并有市场和产品范围,还可以建立与之相关连的联系人(包括:

31、 往来邮件、活动管理、相关文档、传真 、样口档案 、快件 、联系人 、统计分析 )31管理课件客户资料客户资料是建立好往来客户信息后某一客户在进行跟进与联系时所包括的内容:往来邮件, 活动管理,相关文档,传真, 样品档案以及快件管理并与此客户相对应的联系人信息。如图:往来邮件 与之相对应的邮箱地址 所有邮件，收、发及垃圾邮件 搜索邮件并进行查看与处理 删除邮件并设置垃圾邮件 邮件标识及邮件读取管理所有功能与邮件管理模块相同活动管理活动的主题,类型及优先级别相关客户与跟进方向以及联系人的设置开始和结束时间以及活动结束设置提醒:选择提醒时间,关与任务管理相接合活动内容及文件和目录管理与添加活动管理

32、与任务管理可以相结合样品档案 客户工厂及收到时间 存放位置和样品图片 材料,工艺及包装 来源和样品描述等快件管理 客户的收、寄快件信息内容一目了然 方便查询、统计、跟踪。 编号及收发日期、 往来单位和联系人 邮寄地址和快递公司 货物描述及重量 支付方式,跟踪,备注说明相关文档 相对应的联系人的文档 文档内容可以多样化 可以做为附件直接发送邮件相关文档可以与文档管理相结合32管理课件公共与个人联系人公共联系人：不论是公司以前开发的客户资源，还是现在创建的客户资源，都应视为公司内部的共有资源，可以分配或指定给某一用户或业务员使用；是属于业务上往来的客户联系方式，即公共联系人。与“个人地址薄”有一个

33、很明显的区别就是拥有一个“使用授权”的功能TradeMail联系人说明说明：A、内容：填入联系人的个人和公司的信息，例如电话、地址、聊天工具以及联系人的公司名称-往来单位等B、使用授权：默认情况下，谁创建的联系人谁才拥有使用权；但是，管理员可将此用户建立的联系人分配给其它的用户使用C、个人地址薄：与业务上没有任何的关系，纯粹是为了方便某一个用户建立自己个人联系人的一种方式D、给公共联系人发送和接收的邮件可归档到往来邮件中。见统计分析-客户邮件重新归档例：业务员A把某客户的邮箱地址建立为公共联系人，那么其他业务员就无法建立相同的联系人邮箱地址33管理课件邮件归类、统计客户统计分析（图表：饼图、直

34、方图、趋势线等）TradeMail归类统计说明说明：对于Email地址在系统中不存在的邮件，用户可依此创建新的销售线索，进而可以转换为联系人/客户和销售机会，或将该Email地址与系统中现有的相应联系人相关联。客户区域管理：可灵活自定义客户区域客户状态管理：分线索、潜在客户、已下单客户、小客户、大客户。联系活动管理：除邮件外还有电话、MSN聊天、传真联系记录等功能联系人管理：可以联系人的使用进行严格的授权备注：对于所有的往来Email，业务员可以根据公司的规定标注相关的属性，如：报价单、订单、发票等，从而将可Email进行归类管理，方便进行查询，节省业务处理的时间，并建立统一的客户往来信息数据

35、库。员工工作统计报表 客户统计(按数量)分析： 统计指标：客户数、累计销售额、累计销售毛利、累计销售费用、累计净收益 按客户等级统计： 公司所有客户按客户等级、重要程度进行统计，从客户数量、销售额等各种统计指标上分析不同等级客户在数量上所占的比例以及在销售额上所占的比重。客户等级反应了客户的重要程度，20%的高价值客户可能为企业带来80%的效益 按市场区域统计： 统计各个市场区域的客户情况，可按数量、销售额等指标进行分析。对结果进行分析可找出强势区域和弱势区域，并采取相应对策。 按销售代表统计： 查看各个销售代表所负责的客户分布情况，可按客户数量、销售额等各种指标进行分析。如某一销售代表拥有的

36、客户数量或销售额占的比重过高，应审慎评估该业务员离职对销售可能造成的影响。 按潜在客户所处的销售阶段统计： 查看处于各个销售阶段的准客户情况。 按客户行业统计： 公司所有客户在各行业分布比例，累计销售额所占比重，从而了解哪些行业是公司的重点发展行业。 客户收益分析： 按客户累计销售额、销售毛利、净收益等指标进行排行分析，可了解从累计销售数据的角度分析排名前列的客户究竟有哪些。根据这些数据可相应调整客户的等级。34管理课件主题目录权限功能基本功能主要功能扩展功能概述菜单功能Trade Mail 的菜单功能分为如下几个方面：菜单功能管理员专区、工具菜单里的详细说明（模板、邮件规则、系统设置）基础数

37、据、往来单位初始化、转到查看业务员邮件及客户关系和相关文档服务器文件夹、垃圾邮件箱、未分发邮件、收、发邮件箱个人文件夹、垃圾邮件箱、收件箱、发件箱、已发件箱服务器与个人文件夹的区别（其他目录功能说明）35管理课件基础数据A、本公司设置(必须设置,在建立部门时要求选择关联公司) B、离职：如果此员工已经离职，请点击修改后设置为离职，此员工就无法进次登陆，并可以把他之前所有的业务转移到其他业务员或新进业务员名下，在相互交替与跟进客户档案时让业务员更轻松更方便 C、允许登陆和登陆名：此时是对登陆软件时所设置的登陆名和登陆密码D、国家城市：因为我们软件所面对的是个外贸企业，而这些企业是面对全球，所以在

38、国家城市选项里有一项自定义新增，开启方法是选国家和城市点右键，然后启用 TradeMail基础数据说明基础数据是软件设置的初始化备注：公司信息、部门信息、员工档案这三项都是相互关连的，先有公司信息后在建立部门时可以关连，最后才能建立相对应的员工档案36管理课件文档管理TradeMail文档管理说明文件夹管理A、公共文件夹公共文件夹是文档管理的一部分，任何人登陆后都可以访问这个信息存储。通常建立公共文件夹是为了使所有人都有读的访问权，但是拥有增加，删除或改变文件夹内容的是以权限设置的。然而，一旦你创建了一个公共文件夹，你就可以以你想用的任何方式设置B、私有文件夹私有文件夹里无法建立公共文件夹但可

39、以设置共享C、文件和文本管理文件包括图片,音乐,电脑里存在的所有类型的文件,添加成功后会自动保存在服务器上并以特殊命名方式进行存储，文本可以说成建立一些说明文档或要记录的工作情况 A、复制：把选中的文件夹或文件进行二次或以上的存贮方式 方法:选定连续的文件或文件夹，可以单击第一个项目，然后在按住 Shift 的同时单击最后一个项目。要选定不连续的文件或文件夹，可以在按住 Ctrl 的同时单击每个项目。 B、替换： 只针对文件,不对文件夹,选中文件,会出现一对话框这时选中你想替换的文件,打开后在软件里就会显示新换的文件 窍门:相互替换的文件类型是随意的,例:图片类型可以替换成音乐文件类型的 C、

40、备注：选中文件夹或文件,在窗口的下方会显示选取中文件夹或文件填写说明 提示： 给文件或文件夹给个说明备注,在查看属性时可以看到更多注释.并在点中文件或文件夹时会在窗口下方显示备注说明 D、共享：一但有了查看用户邮件及文档权限时,就可以把其他用户设置的共享取消“公共的或私有的文件夹都可以设共享,并会提示是否包括子目录 提示： 一但共享了,有权限的用户也会进行其他设置,比如:取消共享,删除共享目录里的文件或文件夹等 E、设置密码：只对文件夹,包括公共的和私有的 提示： 不针对文件和文档进行设置密码,并还可以进行密码修改 F、另存为：选中想保存的文件夹或文件,然后选择想保存在本地计算机什么位置 窍门

41、：在公司内部新建或添加的文件夹和文件,当出差或回家时,需要这些文件就可以登陆TradeMail V4文档管理里,进行保存,以达到查看使用 G、发邮件：选中文件,把这个文件做为附件形式发邮件方式进行传送 窍门：不可以选中目录(文件夹),因为就处文件夹里也有很多文件,在以这种方式发邮件时那些文件也不会自动以附件的形式显示功能说明37管理课件任务及日程安排任务 审核邮件的当前等待需处理和任务 查看已经处理过的历史任务（管理） 与客户关系的活动管理中的任务 邮件规则与提醒的任务提示日程安排 可以接合客户关系管理中的活动管理 可以按个人的工作进程提出日程安排 不同方式的建立和显示形式方便查看任务和日程安

42、排可以相接合，并可以通过已建立好的任务或日程给予工作中的提示和帮助38管理课件垃圾邮件处理功能TradeMail垃圾邮件处理垃圾邮件处理是软件主要功能 ：A、我的黑名单：所有列为黑名单的邮箱地址是只是设黑名单的员工阻止接收此邮箱发过来的邮件； B、公共黑名单：所有列为公共黑名单的邮箱地址只要使用软件的所有员工都无法接收此邮箱发来的邮件C、可设为直接删除（为了正确的查看每封邮件是否可选，建议不直接删除） 例：部门经理把某封邮件设为公共黑名单，那么所在使用软件的所有用户都无法收到黑名单邮箱地址发过来的邮件；公共的只有权限才可以添加有效防范垃圾邮件可以设定多种过滤方式可以分公共邮箱和个人邮箱过滤39

43、管理课件菜单关系软件菜单目录关系说明基础数据建立（公司、部门、人员以及邮件模板等）收发邮件的基本功能权限，对邮件显示、刷新的数据设置等往来单位的初始化，与联系人建立时的关连情况，并对邮件进行归档等文档管理、任务管理等设置，可以与邮件以及客户关系相接合提交、发送、保存查看、审核、管理业务员操作(普通功能)业务骨干业务主管(审核与查看未分发邮件)经理部门主管(查看/审核、添改删设置)工厂经理业务主管（收、发以及查看样品档案管理员（所有功能，权限设置，基础操作等)软件的基本初始化设置管理（使用软件的前提数据）接收/发送的主要功能设置（邮件管理中的基本操作）客户关系、联系相关设置（邮件归档与查看权限）

44、合理使用业务员权限操作的各种功能，对管理者和部门负责人都是最基本的操作步骤部门管理者，给予适当的权限，以达到管理的目的，并充分考虑相互管理权限的关系人员及部门调整之间的权限移植，做到数据与功能都可以正常运行基本功能主要操作发送40管理课件主题目录菜单功能基本功能主要功能扩展功能概述权限功能Trade Mail 的权限功能分为如下几个方面：权限功能资料共享权限、客户档案公用限制权限、联系人使用共享权限邮件及文档权限、模块操作权限、邮件删除权限、公共邮箱使用权限查看业务员邮件及客户关系档案和文档管理权限往来单位及联系人修改、查看和删除权限各权限之间的关系（其他权限说明）41管理课件邮件及文档权限邮

45、件及文档权限、公共账户权限、查看邮件及文档 、远程访问范围 42管理课件模块操作权限邮件模块操作权限：基础数据、系统相关、客户关系选中一用户，点右键用户属性功能权限定义权限（基础数据、系统相关、客户关系与邮件处理），普通用户不选择系统相关就可以了，因为里面公司、部门和员工设置 每个权限里都可以自定义再进行设置，一部份功能可以选择，另一部份不可以选择 43管理课件资料共享权限资料共享权限：不可、只读、完全获取资料列表：要选择资料列表里的信息做为共享之用，添加到右边当前添加列表里用户列表：某员工需要进行上述资料列表里的信息进行共享，此时有三种权限设置不可获取：是不可以获取其他员工共享的资料列表里选

46、择的档案只读获取：只能以只读方式获取其他员工共享的资料列表里的档案，不能修改和编辑全部获取：在资料列表里的档案共享前提下，就可以全部查看并可以进行修改和编辑TradeMail资料共享说明例：可以让公司员工与主管（经理以及老板）之间的资料进行不同方式的访问：A、一个业务员有100个客户档案，老板可以完全看到这100个档案资料，并可以进行修改和删除B、主管只可以对其中20个客户资料进行修改和删除，其他的80个客户资料只可以查看，不能修改C、同级的、同部门的其他业务员，可以在80个客户资料中其中40个客户资料只有只读的权限，也就是说只可以查看这样的设置在资料共享权限里完全都可以达到上述效果44管理课

47、件权限关系人员管理邮件权限管理规则管理客户关系45管理课件客户与邮件关系客户本公司业务员业务员A业务员B核心：邮件高级管理者（老板）一直以来合作最大最友好的客户对公司有业务扩展的客户（信息、产品提供）客户介绍的业务订单中间人（一个产品，在通过代理商及其他客户的帮助中取得成就的）对于最多时候的临时合作者客户与业务员之间的邮件关系46管理课件一封重要的客户发过来的邮件，在通过软件管理的情况下，做为管理者以及部门负责人，每个业务步骤和进度都掌握很清楚，大大提高工作效率！不单是每封邮件，对整个业务员的邮件都可以进行层层管理以及查看结论 公司对邮件往来的查看、管理以及对每个业务员的功能权限设置 对每位操

48、作的业务情况进行统计分析，做到邮件按人点对点管理 对每层业务的处理情况和管理情况进行逐步管理公司高级管理员（老板、经理） 对邮件归档 查看邮件收发情况 管理员的考核情况 对建立的档案查看 相互权限管理公司业务主管 对邮件进行基本操作，收、发以及归档，回复转发，建立相关的客户及联系人信息公司业务员A、B供应商（工厂）业务骨干 产品提供者，设计者以及对需要方面有更完善的方法 面对客户的需要，在不同条件下给出不同的产品，并与公司的管理及业务层有种很好我合作往来-业务员A需回复的邮件-业务员B需对邮件进行查看-主管需对此邮件进行修改和管理-供应商要对此邮件进行查看-管理者需对此邮件回复进行审核-助理需

49、对此邮件进行建立相关档案-其他部门对此邮件有查看权限一封重要的往来邮件（客户）每封邮件在管理者与业务员之间的关系（一）邮件管理相互关系47管理课件邮件管理相互关系每封邮件在管理者与业务员之间的关系（二）邮件基本操作审核与查看邮件客户关系档案共享及权限管理上级或更高级对业务员邮件和客户关系的查看业务员业务骨干（主管）高级管理者（老板、经理）权限管理部门（IT部）中间商(商品中转)新业务员(收发邮件)部门管理(部门经理)供应商（工厂）业务员(业务骨干)权限功能设置48管理课件附录软件实施与相关参数软件实施软件安装服务软件培训过程服务服务体系技术服务支持产品的顾问咨询服务使用回访服务BS与CS的区别

50、SQL MSDE系统要求和特点SQL MSDE的区别TradeMail与Outlook、Foxmail的比较SQL2000无法安装的解决办法退信的几种说明49管理课件附录一（安装服务）（一）内容简介：完整、正确的软件安装和配置以及初始化设置是很好地让用户使用和发挥软件性能的基本前提，孚盟软件技术服务部可对客户所购买的软件产品提供专业、快捷、高效的安装和配置以及初始化设置服务。（二）软件产品的安装服务介绍：1、工作目标安装和配置以及初始化设置软件，权限管理，拥有人管理，删除管理以及共享权限的设置。2、客户受益正确的、完整的安装和配置以及初始化设置，大大提高管理者的管理，并促使业务完整、高效工作；

51、孚盟软件技术服务部提供的软件产品专业、快捷、高效的安装和配置以及初始化设置；孚盟软件技术服务部提供的快速、及时的问题处理时间响应；孚盟软件技术服务部提供的软件产品规范的安装和配置文档（DOC、PDF）；孚盟软件技术服务部提供前期的操作使用培训（第一次培训）。3、服务内容（1）制定安装计划：孚盟软件技术服务部技术服务人员与客户方工程师（负责人）一起根据客户实际应用情况制定详细的安装配置计划，向客户方提供安装现场的要求和建议。（2）产品安装、配置与验证：孚盟软件有限公司授权程序（光盘）及相关的授权书；配置（初始化设置）；验证安装成功。（3）软件基本操作使用技术培训：孚盟软件技术服务部提供前期的操作

52、使用培训（第一次培训）。4、技术服务体现5、技术服务的特点6、服务目的孚盟软件技术服务部是为软件产品而服务，其最终目的是为了帮助更好地销售孚盟软件公司的软件产品。因而不是为了服务而服务，不是为赢利而服务50管理课件附录二（培训过程）（一） 内容简介：我们秉承技术创新、管理创新的宗旨提供优秀产品，并不断推出配套的培训服务。通过相关培训，我们使您在应用软件时达到事半功倍的效果。（二）软件产品的培训介绍：1、工作目标提供多次不同的培训方式，使客户在软件使用中更熟悉，更方便2、客户受益不同方式的培训，可以让客户在工作流程中利用软件功能达到事半功倍的效果；循环渐进，孚盟培训方式是多样的，一次培训、二次培

53、训，多位工程师与多位业务员的培训方式；业务员与管理者不同的培训方式，让管理者在管理中更方便更轻松；远程网络方式的培训，利用电话或网络及时通工具进行培训。3、服务内容（1）根据客户需要，孚盟软件提供软件的操作使用中的基本方法和业务员更方便的操作建议以及管理者的使用方式和管理思路；（2）协助客户对在使用孚盟软件时的问题进行指导客户或相关负责人进行解决问题；（3）与客户业务员进行交流中，提出的问题，怎么样从孚盟软件中进行解决和体现出功能；（4）对每个菜单的功能，在第一次培训中要得到客户业务员的认可，并可以当时边培训边操作，让业务员在工作中的同时，更好的利用软件做到工作更好；（5）二次培训是结合客户在

54、前期使用过种存在的问题， 在处理这些问题的同时，进一步说软件怎么去操作和使用更好的方便工作中的业务流程；（6）对每位业务员所提出的问题更详细的说明在孚盟软件里的功能体现；（7）对管理者，从软件的管理功能上，结合业务员工作中时的基本要求，达到在使用软件中管理的最好效果，并做到事半功倍。（8）与客户业务员、管理者之间的互动，更完全、多方面说明软件在使用中各个环节的功能。51管理课件第一层次功能了解第五层次远程协助第四层次权限使用第三层次使用管理第二层次操作了解操作过程基本了解远程控制管理说明对软件的使用情况以主动和被动相结合的服务方式并根据不同的层次做出相对的服务培训过程说明52管理课件附录三（技

55、术支持）（一）内容简介：专业的孚盟软件产品技术服务可为客户在使用孚盟软件产品时起着保驾护航的作用。服务方式包括远程电话技术支持、电子化支持、客户现场技术支持。（二）软件产品的技术服务介绍：1、工作目标提供孚盟软件技术服务；帮助客户正确使用、管理和操作软件；解决孚盟软件运行过程中出现的问题；保证孚盟软件正常稳定运行2、客户受益得到孚盟技术服务部专业的孚盟软件日常维护和管理使用建议；得到孚盟技术服务部提供的软件更新补丁，使软件在客户使用中更完善、完美；软件出现问题时得到孚盟技术服务部及时、专业的技术支持；3、服务内容（1）根据需要向客户提供孚盟软件的操作使用中的基本方法和业务员更方便的操作建议以及

56、管理者的使用方式和管理步履的建议；（2）协助客户对所报告的孚盟软件问题进行定义及指导客户相关负责人进行解决问题所需要的相关信息的收集工作；（3）帮助客户对所报告的孚盟软件问题进行问题根源的分析和诊断；（4）对于孚盟软件本身的问题，将根据需要向客户提供相关的更新补丁；（5）对客户所报告的孚盟软件问题，将根据需要使用标准系统进行记录和跟踪，并根据实际情形对问题的严重程度(分一般事件和紧急事件)和优先级别进行设定和更新；（6）定期对客户所使用的孚盟软件进行回复、回防跟踪；（7）对远程不能解决的孚盟软件紧急问题，孚盟软件可根据客户的实际需要安排孚盟技术服务部工程师到现场解决问题或根据孚盟软件各分公司、

57、代理商就近排技术工程师。53管理课件附录四（咨询服务）（一）内容简介：孚盟技术服务部具备一批具有丰富专业技术知识、行业解决经验和项目实施经验的深资工程师，他们将为客户提供专业的软件顾问咨询服务，为项目的顺利实施提供强有力的技术保障。咨询服务分为现场技术咨询和远程技术咨询。（二）软件顾问咨询服务介绍： 1、工作目标提供孚盟软件产品顾问咨询服务，帮助客户在实际应用中用好孚盟软件产品，充分发挥孚盟软件产品的功能和优势。2、客户受益得到孚盟软件服务部提供的孚盟软件专业指导和咨询服务，提高对孚盟软件产品的认识和管理、开发、维护技能；得到孚盟技术服务部提供的孚盟软件架构设计思想；对使用孚盟软件过程中出现的

58、问题得到及时、有效的解决，保证客户业务流程的顺利实施；得到孚盟技术服务部提供的孚盟软件调优服务，充分发挥孚盟软件产品的优势；3、服务内容（1）从软件本身功能和实际性出发提供建议：对客户进行全面、系统、客观、深入、细致的分析和了解，考虑到客户应用系统现状、业务未来发展前景及接口状况，为客户提供合理、可行的方案和建议。（2）根据客户应用或业务流程的实际情况，提供软件软件的建议：孚盟技术服务部在行业解决方案和系统架构设计方面，有一支既精通孚盟软件产品技术又具有丰富行业经验的队伍，可以协助客户做好根据业务和管理上在软件使用中的工作。（3）软件功能问题解答：孚盟技术服务部针对客户实际应用及工作业务流程，

59、利用在行业中的丰富经验，提供标准的及时的可信的软件使用和管理上的难点，使客户能够从业务上快速上手，少走弯路；在管理中也从中在软件确认可信以及在较短的时间内应用和熟悉软件产品。（4）参与系统问题诊断54管理课件以客户为中心技术支持服务 客 户 销售部 一体式服务核心主体了解客户技术支持热线服务 远程技术支持服务 现场技术支持服务 现场应用培训 远程智能服务 FAQ 、Email咨询解答 客户投诉及建议反馈以国外先进的管理理念和技术为依托，以团结进取的团队为基础以不断为客户创造最优价值的解决方案，满足客户不断发展和变化的需求，使客户通过我们的产品和服务实现最佳收益为目标。这就是孚盟软件的核心文化。

60、销售人员的咨询讲述，软件的功能概述初期的软件演示，以达到客户的认可技术服务人员的跟进，进一步说明软件的使用功能销售人员的后期回访咨询，以收集客户建议，为软件更深的更新- 意向时-这装中的销售- 售后勤部回访- 需术方案- 改进思路- 优点/缺点- 销售前（售前）售中（演示/安装）-售后（服务/技术）坚固的三角形 销售开发服务服务体系55管理课件附录（B/S与C/S）B/S与C/S的区别 所保存和传输的数据基本上是公开数据，如商品的零售价格等，而外贸业务过程中的客户资料和与客户的跟进进度，是绝对保密的敏感资料，B/S结构的数据库等于是放在互联网上，虽然有安全措施，但安全性仍然没有保障，因为B/S