档案与电子文件登记备份工作介绍课件

1、档案与电子文件登记备份工作介绍/sundae_meng提纲省“两办”文件解读实施方案介绍/sundae_meng一、背景（一）档案载体形式发生变化省直单位调查情况： 80%的单位实现办公自动化，共产生电子文件近3亿余件（条）；29个重点业务单位的55个电子业务系统 ，电子业务数据总量高达33T；12家省直单位对20余万件重要档案进行数字化扫描，形成档案数字化成果308余万页。国家档案局对55家中央机关及直属企事业的调查情况中发现，电子文件大量产生，电子文件数量已占各单位全部文件数量的72.7%。从档案及档案工作的内外变化看/sundae_meng（二）档案的价值作用发生转移时间要求：为历史服务

2、为当前工作服务价值属性：情报价值凭证价值外部需求：宏观政策文件微观电子数据电子档案记录已成为人们生活不可缺少的组成部分：社保电子数据移动通信客户数据医疗电子数据驾驶违章电子记录从档案及档案工作的内外变化看/sundae_meng（一）档案安全问题日益突出，电子领域尤甚。档案安全事故频繁发生四川大地震中的档案损毁（历史档案、婚姻档案）某国养老金档案数据损毁事件国内电子文件的流失现象严重。 42.2%中央机关单位的电子文件没有以任何方式有效保存；74.4%的单位没有采用任何措施存留数据库文件、电子邮件等电子公文外的电子文件。档案特别是电子文件的凭证性受到挑战石家庄团市委原副书记王亚丽身份造假案；湖

3、南邵东罗彩霞被冒名顶替入学的案例。电子文件功能效力不完整。无法成为人们处理各种事务的有效工具和可靠依据，严重损害公民相关社会活动的有效性。外部 变化-不适应:/sundae_meng（二）信息化环境下，传统的档案监管机制、手段已不能适应要求职能条件发生变化，需要新的工作思路与之相适应。工作领域不断拓展，需要新的监管机制与之相适应。企业自主创新面临的现实挑战民生、基层领域档案监管缺位发挥档案在责任政府中的作用信息化时代，需要新的工作手段与之相适应。*从保管到监管：以档案馆建设为中心、以实体管理为重点的工作思路已滞后于形势发展要求。自身 变化-不适应:/sundae_meng内在变化+外在要求档案

4、与电子文件登记备份制度正是在这样的环境下提出的/sundae_meng二、概念及把握是指由县级以上档案行政管理部门，对本行政区域内形成的对国家和社会具有重要保存价值的电子文件与档案进行登记，并由同级国家综合档案馆对经过登记的电子文件进行备份，对纸质和其他载体的档案进行数字化全息复制，形成备份。 以下简称“档案登记备份工作”。/sundae_meng对概念的理解档案登记备份工作是由新时期省委、省政府赋予档案部门的重要职责，是新时期档案部门创新工作机制，转变发展方式，积极服务大局的重大举措。档案登记备份是由档案行政管理部门依法实施的具体行政行为，目的是加强对各类档案、电子文件（包括业务数据）的监管

5、。 其实施主体是档案局，而非档案馆。/sundae_meng需要澄清的概念档案登记备份档案数据（容灾）备份前者是行政监管的制度设计。后者是纯业务的技术保障工作。数据备份是登记备份工作中的重要组成部分，但不是其核心。在局馆合一体制下，特别要注意区分概念。传统档案登记备份的范围不仅仅是已数字化的档案，还包括其他纳入范围的档案传统档案主要通过数字化的方式进行登记备份，但并不是仅对各单位的数字化档案进行登记备份。/sundae_meng总体功能定位以行政监管为导向，实现以下功能：安全保障-提供数据容灾和恢复服务*证据保全-提供档案可靠性监证服务*其他：推动档案资源整合、保存社会记忆 核心功能：安全保障

6、、证据保全/sundae_meng证据保全确保档案可靠性，强化法律凭证价值。通过登记备份，各级档案部门作为非利益相关的权威部门，对档案的原始性、可靠性提供鉴证，从而有效化解矛盾纠纷，降低社会交易成本。 /sundae_meng安全保障确保档案安全性，提高抵御风险的能力。通过监管机制（制度约束）通过技术保障（数据冗余存储）可防患有意或无意的档案丢失、损毁等情况。/sundae_meng主攻方向保护企业自主创新成果保障民生档案安全健全政府信息管理保存社会历史记忆/sundae_meng各类单位在登记备份要求上的区别在工作理念上的差别机关、国有企事业单位、重点建设项目突出依法监管的理念，建立一种监管

7、机制。民营企业突出服务的理念，建立有利于自主创新的制度环境。/sundae_meng在功能定位上的差别：机关、国有企事业单位、重点建设项目以安全保障为主，同时实现证据保全、资源整合民营企业、医院电子病历以证据保全为主/sundae_meng在登记备份重点范围上的差别涉民业务单位电子业务系统进馆单位尚未到进馆年限的各类重要传统档案重点建设项目项目前期文件和竣工图（文件）民营企业涉及知识产权、反倾销、劳资纠纷等档案材料/sundae_meng三、目标任务目标要求：作为今后一个时期推动我省档案事业科学发展的全局性、战略性、长期性举措，全面实施。提升档案工作服务现实的能力做强做大档案事业/sundae

8、_meng主要任务（2010-2015）优先开展和完成涉及民生的重要档案的登记备份工作。去年启动，今年要求至少完成2个业务系统的登记备份。“十二五”期内全面完成重点涉民业务数据库的登记备份。全面完成进馆单位传统档案的登记备份工作。三年内基本完成进馆单位的传统档案登记备份。稳步开展机关电子公文的归档备份工作。全面开展重点建设项目的登记备份工作。引导开展规模以上民营企业的档案登记备份工作。全省60%县级以上机关、团体、国有企事业单位建成数字档案室。加快登记备份软硬件平台建设（自建与借船出海）/sundae_meng四、实施范围及要求涉及公共利益或民生权益法定进馆单位、重点建设项目民营企业、其他社会

9、组织、个人.必须登记自愿登记电子文件和数字档案如人力资源和社会保障系统、城乡住房和建设系统、医疗卫生系统、教育系统、民政系统、农林系统、环保系统、工商系统、质监系统、食品药品监督系统、安全生产监督系统、国土系统 等*以涉及民生或公共利益的电子业务数据（库）为重点/sundae_meng现阶段需要重点突破的两个领域重点涉民业务领域、医疗电子病历服务“平安浙江”建设，维护社会稳定民营企业涉及自主创新的领域服务转型升级、科学发展通过以上两个领域的重点突破，进一步扩大影响，带动档案登记备份战略的全面实施。/sundae_meng把握方向。是创新性工作，确保不能偏离总的方向。突出重点。重点领域、重点档案

10、、重点数据形式因地制宜。在业务技术路线上根据实际，鼓励创新。强化保障。政策保障、组织保障、经费和软硬件等保障实施要求/sundae_meng（1）借助考核等机制，强化外部保障以平安浙江等考核为契机，落实各项保障。将档案登记备份工作纳入同级政府目标责任制考核。将档案登记备份工作所需经费未列入同级财政预算，争取登记备份软硬件项目。加强组织领导和协调工作，保障必要经费。*2010年度浙江省平安市、县（市、区）考核评审条件/sundae_meng（2）对档案局馆的实施要求各级档案局纳入规划、制定方案完善工作推进机制出台业务规范，加强指导、宣传、培训建立专门机构同级档案馆抓紧立项，完善设施建立制度、完善

11、台帐、规范管理做好受理、服务工作/sundae_meng登记备份的总体流程示意调查摸底组织准备制定方案数据准备申请受理审核反馈申请材料不符合要求各单位（行政流程）各单位（前期准备）/sundae_meng五、各单位登记备份的前期准备调查摸底组织领导确定责任部门和人员确定登记备份的范围和技术路线做好登记备份前的数据准备*我局对省级单位的做法/sundae_meng（一）调查摸底（各单位）各业务处室的电子业务系统运行情况数据库及重要性（凭证价值、是否涉及民生）自身安全备份情况传统档案及数字化情况电子公文情况/sundae_meng（二）加强领导（各单位）单位内建立登记备份领导（协调）小组明确分管领

12、导，以及相关责任部门和人员牵头登记备份工作的部门档案数据的形成部门技术支持部门数据审核及检查部门（人员）/sundae_meng具体职责分工建立领导（协调）小组统抓这项工作。办公室（档案部门）主要负责本单位档案登记备份工作的日常协调、管理；技术部门与信息中心负责网络、设备与应用系统的技术支撑，为开展本单位开展档案登记备份工作提供技术支持；保密部门负责涉密电子文件和数字档案的保密监督管理和涉密档案数据的移交报送。需要单位各处（科）室的密切配合完成。/sundae_meng（三）确定登记备份范围及要求范围涉及民生权益或公共利益的电子业务数据重要传统档案重要电子公文要求（后面具体介绍）数据要求（真实

13、性、可靠性、规范性）时间要求（不同数据形式有所不同）移交（报送）方式（脱机、在线）/sundae_meng（四）加强各项保障出台有关政策文件各单位在档案局的指导下，制定具体工作方案，报档案局审核同意后印发实施（可作为考核依据）。对本系统的要求把登记备份所需经费纳入年度预算/sundae_meng（五）做好申报前的数据准备数据导出（备份）数据整理（针对数字档案和电子公文）封装打包（使用专门工具）电子业务数据-打包寄存方式传统档案-刻录光盘电子公文-按规定整理（数据包、光盘）申请登记备份/sundae_meng申报前数据准备示意图（省中心）在线登记备份系统登记备份前处理工具浙江省档案局档案登记备份

14、系统单机版工具安装部署在立档单位客户端用途生成需报送的登记备份信息（书面材料）对实体数据进行打包并抽取数字摘要信息功能包括单位基本信息管理管理登记表录入生成备份载体/包目录上报信息导出实体数据打包实体数据包数字摘要抽取等立档单位操作员/sundae_meng六、档案登记备份的具体程序和要求程序申报填写材料，形成备份载体（包）并移交报送。受理在线、离线审核行政审核、技术检测反馈/sundae_meng业务流程图/sundae_meng省档案局管理员各单位操作员在线登记备份系统登记备份前处理工具浙江省档案局档案登记备份系统B/S结构的软件系统安装部署在省档案局政务外网网段上各立档单位在政务外网网段

15、的客户端都可以访问访问地址：0/djbf用途申报、审核、接收档案登记备份数据功能包括各单位上报档案局受理档案局审核登记备份数据管理等技术操作流程图（省中心）/sundae_meng步骤1：填写材料各单位根据档案登记备份的时间要求，在申报前认真填写相关材料。申报材料在报送前均应经单位审核、盖章。/sundae_meng省局的登记申报工具（各单位使用）*下载地址：0/djbf/sundae_meng在线申报及受理平台省局采取在线和离线申请相结合的方式。 /sundae_meng需提供的申请材料（一式三份）电子文件和数字档案备份情况表单位审核盖章后自留1份，报送2份。档案备份数据移交、接收检验表单位

16、审核盖章后报送3份（登记备份完成后省档案局将书面反馈1份）。 * 首次申请还需在线填报或书面报送各单位档案管理情况登记表。 /sundae_meng首次申请前应填报的表格/sundae_meng每次申请时应填报的相关表格/sundae_meng步骤2：生成备份载体（包） 各单位应根据档案登记备份工作要求，将纳入登记备份范围的电子业务数据、电子公文和档案数字化成果，在移交前生成备份包或导出到脱机载体（同步生成唯一性认证信息），并做好备份载体（包）的登记、管理工作。 下面具体介绍各类档案数据的备份打包要求/sundae_meng（1）登记备份的数据类型电子业务数据：各专业主管单位通过专门业务系统形

17、成的现行电子业务数据（库）。电子公文：各单位在办公过程中形成的电子文件。以上两者统称为电子文件，另还有科技电子文件等传统档案数字档案：由传统档案数字化转换而来。/sundae_meng电子业务数据如社保、医保业务数据/sundae_meng电子业务数据的特点集聚性各类信息放在一个数据库系统中，数据之间的逻辑关系和关联关系非常复杂；数据与系统的关联度较强，需通过专门软件识读；动态性数据变化频繁，处于动态状态；现行性现行期长，而非现行期很短。一旦现行期结束就失去价值；微观性、专业性和海量性。属微观、专业档案数据；数据库文件一般都很大；/sundae_meng业务数据库的备份要求突出“整体管理”的思

18、路 突出“自我管理”的思路 安全的第一主体是各单位；突出“动态管理”的思路需留下多个历史时期的数据备份突出“过程管理”的思路 保存日志、历史操作记录等。/sundae_meng电子公文一般指各机关办公自动化系统（OA）形成的具有行政公文性质的电子文件。一般以文本文件、图象文件、数据库文件等形式存在，与OA系统的依赖关系十分紧密。包括电子文档及元数据等/sundae_meng档案数字化成果主要是指各单位开展纸质档案数字化扫描中形成的数据。一般由扫描图像和对应目录数据库所组成。/sundae_meng（2）档案及电子文件如何备份？备份方式：1、本地备份与异地备份2、动态(热)备份与静态备份3、在线

19、备份和离线（脱机）备份备份策略：1、完全备份2、完全备份+差异备份3、完全备份+增量备份/sundae_meng如何确定备份策略和备份方式？实际安全需求现有条件及资金投入？数据容量？变更频度？环境依赖性？内容复杂度？/sundae_meng垂直业务系统的备份模式由省集中存储备份如婚姻等。建议在省备份的同时进行市备份，县根据需要进行备份。由市集中存储备份建议市、县备份。本地负责存储备份由县备份。采取二级备份策略！考虑安全性、工作便利性、数据完整性等因素/sundae_meng（3）备份数据的采集和封装采集即把数据信息从原有的系统中剥离出来。整理、封装/sundae_meng省局的做法档案数据导出

20、备份数据打包摘要工具备份包登记打包1、形成文件包（ZIP等）或光盘数据包（ISO）；2、计算档案数据包的数字摘要（MD5、SHA1）；3、登记 “档案备份载体/包”信息并在线申报；4、刻录光盘或在线移交“档案备份载体/包”。书面材料申请登记备份/sundae_meng电子业务数据的采集途径基于数据层底层的数据库基于逻辑（应用）层借助业务系统导出功能基于表示（显现）层通过网站或打印输出等方式进行采集*从数据原始可靠性考虑，推荐从“数据层”采集。表示层逻辑层数据层/sundae_meng电子业务数据的采集（备份）方式远程热备式（实时备份）系统复制式（GHOST）数据抽取式（将数据库按指定结构导出）

21、打包寄存式（对数据库及系统进行整体备份、加密打包，其中系统的备份非必须）适合涉密或敏感业务数据的登记备份电子业务数据一般采取打包寄存的备份方式/sundae_meng业务数据库如何封装打包？直接拷贝无法检验数据有否损坏压缩打包简单为将备份数据文件（可能有多个）聚合为一个物理文件，如ZIP、RAR等打包方式。数据加密在打包时进行加密、数字签名等处理，以确保数据的保密、保真要求。/sundae_meng电子公文的采集采集标准：文档：版式电子文件长期保存格式需求-（DA/T47-2009）元数据：文书类电子文件元数据方案-（DA/T462009）采集范围永久、长期或30年以上的电子公文/sundae

22、_meng电子公文的整理、封装封装概念：将电子文件及元数据按指定结构打包的过程。封装标准我国已出台基于XML的电子文件封装规范-（DA/T482009），基于OAIS-AIP模型。需借助专门的软件工具进行封装。/sundae_meng 打包信息保存描述信息 表征信息基于OAIS-AIP的封装模型示意图数据对象内容信息包档案数据包（AIP）/sundae_meng电子公文封装的几种流程在OA系统中直接嵌入或调用封装服务将OA系统中的数据导出为规范化的中间数据格式，再由各单位通过封装软件进行封装。比较可行各单位将OA系统中的数据导出为规范化的中间数据格式，再移交档案馆进行封装。/sundae_me

23、ng省直单位-电子公文归档和备份规范以文件为单位进行归档一个电子文件整理成一个归档文件夹一个归档文件夹包括以下信息：一个基本描述文件，一个原件信息文件，一个流转信息文件，一个档案管理信息文件（可无），及若干个原件。/sundae_meng省直单位-电子公文归档和备份规范-|-电子公文归档目录结构：-|-归档文件夹-|-base.dbf（基本描述文件）-|-attachment.dbf(原件信息文件)-|-process.dbf（流转信息）-|-archive.dbf（档案管理信息）（可无）-|-原件1.pdf-|-原件2.tiff-|-原件n.xml/sundae_meng电子公文归档目录结构

24、示意图：/sundae_meng档案数字化成果的采集采集标准（统筹移交进馆的一些要求）按照浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则、 浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式要求，进行数字化加工。数字化成果形式：目录数据DBF，扫描档案多页TIFF文件，刻光盘保存。整件整卷扫描，需要扫描原稿等登记备份要求。扫描技术参数要求（150dpi）。采集范围永久、长期或30年以上的传统进馆范围档案，30年以下但具有较高现行凭证价值的传统业务档案。 /sundae_meng档案数字化成果的整理、封装（其他略）按照统一的光盘存储结构保存到一次写光盘。相关标准电子文件归档光盘技术要求和应用规范浙江省档案馆纸质

25、档案数字化成果接收暂行办法 /sundae_meng步骤3：报送与移交 各单位可通过在线传输、光盘移交等方式，将档案登记备份载体（包）按规定时间报送给档案登记备份中心，同时报送相关书面材料。涉密档案数据按照国家有关保密规定进行报送。 /sundae_meng各单位的移交报送前处理流程以电子公文为例说明：/sundae_meng档案数据的移交备份渠道在线传送需配置复制、加密等专用软件及租用网络专线。脱机载体报送专人传递、邮寄等方式机要件传递机要渠道/sundae_meng各类档案数据的移交方式电子公文离线（光盘）或在线传统档案（数字化成果）离线（光盘）业务系统（数据库）根据业务数据量的大小以及数

26、据变化频度，采取在线备份或脱机备份方式。对于数据量大或者变化频繁的系统，铺设VPN专线，申请存储空间，进行在线登记备份；数据量小而且变化不频繁的系统，采取定期人工脱机（光盘）传递的方式。/sundae_meng采取VPN在线传输的业务数据/sundae_meng步骤4：受理、审核 档案登记备份中心根据各单位报送的书面材料和移交的登记备份数据，结合国家、省有关规定，及时进行受理、审核。审核内容包括： 行政审核：对各报送单位填报材料的规范性、完整性、有效性进行审核；对照具体工作方案，对登记备份的档案范围（包括时间要求、规范要求等）等进行审查。 技术检测：移交的登记备份载体是否符合规范，载体质量是否

27、完好，介质是否携带病毒，备份载体（包）的摘要信息是否与已登记信息一致等。 /sundae_meng审核要求档案局对于报送移交的备份数据要进行审核验收，确保所报送的数据是可靠、完整和有效的。真实性&可靠性&凭证性审核验收工作一般应依照标准，借助于软件工具来完成。数字化成果已有专门的检测工具电子公文的检测工具准备下一步开发*免费的光盘质量检测工具-ImgBurn/sundae_meng步骤（5）：反馈 档案登记备份中心根据审核结果，填写档案备份数据移交、接收检验表并反馈报送单位。对于档案登记备份数据（或书面材料）不符合要求的，报送单位应在收到反馈后按照档案登记备份中心的要求重新移交、报送。 /sundae_meng登记备份的时间要求首次登记备份时间根据当地档案行政管理部门的通知安排办理。其后，各类档案数据的时间要求如下： 电子业务数据：根据各单位业务信息管理系统的实际确定。可每日、每周、每月、每季等。电子公文：每年进行一次登记备份，在第二年6月底前完成前一年度形成的电子公文的登记备份。档案数字化成果：每年进行一次登记备份。在第二年6月底前完成前一年度形成的档